Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για να παρακολουθούν το κόστος των τμημάτων ή της εταιρείας. Επί του παρόντος, το Excel έχει γίνει το προεπιλεγμένο πρόγραμμα σε υπολογιστές με λειτουργικά συστήματα Windows. Μπορείτε λοιπόν να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς σας. Υπάρχει μια σειρά από πρότυπα (εκτυπώσεις) από τη Microsoft και άλλους ιστότοπους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε τα έξοδα. Ακόμα και στις πιο πρόσφατες εκδόσεις του Excel, αυτά τα πρότυπα είναι ήδη διαθέσιμα στο πρόγραμμα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τα δικά σας φύλλα εργασίας για την παρακολούθηση τιμολογίων στο Excel. Αυτό το άρθρο θα συζητήσει και τους δύο τρόπους.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση προτύπου Excel
Βήμα 1. Επιλέξτε το προεπιλεγμένο πρότυπο Excel
Η τελευταία έκδοση του Excel διαθέτει πρότυπα για την παρακολούθηση προσωπικών εξόδων και πρότυπα για γενικές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση και να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρότυπο για να παρακολουθείτε τα έξοδα στο Excel.
- Στο Excel 2003, επιλέξτε "Νέο" από το μενού "Αρχείο". Επιλέξτε "Στον υπολογιστή μου" από το παράθυρο εργασιών "Νέο βιβλίο εργασίας" για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Πρότυπα".
- Στο Excel 2007, επιλέξτε "Νέο" από το μενού "Αρχείο" για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Νέο βιβλίο εργασίας". Επιλέξτε την επιλογή "Εγκατεστημένα πρότυπα" από το μενού "Πρότυπα" στο αριστερό παράθυρο. Επιλέξτε "Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός" από το "Εγκατεστημένα πρότυπα" στο μεσαίο παράθυρο και κάντε κλικ στο "Δημιουργία".
- Στο Excel 2010, κάντε κλικ στην ετικέτα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Νέο" από το μενού "Αρχείο". Επιλέξτε "Δείγματα προτύπων" από το επάνω μέρος του πίνακα "Διαθέσιμα πρότυπα" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός" από το δείγμα των προτύπων και κάντε κλικ στο "Δημιουργία".
Βήμα 2. Επιλέξτε ένα online πρότυπο
Εάν το ενσωματωμένο πρότυπο προσωπικού προϋπολογισμού του Microsoft Excel δεν μπορεί να παρακολουθήσει τα έξοδά σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα διαθέσιμα στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να κάνετε λήψη προτύπων από ιστότοπους τρίτων ή να χρησιμοποιήσετε το Excel για σύνδεση με το Microsoft Office Online.
- Στο Excel 2003, μπορείτε να επιλέξετε το κατάλληλο πρότυπο από τη βιβλιοθήκη του Microsoft Office Online στη διεύθυνση https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Εδώ, μπορείτε επίσης να βρείτε πρότυπα για παλαιότερες εκδόσεις του Excel.)
- Στο Excel 2007, επιλέξτε "Προϋπολογισμοί" από την ενότητα Microsoft Office Online του παραθύρου διαλόγου "Νέο βιβλίο εργασίας". Πρέπει να έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο για να συνδεθείτε με τη βιβλιοθήκη προτύπων του διαδικτύου.
- Στο Excel 2010, επιλέξτε "Προϋπολογισμοί" από την ενότητα Office.com του παραθύρου Διαθέσιμα πρότυπα. Πρέπει να έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο για να συνδεθείτε με τη βιβλιοθήκη προτύπων του διαδικτύου.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τις πληροφορίες στα κατάλληλα κελιά
Οι πληροφορίες που εισάγονται εξαρτώνται από το πρότυπο φύλλου εργασίας που χρησιμοποιείται.
Βήμα 4. Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας σας
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του φύλλου εργασίας που παρέχεται από το πρότυπο ή να εισαγάγετε ένα όνομα όπως θέλετε. Or, μπορείτε απλά να γράψετε το όνομα και το έτος κατασκευής του χαρτιού εργασίας.
Μέθοδος 2 από 2: Δημιουργήστε το δικό σας φύλλο εργασίας για να παρακολουθείτε τις δαπάνες
Βήμα 1. Ανοίξτε το Excel
Βήμα 2. Εισαγάγετε ένα όνομα για το φύλλο εργασίας στο κελί A1
Χρησιμοποιήστε ένα σαφές όνομα, όπως "Προσωπικός προϋπολογισμός", "Παρακολούθηση προσωπικών δαπανών" ή κάτι παρόμοιο. (Μην χρησιμοποιείτε εισαγωγικά όταν γράφετε ονόματα. Εδώ, τα εισαγωγικά χρησιμοποιούνται για να δείξουν παραδείγματα).
Βήμα 3. Εισαγάγετε επικεφαλίδες στήλης γραμμής 2
Ακολουθούν ορισμένα ονόματα και ακολουθίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, "Ημερομηνία", "Πληρωμένο προς", "Υπόμνημα", "Έξοδα", "Έσοδα" (ή "Κέρδη", ή "Κατάθεση") και "Υπόλοιπο". Εισαγάγετε αυτές τις επικεφαλίδες στα κελιά A2 έως G2 και ρυθμίστε το πλάτος της στήλης έτσι ώστε να είναι ορατό όλο το κείμενο.
Αφού ορίσετε τις επικεφαλίδες και τις κεφαλίδες των στηλών, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Freeze Panes", έτσι ώστε οι κεφαλίδες των στηλών να βρίσκονται στο επάνω μέρος όταν κάνετε κύλιση προς τα κάτω στη σελίδα. Η επιλογή Freeze Panes βρίσκεται στο μενού "Προβολή" για το Excel 2003 και νεότερες εκδόσεις και στην ομάδα "Παράθυρο" στην κορδέλα μενού "Προβολή" για το Excel 2007 και 2010
Βήμα 4. Εισαγάγετε την πρώτη δαπάνη στη σειρά κελιού 3
Βήμα 5. Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G3
Το υπόλοιπο θα καθοριστεί από τη διαφορά μεταξύ εσόδων και εξόδων, καθώς αυτή είναι η πρώτη καταχώριση υπολοίπου. Ο τρόπος που καθορίζεται εξαρτάται από την επιθυμία σας να δείτε τον προϋπολογισμό από την πλευρά των εξόδων ή τα μετρητά που έχετε.
- Εάν θέλετε ένα προσαρμοσμένο φύλλο εργασίας να εμφανίζει έξοδα, ο τύπος υπολοίπου σας είναι = E3-F3, όπου το E3 είναι το κελί που περιέχει το υπόλοιπο εξόδων και το F3 είναι το κελί ισοζυγίου εισοδήματος. Με αυτόν τον τρόπο, εάν τα έξοδά σας είναι μεγαλύτερα από τα έσοδά σας, τα συνολικά σας έξοδα θα έχουν θετικό αριθμό, διευκολύνοντας την κατανόησή σας.
- Εάν θέλετε ένα προσαρμοσμένο φύλλο εργασίας να δείχνει τα χρήματα που έχετε, ο τύπος υπολοίπου είναι = F3-E3. Έτσι, το έγγραφο εργασίας θα εμφανίζει θετικές ταμειακές ροές εάν τα διαθέσιμα είναι περισσότερα από τα έξοδα και αρνητικά εάν τα έξοδα είναι μεγαλύτερα από το εισόδημα.
Βήμα 6. Εισαγάγετε τη δεύτερη καταχώριση κόστους στη γραμμή κελιού 4
Βήμα 7. Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G4
Δεδομένου ότι το υπόλοιπο της δεύτερης και των επόμενων καταχωρήσεων θα καταγράψει το τρέχον υπόλοιπο, πρέπει να προσθέσετε την προκύπτουσα διαφορά στα έξοδα και τα έσοδα στο υπόλοιπο στην προηγούμενη καταχώριση.
- Εάν θέλετε το φύλλο εργασίας να εμφανίζει συγκεκριμένα τα έξοδα, ο τύπος υπολοίπου είναι = G3+(E4-F4), δηλαδή το G3 είναι το κελί που περιέχει το προηγούμενο υπόλοιπο, το E4 είναι το κελί που περιέχει τα έξοδα και το F4 είναι το κελί που περιέχει έσοδα.
- Εάν θέλετε το φύλλο εργασίας να εμφανίζει το ποσό των μετρητών που έχετε, ο τύπος υπολοίπου είναι = G3+(F4-E4).
- Οι παρενθέσεις στον τύπο που δείχνουν τη διαφορά μεταξύ κόστους και εσόδων δεν απαιτούνται στην πραγματικότητα. Το γράψαμε έτσι ώστε η έννοια του τύπου να γίνει σαφέστερη.
- Εάν μπορείτε να αφήσετε το κελί της τιμής ισορροπίας κενό έως ότου ολοκληρωθούν όλες οι καταχωρήσεις, χρησιμοποιήστε τη λέξη IF στον τύπο, έτσι ώστε όταν εισάγετε την ημερομηνία, το κελί ισορροπίας να μην εμφανίζει την τιμή. Ο τύπος αυτής της μεθόδου για τη δεύτερη καταχώριση είναι = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) εάν θέλετε το φύλλο εργασίας να παρακολουθεί το φορτίο και = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) εάν θέλετε ένα χαρτί εργασίας για την παρακολούθηση των ταμειακών ροών. (Οι παρενθέσεις που καλύπτουν τα έξοδα και τα έσοδα μπορεί να παραλείπονται, αλλά οι εξωτερικές αγκύλες μπορεί να μην παραλείπονται.)
Βήμα 8. Αντιγράψτε τον τύπο υπολοίπου σε άλλο κελί στη στήλη G (στήλη Υπόλοιπο)
Κάντε δεξί κλικ στο κελί G3 και επιλέξτε "Αντιγραφή" από το αναδυόμενο μενού. Μετά από αυτό, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κελί κάτω από αυτό. Κάντε δεξί κλικ στο επιλεγμένο κελί και επιλέξτε "Επικόλληση" από το αναδυόμενο μενού για να επικολλήσετε τον τύπο στο επιλεγμένο κελί. (Στο Excel 2010, επιλέξτε την επιλογή "Επικόλληση" ή "Επικόλληση τύπων" στο αναδυόμενο μενού.) Ο τύπος θα ενημερώσει αυτόματα τις αναφορές κελιών για να υποδείξει το κόστος, τα έσοδα και τις αναφορές ημερομηνίας (εάν χρησιμοποιούνται) της τρέχουσας σειράς και το υπόλοιπο αναφοράς της σειράς πάνω από την τρέχουσα γραμμή.
Βήμα 9. Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας
Δώστε ένα καθαρό όνομα στο φύλλο εργασίας σας, για παράδειγμα "Cost Monitoring.xls" ή "Personal Budget.xls". Μπορείτε να εισαγάγετε το όνομα και το έτος του αρχείου, το ίδιο με τη μέθοδο δημιουργίας φύλλου εργασίας με το. (Και πάλι, δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε εισαγωγικά όπως τα γράψαμε μόνο για να διευκρινίσετε τα παραδείγματα ονομάτων αρχείων. Δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τον τύπο επέκτασης αρχείου καθώς το Excel θα το γράψει αυτόματα.)
Το Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις αποθηκεύουν φύλλα εργασίας σε μορφή ".xls", ενώ το Excel 2007 και 2010 αποθηκεύουν φύλλα εργασίας στην πιο πρόσφατη μορφή ".xlsx" που βασίζεται σε XML. Ωστόσο, το πιο πρόσφατο Excel έχει επίσης την επιλογή αποθήκευσης αρχείων σε μορφή ".xls". Εάν έχετε πολλούς υπολογιστές και σκοπεύετε να αποθηκεύσετε αυτό το φύλλο εργασίας σε όλους, χρησιμοποιήστε την παλιά μορφή εάν ο υπολογιστής σας διαθέτει Excel 2003 ή παλαιότερη έκδοση. Χρησιμοποιήστε την πιο πρόσφατη μορφή εάν όλοι οι υπολογιστές σας διαθέτουν τουλάχιστον Excel 2007
Συμβουλές
- Χρησιμοποιήστε το "AutoComplete" στις κατηγορίες εξόδων και εισοδήματος, έτσι ώστε η ορθογραφία που καταχωρίσατε να είναι σωστή.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έντονα, χρώματα κειμένου ή σκίαση κελιών για να διακρίνετε το απλήρωτο, το πληρωμένο και το μελλοντικό κόστος.
- Για να αποφύγετε τυχαία αλλαγή τύπων ή επικεφαλίδων στηλών, είναι καλή ιδέα να προστατεύσετε τα κύτταρα από την αλλαγή. Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντικαταστήσετε (ημερομηνία, κατηγορία δικαιούχου πληρωμής, έξοδα, εισόδημα και σημείωμα) και ξεκλειδώστε αυτά τα κελιά και, στη συνέχεια, εφαρμόστε προστασία σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας.
