Μόλις εξελέγητε ή διορίσατε γραμματέας της επιτροπής της οποίας είστε μέλος. Ασφαλής! Ξέρετε πώς να δημιουργείτε, να προετοιμάζετε και να παρουσιάζετε πρακτικά; Είτε ακολουθείτε τους «Κανονισμούς Τάξης του Ρόμπερτ» του νομοθέτη είτε λαμβάνετε πρακτικά σε λιγότερο επίσημο περιβάλλον, εδώ είναι σημαντικές μέθοδοι που πρέπει να ακολουθήσετε.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Αρχική προετοιμασία
Βήμα 1. Κατανοήστε τις πολιτικές συναντήσεων του οργανισμού σας
Εάν ο γραμματέας αναμένεται να λάβει επίσημα πρακτικά, ρωτήστε αν η ομάδα ακολουθεί τον Κανονισμό των Ρόμπερτ ή άλλες οδηγίες. Σε μια πιο ανεπίσημη ρύθμιση, ρωτήστε τι πρέπει να συμπεριληφθεί στα πρακτικά ή πώς θα χρησιμοποιηθούν.
- Ως σημειωτής, δεν χρειάζεται να είστε εξοικειωμένοι με ολόκληρη τη σελίδα Κανόνες παραγγελίας. Ωστόσο, η απόκτηση ενός αντιγράφου του βιβλίου (ή ο δανεισμός από τον πρόεδρο) μπορεί να είναι χρήσιμος για την απάντηση συγκεκριμένων ερωτήσεων.
- Κατανοήστε καλά τον ρόλο σας. Ορισμένοι γραμματείς που έλαβαν τα πρακτικά δεν συμμετείχαν στη συνάντηση, ενώ άλλοι πήραν τα πρακτικά και συνέβαλαν επίσης στη συζήτηση. Και στις δύο περιπτώσεις, ο γραμματέας δεν πρέπει να είναι κάποιος που έχει άλλον πρωταρχικό ρόλο, όπως ο διευθυντής ή ο συντονιστής της συνάντησης.
Βήμα 2. Προετοιμάστε το πρότυπο εκ των προτέρων
Κάθε πρακτικό συνάντησης θα περιέχει πολλές από τις ίδιες πληροφορίες. Τα πρότυπα δημιουργούν μια συνεπή μορφή για εύκολη αναφορά. Συμπεριλάβετε κενά για τις ακόλουθες πληροφορίες.
- Ονομα Οργανισμού.
- Τύπος συνάντησης. Πρόκειται για μια εβδομαδιαία ή ετήσια συνάντηση, μια μικρότερη συνεδρίαση επιτροπής ή μια συνάντηση που πραγματοποιείται για ειδικό σκοπό;
- Ημερομηνία, ώρα και τόπος. Αφήστε χώρο για την έναρξη και το τέλος της συνάντησης (άνοιγμα και διάλυση).
- Όνομα του προέδρου ή του προέδρου της συνεδρίασης και το όνομα του γραμματέα (ή του διαδόχου τους).
- Λίστα "συμμετεχόντων" και "συγγνώμης για την απουσία". Αυτός είναι ένας φανταχτερός όρος για τις λίστες παρακολούθησης. Σημειώστε εάν έχει επιτευχθεί απαρτία (επαρκής αριθμός ατόμων για το ψηφοδέλτιο).
- Αφήστε χώρο για την υπογραφή σας. Ως σημειωτής, πρέπει πάντα να υπογράφετε τις σημειώσεις σας. Ενδέχεται να απαιτηθούν πρόσθετες υπογραφές όταν εγκριθούν τα πρακτικά, σύμφωνα με τις πολιτικές του οργανισμού σας.
- Βιβλίο ατζέντας, εάν υπάρχει. Εάν ο πρόεδρος ή ο συντονιστής συνεδριάσεων δεν σας ζητήσει να συντάξετε μια ημερήσια διάταξη, θα πρέπει να είναι διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος. Έχοντας μια ατζέντα για αναφορά θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τα πρακτικά των συναντήσεων.
Βήμα 3. Πάρτε μαζί σας το σημειωματάριο ή το φορητό υπολογιστή σας
Βεβαιωθείτε ότι ό, τι φέρνετε είναι άνετο για εσάς. Εάν πρόκειται να κρατάτε σημειώσεις συχνά, κρατήστε ένα σημειωματάριο για αυτόν τον σκοπό ή δημιουργήστε ένα φάκελο στον υπολογιστή σας.
- Εάν παίρνετε πρακτικά για μια προηγούμενη συνάντηση που δεν έχει εγκριθεί, πάρτε τα μαζί σας.
- Ενώ μια συσκευή εγγραφής ήχου μπορεί να σας βοηθήσει να μεταγράψετε τα λεπτά αργότερα, δεν αντικαθιστούν λεπτά. Εάν ηχογραφείτε μια συνάντηση, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι παρόντες συμφωνούν και μην ενδώσετε στον πειρασμό να κάνετε μεταγραφή από λέξη σε λέξη.
- Η εκμάθηση στενογραφίας θα επιταχύνει τη λήψη σημειώσεων, αλλά δεν χρειάζεται να σημειώνετε κάθε λέξη για να κρατάτε σημειώσεις. Στην πραγματικότητα, πρέπει να το αποφύγετε.
- Εάν σας ζητηθεί να γράψετε δημόσια πρακτικά σε μια συνάντηση, χρησιμοποιήστε ένα OHP ή έναν πίνακα παρουσίασης. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να κρατάτε σημειώσεις μετά στο σπίτι χωρίς να σβήσετε το μελάνι, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομογραφία για να πληκτρολογήσετε τις σημειώσεις σας.
Μέρος 2 από 4: Συγγραφή πρακτικών συνεδριάσεων
Βήμα 1. Μοιραστείτε τη λίστα παρακολούθησης
Μόλις όλοι είναι παρόντες, δώστε ένα χαρτί (περισσότερο για μεγαλύτερες συναντήσεις) με αρκετό χώρο για να γράψουν τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το έγγραφο μετά τη συνάντηση για να συμπληρώσετε την ενότητα λίστα συμμετεχόντων στο πρότυπό σας ή να επικολλήσετε αυτήν τη λίστα στα τελικά λεπτά σας.
Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον μεγάλο αριθμό παρευρισκομένων, σχεδιάστε ένα διάγραμμα καθισμάτων και συμπληρώστε το όταν ζητάτε από όλους να συστηθούν. Έχετε έτοιμο αυτό το φύλλο γραφήματος καθώς γράφετε τα πρακτικά σας, ώστε να μπορείτε να ονομάζετε άτομα με το όνομά τους όποτε είναι δυνατόν (όπως συζητείται παρακάτω)
Βήμα 2. Συμπληρώστε όσο το δυνατόν περισσότερο τα διαθέσιμα πρότυπα
Ενώ περιμένετε να ξεκινήσει η συνεδρίαση, σημειώστε το όνομα του οργανισμού, την ημερομηνία και τον τόπο της συνάντησης και τον τύπο της συνεδρίασης (εβδομαδιαία συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου, ειδική συνεδρίαση επιτροπής κ.λπ.). Όταν ξεκινά η συνάντηση, σημειώστε την ώρα έναρξης.
- Εάν δεν έχετε πρότυπο, σημειώστε αυτές τις πληροφορίες στο επάνω μέρος της σημείωσής σας.
- Εάν η συνάντηση πραγματοποιείται για ειδικό σκοπό ή εκδήλωση, αποθηκεύστε τις ειδοποιήσεις που αποστέλλονται για να ενημερώσετε τα μέλη. Θα πρέπει να το επικολλήσετε στη σημείωση αφού αντιγραφεί.
Βήμα 3. Καταγράψτε τα αποτελέσματα της πρώτης κίνησης
Οι περισσότερες επίσημες συναντήσεις θα ξεκινήσουν με μια πρόταση για την έγκριση μιας ατζέντας, οπότε αυτό το βήμα θα χρησιμοποιηθεί ως παράδειγμα. Εάν η συνάντηση ξεκινά με διαφορετική κίνηση, φροντίστε να καταγράψετε όλες τις σχετικές πληροφορίες:
- Η κατάλληλη διατύπωση για την έναρξη της πρότασης είναι "Κάνω μια πρόταση". Αυτό ισχύει γενικά για προτάσεις όπως "προτείνω την έγκριση αυτής της ατζέντας".
- Όνομα του προτείνοντος (το άτομο που υποβάλλει την πρόταση).
- Αποτελέσματα ψηφοφορίας. Εάν η ψηφοφορία είναι επιτυχής, γράψτε "η πρόταση έγινε αποδεκτή". Εάν αποτύχει, γράψτε "η κίνηση απορρίφθηκε".
- Μπορείτε να υποβάλετε γραπτώς μια μεγάλη κίνηση, εάν δεν μπορείτε να την καταγράψετε με ακρίβεια. Εάν αυτό επαναληφθεί, ρωτήστε στο περιθώριο της συνάντησης εάν η υποβολή προτάσεων σε αυτό το έγγραφο μπορεί να γίνει επίσημη πολιτική για προτάσεις με συγκεκριμένο αριθμό λέξεων.
- Εάν συντάξετε την ημερήσια διάταξη, μπορείτε να είστε ο υποστηρικτής αυτής της πρότασης καθώς και γραμματέας των πρακτικών. Μπορεί να γίνει; όσο παραμένετε αντικειμενικοί δεν θα πρέπει να υπάρχει κανένα πρόβλημα να καταγράφετε τα δικά σας ακροβατικά.
Βήμα 4. Καταγράψτε άλλες κινήσεις καθ 'όλη τη διάρκεια της συνάντησης
Ακούστε με προσοχή ολόκληρη τη συζήτηση, αλλά (εκτός αν έχει διαφορετική οδηγία!) Μην την ηχογραφήσετε. Όταν γίνεται νέα κίνηση, καταγράψτε τις σχετικές πληροφορίες.
- Θυμηθείτε, κάθε πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει την ακριβή διατύπωση της πρότασης, το όνομα του προτείνοντος και το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας.
- Ορισμένες προτάσεις απαιτούν υποστηρικτές προτάσεων πριν από την ψηφοφορία. Εάν κάποιος λέει "Υποστηρίζω αυτήν την κίνηση" ή παρόμοιες λέξεις, σημειώστε το όνομα αυτού του ατόμου ως υποστηρικτή.
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του προτείνοντος ή πρέπει να επαναλάβετε την πρόταση, διακόψτε ευγενικά τη συνάντηση. Η ακριβής καταγραφή πληροφοριών είναι σημαντική για να δικαιολογήσει μικρές διακοπές.
- Εάν μια κίνηση διορθωθεί, απλώς αλλάξτε τη διατύπωση της κίνησης στις σημειώσεις σας. Εκτός εάν η αλλαγή είναι αμφιλεγόμενη και πυροδοτεί μια μακρά συζήτηση, δεν χρειάζεται να σημειωθεί ότι η αλλαγή συνέβη στη συνάντηση.
Βήμα 5. Ακούστε την αναφορά και λάβετε ένα αντίγραφο της αναφοράς
Κάθε φορά που μια έκθεση, ένα δελτίο ειδήσεων ή παρόμοιο στοιχείο διαβάζεται δυνατά, σημειώστε τον τίτλο της έκθεσης και το άτομο που την έχει διαβάσει (ή το όνομα της υποεπιτροπής που την συνέταξε). Εάν επισυνάπτεται μια κίνηση, καταγράψτε την όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη κίνηση.
- Είναι πιο πρακτικό να λάβετε ένα αντίγραφο της έκθεσης στο τέλος της συνάντησης. Σημειώστε να ζητήσετε ένα αντίγραφο από τον αναγνώστη ή τον επικεφαλής της συνάντησης (πρόεδρος ή πρόεδρος) μετά τη συνάντηση. Θα επισυνάψετε ένα αντίγραφο κάθε αναφοράς έως τα προηγούμενα λεπτά αντιγραφής.
- Εάν ένα αντίγραφο δεν είναι διαθέσιμο, σημειώστε πού είναι αποθηκευμένο το πρωτότυπο. Mayσως χρειαστεί να ζητήσετε αυτές τις πληροφορίες μετά τη συνάντηση.
- Εάν τα μέλη κάνουν προφορική έκθεση (και δεν διαβάζουν από έγγραφο), γράψτε μια σύντομη και αντικειμενική περίληψη της έκθεσης. Μην συμπεριλαμβάνετε κατά λέξη ειδικές λεπτομέρειες ή εισαγωγικά ομιλητών.
Βήμα 6. Καταγράψτε τις ενέργειες που έγιναν ή δόθηκαν
Αυτό περιλαμβάνει «έλεγχο» έναντι καθηκόντων σε προηγούμενες συναντήσεις, καθώς και νέες ενέργειες. Έχει ανατεθεί σε κάποιον να γράψει ένα γράμμα; Γράψτε τα ονόματα και τις οδηγίες τους.
- Ανάλογα με το πόσο επίσημη είναι η συνάντησή σας, πολλές από αυτές τις ενέργειες εμπίπτουν στην κατηγορία "κινήσεις". Για λιγότερο επίσημες συναντήσεις, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε αποφάσεις που δεν είναι πολύ ξεκάθαρες.
- Συμπεριλάβετε μια σύντομη αιτιολογία πίσω από μια απόφαση, εάν υπάρχει.
Βήμα 7. Καταγράψτε όλα τα σημεία οδηγιών και αποφάσεων
Κάθε φορά που μια ένσταση εισάγεται στη διαδικασία, καταγράψτε την ένσταση και τη βάση της, καθώς και την πλήρη απόφαση που έδωσε ο πρόεδρος.
Φροντίστε να συμπεριλάβετε αναφορές στους Κανόνες Τάξης του Robert, στους εσωτερικούς οργανωτικούς κανόνες ή στα πρωτόκολλα της εταιρείας
Βήμα 8. Μόνο όταν σας ζητηθεί, καταγράψτε μια περίληψη της συζήτησης
Επισήμως, τα πρακτικά είναι μια καταγραφή του τι "έγινε", όχι αυτό που "ειπώθηκε". Ωστόσο, εκπληρώστε όλα τα αιτήματα που σας έχουν υποβληθεί για συγκεκριμένο οργανισμό.
- Όταν ηχογραφείτε συζητήσεις, να είστε όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικοί. Συμπεριλάβετε συγκεκριμένα σημεία, όχι απόψεις και ελαχιστοποιήστε τη χρήση επιθέτων και επιρρημάτων. Ο ξηρός, πραγματικός και βαρετός λόγος είναι ο στόχος σας!
- Μην αναφέρετε ονόματα ατόμων στη σύνοψη της συζήτησης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε καυτά επιχειρήματα που μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα.
Βήμα 9. Κλείστε στο τέλος της συνάντησης
Καταγράψτε την ώρα που η συνεδρίαση απορρίφθηκε. Θυμηθείτε να ζητήσετε ένα αντίγραφο της αναφοράς ή να υπενθυμίσετε σε κάποιον να σας το στείλει.
Σαρώστε τις σημειώσεις σας για να δείτε αν χάσατε κάτι ή εάν χρειάζεστε διευκρίνιση. Εάν πρέπει να κάνετε μια ερώτηση σε κάποιον, κάντε το τώρα πριν φύγει
Μέρος 3 από 4: Αντιγραφή Πρακτικών
Βήμα 1. Ξεκινήστε αυτήν τη διαδικασία το συντομότερο δυνατό
Είναι καλύτερο να αντιγράψετε επίσημα πρακτικά αμέσως μετά τη συνάντηση, ενώ τα γεγονότα είναι ακόμα νωπά στη μνήμη σας.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν υπολογιστή για να πληκτρολογήσετε τα πρακτικά της συνάντησής σας
Μάλλον το έχετε κάνει αν χρησιμοποιείτε το φορητό υπολογιστή σας σε μια συνάντηση. Αποθηκεύστε τις σημειώσεις σας και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο για τα λεπτά, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τις σημειώσεις και τις σημειώσεις σας δίπλα -δίπλα.
Βήμα 3. Μορφοποιήστε τις σημειώσεις σας σε τακτοποιημένες παραγράφους
Κάθε νέα πρόταση, απόφαση ή οδηγία πρέπει να περιλαμβάνεται σε ξεχωριστή παράγραφο. Όταν δημιουργείτε τη μορφή, βεβαιωθείτε ότι:
- Χρησιμοποιήστε σωστή ορθογραφία και γραμματική. Χρησιμοποιήστε ορθογραφικό έλεγχο εάν είναι απαραίτητο.
- Χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή γλώσσας σε όλη την αναφορά. Χρησιμοποιήστε τον παρελθόντα ή τον ενεστώτα, αλλά μην τους αλλάξετε ποτέ στο ίδιο έγγραφο.
- Γράψτε όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικά. Η γνώμη σας δεν πρέπει να συνάγεται από τα πρακτικά. Προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια αντικειμενική εγγραφή για χρήση από όλους.
- Χρησιμοποιήστε απλή και καθορισμένη γλώσσα. Η αόριστη γλώσσα πρέπει να αντικατασταθεί με συγκεκριμένες λέξεις. Η ανθισμένη περιγραφή πρέπει να παραλειφθεί εντελώς.
- Απλώς απαριθμήστε τις ενέργειες που έγιναν και όχι τη συζήτηση. Αν δεν σας ζητηθεί να ηχογραφήσετε μια συζήτηση, θα πρέπει να εστιάσετε σε τι Έγινε, όχι τι είπε.
- Παρέχετε αριθμούς σελίδων για εύκολη αναφορά.
Βήμα 4. Μοιραστείτε τα προσχέδια των πρακτικών σας με τα μέλη
Στείλτε ένα αντίγραφο σε κάθε μέλος χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας στη λίστα παρακολούθησης. Εάν δεν έχετε τα στοιχεία επικοινωνίας τους, ο επικεφαλής της σύσκεψης θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί τους.
Βήμα 5. Φέρτε τα πρακτικά σας για έγκριση
Ενδέχεται να σας ζητηθεί να διαβάσετε τα πρακτικά δυνατά στην επόμενη συνάντηση και να τα υποβάλετε για έγκριση. Εάν η κίνηση είναι επιτυχής, σημειώστε ότι τα λεπτά είναι αποδεκτά.
- Εάν τα πρακτικά δικαιολογούνται πριν γίνουν αποδεκτά, καταγράψτε τις αλλαγές στο έγγραφο και υποδείξτε στο τέλος ότι τα πρακτικά έχουν διορθωθεί. Μην περιγράφετε τη διόρθωση συγκεκριμένα.
- Εάν υποβληθεί πρόταση διόρθωσης των πρακτικών μετά την παραλαβή τους, συμπεριλάβετε την ακριβή διατύπωση της κίνησης στα σχετικά πρακτικά και αν η πρόταση εγκρίθηκε ή όχι.
Μέρος 4 από 4: Χρήση προτύπων πρακτικών σύσκεψης
Βήμα 1. Επισκεφτείτε τον ιστότοπο συνάθροισης προτύπων σύσκεψης
Αυτό το έτοιμο πρότυπο θα σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο για την προετοιμασία των πρακτικών της συνάντησης, ενώ θα αποτρέψετε σφάλματα λήψης σημειώσεων.
Βήμα 2. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξερευνήσετε αυτούς τους ιστότοπους
Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα αναζήτησης και εξερευνήστε τις διαθέσιμες επιλογές για να βρείτε την καλύτερη για εσάς.
Εάν χρειάζεστε ένα ειδικό πρότυπο, γενικό ή τυπικό για παράδειγμα, περιηγηθείτε στον ιστότοπο για να βρείτε αυτό που ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες σας και στη συνέχεια κατεβάστε το κάνοντας κλικ στο κουμπί "λήψη" ή "χρήση προτύπου". Φροντίστε να το έχετε κάπου εύκολο να το βρείτε για να μην το χάσετε
Βήμα 3. Ανοίξτε το αρχείο προτύπου
Μετά τη λήψη, ανοίξτε το αρχείο zip και, στη συνέχεια, ανοίξτε το με το Microsoft Word ή το Excel. Για να λάβετε το πρότυπο υψηλότερης ποιότητας και να το κάνετε πιο εύκολο στη χρήση, χρησιμοποιήστε την πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft word. Η χρήση της πιο πρόσφατης έκδοσης θα κάνει τη δουλειά σας απλούστερη, ενώ σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε νέες δυνατότητες.
Βήμα 4. Προσθέστε το λογότυπο της εταιρείας και το σήμα πνευματικών δικαιωμάτων στην κεφαλή του προτύπου
Αφαιρέστε το δείγμα λογότυπου, αλλά φροντίστε να διαβάσετε τους όρους χρήσης του ιστότοπου προέλευσης προτύπου. Δεν θέλετε να αντιμετωπίσετε περιττά νομικά προβλήματα, έτσι;
Βήμα 5. Αλλάξτε τον τίτλο
Στην ενότητα τίτλου, επισημάνετε τη λέξη "Συνάντηση/Ομάδα" και στη συνέχεια πληκτρολογήστε έναν τίτλο για τα πρακτικά της συνάντησής σας.
Βήμα 6. Αλλάξτε το θέμα (προαιρετικό)
Για να κάνετε τα λεπτά συναντήσεων πιο όμορφα και επαγγελματικά, σκεφτείτε να αλλάξετε τα χρώματα ή να επιλέξετε ένα προκαθορισμένο θέμα. Το κόλπο είναι απλό, αναζητήστε "Διάταξη σελίδας" και στη συνέχεια ανοίξτε την ενότητα "Χρώματα και θέματα". Σε αυτήν την ενότητα, μπορείτε να ορίσετε την εμφάνιση του προτύπου. Μπορείτε ακόμη να προσαρμόσετε το χρώμα ώστε να ταιριάζει με το χρώμα του λογότυπου της εταιρείας.
Βήμα 7. Ονομάστε τα μέρη του προτύπου
Θα πρέπει να υπάρχουν πολλές ενότητες στο πρότυπο. Μπορεί να χρειάζεστε περισσότερα, ή λιγότερα, ή απλά δεν σας αρέσει πολύ το όνομα. Μπορείτε να το αλλάξετε ανάλογα με τις συγκεκριμένες ανάγκες της συνάντησής σας.
Βήμα 8. Αποθηκεύστε αυτό το πρότυπο στο φορητό υπολογιστή σας, ώστε να μπορείτε να το πάρετε μαζί σας για να λάβετε πρακτικά συναντήσεων
Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Office, αυτή η εργασία θα είναι εύκολη και γρήγορη. Θα πρέπει επίσης να μπορείτε να παρακολουθείτε τις συσκέψεις πιο τακτικά και με ακρίβεια από πριν. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε ένα πρότυπο και να γράψετε τα πρακτικά με το χέρι. Ωστόσο, φροντίστε να κάνετε τις ενότητες αρκετά ευρείες ώστε να μπορείτε να συμπεριλάβετε όσες πληροφορίες χρειάζεστε.
Βήμα 9. Ελέγξτε το πρότυπό σας
Ασφαλής! Ολοκληρώσατε τη δημιουργία του προτύπου πρακτικών σύσκεψης. Η παραγωγικότητά σας και η ακρίβεια της εργασίας σας κατά τη διάρκεια των συναντήσεων θα βελτιωθούν σημαντικά τώρα που έχετε ένα πρότυπο οδηγό για την οργάνωση σημειώσεων συναντήσεων. Όπως κάθε άλλη εργασία, διαβάστε τις λεπτομέρειες στο πρότυπο για να δείτε εάν κάτι λείπει ή δεν είναι σαφές. Αφού βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά, αυτό το πρότυπο μπορεί να χρησιμοποιηθεί και θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για την επόμενη συνάντησή σας.
Συμβουλές
- Πληκτρολογήστε τα πρακτικά σας μόλις τελειώσει η συνάντηση. Είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό ενώ τα γεγονότα είναι ακόμα φρέσκα στη μνήμη σας. Είναι σημαντικό οι συμμετέχοντες να λάβουν ένα αντίγραφο του στοιχείου δράσης το συντομότερο δυνατό μετά τη συνάντηση.
- Καθίστε όσο το δυνατόν πιο κοντά στον αρχηγό της συνάντησης. Αυτό θα σας επιτρέψει να ακούσετε τα πάντα και να ζητήσετε διευκρινήσεις χωρίς να χρειαστεί να υψώσετε τη φωνή σας.
- Ζητήστε από τους ανθρώπους να καταγράψουν τις κινήσεις τους, ώστε να μην χρειαστεί να ηχογραφήσετε επιτόπου.
- Διατηρήστε τα πρακτικά σε ασφαλές αρχείο.
Μην φοβάστε να διακόψετε και να ζητήσετε διευκρινήσεις ανά πάσα στιγμή.
- Οι σημειώσεις είναι πολύ σημαντικές. Αυτά τα αρχεία τηρούνται και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για μελλοντική αναφορά. Όταν πρόκειται για νομικά θέματα, για παράδειγμα, η φήμη κάποιου μπορεί να εξαρτάται από τα πρακτικά σας.
- Διαβάστε τις ενότητες στον Κανονισμό Τάξης του Robert, ειδικά το τμήμα για το επάγγελμα του γραμματέα.
- Γράψτε τα σημαντικά πράγματα όταν μιλούν. Εάν το ίδιο θέμα αναφερθεί δύο φορές, μην το ομαδοποιήσετε.
Προειδοποίηση
- Μην συμπεριλάβετε πάρα πολλές λεπτομέρειες στα πρακτικά. Ακόμα κι αν σας ζητηθεί να ηχογραφήσετε μια συζήτηση, κρατήστε την όσο το δυνατόν πιο σύντομη και άμεση. Περιοριστείτε στην καταγραφή των σημαντικών σημείων που έγιναν, διαφορετικά θα σας συγκλονίσει γεμίζοντας τα πρακτικά με περιττές λεπτομέρειες.
- Οι προσωπικές ερμηνείες και τα συναισθήματα του λήπτη δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στις σημειώσεις.
- Εάν ένα μέρος της συνάντησης εμπίπτει στην κατηγορία του απορρήτου δικηγόρου-πελάτη, μην καταγράψτε αυτό το μέρος. Σημειώστε ότι "Ο Σύμβουλος ενημερώνει ότι αυτή η συζήτηση περιλαμβάνει το απόρρητο δικηγόρου-πελάτη. Αυτή η συζήτηση δεν καταγράφεται."
- Εάν σας ζητηθεί να καταγράψετε εμπιστευτικές συζητήσεις, όπως μεταξύ δικηγόρων και πελατών, κάντε «διαφορετικά» πρακτικά και κρατήστε τα χωριστά από τα κανονικά πρακτικά. Σημειώστε εμπιστευτικό και διευκρινίστε ποιος έχει πρόσβαση στο έγγραφο.
