Το νομοσχέδιο πληρωμής, ή συχνά αναφέρεται και ως τιμολόγιο, είναι ένα έγγραφο που περιέχει λεπτομέρειες για τις παρεχόμενες υπηρεσίες καθώς και αίτημα πληρωμής, το οποίο υποβάλλεται στο άτομο που πραγματοποίησε την αγορά. Για παράδειγμα, εάν είστε κηπουρός και έχετε προσθέσει φυτά στην αρχική σελίδα ενός πελάτη, συμπεριλάβετε στο τιμολόγιο λεπτομέρειες για τις υπηρεσίες σας για να λάβετε πληρωμή.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Επιλογή μορφής
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα επαγγελματικό τιμολόγιο
Εάν γράφετε συχνά τιμολόγια, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα πρότυπο τιμολογίου που μπορείτε να τροποποιείτε κάθε φορά που στέλνετε ένα νέο τιμολόγιο σε έναν πελάτη. Αυτό το πρότυπο είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για εργολάβους ή άλλους που παρέχουν υπηρεσίες σε συνεχή βάση. Μπορείτε να δημιουργήσετε πρότυπα τιμολογίων χρησιμοποιώντας το αγαπημένο σας πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή να τα αναζητήσετε στο Διαδίκτυο.
- Ένα τιμολόγιο περιλαμβάνει συνήθως έναν τίτλο με το όνομά σας ή την επιχείρησή σας, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου σας, καθώς και το λογότυπο της εταιρείας, μαζί με λεπτομέρειες για τις παρεχόμενες υπηρεσίες, το ποσό που πρέπει να καταβληθεί και οδηγίες πληρωμής.
- Τα τιμολόγια δημιουργούνται συνήθως ηλεκτρονικά, αριθμούνται και αποθηκεύονται σε υπολογιστή. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε πάντα ένα αντίγραφο του τιμολογίου σας και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την απώλεια του χαρτιού χρέωσής σας. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι δημιουργείτε πάντα αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου τιμολογίου σας χρησιμοποιώντας μια διαδικτυακή υπηρεσία αποθήκευσης αρχείων, όπως το Google Drive ή το Dropbox. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αποτύχει, θα έχετε ακόμα ένα αντίγραφο των τιμολογίων σας.
- Επιλέξτε ένα σύστημα αρίθμησης που σας διευκολύνει στην οργάνωση των εγγράφων σας. Μια επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε την ημερομηνία δημιουργίας. Έτσι, το "FTR311216" είναι ένα τιμολόγιο που δημιουργήθηκε στις 31 Δεκεμβρίου 2016. Εάν δημιουργείτε περισσότερα από ένα τιμολόγια την ημέρα, εισαγάγετε τα αρχικά του προμηθευτή.
Βήμα 2. Επιλέξτε το βιβλίο τιμολογίων
Τα βιβλία τιμολογίων μπορούν να αγοραστούν σε βιβλιοπωλεία ή στατικά καταστήματα. Αυτό το βιβλίο έχει συμπεριλάβει κενά για την αναγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών και διάφορες πληροφορίες πληρωμής. Κάθε φορά που γράφετε έναν λογαριασμό πληρωμής, απλά πρέπει να συμπληρώσετε το κενό που παρέχεται.
- Τα βιβλία τιμολογίων είναι χρήσιμα για άτομα που γράφουν τιμολόγια για τα προϊόντα που πωλούν. Για παράδειγμα, εάν πουλάτε σπιτικά κέικ, μπορεί να είναι ευκολότερο να γράψετε μια πληρωμή αντί να δημιουργείτε τιμολόγιο στον υπολογιστή σας κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια πώληση.
- Επιλέξτε ένα βιβλίο τιμολογίων που έχει ένα στρώμα χαρτιού πίσω από κάθε κενό τιμολόγιο, έτσι ώστε εσείς και ο πελάτης σας να έχετε ο καθένας ένα αντίγραφο.
- Ωστόσο, εξακολουθείτε να χρειάζεστε έναν ασφαλή χώρο αποθήκευσης. Φροντίστε να φυλάσσετε αντίγραφο του τιμολογίου σε αντιπυρικό χρηματοκιβώτιο.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε ένα online σύστημα πληρωμών
Το PayPal ή το Square σας επιτρέπουν να στείλετε τιμολόγια. Ωστόσο, η υπηρεσία χρεώνεται (2,9% + 30 σεντς ΗΠΑ ανά τιμολόγιο τον Ιανουάριο του 2017), αλλά η ευκολία της ηλεκτρονικής πληρωμής καθιστά αυτήν τη μέθοδο πιο αξιόπιστη.
- Από τον λογαριασμό σας στο PayPal, επιλέξτε την επιλογή μενού "Αποστολή & Αίτηση" στο επάνω μέρος. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία και διαχείριση τιμολογίων" (δημιουργία και διαχείριση τιμολογίων). Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί "Δημιουργία" για να δημιουργήσετε έναν νέο λογαριασμό.
- Θα χρειαστεί να γνωρίζετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του πελάτη για να συμπληρώσετε την ενότητα "Τιμολόγιο προς:" του τιμολογίου. Το PayPal ή το Square θα χρεώσει τον λογαριασμό με αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4. Αποκτήστε μια προσαρμοσμένη εφαρμογή τιμολογίου
Οι εφαρμογές τιμολόγησης όπως το Invoice2go σάς επιτρέπουν να στέλνετε και να παρακολουθείτε λογαριασμούς από το τηλέφωνό σας και να ορίζετε αυτόματες υπενθυμίσεις πληρωμής. Οι πελάτες μπορούν να πληρώσουν online χρησιμοποιώντας πιστωτική ή χρεωστική κάρτα.
Βήμα 5. Δημιουργήστε τιμολόγια με λογιστικό λογισμικό
Εάν χρησιμοποιείτε λογιστικό λογισμικό για τη διαχείριση της επιχείρησής σας, θα πρέπει να περιλαμβάνεται ένα σύστημα τιμολόγησης. Για παράδειγμα, το QuickBooks διαθέτει ένα φιλικό προς το χρήστη κουμπί "Τιμολόγιο" στον πίνακα ελέγχου που σας καθοδηγεί στη διαδικασία. Οι πελάτες σας δεν θα έχουν άμεσες επιλογές πληρωμής, αλλά μπορείτε να παρακολουθείτε την κατάσταση χρέωσης μαζί με άλλα επαγγελματικά αρχεία.
Μέρος 2 από 3: Συμπεριλαμβανομένων των βασικών πληροφοριών
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε πληροφορίες εταιρείας
Είτε χρεώνετε σε υπολογιστή είτε χρησιμοποιείτε βιβλίο τιμολογίων, γράψτε το όνομα της εταιρείας στο επάνω μέρος. Συμπεριλάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες ακριβώς κάτω από το όνομα της εταιρείας σας:
- Πλήρης διεύθυνση εταιρείας
- Τηλέφωνο εταιρείας
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οποιαδήποτε στοιχεία επικοινωνίας
Βήμα 2. Γράψτε την ημερομηνία
Εσείς και ο πελάτης πρέπει να γνωρίζετε την ημερομηνία του τιμολογίου. Αυτό συμβαίνει επειδή η ημερομηνία λήξης της πληρωμής βασίζεται συνήθως στην ημερομηνία δημιουργίας του τιμολογίου.
Βήμα 3. Αριθμός τιμολογίου, εάν απαιτείται
Θα χρειαστείτε αριθμούς τιμολογίων διαδοχικά ανάλογα με τον αριθμό των συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν με τον πελάτη. Για παράδειγμα, εάν πουλήσατε ένα κέικ στον ίδιο πελάτη σε 3 διαφορετικές εκδηλώσεις, το τιμολόγιο για την τρίτη πώληση θα αριθμούσε #3.
- Εάν χρησιμοποιείτε απόδειξη τιμολογίου που αγοράσατε από το κατάστημα, το τιμολόγιο θα πρέπει να είναι ήδη αριθμημένο.
- Εάν χρησιμοποιείτε λογιστικό λογισμικό ή PayPal, ο λογαριασμός θα αριθμηθεί επίσης αυτόματα.
Βήμα 4. Καταγράψτε τις πληροφορίες του πελάτη
Συμπεριλάβετε το όνομα του πελάτη ή του πελάτη ή της εταιρείας. Εάν παρέχετε υπηρεσίες ανάδοχου σε πελάτες, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου της εταιρείας.
Μέρος 3 από 3: Γράφοντας συγκεκριμένα πράγματα
Βήμα 1. Γράψτε μια περιγραφή των παρεχόμενων υπηρεσιών
Συμπεριλάβετε οποιαδήποτε εργασία, υπηρεσίες ή προϊόντα που παρέχει ο πελάτης. Εάν παρέχετε περισσότερες από μία υπηρεσίες, καταχωρίστε κάθε μία σε μια λίστα. Συμπεριλάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με την υπηρεσία ή το προϊόν στη σχετική λίστα:
- Υπηρεσίες ή προϊόντα που παρέχονται. Για παράδειγμα, "1 τούρτα γενεθλίων με διακοσμήσεις Thomas".
- Ημερομηνία παράδοσης υπηρεσιών
- Κόστος υπηρεσίας
- Αφού καταχωριστεί κάθε προϊόν ή υπηρεσία, υπολογίστε το σύνολο και συμπεριλάβετε το τελικό ποσό που χρεώνεται.
Βήμα 2. Καθορίστε τους συγκεκριμένους όρους πληρωμής
Εάν θέλετε ο λογαριασμός να πληρωθεί πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες. Εισαγάγετε λεπτομέρειες σχετικά με το είδος της πληρωμής που έγινε αποδεκτή, είτε σε μετρητά, επιταγή ή πιστωτική κάρτα.
Υπολογίστε επίσης τον φόρο που θα προστεθεί στο κόστος. Αναζητήστε τους ισχύοντες φορολογικούς συντελεστές στη χώρα σας, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε με ακρίβεια το ποσό που χρεώνεται
Βήμα 3. Παρέχετε πρόσθετες πληροφορίες
Στο κάτω μέρος του τιμολογίου, γράψτε μια περιγραφή της πολιτικής επιστροφής. Μπορείτε επίσης να εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία για να ευχαριστήσετε τον πελάτη και να αναφέρετε άλλα προϊόντα ή υπηρεσίες που προσφέρετε επίσης.
