Καθώς η δημοτικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυξάνεται ως μια ευκολότερη, φθηνότερη και ταχύτερη εναλλακτική λύση στο ρόλο των γραμμάτων, αυξάνεται και ο αριθμός των προσκλήσεων για γάμους, γιορτές γενεθλίων, ακόμη και κοινωνικές συγκεντρώσεις που αποστέλλονται μέσω αυτών των διαδικτυακών μέσων. Γενικά, οι προσκεκλημένοι θα στείλουν ένα email με το σύστημα RSVP για να μετρήσουν τον αριθμό των καλεσμένων που μπορούν να παρακολουθήσουν την εκδήλωση. Δυστυχώς, το σύστημα RSVP δεν είναι πολύ δημοφιλές στην Ινδονησία, οπότε πιθανότατα, θα δυσκολευτείτε να απαντήσετε. Μην ανησυχείς! Αυτό το άρθρο περιέχει διάφορες συμβουλές σχετικά με τον καθορισμό του σωστού τρόπου και χρόνου για να απαντήσετε, να δημιουργήσετε τη σωστή απάντηση και να επαληθεύσετε εάν η πρόσκλησή σας έχει ληφθεί ή όχι από τον προσκεκλημένο.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προσδιορισμός του σωστού τρόπου και του χρόνου απάντησης
Βήμα 1. Πάρτε μια απόφαση
Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να πάρετε μια απόφαση να παρευρεθείτε ή να μην παρευρεθείτε στην εκδήλωση που αναφέρεται στην πρόσκληση. Σκεφτείτε το αμέσως μόλις λάβετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP.
- Σκεφτείτε τη θέση της εκδήλωσης και σκεφτείτε εάν χρειάζεται ή όχι να ταξιδέψετε εκτός πόλης. Για παράδειγμα, για να παρακολουθήσετε μια εκδήλωση που πραγματοποιείται έξω από την πόλη, φυσικά πρέπει να ξοδέψετε περισσότερα για να αγοράσετε ένα αεροπορικό εισιτήριο, σωστά;
- Βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να παρευρεθείτε σε άλλη εκδήλωση τη στιγμή της εκδήλωσης.
- Βεβαιωθείτε ότι ο σύντροφός σας και οι στενότεροι συγγενείς σας μπορούν επίσης να παρευρεθούν. Θυμηθείτε, η διαθεσιμότητα των πιο κοντινών σας ατόμων θα επηρεάσει επίσης τη διαδικασία λήψης αποφάσεων.
Βήμα 2. Προσδιορίστε τη φύση του συμβάντος
Πράγματι, η φύση των διαφορετικών γεγονότων θα απαιτήσει διαφορετικούς τόνους απόκρισης και επίπεδα τυπικότητας. Επομένως, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε τη φύση του συμβάντος πριν στείλετε μια απάντηση για να αποτρέψετε την εμφάνιση ανεπιθύμητων σφαλμάτων.
- Εάν η εκδήλωση είναι άτυπη, όπως μια πρόσκληση για μπάρμπεκιου στο σπίτι ενός γείτονα, γενικά θα χρειαστεί να δώσετε μια άτυπη απάντηση. Επιπλέον, ο χρόνος που πρέπει να στείλετε μια απάντηση τείνει να είναι μικρότερος.
- Εάν η εκδήλωση είναι επίσημη, όπως πρόσκληση σε γάμο, πάρτι γενεθλίων ή άλλη σημαντική γιορτή, γενικά πρέπει να δώσετε μια απάντηση που είναι επίσης επίσημη.
Βήμα 3. Παρέχετε μια αποτελεσματική απάντηση
Αφού διαβάσετε τις λεπτομέρειες του συμβάντος και λάβετε μια απόφαση, δώστε αμέσως μια αποτελεσματική απάντηση. Με άλλα λόγια, μέσω της απάντησης που δίνετε, επιβεβαιώστε εάν θα συμμορφωθείτε με την πρόσκληση ή όχι.
- Διαβάστε την ημερομηνία RSVP που αναφέρεται στον προσκεκλημένο. Θυμηθείτε, απαιτείται να απαντήσετε πριν από την προθεσμία!
- Απαντήστε το συντομότερο δυνατό. Ακόμα κι αν ο προσκεκλημένος σας δώσει ένα ή δύο μήνες για να απαντήσετε, αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία να σταματήσετε για μια απάντηση! Αντ 'αυτού, απαντήστε αμέσως μετά τη λήψη απόφασης για αποδοχή ή απόρριψη της πρόσκλησης.
Μέρος 2 από 3: Δημιουργία απαντήσεων
Βήμα 1. Καθορίστε το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αφού καθορίσετε πώς και πότε να απαντήσετε, δομήστε το μήνυμά σας. Για να ξεκινήσετε, συμπεριλάβετε ένα θέμα στο email που υποδεικνύει την απάντησή σας και είναι κατάλληλο για τη φύση του συμβάντος.
- Για επίσημες προσκλήσεις, χρησιμοποιήστε προτάσεις που είναι επίσης επίσημες. Για παράδειγμα, γράψτε: «Ο Ρότζερ και η Άννα απέρριψαν τις προσκλήσεις για την μπάλα και το δείπνο στις 11 Μαΐου».
- Για μη τυπικές προσκλήσεις, όπως παγωμένες προσκλήσεις στους πολύπλοκους γείτονές σας, γράψτε απλά: "Δεν μπορώ να έρθω στο 11ο μπάρμπεκιου".
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό
Είναι σημαντικό να ανοίξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σωστό χαιρετισμό επειδή είναι ο χαιρετισμός που θα δώσει τον τόνο για την απάντησή σας. Επιπλέον, ο σωστός χαιρετισμός θα τονίσει επίσης τα συναισθήματα και την προοπτική σας για τον προσκεκλημένο.
- Μερικά παραδείγματα κατάλληλων χαιρετισμών είναι "Προς", "Στον καλύτερό μου φίλο" ή απλούς χαιρετισμούς όπως "Καλημέρα/απόγευμα/βράδυ/βράδυ",
- Για ανεπίσημες εκδηλώσεις, πείτε απλώς έναν σύντομο και απλό χαιρετισμό όπως, "Στον Τζον και τη Μάρσι".
Βήμα 3. Συνθέστε το μήνυμα στο σώμα του email
Το μήνυμα που γράφεται στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι το πιο σημαντικό μέρος της απάντησής σας, ειδικά επειδή θα ολοκληρώσει την απάντησή σας και θα αντικατοπτρίζει τη φύση του γεγονότος. Μερικά παραδείγματα προτάσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε μια πρόσκληση:
- Δώστε μια άτυπη απάντηση σε μια τέτοια πρόσκληση. Για παράδειγμα, «Ευχαριστώ για την πρόσκληση στο μπάρμπεκιου, Τομ. Αλλά συγγνώμη, δεν μπορέσαμε να παρευρεθούμε γιατί έπρεπε να είμαστε έξω από την πόλη εκείνη την ημέρα ».
- Δώστε μια επίσημη απάντηση σε μια πρόσκληση αυτής της φύσης. Για παράδειγμα, «Οι Χίγκινσον έλαβαν πρόσκληση να παρευρεθούν στο γάμο του Τζος και της Μπελίντα στις 5 Νοεμβρίου 2019». Ένα άλλο παράδειγμα είναι: «Ο Τζον και η Σάρα Έπλεμπι είναι στην ευχάριστη θέση να δεχτούν την πρόσκλησή σας στο πάρτι γενεθλίων της Μάρτα Ροντρίγκεζ».
- Ένα παράδειγμα επίσημης ποινής απόρριψης θα ήταν: «Η οικογένεια Πάρκερ δεν μπόρεσε να παραστεί στον γάμο του Τζος και της Μπελίντα στις 5 Νοεμβρίου 2019».
Βήμα 4. Γράψτε έναν τελευταίο χαιρετισμό και συμπεριλάβετε το όνομά σας
Αφού γράψετε το μήνυμα, ολοκληρώστε την απάντηση με έναν κατάλληλο χαιρετισμό λήξης. Στην πραγματικότητα, το να γράψεις έναν χαιρετισμό λήξης δεν είναι απλώς μια τυπικότητα, αλλά μπορεί ταυτόχρονα να αντιπροσωπεύει το είδος της σχέσης που έχεις με το άτομο και το πώς νιώθεις γι 'αυτόν.
- Επιλέξτε έναν επίσημο χαιρετισμό λήξης όπως, "Χαιρετισμοί" ή "Ευχαριστώ".
- Επιλέξτε έναν ανεπίσημο χαιρετισμό λήξης όπως "Χαιρετισμοί" ή "Χαιρετισμοί".
- Αντιστοιχίστε τον τελευταίο χαιρετισμό με την απάντησή σας. Για παράδειγμα, γράψτε "Με μεγάλη λύπη", εάν πρέπει να απορρίψετε την πρόσκληση ή "Ευχαριστώ", εάν αποδεχτείτε την πρόσκληση.
- Γράψτε το όνομά σας στο τέλος του email. Για ανεπίσημες εκδηλώσεις, απλά γράψτε το ψευδώνυμό σας και αυτά των άλλων προσκεκλημένων. Ωστόσο, για μια πιο επίσημη εκδήλωση, είναι καλή ιδέα να γράψετε το πλήρες όνομά σας και αυτό των άλλων καλεσμένων. Εάν εσείς και ο προσκεκλημένος έχετε μια πολύ στενή σχέση, γράψτε απλά το "Smith Family".
Μέρος 3 από 3: Αντιμετώπιση αυτοματοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και Αντιμετώπιση προβλημάτων Πιθανά προβλήματα
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή "απόρριψη" ή "αποδοχή", εάν υπάρχει ένα αυτόματο κουμπί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Σήμερα, πολλοί άνθρωποι ενδιαφέρονται περισσότερο για τη χρήση μιας αυτοματοποιημένης υπηρεσίας RSVP που αποστέλλεται με τη μορφή email για επίσημες προσκλήσεις. Πιθανότατα, το αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου RSVP προωθήθηκε μέσω τρίτου μέρους και έχει ένα κουμπί με την επιλογή "απόρριψη" ή αποδοχή ".
- Εάν λάβετε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν χρειάζεται να στείλετε ένα ιδιωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον προσκεκλημένο.
- Μόλις η πρόσκληση γίνει αποδεκτή ή απορριφθεί, η απάντηση θα σταλεί σε τρίτο μέρος και θα προωθηθεί στον προσκεκλημένο.
- Οι αυτόματες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται συχνά για ημιεπίσημες εκδηλώσεις όπως πάρτι γενεθλίων, επανασυνδέσεις, κοινωνικές συγκεντρώσεις κ.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή "απόδειξη επιστροφής" στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Κάντε το έτσι ώστε ο πάροχος email σας να σας στείλει ένα email που επιβεβαιώνει εάν το εν λόγω άτομο έχει λάβει ή ανοίξει την απάντησή σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε εάν το μήνυμα έχει σταλεί.
- Λάβετε υπόψη ότι διαφορετικοί πάροχοι e-mail ενδέχεται επίσης να έχουν διαφορετικές πολιτικές σχετικά με την επιλογή "απόδειξη επιστροφής".
- Ορισμένοι πάροχοι υπηρεσιών email δεν παρέχουν καν αυτήν την επιλογή.
Βήμα 3. Στείλτε ένα email παρακολούθησης εάν αλλάξουν τα σχέδιά σας
Στην πραγματικότητα, μια αλλαγή σχεδίων είναι μια αναπόφευκτη πιθανότητα. Εάν πρέπει να απορρίψετε μια πρόσκληση που έχει γίνει αποδεκτή προηγουμένως ή αντίστροφα, βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε την αλλαγή ως απάντηση απευθείας στον προσκεκλημένο.
- Εάν πατήσατε κατά λάθος την επιλογή "Αποδοχή" σε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διευκρινίστε το σφάλμα μέσω ιδιωτικού email στο ενδιαφερόμενο άτομο.
- Εάν θέλετε να απορρίψετε μια πρόσκληση που λάβατε προηγουμένως, μεταφέρετε την απόρριψη απευθείας στον προσκεκλημένο. Για παράδειγμα, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με θέμα "Αλλαγές RSVP" που λέει "Συγγνώμη, για τον έναν ή τον άλλο λόγο, η Σάρα και εγώ δεν μπορέσαμε να παρευρεθούμε στην 20η επέτειο του γάμου σας στις 14. Ας ελπίσουμε ότι θα συναντηθούμε ξανά στο εγγύς μέλλον, εντάξει! »
- Εάν θέλετε να αποδεχτείτε μια πρόσκληση που απορρίψατε προηγουμένως, κοινοποιήστε επίσης τις αλλαγές απευθείας στον προσκεκλημένο. Για παράδειγμα, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το θέμα "Αλλαγές RSVP" που λέει "Γεια σας! Εάν το όριο πρόσκλησης είναι ακόμα διαθέσιμο, θα χαρώ να παρευρεθώ στην εκδήλωσή σας."
- Οι αλλαγές στην απάντηση πρέπει να κοινοποιούνται το συντομότερο δυνατό. Εάν η επερχόμενη εκδήλωση είναι άτυπη ή ημιεπίσημη, είναι πιθανότερο να έχετε αλλάξει την απάντησή σας πριν από λίγο. Ωστόσο, εάν η εκδήλωση είναι επίσημη (για παράδειγμα, ένας γάμος), οι αλλαγές ως απάντηση πρέπει να γίνουν εκ των προτέρων, τουλάχιστον ένα μήνα νωρίτερα.
