Ανεξάρτητα από τον τύπο της επιχείρησής σας, η ευχαρίστηση των πελατών σας είναι ένας σίγουρος τρόπος για να ενισχύσετε τις σχέσεις και να συνεχίσετε να επιστρέφετε. Κάθε ευχαριστήρια επιστολή που γράφετε πρέπει να είναι μοναδική, δεν υπάρχουν ακριβή παραδείγματα, αλλά υπάρχουν οδηγίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να φτάσετε στο σημείο. Αν θέλετε να μάθετε πώς να γράψετε ένα ευχαριστήριο γράμμα ως έκφραση εκτίμησης για έναν πελάτη, συνεχίστε να διαβάζετε αυτό το άρθρο.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Σύνθεση επιστολών
Βήμα 1. Γράψτε σωστά το όνομα του πελάτη στην ενότητα ανοίγματος
Πολλές μελέτες αποκαλύπτουν ότι τα περισσότερα μηνύματα προς τους πελάτες είναι αναποτελεσματικά εάν το όνομα του πελάτη δεν είναι γραμμένο σωστά. Φροντίστε να γράψετε το όνομα του πελάτη στην κορυφή του ευχαριστηρίου γράμματος σύμφωνα με την ορθογραφία που έγραψε ο πελάτης για το όνομά του.
Βήμα 2. Καθορίστε τον λόγο για τον οποίο κάνετε το ευχαριστήριο σημείωμα
Κάντε το όσο το δυνατόν πιο σαφές. Είναι ωραίο να λέτε κάτι γενικό όπως "ευχαριστώ για τις αγορές", αλλά είναι καλύτερο να αναφέρετε τι αγόρασε ο πελάτης και πώς παραδόθηκε. Αυτό θυμίζει στους πελάτες τη μοναδική σχέση τους με το κατάστημά σας.
- Αυτή είναι η ευκαιρία σας να σας ευχαριστήσουμε ειλικρινά. Η προσθήκη μερικών εισαγωγικών για τις συνομιλίες σας με τους πελάτες είναι καλή.
- Προσπαθήστε όσο το δυνατόν περισσότερο να μην επαναλάβετε το ίδιο πράγμα σε κάθε γράμμα αλλιώς θα φαίνεται σαν ένα ευχαριστώ που στάλθηκε σε όλους.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε ερωτήσεις ανατροφοδότησης
Τα ευχαριστήρια γράμματα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κάνετε ερωτήσεις ανατροφοδότησης για να βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες αισθάνονται ότι έχουν εξυπηρετηθεί καλά. Ο καλός χειρισμός παρακολούθησης συχνά κάνει τους πελάτες να επιστρέφουν και αυτό είναι καλό για την επιχείρησή σας. Δεν χρειάζεται να αντιδράσετε υπερβολικά σε αυτό, αλλά η προσοχή στις ανάγκες των πελατών είναι ένα σημαντικό μέρος της υπηρεσίας.
- Εκφράστε την προσδοκία σας ότι τα προϊόντα που αγοράζονται θα αρέσουν στους πελάτες και είστε έτοιμοι να εξυπηρετήσετε εάν έχουν ερωτήσεις ή παράπονα.
- Ρωτήστε αν μπορείτε να κάνετε κάτι για να κάνετε τον πελάτη να αισθάνεται πιο ικανοποιημένος.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε το εμπορικό σήμα του προϊόντος σας
Είναι καλύτερο εάν το όνομα της εταιρείας, το λογότυπο ή άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με το εμπορικό σήμα σας είναι τυπωμένα σε χαρτικά. Αυτό είναι χρήσιμο για να δώσετε μια καλή εικόνα της επιχείρησής σας.
- Εάν γράφετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα σε μια κάρτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε αναφέρει το όνομα του καταστήματός σας.
- Εάν χρησιμοποιείτε χαρτικά της εταιρείας με το λογότυπο της εταιρείας τυπωμένο με σαφήνεια, δεν χρειάζεται να αναφέρετε το όνομα του καταστήματός σας στην επιστολή.
- Εάν το ευχαριστήριο αποσταλεί με email, το όνομα της εταιρείας και το λογότυπο πρέπει να περιλαμβάνονται κάτω από την υπογραφή σας.
Βήμα 5. Επιλέξτε τον σωστό χαιρετισμό λήξης
Αυτή η ενότητα θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τη σχέση που έχετε με τους πελάτες σας και την εντύπωση που θέλετε να δημιουργήσετε για την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, το "ειλικρινά" είναι μερικές φορές πολύ επίσημο για να αντικατασταθεί με "χαιρετισμούς" ή άλλες κατάλληλες άτυπες εκφράσεις. Συχνά χρησιμοποιούνται και άλλοι χαιρετισμοί κλεισίματος που έχουν προσωπικό στιλ αλλά χρησιμοποιούνται συνήθως στον επιχειρηματικό κόσμο.
Βήμα 6. Υπογράψτε το γράμμα με το χέρι
Πάντα προσπαθείτε να βάλετε μια υπογραφή σε κάθε γράμμα. Οι μεγάλες εταιρείες συνήθως δυσκολεύονται να εμφανίσουν γράμματα που φαίνονται προσωπικά. Ακόμη και μια υπογραφή που δημιουργείται από υπολογιστή είναι ακόμα καλύτερη από ένα πληκτρολογημένο όνομα, επειδή φαίνεται ότι η επιστολή εστάλη προσωπικά.
Μέρος 2 από 3: Χρήση του σωστού στυλ
Βήμα 1. Μην μπείτε στον πειρασμό να αναδείξετε ξανά το προϊόν σας
Γράφετε για να ευχαριστήσετε έναν πελάτη που ψώνισε μαζί σας, οπότε δεν χρειάζεται πλέον να κάνετε προώθηση. Ας υποθέσουμε ότι έχετε πετύχει σε αυτό. Κάντε τους πελάτες να αισθάνονται μέρος της εταιρείας.
- Οι φράσεις όπως "ελπίζουμε να ψωνίσετε ξανά στο εγγύς μέλλον" είναι πολύ κοινές. καλύτερα να απαλλαγείτε από αυτήν την έκφραση. Μην πείτε κάτι που δεν θα λέγατε στους φίλους σας.
- Μην αναφέρετε τα πλεονεκτήματα των προϊόντων, τα προγράμματα προώθησης ή άλλα πράγματα που είναι σαν διαφημίσεις.
Βήμα 2. Στείλτε το γράμμα χρησιμοποιώντας γραμματόσημο
Ακόμα κι αν στέλνετε εκατοντάδες γράμματα, είναι προτιμότερο να μην χρησιμοποιείτε γραμματόσημα συνδρομής. Θα ενημερώσει τον πελάτη ότι έχετε στείλει πολλά ευχαριστήρια γράμματα και θα τον κάνει να νιώθει λιγότερο ξεχωριστός. Η πραγματικότητα είναι ότι το ευχαριστήριο γράμμα σας μπορεί να καταλήξει σε ένα σωρό απαρατήρητων γραμμάτων.
Βήμα 3. Γράψτε τη διεύθυνση με χειρόγραφο όποτε είναι δυνατόν
Και πάλι, όσο πιο προσωπικοί είστε με το ευχαριστήριο γράμμα σας, τόσο καλύτερη εντύπωση θα κάνει. Εάν δεν μπορείτε να το γράψετε μόνοι σας, ζητήστε να το γράψει κάποιος άλλος. Ακόμα κι αν δεν γράψετε τη διεύθυνση, οι πελάτες θα εντυπωσιαστούν από το χειρόγραφο.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και ανοίξτε την επικοινωνία
Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός τηλεφώνου και η διεύθυνσή σας αναφέρονται στο ταχυδρομείο και καλέστε τους πελάτες να καλέσουν εάν έχουν απορίες. Αν σας καλέσουν, ετοιμαστείτε να τους απαντήσετε αμέσως.
Μέρος 3 από 3: Χρήση της σωστής μορφής
Βήμα 1. Γράψτε το γράμμα με το χέρι
Η εκτύπωση ενός γράμματος σε τυπική μορφή μοιάζει με την αποστολή ενός φυλλαδίου σε έναν πελάτη. Αντί να κάνει τους πελάτες να νιώθουν ξεχωριστοί και εκτιμημένοι, κάνει το αντίθετο και κάνει τους ανθρώπους να ενοχλούνται. Σκεφτείτε να κάνετε ένα προσωπικό, χειρόγραφο ευχαριστήριο σημείωμα.
- Εάν έχετε πολλές ευχαριστίες να γράψετε, ζητήστε από το προσωπικό να σας βοηθήσει. Αυτό πραγματικά βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου.
- Εάν δεν μπορείτε να ετοιμάσετε ένα χειρόγραφο χαιρετισμό, θα πρέπει να βρείτε έναν τρόπο για να κάνετε το γράμμα πιο προσωπικό. Τουλάχιστον το όνομα του πελάτη και η πραγματική υπογραφή σας πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε γράμμα.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι εντάξει να στείλετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντί να στείλετε ένα γράμμα. Αυτό μπορεί να γίνει εάν έχετε καλή σχέση με τον πελάτη. Το κλειδί είναι να βεβαιωθείτε ότι το email γράφεται προσωπικά και ειλικρινά. Εάν υπάρχει πιθανότητα το email σας να ερμηνευτεί ως διαφήμιση, είναι καλύτερο να το στείλετε με το χέρι.
Βήμα 2. Επιλέξτε ένα καλό χαρτί για να γράψετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα
Τόσο οι ευχετήριες κάρτες όσο και το χαρτί επιστολής μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να γράψετε ευχαριστήρια σημειώματα σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον. Εάν έχετε λίγα να γράψετε, μια υπέροχη ευχετήρια κάρτα που διατίθεται ευρέως στα καταστήματα χαρτικών μπορεί να κάνει τους πελάτες σας να νιώσουν ξεχωριστοί. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε ωραίο χοντρό χαρτί με το λογότυπο της εταιρείας σας στο επιστολόχαρτο.
- Αποφύγετε τους συνηθισμένους τύπους χαρτιού για να γράψετε ευχαριστήρια σημειώματα.
- Επιλέξτε μια κατάλληλη ευχετήρια κάρτα για οποιαδήποτε επαγγελματική εκδήλωση. Εάν η επιχείρησή σας είναι μοναδική και απλή, είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε πολύχρωμες κάρτες που αντικατοπτρίζουν την ψυχή της εταιρείας σας. Μην επιλέγετε κάρτες με εικόνες ή μηνύματα που είναι πολύ προσωπικά.
Βήμα 3. Σκεφτείτε να στείλετε ένα δώρο
Εάν θέλετε να δώσετε περισσότερη εκτίμηση, μπορείτε να στείλετε ένα δώρο με λίγο χαιρετισμό. Αυτό δεν χρειάζεται πάντα να γίνεται, αλλά μπορεί να παρέχεται σε ειδικούς πελάτες. Τα δώρα πρέπει να είναι μικρά και χρήσιμα. Δώστε ένα στοιχείο που αντιπροσωπεύει την εταιρεία σας ή κάτι εντελώς άσχετο αλλά κατάλληλο.
- Μικρά δώρα όπως σελιδοδείκτες, μαγνήτες, καραμέλες, μπλουζάκια ή δωροεπιταγές.
- Τα έπαθλα κυμαίνονται από 250.000 IDR έως 500.000 IDR. Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες εταιρείες έχουν τώρα έναν κανόνα χωρίς δώρο.
