Το Letterhead κάνει το έγγραφό σας να φαίνεται πιο επαγγελματικό και επίσημο και δεν χρειάζεται να ξοδέψετε πολλά χρήματα ζητώντας από κάποιον να το κάνει. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε το δικό σας επιστολόχαρτο και το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου όπως το Microsoft Word. Αυτό το άρθρο θα σας καθοδηγήσει στη δημιουργία του δικού σας επιστολόχαρτου, καθώς και στη χρήση των ενσωματωμένων προτύπων επιστολόχαρτων του προγράμματος, εάν πρέπει να δημιουργήσετε γρήγορα επιστολόχαρτα.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργήστε το δικό σας επιστολόχαρτο στο Microsoft Word
Βήμα 1. Προετοιμάστε ένα σκίτσο του σχεδίου επιστολόχαρτου που θέλετε
Πριν δημιουργήσετε επιστολόχαρτο στο Microsoft Word, είναι καλή ιδέα να το σχεδιάσετε πρώτα για να μάθετε πόσο καλά ταιριάζει κάθε στοιχείο στο επιστολόχαρτο. Σχεδιάστε ένα σχέδιο επιστολόχαρτου σε λευκό φύλλο χαρτιού.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε επιστολόχαρτο εταιρείας, βεβαιωθείτε ότι έχετε παράσχει ένα μέρος για να εμφανίσετε το λογότυπο, το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας και άλλα στοιχεία επικοινωνίας.
- Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή ή σύνθημα εταιρείας εάν έχετε. Η προσθήκη ενός σλόγκαν (ετικέτα) συνιστάται για ονόματα επιχειρήσεων που δεν αναφέρουν ή δεν υποδεικνύουν το κύριο προσφερόμενο προϊόν ή υπηρεσία.
- Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε σχέδιο λογότυπου εταιρείας.
- Εάν θέλετε ένα απλό επιστολόχαρτο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ενσωματωμένο πρότυπο του Microsoft Word.
- Δεν χρειάζεται να έχετε φόντο γραφικού σχεδιασμού για να δημιουργήσετε επιστολόχαρτα επαγγελματικής εμφάνισης. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να συμβουλευτείτε έναν επαγγελματία σχεδιαστή εάν δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε το τέλειο σχέδιο επιστολόχαρτου.
Βήμα 2. Εκτελέστε το Microsoft Word
Το Microsoft Word προσφέρει όλα τα εργαλεία που απαιτούνται για τη δημιουργία του σωστού προτύπου. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε στοιχεία στο σχέδιο επιστολόχαρτών σας.
Βήμα 3. Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Word και αποθηκεύστε το ως πρότυπο
Χρησιμοποιήστε το όνομα "πρότυπο επιστολόχαρτου 1" ή κάτι παρόμοιο για να το βρείτε εύκολα και αποθηκεύστε το αρχείο στο φάκελο προτύπων. Μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο και να εκτυπώσετε το σχεδιασμένο επιστολόχαρτο όποτε χρειαστεί.
Βήμα 4. Προσθέστε την κεφαλίδα του εγγράφου (κεφαλίδα)
Εάν διαθέτετε το Word 2007, επιλέξτε το μενού "Εισαγωγή" και κάντε κλικ στην "Κεφαλίδα". Δημιουργήστε μια κενή κεφαλίδα εγγράφου που λειτουργεί ως "καμβάς" για το επιστολόχαρτο.
Εάν διαθέτετε το Word 2003, μπορείτε να δείτε την κεφαλίδα του εγγράφου κάνοντας κλικ στο βέλος κάτω από την εντολή "Κεφαλίδα" στην καρτέλα "Εισαγωγή". Κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία κεφαλίδας" στο κάτω μέρος της αναπτυσσόμενης λίστας
Βήμα 5. Εισαγάγετε το επιστολόχαρτο
Για επιστολόχαρτο εταιρείας, πληκτρολογήστε το όνομα της επιχείρησής σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τον αριθμό φαξ, τον ιστότοπο και τη γενική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για ερωτήσεις πελατών) στα πεδία κειμένου. Για προσωπικά επιστολόχαρτα, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας που θέλετε να συμπεριλάβετε.
- Προσθέστε μια νέα γραμμή πατώντας το πλήκτρο "Enter" μετά από κάθε ενότητα/πληροφορίες, έτσι ώστε όλα τα στοιχεία ή οι πληροφορίες στο επιστολόχαρτο να είναι διατεταγμένα σε μια στοίβα.
- Μπορείτε να αφήσετε κενή τη διεύθυνση του ιστότοπου εάν η διεύθυνση περιλαμβάνεται ήδη στο σχεδιασμό του λογότυπου.
- Προσαρμόστε τη γραμματοσειρά, το χρώμα και το μέγεθος κειμένου για κάθε στοιχείο/πληροφορίες. Για τα ονόματα εταιρειών, το κείμενο πρέπει να είναι δύο σημεία μεγαλύτερο από το κείμενο της διεύθυνσης και μπορεί να χρησιμοποιεί διαφορετικές γραμματοσειρές και χρώματα για να ταιριάζει με την κεφαλίδα του λογότυπου. Ο αριθμός τηλεφώνου, ο αριθμός φαξ και οι καταχωρίσεις διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι δύο μονάδες μικρότεροι από τις καταχωρήσεις διεύθυνσης, αλλά να χρησιμοποιούν την ίδια γραμματοσειρά.
Βήμα 6. Τοποθετήστε το λογότυπο στην κεφαλίδα του εγγράφου
Επιλέξτε την επιλογή "Εικόνα" στην καρτέλα "Εισαγωγή". Βρείτε ένα ψηφιακό αντίγραφο του λογότυπού σας, επιλέξτε το αρχείο λογότυπου (σε μορφή.jpg,.bmp ή.png) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή".
Βήμα 7. Ορίστε το μέγεθος και τη θέση του προστιθέμενου λογότυπου
Βεβαιωθείτε ότι το λογότυπο είναι καθαρό και φαίνεται ισορροπημένο με το κείμενο στο επιστολόχαρτο.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από μια γωνία του λογότυπου. Ο δρομέας θα αλλάξει σε δρομέα διαγώνιου μεγέθους (διαγώνια αλλαγή μεγέθους). Στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε τη γωνία της εικόνας για να μειώσετε ή να μεγεθύνετε το λογότυπο.
- Ισορροπήστε το μέγεθος του λογότυπου με το κείμενο των στοιχείων επικοινωνίας στην επάνω αριστερή γωνία της κεφαλίδας του εγγράφου.
- Επανατοποθετήστε το λογότυπο κάνοντας πρώτα κλικ για να επιλέξετε την εικόνα και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ και σύροντας το λογότυπο στην επιθυμητή θέση.
Βήμα 8. Προσθέστε άλλα οπτικά στοιχεία εάν θέλετε
Για παράδειγμα, μπορείτε να διαχωρίσετε τις πληροφορίες της εταιρείας από την υπόλοιπη σελίδα εισάγοντας μια συμπαγή γραμμή που τρέχει από αριστερά προς τα δεξιά, κάτω από την κεφαλίδα του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε ένα συνδυασμό χρωμάτων για να αντιπροσωπεύσετε την εταιρεία ή το προσωπικό σας στυλ.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί βέλους "Shapes" στην καρτέλα "Insert" και επιλέξτε την πρώτη γραμμή στο τμήμα "Lines". Στη συνέχεια, κάντε κλικ και σύρετε τον κέρσορα για να δημιουργήσετε μια γραμμή.
- Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή και προσαρμόστε το χρώμα και το πάχος της ώστε να ταιριάζει με το λογότυπο χρησιμοποιώντας την επιλογή "Μορφοποίηση αυτόματων μορφών". Επιλέξτε το κουμπί επιλογής "Κέντρο" στην καρτέλα "Διάταξη".
- Κάντε ξανά δεξί κλικ στη γραμμή και δημιουργήστε ένα αντίγραφο. Επικολλήστε το αντίγραφο σε οποιοδήποτε μέρος του εγγράφου.
Βήμα 9. Δοκιμάστε να εισαγάγετε ένα σλόγκαν ή μια ετικέτα στο κάτω μέρος του εγγράφου
Εάν θέλετε, μπορείτε να εξισορροπήσετε την κεφαλίδα του εγγράφου συμπεριλαμβάνοντας πληροφορίες όπως ένα σλόγκαν, έναν αριθμό τηλεφώνου ή λογότυπο στο κάτω μέρος του εγγράφου.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο στην επιλογή "Υποσέλιδο" στην καρτέλα "Εισαγωγή".
- Κάντε κλικ στην επιλογή κεντραρισμένου κειμένου στο τμήμα παραγράφων στην καρτέλα "Αρχική σελίδα".
- Πληκτρολογήστε ένα σύνθημα. Προσαρμόστε τη γραμματοσειρά και το μέγεθος. Συνήθως, τα συνθήματα πληκτρολογούνται με πλάγιους χαρακτήρες και χρησιμοποιούν τη μορφή κεφαλαίου τίτλου (κεφαλαία γράμματα ως το πρώτο γράμμα κάθε σημαντικής ή κύριας λέξης).
Βήμα 10. Ελέγξτε το δημιουργημένο επιστολόχαρτο
Πατήστε το πλήκτρο “Esc” για να κλείσετε τα τμήματα κεφαλής (“Header”) και foot (“Footer”) του εγγράφου. Δείτε τα επιστολόχαρτά σας σε λειτουργία πλήρους οθόνης ή εκτυπώστε έγγραφα για ζωντανό έλεγχο.
Βήμα 11. Αποθηκεύστε το σχέδιο επιστολόχαρτου στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή
Για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με αυτό το επιστολόχαρτο, ανοίξτε το επιστολόχαρτο και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως" στο κουμπί με το λογότυπο του Office Windows.
Μέθοδος 2 από 2: Χρήση ενσωματωμένων προτύπων του Microsoft Word
Βήμα 1. Εκκινήστε το Microsoft Word
Όταν ανοίξει το πρόγραμμα, εμφανίζεται μια ευρεία επιλογή νέων τύπων εγγράφων του Word.
Βήμα 2. Επιλέξτε την κατηγορία "Επιστολόχαρτα"
Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα με τα ενσωματωμένα πρότυπα επιστολόχαρτων του Microsoft Word. Με αυτά τα πρότυπα, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε επαγγελματικά επιστολόχαρτα.
- Μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη ενός τροποποιήσιμου προτύπου από τον επίσημο ιστότοπο του Microsoft Word. Μεταβείτε στον ιστότοπο του Microsoft Word, πληκτρολογήστε "πρότυπα επιστολόχαρτων" στο πεδίο αναζήτησης και κάντε λήψη του προτύπου που θέλετε.
- Μπορείτε να βρείτε μια μεγάλη ποικιλία δωρεάν προτύπων επιστολόχαρτων στο Microsoft Word και στον ιστότοπό του.
Βήμα 3. Τροποποιήστε το υπάρχον επιστολόχαρτο
Ανοίξτε το πρότυπο στο Microsoft Word και ξεκινήστε να το τροποποιείτε. Ενημερώστε το όνομα της επιχείρησής σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και το σχεδιασμό λογότυπου της εταιρείας.
Βήμα 4. Ελέγξτε το τροποποιημένο επιστολόχαρτο
Πατήστε το πλήκτρο "Esc" για έξοδο από τα τμήματα κεφαλής ("Κεφαλίδα") και πόδι ("Υποσέλιδο") του εγγράφου. Δείτε τα επιστολόχαρτά σας σε λειτουργία πλήρους οθόνης ή εκτυπώστε έγγραφα για ζωντανό έλεγχο.
Βήμα 5. Αποθηκεύστε το σχέδιο επιστολόχαρτου στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή
Για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με αυτό το επιστολόχαρτο, ανοίξτε το επιστολόχαρτο και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποθήκευση ως" στο κουμπί με το λογότυπο του Office Windows.
Συμβουλές
- Εκτυπώστε πολλά αντίγραφα του σπιτικού σας επιστολόχαρτου χρησιμοποιώντας έναν εκτυπωτή γραφείου για να βεβαιωθείτε ότι ο σχεδιασμός του επιστολόχαρτου είναι σωστός.
- Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε αντίστοιχους φακέλους με επιστολόχαρτο. Κάντε κλικ στο όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας στο επιστολόχαρτο για να το επισημάνετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αντιγραφή". Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί "Φάκελοι" στην καρτέλα "Αποστολές" και εισαγάγετε το αντιγραμμένο κείμενο στο τμήμα της διεύθυνσης επιστροφής. Επεξεργαστείτε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος και το χρώμα του κειμένου για να ταιριάζει με το επιστολόχαρτο.
- Χρησιμοποιήστε ένα σχέδιο επιστολόχαρτου που ταιριάζει καλά με την επαγγελματική σας κάρτα.
