Εάν η δουλειά σας απαιτεί να επικοινωνείτε με πελάτες μέσω τηλεφώνου, είναι πιθανό να αφήσετε πολλά φωνητικά μηνύματα. Ωστόσο, τι ακριβώς πρέπει να ειπωθεί μετά από ένα ηχητικό σήμα στο τηλέφωνο; Η παράδοση όλων των σχετικών πληροφοριών μέσω φωνητικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι τρομακτική, έτσι πολλές λεπτομέρειες καταλήγουν να παραβλέπονται. Αντικαταστήστε την αυτοσχέδια παράδοση φωνητικών μηνυμάτων με το σωστό σύστημα. Μέσα από μερικά σημεία που μπορείτε να θυμάστε εύκολα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλες οι σημαντικές πληροφορίες μεταφέρονται στον παραλήπτη, έτσι ώστε να αυξηθούν οι πιθανότητες επανάκλησης.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Παρουσιάζοντας τον εαυτό σας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο τόνο φωνής
Μόλις αρχίσει η εγγραφή του μηνύματος, μιλήστε με καθαρή και εύκολα ακουστή φωνή. Μην μουρμουρίζετε ή μιλάτε πολύ γρήγορα. Προσπαθήστε να κάνετε τη φωνή σας να ακούγεται ελκυστική και ενεργητική για να τραβήξετε την προσοχή του ακροατή. Ακόμα κι αν δεν μπορεί να σε δει, ο τόνος σου θα είναι ξεκάθαρος. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον σωστό τόνο φωνής.
- Προφέρετε δυνατά κάθε λέξη. Ένα κακό σήμα μπορεί να θολώσει τη φωνή σας, ακόμη και να εξαντλήσει τα λόγια σας. Η φωνή της συνηθισμένης συνομιλίας ακούγεται αδιάκριτα όταν καλείτε.
- Η ποιότητα της φωνής σας πρέπει να αντικατοπτρίζει τον σκοπό της κλήσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να αφήσετε ένα δυνατό φωνητικό μήνυμα για να συγχαρείτε την ανιψιά σας για την αποφοίτησή της από το σχολείο. Ωστόσο, εάν θέλετε να εκφράσετε τα συλλυπητήριά σας, αφήστε ένα σοβαρό και σεβαστό φωνητικό μήνυμα.
Βήμα 2. Πείτε το όνομά σας
Αναφέρετε το όνομά σας στην αρχή του μηνύματος. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο που καλείται θα γνωρίσει ποιος είστε. Απλές λέξεις, όπως "Αυτό (το ψευδώνυμό σας)" μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε διάφορες καταστάσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε πιο ευγενικές προτάσεις, όπως "Το όνομά μου είναι (πλήρες όνομα)" εάν το άτομο που σας καλεί δεν σας έχει γνωρίσει ποτέ. Οι φίλοι και η οικογένεια μπορούν να σας αναγνωρίσουν χωρίς περαιτέρω ταυτότητα. Εάν η κλήση σχετίζεται με την εργασία, ο παραλήπτης της κλήσης χρειάζεται ένα όνομα για να γνωρίζει τον σκοπό της κλήσης, ώστε να μπορεί να αλληλεπιδρά πιο προσωπικά.
- Τα παραπάνω βήματα ακούγονται ασήμαντα, αλλά συχνά ξεχνιούνται από τους νευρικούς καλούντες όταν αφήνουν φωνητικά μηνύματα.
- Εάν έχετε επαγγελματικό τίτλο ή περιγραφή του εαυτού σας που μπορεί να βοηθήσει τον καλούντα να σας αναγνωρίσει, δηλώστε το μετά το όνομά σας. Για παράδειγμα «Το όνομά μου είναι Dr. Arief, ακτινολόγος στο Γενικό Νοσοκομείο Tangerang »ή« Αυτή είναι η Tasya, είμαι η μητέρα της Selvy που είναι στην ίδια τάξη με το παιδί σας ».
Βήμα 3. Αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου σας
Δηλώστε τον αριθμό τηλεφώνου σας αφού αναφέρετε το όνομα. Οι περισσότεροι παραλήπτες τηλεφώνου περιμένουν μέχρι το τέλος του τηλεφωνητή για να λάβουν τα στοιχεία επικοινωνίας, αλλά εάν ο παραλήπτης δεν τα κατεβάσει αμέσως, θα πρέπει να ξεκινήσουν ξανά το μήνυμα. Θυμηθείτε να μιλάτε αργά και καθαρά όταν αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου, ώστε ο παραλήπτης να τον ακούει καλά.
- Ένας απλός τρόπος για να πείτε έναν αριθμό τηλεφώνου στην αρχή ενός μηνύματος είναι να πείτε κάτι όπως "Αυτό είναι (το όνομά σας), ο αριθμός μου (ο αριθμός τηλεφώνου σας)" ή "Αυτό είναι (το όνομά σας) από τον αριθμό (τον αριθμό τηλεφώνου σας)."
- Παρόλο που η λειτουργία αναγνώρισης κλήσης επιτρέπει στον παραλήπτη να βλέπει τον αριθμό σας, συνιστάται να αναφέρετε τον αριθμό τηλεφώνου σε περίπτωση που δεν αποθηκευτεί ο αριθμός σας ή θέλετε ο παραλήπτης να σας καλέσει σε άλλο αριθμό.
Βήμα 4. Κάντε τη σύνδεση
Όταν ακούτε φωνητικά μηνύματα που σχετίζονται με επιχειρήσεις από άγνωστους αποστολείς, οι άνθρωποι θα αρχίσουν να αισθάνονται καχύποπτοι ή να χάνουν το ενδιαφέρον τους αν δεν γνωρίζουν ποιος είστε και ποιος είναι ο σκοπός της κλήσης. Ηρεμήστε τους αναφέροντας το όνομα ενός γνωστού φίλου ή του ατόμου που έδωσε τον αριθμό. Και πάλι, αυτή η μέθοδος μπορεί να κάνει την κλήση πιο προσωπική. Τα φωνητικά μηνύματα θα είναι ανυποψίαστα και πιθανότατα θα λάβετε την απάντηση που περιμένετε.
- Προσπαθήστε να κάνετε μια σύντομη εισαγωγή για να ενημερώσετε τους ακροατές, όπως "πήρα αυτόν τον αριθμό από τον Andi, ο οποίος είπε ότι θα πουλήσετε το σκάφος σας".
- Ακόμα κι αν δεν καλείτε για επιχειρήσεις, η δημιουργία προσωπικής σύνδεσης μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται πιο άνετα. "Αυτός είναι ο Μπομπ, ο γείτονάς σου απέναντι από το σπίτι" ακούγεται πιο φιλικά από το "Αυτός είναι ο Μπόμπι Ραχμαντίκα Σετιάαν".
Μέθοδος 2 από 3: Εξηγήστε τις ανάγκες σας
Βήμα 1. Σκεφτείτε τι να πείτε εκ των προτέρων
Πριν αφήσετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο, πρέπει να γνωρίζετε τι προσπαθείτε να μεταφέρετε. Αυτό δεν είναι πρόβλημα εάν έχετε έναν συγκεκριμένο στόχο στο μυαλό σας, αλλά η ακρόαση των μπιπ που σηματοδοτούν την εγγραφή ενός τηλεφωνητή μπορεί να προκαλέσει νευρικότητα σε οποιονδήποτε. Σπάστε τις πληροφορίες που θέλετε να μεταφέρετε σε πολλά σημεία και, στη συνέχεια, εξηγήστε τα πάντα πριν κλείσετε το τηλέφωνο.
- Ειδικά για πολύ σημαντικά φωνητικά μηνύματα, μπορείτε να γράψετε ένα πρόχειρο σενάριο πριν από την εγγραφή του μηνύματος.
- Εάν τραυλίζετε ξαφνικά, επικεντρωθείτε στο να αναφέρετε σύντομα το όνομά σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και τον λόγο για τον οποίο τηλεφωνείτε.
- Φανταστείτε ότι στέλνετε ένα φωνητικό μήνυμα για να αφήσετε ένα ρομαντικό μήνυμα σχετικά με ένα ραντεβού το προηγούμενο βράδυ. Φανταστείτε το φωνητικό μήνυμα που πρόκειται να παραδώσετε πριν από την εγγραφή του μηνύματος μπορεί να σας δώσει μια δροσερή, ήρεμη και άνετη αίσθηση αντί να είστε νευρικοί και ντροπαλοί.
Βήμα 2. Κρατήστε το μήνυμά σας σύντομο
Περιορίστε τον αυτόματο τηλεφωνητή σας σε 20-30 δευτερόλεπτα. Σπάνια θα χρειαστείτε ένα φωνητικό μήνυμα μεγαλύτερο από αυτήν τη διάρκεια. Δεν θέλετε οι παραλήπτες να κουραστούν να ακούν μηνύματα που είναι πολύ μεγάλα και φλύαρα. Μείνετε συγκεντρωμένοι και μεταφέρετε το μήνυμα κατευθείαν στο σημείο. Τα σύντομα μηνύματα μπορούν να προκαλέσουν περιέργεια, έτσι ώστε ο παραλήπτης να ενδιαφέρεται να καλέσει ξανά.
- Από την άλλη πλευρά, εάν ο τηλεφωνητής σας είναι πολύ σύντομος, ο παραλήπτης μπορεί να το θεωρήσει ασήμαντο και στη συνέχεια να τον διαγράψει χωρίς να τον ακούσετε πρώτα. Αυτό είναι πιθανό να συμβεί εάν καλέσετε από άγνωστο αριθμό.
- Ο σκοπός της αποχώρησης ενός τηλεφωνητή είναι να καλέσετε κάποιον να σας καλέσει και όχι να μοιραστείτε όλες τις πληροφορίες που θα θέλατε να δώσετε σε μια απευθείας κλήση.
Βήμα 3. Ξεκινήστε το φωνητικό ταχυδρομείο με τις πιο σημαντικές πληροφορίες
Μην χτυπάτε τον θάμνο με τους λόγους για τους οποίους τηλεφωνείτε. Αν θέλετε απλώς να ρωτήσετε πώς είστε, πείτε το. Εάν θέλετε να προσφέρετε ένα συγκεκριμένο αντικείμενο ή να επιβεβαιώσετε ένα ραντεβού, πείτε το. Οι ακροατές θα χάσουν γρήγορα το ενδιαφέρον τους και θα διαγράψουν το μήνυμα αν δεν αναφέρετε τον σκοπό της κλήσης στην αρχή του μηνύματος.
- Έχετε πολύ λίγο χρόνο για να μεταδώσετε το μήνυμα. Εάν μιλάτε πολύ, οι ακροατές ενδέχεται να θέσουν σε σίγαση το μήνυμα προτού λάβει σημαντικές πληροφορίες.
- Είναι καλύτερα να μεταδίδετε άσχημα νέα, όπως "Ο μπαμπάς στο νοσοκομείο" και στη συνέχεια να χρησιμοποιείτε τον υπόλοιπο χρόνο για να μεταφέρετε συμπάθεια και εξηγήσεις, αντί να κάνετε γύρο μέχρι να ανησυχεί ο ακροατής.
Βήμα 4. Αφήστε μηνύματα προσωπικά και οργανικά
Αντισταθείτε στην επιθυμία να μιλήσετε τόσο σκληρά όσο όταν μιλάτε στο τηλέφωνο. Να είστε φιλικοί, να είστε ο εαυτός σας και να μιλάτε φυσικά. Οι άνθρωποι μπορούν να εντοπίσουν έναν πωλητή που προσπαθεί να τον κάνει να αγοράσει κάτι και είναι πιο πιθανό να ακούσουν τον τηλεφωνητή σας εάν αισθάνονται ότι τον προσεγγίζουν με ευγενικό τρόπο.
Μιλώντας σαν να διαβάζετε ένα σενάριο θα σας δώσει την εντύπωση ότι ο ακροατής είναι μόνο ένας από τους πολλούς ανθρώπους που καλείτε για να προσφέρουν το ίδιο πράγμα
Μέθοδος 3 από 3: Κλείσιμο φωνητικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Υποβάλετε μια συγκεκριμένη ερώτηση ή αίτημα
Όταν τελειώσετε το μήνυμα, εξηγήστε γιατί θέλετε να καλέσει ο παραλήπτης. Κάντε μια συγκεκριμένη ερώτηση ή κάντε ένα αίτημα που θα τον παρακινήσει να πάρει το τηλέφωνο. Εάν ο παραλήπτης αισθάνεται μπερδεμένος ή δεν είναι σίγουρος για τον προορισμό σας αφού ακούσει το φωνητικό μήνυμα, το μήνυμα ήταν ανεπιτυχές.
- Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως "Ενημερώστε με αν σας αρέσει η συνταγή που υποβλήθηκε" ή "Θα με ενδιέφερε να ακούσω τις ιδέες σας για αυτήν την πρόταση".
- Οι άνθρωποι έχουν περισσότερα κίνητρα να τηλεφωνήσουν εάν κάνετε ένα συγκεκριμένο αίτημα αντί να πείτε απλά "Καλέστε πίσω, εντάξει".
Βήμα 2. Επαναλάβετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Τερματίστε το μήνυμα επαναλαμβάνοντας το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Επαναλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας δύο φορές, ώστε ο παραλήπτης να μην ακούσει λάθος και να μπορεί να κρατά σημειώσεις. Φροντίστε να συμπεριλάβετε όλες τις χρήσιμες λεπτομέρειες όταν καλεί ο παραλήπτης, όπως όταν έχετε χρόνο και πότε είναι η καλύτερη ώρα για κλήση.
- Το να λέτε τον αριθμό τηλεφώνου περισσότερες από δύο φορές στο τέλος ενός μηνύματος είναι πάρα πολύ και μπορεί να είναι προσβλητικό για τον παραλήπτη του μηνύματος.
- Δεν χρειάζεται να εξασκήσετε αυτό το βήμα εάν το μήνυμα μεταφέρεται τυχαία σε φίλους ή οικογένεια.
Βήμα 3. Μην τελειώνετε το μήνυμα κατά λέξη
Όταν έρθει η ώρα να κλείσετε το τηλέφωνο, μην συνεχίσετε να κουβεντιάζετε ή να παρατείνετε τα μηνύματα χωρίς λόγο. Εάν ο παραλήπτης δεν είναι κάποιος που σας ενδιαφέρει, δεν χρειάζεται να αφήσετε γλυκά λόγια. Όσο μεγαλύτερο είναι το μήνυμά σας, τόσο λιγότερη προσοχή θα λάβει από τον παραλήπτη. Έτσι, μην χάνετε την εστίαση στο τέλος. Τον ευχαριστώ για τον χρόνο που του δόθηκε και άφησέ τον να συνεχίσει την επικοινωνία.
- Οι λέξεις κλεισίματος όπως "Ανυπομονώ να σας ακούσω" είναι πολύ πιο ζεστές και αποτελεσματικές από τις τυροκομικές εμπορικές λέξεις, όπως "Καλή σας μέρα".
- Μην βιάζεστε να βγάζετε συμπεράσματα ή μην συνοψίζετε το μήνυμά σας στο τέλος. Εάν ο παραλήπτης χρειάζεται να κάνει πρόβες σε ορισμένες λεπτομέρειες, μπορεί να επαναλάβει το μήνυμά σας αργότερα.
Συμβουλές
- Θυμηθείτε όταν λάβατε ένα φωνητικό ταχυδρομείο που σας έκανε να σκεφτείτε "Τι θέλει αυτό το άτομο;" Αφήστε ένα φωνητικό μήνυμα που θέλετε να ακούσετε.
- Δώστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στοιχεία επικοινωνίας εκτός από τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν αυτό εξακολουθεί να σχετίζεται με την αλληλεπίδρασή σας με τον παραλήπτη του μηνύματος.
- Θυμηθείτε να αναφέρετε την ημερομηνία εάν αφήσετε ένα μήνυμα με πληροφορίες σχετικά με το χρόνο.
- Χαμόγελο! Το χαμόγελό σας θα μεταφερθεί, ακόμα κι αν δεν είναι ορατό.
- Εάν καλείτε για να αντιμετωπίσετε ένα ευαίσθητο θέμα, περιορίστε τις πληροφορίες που κοινοποιούνται στον αυτόματο τηλεφωνητή, έτσι ώστε κανείς άλλος να μην μπορεί να ακούσει.
- Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή φυσικής καταστροφής, χρησιμοποιήστε τον τηλεφωνητή για να μεταφέρετε ότι είστε εντάξει.
Προειδοποίηση
- Εάν προσπαθείτε να πείσετε κάποιον να σας καλέσει, μην του πείτε για τις προηγούμενες αποτυχίες κλήσεών σας. Αυτό θα ενοχλήσει τον ακροατή και δεν θα νιώσει άνετα να κάνει δουλειές μαζί σας.
- Επαγγελματικά, θα πρέπει πάντα να αφήνετε ένα τηλεφωνητή εάν το άτομο στο τηλέφωνο δεν απαντά. Αν δείτε πολλές αναπάντητες κλήσεις χωρίς τηλεφωνητή υποδεικνύει ότι η επιχείρησή σας δεν είναι σημαντική.
