Οι περισσότεροι γονείς πρέπει να επικοινωνούν με τη δασκάλα του παιδιού τους τουλάχιστον μία φορά το σχολικό έτος για διάφορους λόγους, από αίτημα άδειας λόγω ασθένειας ή ακόμη και συζήτησης των προβλημάτων ενός παιδιού. Οι περισσότεροι δάσκαλοι χρησιμοποιούν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το οποίο καθιστά τη διαδικασία αλληλογραφίας ευκολότερη και ταχύτερη, αλλά μπορείτε επίσης να γράψετε γράμματα ή σημειώσεις. Με το σωστό γράμμα ή email, μπορείτε να δημιουργήσετε ανοιχτή και ισχυρή επικοινωνία με τον δάσκαλο του παιδιού σας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Αποστολή email
Βήμα 1. Μάθετε πότε πρέπει να στείλετε ένα email
Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να επικοινωνήσετε με τον δάσκαλο του παιδιού σας, από εισαγωγές έως συζητήσεις για πιο σοβαρά θέματα. Οι παρακάτω είναι μερικοί συνηθισμένοι λόγοι για να επικοινωνήσετε με τον δάσκαλο του παιδιού σας:
- Παρουσιάστε τον εαυτό σας όταν μετακομίζετε ή όταν το παιδί σας αρχίζει να σπουδάζει σε ένα νέο σχολείο.
- Συζητήστε το πρόβλημα.
- Ρωτήστε τη δουλειά ή την πρόοδο του παιδιού.
- Ζητήστε να συναντηθείτε.
- Ενημερώστε τον δάσκαλο για ένα ιδιαίτερο πρόβλημα, όπως οι ειδικές ανάγκες ενός παιδιού ή τα οικογενειακά προβλήματα.
- Ζητήστε άδεια όταν το παιδί απουσιάζει λόγω ασθένειας ή άλλων αναγκών.
Βήμα 2. Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να γράψετε ένα πλήρες και επαγγελματικό email στον δάσκαλο
Η πλήρης πληροφόρηση θα καταστήσει την επικοινωνία πιο αποτελεσματική και θα δείξει ότι σέβεστε τον δάσκαλο και παίρνετε στα σοβαρά τα θέματα που συζητήθηκαν.
- Ρωτήστε το παιδί σας για το όνομα του δασκάλου ή αναζητήστε το όνομα του δασκάλου στον ιστότοπο του σχολείου.
- Προετοιμάστε αντίγραφα των απαραίτητων εγγράφων, όπως η διάγνωση του γιατρού και τα έγγραφα τοποθέτησης παιδιών εάν το παιδί σας έχει ειδικές ανάγκες.
Βήμα 3. Δημιουργήστε ένα πρώτο προσχέδιο του email χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που έχετε συγκεντρώσει
Τα πρόχειρα σας επιτρέπουν να περιγράψετε πλήρως το πρόβλημά σας. Όταν τελειώσετε, ξαναδιαβάστε το πρόχειρό σας και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το εάν χρειάζεται.
- Αποφύγετε να γράψετε τη διεύθυνση email σας στο πεδίο "Προς", ώστε να μην στείλετε κατά λάθος ένα πρόχειρο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Κρατήστε το πρόχειρό σας όσο το δυνατόν πιο σύντομο και περιεκτικό.
- Γράψτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προσωπικό, ευγενικό και επαγγελματικό τόνο.
- Συστήσου. Αναφέρετε το όνομα του παιδιού σας και εξηγήστε γιατί γράψατε το email. Για παράδειγμα, "Αγαπητή κυρία Jasmin, το όνομά μου είναι Ros και είμαι ο γονιός του Upin και του Ipin. Γράφω αυτό το γράμμα επειδή συνειδητοποιώ ότι ο Upin δυσκολεύεται να ακολουθήσει Μαθηματικά."
- Κάντε τον πυρήνα του μηνύματος email 1-3 παραγράφους, αναφέροντας το πρόβλημα που θέλετε να λύσετε. Μπορεί επίσης να θέλετε να ρωτήσετε για τρόπους να υποστηρίξετε εποικοδομητικά το παιδί σας.
- Κλείστε το email λέγοντας ευχαριστώ και συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας για περαιτέρω διαβούλευση. Για παράδειγμα, "Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας. Ο δάσκαλος μπορεί να επικοινωνήσει μαζί μου μέσω email ή +628123456789. Ελπίζω ότι το πρόβλημα του Upin θα λυθεί σύντομα με τη βοήθειά σας."
Βήμα 4. Κάντε το email με θετική σημείωση
Όταν γράφετε ένα προσχέδιο, κρατήστε τον τόνο του email σας όσο το δυνατόν πιο θετικό. Μπορεί να εκνευριστείτε γρήγορα όταν αντιμετωπίζετε τα προβλήματα του παιδιού σας, αλλά η διατήρηση ενός θετικού και προληπτικού τόνου στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να ανοίξει έναν ανοιχτό και παραγωγικό διάλογο με τον δάσκαλο του παιδιού σας.
- Αποφύγετε τη χρήση κατηγορητικής γλώσσας στον δάσκαλο του παιδιού σας.
- Χρησιμοποιήστε λέξεις όπως «καταλάβετε», «συνεργαστείτε» και «μιλήστε».
- Χρησιμοποιήστε επίθετα όπως "θετικά" και "προληπτικά".
- Συνδέστε τις λέξεις σε φράσεις όπως "Σύμφωνα με τον Upin, δυσκολεύεται να μάθει μαθηματικά. Θέλουμε να ξέρουμε πώς να το αλλάξουμε αυτό και πώς μπορούμε να βοηθήσουμε τον δάσκαλο να βελτιώσει τις ικανότητες του Upin."
Βήμα 5. Να είστε ειλικρινείς όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα παιδιά είναι τίμια πλάσματα και τα ψέματα στο γράμμα σας μπορεί να βγουν από τη γλώσσα του παιδιού σας. Γράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο το δυνατόν πιο ειλικρινά, αλλά διατηρήστε έναν επαγγελματικό τόνο στο email.
Πηγαίνετε κατευθείαν στην ουσία του θέματος. Για παράδειγμα, "Πρέπει να δουλέψω σε μουσείο και θέλω να πάρω τον γιο μου να σπουδάσει. Υπάρχει κάποια εργασία που πρέπει να τελειώσει πριν επιστρέψει στο σχολείο την Παρασκευή;"
Βήμα 6. Ξαναδιαβάστε και επεξεργαστείτε το email σας
Αφού γράψετε ένα πρόχειρο προσχέδιο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε το περιεχόμενο και τον τόνο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το email εάν χρειάζεται. Η επεξεργασία ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπει να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και να βρείτε ορθογραφικά, στίγματα και γραμματικά λάθη.
- Βεβαιωθείτε ότι το αναθεωρημένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει έναν ειλικρινή και ενεργό χαιρετισμό, κύριο γράμμα και κλείσιμο.
- Διαβάστε το γράμμα δυνατά, για να εντοπίσετε λάθη ή φράσεις που μπορεί να ακούγονται ενοχοποιητικά.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε τη βοήθεια ενός συνεργάτη, φίλου ή ειδικού στην εκπαίδευση για να διαβάσετε την επιστολή σας. Το άτομο που ζητάτε βοήθεια μπορεί να προτείνει να κάνετε το γράμμα σας πιο δυνατό ή πιο επαγγελματικό.
Βήμα 7. Αφού επεξεργαστείτε το προσχέδιο, γράψτε ένα φιλικό και επαγγελματικό μήνυμα και χαιρετισμό, για να κάνετε τον δάσκαλο του παιδιού σας πιο δεκτικό στο γράμμα
Κλείνοντας μηνύματα και φιλικοί χαιρετισμοί ανοίγουν επίσης το δρόμο για μια εποικοδομητική απάντηση.
- Γράψτε χαιρετισμούς με το ψευδώνυμο του δασκάλου του παιδιού σας. Για παράδειγμα, "jasmin κυρία", ακολουθούμενο από ένα κόμμα.
- Αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του δασκάλου, εκτός εάν ο δάσκαλος έχει ήδη συναντηθεί και δεν του προσφέρει να τον φωνάξει με το μικρό του όνομα.
- Κλείσιμο με "Χαιρετισμούς", ακολουθούμενο από κόμμα. Μπορεί επίσης να θέλετε να γράψετε "Ελπίζουμε αυτό το γράμμα να τραβήξει την προσοχή σας κυρία, ευχαριστώ", για να περιμένετε μια απάντηση από τον δάσκαλο του παιδιού σας.
- Αναφέρετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Βήμα 8. Επισυνάψτε την κατάλληλη τεκμηρίωση, ανάλογα με το email σας, για αναφορά στον δάσκαλο του παιδιού σας
Οι αναφορές θα βοηθήσουν τον δάσκαλο του παιδιού σας να καταλάβει το πρόβλημά σας.
Προετοιμάστε ένα αρχείο αναφοράς σε μορφή που ανοίγει εύκολα
Βήμα 9. Γράψτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του δασκάλου για να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ελέγξτε τον ιστότοπο του σχολείου του παιδιού σας για να βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σωστή.
- Στείλτε email σε άλλα ενδιαφερόμενα μέρη, όπως συζύγους ή άλλους εξουσιοδοτημένους εκπαιδευτικούς.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε τον εαυτό σας στο BCC για να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραδίδεται.
Βήμα 10. Επεξεργαστείτε το τελικό προσχέδιο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβάζοντας το προσχέδιο άλλη μια φορά πριν από την αποστολή
Με την επεξεργασία θα αποφευχθεί η λήθη ορισμένων πληροφοριών ή σφαλμάτων στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 11. Δώστε χρόνο στον δάσκαλο του παιδιού σας να απαντήσει
Οι δάσκαλοι είναι απασχολημένα πλάσματα, οπότε μπορεί να μην είναι πάντα σε θέση να απαντήσουν ή να δώσουν προσοχή στα email σας αμέσως. Περιμένετε λίγο πριν καλέσετε τον δάσκαλο.
- Γράψτε την ημερομηνία εάν χρειάζεστε γρήγορη απάντηση.
- Επανάληψη αποστολής της επιστολής ή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν το email σας δεν έχει απαντηθεί μετά από μια εβδομάδα.
Μέθοδος 2 από 2: Αποστολή Γραπτών Επιστολών
Βήμα 1. Μάθετε πότε πρέπει να στείλετε μια γραπτή επιστολή
Οι γραπτές επιστολές είναι πιο προσωπικές από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι απαραίτητες σε ορισμένες περιπτώσεις. Μπορεί να θέλετε να στείλετε μια γραπτή επιστολή όταν:
- Να πω ευχαριστώ.
- Παρουσιάστε τον εαυτό σας εν συντομία.
- Ζητήστε άδεια όταν το παιδί σας είναι άρρωστο ή δεν μπορεί να παρακολουθήσει το σχολείο.
Βήμα 2. Γράψτε το γράμμα όσο πιο τακτοποιημένα γίνεται για να διαβάσει ο δάσκαλος του παιδιού σας
Βεβαιωθείτε ότι η γραφή σας είναι ευανάγνωστη.
- Εάν η γραφή σας είναι κακή, γράψτε αργά, έτσι ώστε η γραφή σας να είναι πιο ξεκάθαρη.
- Αποφύγετε να γράφετε με μολύβια ή στυλό που ξεθωριάζουν εύκολα. Κατά προτίμηση, χρησιμοποιήστε στυλό.
- Εξετάστε τη σύνταξη σε υπολογιστή και, στη συνέχεια, γράψτε το γράμμα σας με το χέρι. Τα προσχέδια σάς επιτρέπουν να σκεφτείτε τι θέλετε να γράψετε πιο καθαρά.
- Εάν θέλετε, γράψτε το γράμμα στον υπολογιστή, εκτυπώστε το και, στη συνέχεια, υπογράψτε το γράμμα.
Βήμα 3. Γράψτε το γράμμα σας
Εάν επιλέξετε να γράψετε το γράμμα με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε την ίδια διαδικασία με τη σύνταξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προηγούμενο βήμα. Ωστόσο, εάν το πράγμα για το οποίο θέλετε να μιλήσετε δεν είναι πολύ σοβαρό, όπως ένα ευχαριστήριο σημείωμα, δεν χρειάζεται να γράψετε ένα προσχέδιο αρκετές φορές.
- Χρησιμοποιήστε καλά χαρτικά αν έχετε. Αν όχι, χρησιμοποιήστε χαρτί που είναι καθαρό και όχι τσαλακωμένο.
- Γράψτε την ημερομηνία στο γράμμα.
- Γράψτε ένα χαιρετισμό κάτω από την ημερομηνία, για παράδειγμα "Miss Jasmin", ακολουθούμενο από ένα κόμμα.
- Χρησιμοποιήστε τα ίδια στοιχεία με τα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο προηγούμενο βήμα και βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας είναι σύντομο και περιεκτικό. Για παράδειγμα, "δεσποινίς Jasmin, είμαι ο Ros, ο γονέας του Upin και του Ipin. Σας ευχαριστώ που βοηθήσατε την Upin να κατανοήσει τα Μαθηματικά. Μετά το σχολείο, συχνά ρωτά την κυρία Jasmin για ερωτήσεις που δεν καταλαβαίνει. Αν υπάρχει κάτι που μπορώ να βοηθήσω Καταλαβαίνω καλύτερα., Παρακαλώ ενημερώστε με. Ευχαριστώ. Ros."
- Υπογράψτε το γράμμα σας και μετά γράψτε το όνομά σας εάν χρειάζεται.
Βήμα 4. Ελέγξτε την επιστολή σας πριν την στείλετε για να αποφύγετε σφάλματα, ελλείψεις πληροφοριών ή ξεθωριασμένο μελάνι και δυσανάγνωστα μέρη
Ξαναγράψτε το γράμμα εάν βρείτε ένα μοιραίο σφάλμα
Βήμα 5. Στείλτε το γράμμα
Μπορείτε να στείλετε μια επιστολή με διάφορους τρόπους, ανάλογα με την τυπική επιστολή ή τον επείγοντα χαρακτήρα, για παράδειγμα:
- Ταχυδρομικώς. Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε το όνομα του δασκάλου στο γράμμα και συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του σχολείου στην επιστολή σας.
- Στάλθηκε μόνος μου. Στείλτε τη δική σας επιστολή στο σχολείο. Το προσωπικό του σχολείου θα το παραδώσει στον δάσκαλο του παιδιού σας.
- Μέσω του παιδιού σας. Μπορείτε επίσης να αφήσετε ένα γράμμα στο παιδί σας, αλλά μπορεί να ξεχάσει να το δώσει. Εάν θέλετε, μπορείτε να βάλετε το γράμμα στη σχολική στολή του παιδιού σας.
