Το σύστημα αποθήκευσης αρχείων είναι μία από τις σημαντικές πτυχές στη διαχείριση μιας τακτοποιημένης διαχείρισης γραφείου. Καθορίστε την καλύτερη ρύθμιση συστήματος αποθήκευσης αρχείων, έτσι ώστε οποιοσδήποτε έχει εξουσιοδότηση πρόσβασης στο έγγραφο, είτε είναι κάποιος άλλος είτε εσείς, να βρίσκει εύκολα το έγγραφο που χρειάζεστε. Ένα ανεπαρκές σύστημα σας δυσκολεύει να χειριστείτε έγγραφα επειδή συχνά συσσωρεύονται ή χάνονται έτσι ώστε ο πάγκος εργασίας να είναι γεμάτος σωρούς αρχείων.
Βήμα
Βήμα 1. Καθορίστε το σύστημα αποθήκευσης αρχείων που θέλετε να εφαρμόσετε
Ανεξάρτητα από το σύστημα που θα επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού να αποθηκεύσετε κάθε έγγραφο, για παράδειγμα τακτοποιημένο ανάλογα:
- Αλφάβητο. Αυτό το σύστημα εφαρμόζεται καλύτερα όταν η αποθήκευση αρχείων γίνεται από πελάτη, ασθενή ή όνομα πελάτη.
- Θέμα ή κατηγορία. Σε γενικές γραμμές, ένα σύστημα αποθήκευσης αρχείων οργανωμένο ανά θέμα ή κατηγορία είναι πολύ χρήσιμο εάν διαχειριστεί σωστά, αλλά μπορεί να προκαλέσει σύγχυση εάν τα έγγραφα δεν είναι σωστά οργανωμένα.
- Αριθμός ή χρονολογική. Αυτή η επιλογή είναι καλύτερη εάν το έγγραφο είναι σειριακό ή χρονολογημένο, όπως τιμολόγιο αγοράς ή απόδειξη πληρωμής.
Βήμα 2. Ρυθμίστε έναν αναρτημένο φάκελο στο συρτάρι αρχείων
Ο αναρτημένος φάκελος δεν χρειάζεται να αφαιρεθεί από το συρτάρι επειδή χρησιμεύει ως χώρος για να τοποθετήσετε το φάκελο από χαρτόνι Μανίλα. Αυτός ο φάκελος θα συμπεριληφθεί στον αναρτημένο φάκελο και θα ανακτηθεί αν χρειαστεί.
Βήμα 3. Ταξινομήστε τα έγγραφα σε στοίβες ανά κατηγορία
Όταν η στοίβα εγγράφων φτάσει τα 3-4 εκατοστά, χωρίστε τα σε υποκατηγορίες. Πολλαπλές στοίβες λεπτών εγγράφων μπορούν να συνδυαστούν και στη συνέχεια να ορίσουν ένα νέο όνομα κατηγορίας. Επιλέξτε ένα όνομα που σας διευκολύνει στην ταξινόμηση εγγράφων.
Βήμα 4. Τοποθετήστε κάθε στοίβα σε ένα φάκελο από χαρτόνι μανίλα και επισημάνετε με σαφήνεια
Για μια πιο προσεγμένη εμφάνιση, χρησιμοποιήστε έναν φάκελο που παρέχει ένα μέρος για να γράψετε ετικέτες στη μέση, αντί για μια σειρά.
Βήμα 5. Αποθηκεύστε το φάκελο από χαρτόνι μανίλα στον αναρτημένο φάκελο
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν κανονικό κρεμαστό φάκελο για να αποθηκεύσετε λεπτές στοίβες εγγράφων. Ωστόσο, για την αποθήκευση παχιών στοίβων εγγράφων ή εκείνων που χωρίζονται σε υποκατηγορίες, χρησιμοποιήστε έναν κρεμαστό φάκελο με τετράγωνο κάτω μέρος. Σε αυτήν την περίπτωση, τα αρχεία μπορούν να ταξινομηθούν όπως επιθυμείτε, αλλά η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη σειρά είναι αλφαβητική.
Βήμα 6. Προσθέστε ετικέτα στον αναρτημένο φάκελο σύμφωνα με την ετικέτα που αναγράφεται στο φάκελο από χαρτόνι μανίλα
Τοποθετήστε την πλαστική ετικέτα στα αριστερά του φακέλου, εκτός εάν πρέπει να τοποθετήσετε το φάκελο στο ντουλάπι αρχείων σε κατακόρυφη θέση, έτσι ώστε οι φάκελοι να τοποθετούνται με τη σειρά από αριστερά προς τα δεξιά και όχι εμπρός προς τα πίσω. Σε αυτήν την περίπτωση, τοποθετήστε την πλαστική ετικέτα στα δεξιά.
Βήμα 7. Προετοιμάστε κρεμαστούς φακέλους και εφεδρικούς φακέλους από χαρτόνι μανίλα, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε φακέλους εάν υπάρχουν έγγραφα που δεν μπορούν να ομαδοποιηθούν σε φακέλους με ετικέτα
Μην τοποθετείτε πάρα πολλά ή πολύ λίγα έγγραφα στο φάκελο. Εξετάστε αν πρέπει να αλλάξετε ετικέτες φακέλων και να ταξινομήσετε εκ νέου καθώς τα έγγραφα πρέπει να ομαδοποιηθούν σε νέες κατηγορίες.
Βήμα 8. Στο τέλος του έτους, αφαιρέστε όλους τους φακέλους από το ντουλάπι αρχείων, επισημάνετε τους νέους φακέλους από χαρτόνι μανίλα σύμφωνα με την κατηγορία και, στη συνέχεια, τοποθετήστε τους ξανά στους αναρτημένους φακέλους
Ελέγξτε όλα τα αρχεία για να δείτε αν υπάρχουν έγγραφα που πρέπει να συνδυαστούν στους ήδη διαθέσιμους φακέλους και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τα άλλα έγγραφα ως αρχεία.
Συμβουλές
Εάν θέλετε να φτιάξετε πολύχρωμες ετικέτες, εκτυπώστε τις χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή ή χρησιμοποιήστε άλλη μέθοδο για να κάνετε τον φάκελο να φαίνεται πιο ελκυστικός. Ωστόσο, όταν πρέπει να κάνετε αλλαγές, όπως η προσθήκη ενός νέου φακέλου, μπορεί να νιώθετε σύγχυση επειδή είναι δύσκολο να επιλέξετε χρώματα ή να τα επισημάνετε με το χέρι. Επομένως, χρησιμοποιήστε μια απλή μέθοδο
Προειδοποίηση
- Μην δημιουργείτε διάφορες κατηγορίες για έγγραφα που δεν μπορούν να ομαδοποιηθούν σε ορισμένες κατηγορίες, επειδή αυτή η μέθοδος κάνει τα έγγραφα να συνεχίζουν να συσσωρεύονται.
- Αφού καθορίσετε το σύστημα αποθήκευσης αρχείων, συνηθίστε να διαχειρίζεστε έγγραφα σε τακτική βάση. Αφιερώστε χρόνο για να αποθηκεύσετε τα αρχεία στο γραφείο σας κάθε μέρα. Μην μπείτε στον πειρασμό να βάλετε έγγραφα σε ένα μεγάλο καλάθι γιατί το καλάθι θα γεμίσει γρήγορα και θα γίνει ένας νέος σωρός αρχείων.
