Η απόδειξη είναι μια γραπτή δήλωση που γίνεται ως απόδειξη λήψης μετρητών ή πληρωμής με άλλα μέσα. Κατά τη διεξαγωγή επιχειρηματικών συναλλαγών ή πωλήσεων, οι πωλητές και οι αγοραστές κάνουν συνήθως αποδείξεις για τα συμφέροντα του άλλου, για παράδειγμα για τη λογιστική ή την τεκμηρίωση. Η απόδειξη είναι ένα έγγραφο που αποδεικνύει την ύπαρξη αμοιβαίας συμφωνίας μεταξύ πωλητή και αγοραστή ως βάση για την καταγραφή της συναλλαγής λήψης ή εκταμίευσης χρημάτων.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Δημιουργία αποδείξεων
Βήμα 1. Προετοιμάστε μια φόρμα απόδειξης που παρέχει ένα αντίγραφο ενός φύλλου άνθρακα
Εάν θέλετε να δημιουργήσετε αποδείξεις χειροκίνητα, ετοιμάστε μια φόρμα απόδειξης άνθρακα. Με αυτόν τον τρόπο, χρειάζεται μόνο να γράψετε μία φορά και να λάβετε αμέσως δύο αποδείξεις, μία για εσάς και μία για το μέρος που πραγματοποιεί την πληρωμή.
Οι αποδείξεις άνθρακα συνήθως εκτυπώνονται σε μια συγκεκριμένη μορφή ως απόδειξη πωλήσεων και παραλαβής χρημάτων, για παράδειγμα: ένα φύλλο με τη μορφή μιας φόρμας που έχει τυπωμένο το όνομα της εταιρείας και μερικές λέξεις ή μερικές γραμμές μόνο για να συμπληρωθούν σωστές και σαφείς πληροφορίες
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα μαύρο στυλό
Η εγγραφή αποδείξεων με μαύρο μελάνι απαιτείται για να διασφαλιστεί η εγκυρότητα των αποδείξεων. Μην γράφετε αποδείξεις με μολύβια ή ανοιχτόχρωμο μελάνι γιατί οι αποδείξεις χρησιμεύουν ως απόδειξη της τήρησης βιβλίων μακροπρόθεσμα.
Οι αποδείξεις που δημιουργούνται χειροκίνητα πρέπει να συμπληρώνονται με μεγάλη και σαφή γραφή, ώστε να είναι ευανάγνωστες. Εάν χρησιμοποιείτε ανθρακική απόδειξη, θα πρέπει να πατήσετε καθώς γράφετε, ώστε να εμφανίζεται στο δεύτερο ή στο τρίτο φύλλο ως αντίγραφο
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε μια σφραγίδα εταιρείας ή μια έντυπη απόδειξη που φέρει το όνομα της εταιρείας
Για να δημιουργήσετε μια νόμιμα έγκυρη απόδειξη, πρέπει να τοποθετήσετε τη σφραγίδα της εταιρείας στο επάνω ή στο κάτω μέρος της απόδειξης σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυπωμένες αποδείξεις που έχουν ήδη το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας. Αυτό αποδεικνύει στον αγοραστή ότι το προϊόν που διακινείται προέρχεται από την επιχείρηση ή την εταιρεία σας και αυτό το έγγραφο θα αποτελέσει αναφορά σε μεταγενέστερη ημερομηνία, εάν χρειαστεί.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες στην απόδειξη
Όταν δημιουργείτε αποδείξεις με μη αυτόματο τρόπο ή χρησιμοποιείτε φόρμες που μπορείτε να κατεβάσετε από ένα πρόγραμμα υπολογιστή, πρέπει να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα:
- Αναλυτικά στοιχεία πωλητή.
- Αναλυτικά στοιχεία αγοραστή.
- Ημερομηνία Συναλλαγής.
- Λεπτομερή δεδομένα προϊόντος.
- Χρηματικό ποσό.
- Μέθοδος πληρωμής.
- Υπογραφή πωλητή και αγοραστή.
Βήμα 5. Συμπεριλάβετε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες κατά τη δημιουργία μιας απόδειξης ενοικίασης
Οι αποδείξεις ενοικίου απαιτούνται από ενοικιαστές που πληρώνουν μετρητά ή χρησιμοποιούν επιταγές για την καταγραφή των εκταμιεύσεων σε μετρητά. Οι αποδείξεις απαιτούνται επίσης από τον εκμισθωτή ως απόδειξη ότι το τέλος ενοικίασης έχει ληφθεί και συμμορφώνεται με το νόμο που απαιτεί από τον εκμισθωτή να παράσχει απόδειξη στον μισθωτή. Οι αποδείξεις που γίνονται ως απόδειξη λήψης πληρωμών ενοικίου πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Το ποσό του μισθώματος που καταβλήθηκε.
- Ημερομηνία πληρωμής.
- Πλήρες όνομα ενοικιαστή.
- Το πλήρες όνομα του εκμισθωτή.
- Πλήρης διεύθυνση του ακινήτου προς ενοικίαση.
- Περίοδος πληρωμένης μίσθωσης.
- Τρόπος πληρωμής ενοικίου (μετρητά, επιταγή κ.λπ.)
- Υπογραφές εκμισθωτή και μισθωτή.
Βήμα 6. Κατεβάστε δωρεάν τη διαδικτυακή (ηλεκτρονική) φόρμα παραλαβής
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τυπωμένες αποδείξεις για την επιχείρηση ή την εταιρεία σας, επωφεληθείτε από τις φόρμες παραλαβής που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν μέσω του διαδικτύου. Αφού εκτυπωθεί το έντυπο απόδειξης, βάλτε τη σφραγίδα της εταιρείας, ώστε να είναι έτοιμο να χρησιμοποιηθεί για καθημερινές συναλλαγές.
Μέρος 2 από 2: Γνωρίζοντας τον σκοπό και τους λόγους για τις αποδείξεις
Βήμα 1. Γνωρίστε το σκοπό της απόδειξης
Οι αποδείξεις είναι ένα σημαντικό έγγραφο για την καταγραφή του εισοδήματος και χρειάζονται κατά την αναφορά φόρων. Κρατήστε όλα τα αποδεικτικά πληρωμής επειδή αυτά τα έγγραφα συνήθως πρέπει να επισυνάπτονται ως απόδειξη δαπανών στη φορολογική έκθεση. Ως επιχειρηματίας, είστε υποχρεωμένοι να παρέχετε απόδειξη στον αγοραστή όταν λαμβάνετε πληρωμή. Αφού ο αγοραστής πραγματοποιήσει μια πληρωμή, ο πωλητής συνήθως παρέχει μια απόδειξη για την πληρωμή.
Μετά την πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες που είναι σχετικά ακριβά, η απόδειξη θεωρείται υποχρέωση τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή. Αυτό το έγγραφο πρέπει να προετοιμαστεί εν αναμονή παραβίασης του νόμου κατά τη συναλλαγή πώλησης και αγοράς, επειδή και τα δύο μέρη μπορούν να χρησιμοποιήσουν την απόδειξη ως αποδεικτικό στοιχείο στο δικαστήριο
Βήμα 2. Μάθετε τους τέσσερις τύπους αποδείξεων που χρησιμοποιούνται συνήθως
Θεωρητικά, μπορούν να γίνουν αποδείξεις για όλες τις συναλλαγές πληρωμών, για παράδειγμα: πληρωμές ενοικίου, υπηρεσίες κομμωτηρίου ή τέλη σχεδιασμού κήπου. Σε γενικές γραμμές, οι αποδείξεις χωρίζονται σε τέσσερις ομάδες και μία από αυτές μπορεί να δείτε όταν πραγματοποιείτε μια συναλλαγή αγοράς ή πώλησης.
- Απόδειξη αγοράς. Μετά την πληρωμή, ο πωλητής θα δημιουργήσει μια απόδειξη πληρωμής συμπεριλαμβάνοντας τον αριθμό απόδειξης, την ημερομηνία συναλλαγής και το χρηματικό ποσό που εισέπραξε. Εάν η πληρωμή γίνεται σε μετρητά, πρέπει να υπάρχει η λέξη "μετρητά" στην απόδειξη. Εάν η πληρωμή γίνεται με επιταγή ή τζίρο, η απόδειξη πρέπει να περιλαμβάνει έναν αριθμό επιταγής ή έναν αριθμό κατάθεσης αιτήματος. Εάν η πληρωμή πραγματοποιείται με πιστωτική κάρτα, πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας έκδοσης της πιστωτικής κάρτας (παράδειγμα: Mastercard, Visa, American Express) και τα τέσσερα τελευταία ψηφία του αριθμού της πιστωτικής κάρτας.
- Απόδειξη θεραπείας. Αυτό το έγγραφο εκδίδεται για πληρωμή για υπηρεσίες υγείας, για παράδειγμα για ιατρικές υπηρεσίες, αγορά φαρμάκων ή χρήση χειρουργικών εργαλείων. Η απόδειξη πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του ασθενούς, τον κωδικό διάγνωσης, το όνομα του γιατρού, το όνομα του φαρμάκου ή της ιατρικής συσκευής για την οποία έχει πληρωθεί, την ημερομηνία θεραπείας, τις ώρες διαβούλευσης και το ποσό της πληρωμής.
- Σημείωση πώλησης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα λάβετε απόδειξη πώλησης όταν ψωνίζετε. Ως επιχειρηματίας, πρέπει να προσκομίσετε απόδειξη πώλησης αφού εισαγάγετε δεδομένα για τα είδη που πωλούνται. Αυτό το έγγραφο είναι απόδειξη πώλησης και πρέπει να περιλαμβάνει το ποσό πληρωμής, την ημερομηνία πώλησης, το όνομα και την τιμή των αγαθών, το όνομα του προσώπου που επεξεργάστηκε τη συναλλαγή πώλησης και έλαβε την πληρωμή.
- Απόδειξη πληρωμής ενοικίου. Αυτή η απόδειξη εκδίδεται από τον ιδιοκτήτη του μισθωμένου ακινήτου ως απόδειξη παραλαβής πληρωμής από τον ενοικιαστή. Η απόδειξη πληρωμής πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του εκμισθωτή, το όνομα του μισθωτή, τη διεύθυνση του ακινήτου που μισθώνεται, την περίοδο χρέωσης, το ποσό του τέλους ενοικίασης, την ημερομηνία έναρξης και λήξης της σύμβασης μίσθωσης.
- Οι δράστες αγοράς ή πώλησης συναλλαγών μέσω διαδικτύου θα λαμβάνουν ή θα παρέχουν ηλεκτρονικές αποδείξεις. Οι πληροφορίες που περιέχονται στην ηλεκτρονική απόδειξη είναι οι ίδιες με αυτές των άλλων αποδείξεων πληρωμής και χρησιμεύουν ως απόδειξη αγοράς στο δίκτυο (online).
Βήμα 3. Γνωρίστε τα σημαντικά πράγματα για τους αγοραστές και τους πωλητές που πρέπει να περιλαμβάνονται στην απόδειξη
Αυτό το άρθρο εστιάζει στη δημιουργία αποδείξεων πληρωμής μεταξύ αγοραστών και πωλητών. Το μέρος που πωλεί τα αγαθά ή τις υπηρεσίες πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες στην απόδειξη:
- Αναλυτικά στοιχεία πωλητή. Συμπεριλάβετε το όνομα του ατόμου ή της εταιρείας που πραγματοποίησε την πώληση, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο επάνω μέρος της απόδειξης. Συμπεριλάβετε επίσης το όνομα του διευθυντή του καταστήματος ή του ιδιοκτήτη της εταιρείας.
- Αναλυτικά στοιχεία αγοραστή. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα του αγοραστή ή του μέρους που πραγματοποίησε τη συναλλαγή αγοράς.
- Ημερομηνία Συναλλαγής. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία, τον μήνα και το έτος της συναλλαγής, επειδή αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για την αναφορά φόρων.
- Λεπτομερή δεδομένα προϊόντος. Γράψτε μια σύντομη περιγραφή για να εξηγήσετε τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που πωλούνται, για παράδειγμα: όνομα προϊόντος, ποσότητα, αριθμό προϊόντος και άλλες πληροφορίες για τον προσδιορισμό του προϊόντος. Αυτά τα δεδομένα θα είναι χρήσιμα αν χρειαστεί να βρείτε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα που έχουν πωληθεί.
- Τιμές αγαθών/υπηρεσιών. Συμπεριλάβετε την τιμή των αγαθών/υπηρεσιών λεπτομερώς ξεκινώντας από την τιμή πώλησης, τους φόρους, τα έξοδα συσκευασίας ή αποστολής, τις εκπτώσεις ή τις εκπτώσεις στο πλαίσιο προωθητικών προγραμμάτων. Οι συναλλαγές πωλήσεων θα είναι πιο έγκυρες και συγκεκριμένες εάν οι τιμές των ειδών είναι γραμμένες με λεπτομέρεια.
- Μέθοδος πληρωμής. Συμπεριλάβετε τον τρόπο πληρωμής του αγοραστή, για παράδειγμα: σε μετρητά, με επιταγή, πιστωτική κάρτα ή χρεωστική κάρτα.
- Υπογραφή πωλητή και αγοραστή. Αφού η απόδειξη έχει γίνει ή εκτυπωθεί και ο αγοραστής πραγματοποιήσει την πληρωμή, τοποθετήστε τη σφραγίδα "Πληρωμένη" (εάν έχει εξοφληθεί) στο κάτω μέρος της απόδειξης και στη συνέχεια υπογράψτε από τον πωλητή. Μπορείτε να υπογράψετε μια απόδειξη για τον αγοραστή ως τεκμηρίωση.
Πράγματα που χρειάζονται
- Χαρτί ή κενή απόδειξη
- Ballpoint
- Αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τις συναλλαγές αγοράς
