Για να φιλοξενήσετε το πάρτι που έχετε προγραμματίσει μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος, χρήμα και προσπάθεια. Το να γνωρίζετε πόσα άτομα περιμένετε να έχετε στην εκδήλωσή σας είναι ένα σημαντικό μέρος της οργάνωσης ενός πάρτι. Αλλά στη σημερινή εποχή, μπορεί να είναι δύσκολο να πείσουμε τους ανθρώπους να επιστρέψουν μια πρόσκληση με ένα απλό «ναι» ή «όχι». Ωστόσο, υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να λάβετε το RSVP που θέλετε για να γίνει το πάρτι σας ομαλά.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Αποστολή προσκλήσεων με RSVP
Βήμα 1. Μεταφράστε τα γαλλικά για να ελαχιστοποιήσετε την πιθανότητα παρεξηγήσεων
Αρχικά R. S. V. P. είναι συντομογραφία του Réspondez, s'il vous plait που σημαίνει παρακαλώ απαντήστε στα γαλλικά. Δυστυχώς, ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να μην είναι εξοικειωμένοι με αυτήν την έκφραση και το νόημά της. Αλλάζοντας τη διατύπωση της πρόσκλησής σας ή προσθέτοντας τις λέξεις "παρακαλώ απαντήστε", θα υπάρχει λιγότερη πιθανότητα ο επισκέπτης να παρεξηγήσει το αίτημά σας.
Μια άλλη επιλογή που μπορεί να εξετάσετε: "Στείλτε την απάντησή σας στο RSVP στο …"
Βήμα 2. Δώστε στους καλεσμένους σας έναν λόγο ότι η απάντησή τους είναι σημαντική
Όταν εμφανιστεί μια ηλεκτρονική πρόσκληση στο email σας, μπορεί να είναι εύκολο να το πετάξετε για να ανοίξει αργότερα ή να το κοιτάξετε χωρίς να συνειδητοποιήσετε όλο τον προγραμματισμό και την προσπάθεια που έγινε για τη διοργάνωση του πάρτι. Μπορείτε να το κοινοποιήσετε στους καλεσμένους σας λέγοντας:
- Για να διασφαλίσετε ότι υπάρχει αρκετό φαγητό και ποτό για όλους, στείλτε μια απάντηση σε αυτήν την πρόσκληση.
- Για να μπορέσουμε να προετοιμάσουμε μια θέση για όλους εκ των προτέρων, παρακαλώ απαντήστε αν μπορείτε να παρευρεθείτε ή όχι.
Βήμα 3. Κάντε σαφείς τις πληροφορίες πρόσκλησής σας
Εάν υπάρχει πολύ κείμενο ή μπερδεμένες λέξεις, οι καλεσμένοι σας ενδέχεται να παρερμηνεύσουν τον σκοπό της πρόσκλησής σας. Αυτό μπορεί να τον κάνει να σκεφτεί ότι απλώς του λέτε για το συμβάν και δεν ζητάτε RSVP. Για να διατηρήσετε την πρόσκληση στο σημείο, μπορείτε:
Περιορισμός των προσκλήσεων σε βασικές πληροφορίες, όπως ποιος είναι ο οικοδεσπότης της εκδήλωσης, για ποιο σκοπό είναι η εκδήλωση, πού θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση, πότε θα πραγματοποιηθεί και γιατί θα πραγματοποιηθεί η εκδήλωση
Βήμα 4. Ορίστε μια προθεσμία για την απάντηση στην πρόσκλησή σας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιστήσει την προσοχή στην προθεσμία RSVP στην πρόσκλησή σας, ώστε να είναι αδύνατο να χάσετε! Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε "μαλακές" προθεσμίες στις προσκλήσεις, καθώς ορισμένοι υπεύθυνοι κλήσης απαντούν γενικά λίγο μετά τη λήξη της προθεσμίας. Για να επιστήσει την προσοχή σε αυτές τις πληροφορίες μπορείτε:
- Χρησιμοποιήστε εντυπωσιακά σχέδια για να τραβήξετε την προσοχή.
- Χρησιμοποιήστε κείμενο που είναι κεφαλαίο, πλάγιο, υπογραμμισμένο ή με ειδική γραμματοσειρά.
Βήμα 5. Επαληθεύστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Ένα απλό σφάλμα τυπογραφίας ή μια μη ενημερωμένη ρύθμιση αυτόματης συμπλήρωσης στο πρόγραμμα περιήγησής σας θα μπορούσε να οδηγήσει τους ανθρώπους σε ένα πάρτι έκπληξη στο σπίτι κάποιου άλλου! Ελέγξτε και ελέγξτε ξανά τα στοιχεία επικοινωνίας σας προτού στείλετε προσκλήσεις.
Βήμα 6. Δώστε έμφαση στο RSVP «μόνο εκείνοι που δεν έρχονται» για να αποφύγετε τη σύγχυση
Σε πολλές περιπτώσεις, ο κάτοχος της εκδήλωσης μπορεί να ζητήσει την επιστροφή του RSVP "μόνο" εάν ένας προσκεκλημένος δεν είναι σε θέση να παρευρεθεί στην εκδήλωση. Βεβαιωθείτε ότι οι λέξεις "RSVP μόνο όσοι δεν έρχονται" είναι εμφανείς και σαφείς, έτσι ώστε κανένας επισκέπτης να μην παρεξηγεί τον σκοπό αυτού του τύπου RSVP.
Μέρος 2 από 2: Εξασφάλιση απαντήσεων σε προσκεκλημένους επισκέπτες
Βήμα 1. Στείλτε προσκλήσεις το συντομότερο δυνατό
Σως σκεφτείτε να στείλετε ένα αίτημα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να "αποθηκεύσουν την ημερομηνία της εκδήλωσης". Αυτό θα αυξήσει τις πιθανότητες εγγραφής του συμβάντος σας από τους προσκεκλημένους στο ημερολόγιο, γεγονός που θα τους ειδοποιεί κάθε φορά που ελέγχουν το πρόγραμμα.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε στρατηγικό χρονοδιάγραμμα κατά την αποστολή προσκλήσεων
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά την αποστολή ηλεκτρονικών προσκλήσεων. Εάν στείλετε μια ηλεκτρονική πρόσκληση σε έναν προσωπικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να περιμένετε μέχρι αργά το απόγευμα, που είναι όταν φεύγετε από τη δουλειά και είναι πιο πιθανό να δείτε μια ειδοποίηση "νέου email".
Η αποστολή ηλεκτρονικών προσκλήσεων νωρίς το πρωί ή αργά το βράδυ είναι επίσης μια στρατηγική που πρέπει να λάβετε υπόψη. Με αυτόν τον τρόπο, οι προσκεκλημένοι σας θα έχουν περισσότερες πιθανότητες να βρίσκονται στην κορυφή των εισερχομένων των προσκεκλημένων σας, καθιστώντας τους πιο ορατούς
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε διαφορετικούς τρόπους για να απαντήσουν οι καλεσμένοι
Ορισμένοι καλεσμένοι μπορεί να αισθάνονται πιο άνετα να επικοινωνούν μέσω email, ενώ σε άλλους μπορεί να αρέσει η ευκολία της απάντησης μέσω SMS. Λαμβάνοντας υπόψη τη λίστα επισκεπτών και το μέσο που προτιμάτε, θα αυξήσετε τις πιθανότητες αποστολής απάντησης.
Για μεγάλες εκδηλώσεις που χρησιμοποιούν φυσικές προσκλήσεις που αποστέλλονται μέσω ταχυδρομείου, όπως προσκλήσεις, επετείους και επανασυνδέσεις, μπορεί επίσης να χρειαστεί να συμπεριλάβετε ένα φάκελο απάντησης με το RSVP που στείλατε
Βήμα 4. Προσπαθήστε να ανταποδώσετε χρησιμοποιώντας την έλλειψη
Η έρευνα δείχνει ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος ανταποκρίνεται στην αντιληπτή έλλειψη και μπορείτε να το εκμεταλλευτείτε. Στην πρόσκληση, ίσως χρειαστεί να γράψετε:
- "Παρακαλώ απαντήστε ότι δεν λείπουν τα cupcakes για τα παιδιά σας."
- "Οι θέσεις είναι περιορισμένες στο σπίτι μας, γι 'αυτό παρακαλώ απαντήστε για να προετοιμαστούμε για να καλύψουμε όλους στο πάρτι μας."
Βήμα 5. Στείλτε το δώρο με την πρόσκλησή σας
Συμπεριλαμβάνοντας έστω και ένα μικρό δώρο με την πρόσκληση, μπορείτε να αυξήσετε την πιθανότητα ότι οι καλεσμένοι σας θα κάνουν RSVP. Τα δώρα σας δεν χρειάζεται να είναι υπερβολικά για να έχετε τα αποτελέσματα. Με μια απλή χάρτινη πρόσκληση μπορείτε να συμπεριλάβετε:
- Καρφίτσες ασφαλείας από το κατάστημα μίας τιμής.
- Μπαλόνι.
- Χαλκομανία
Βήμα 6. Προσφέρετε δωροδοκία
Η ευκαιρία να κερδίσετε ένα δωρεάν αντικείμενο μπορεί να είναι ένας ισχυρός παράγοντας κίνητρο και μπορεί να βοηθήσει να θυμηθούν το συμβάν σας στους επισκέπτες. Μαζί με την πρόσκληση, μπορείτε να ενημερώσετε τους επισκέπτες ότι όταν υποβάλουν την απάντησή τους θα συμμετάσχουν σε κλήρωση για είδη όπως:
- Ενα μπουκάλι κρασί.
- Κουπόνι 75.000 Rp
Συμβουλές
- Βεβαιωθείτε ότι η γραφή σας είναι τακτοποιημένη και εύκολη στην ανάγνωση εάν γράφετε προσκλήσεις.
- Κάντε ένα όμορφο περίγραμμα σε όλη την πρόσκληση. Μια προσωπική πινελιά μπορεί να προσθέσει χαρακτήρα σε μια πρόσκληση και να την κάνει πιο αξέχαστη.
