Η άδεια είναι η ώρα της επίσημης αποχώρησης από τη δουλειά ή το κολέγιο. Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για άδεια για διάφορους λόγους, όπως ασθένεια, άρρωστο μέλος της οικογένειας ή εκτεταμένες διακοπές. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι έχουν ορισμένα δικαιώματα άδειας, όπως ετήσια άδεια, μητρότητα, γάμο ή θάνατο ενός άμεσου μέλους της οικογένειας. Ο ορισμός της "άδειας" ποικίλλει ανάλογα με την ώρα της ημέρας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η σύντομη άδεια, όπως ο χρόνος από τη δουλειά ή το κολέγιο σε λιγότερο από ένα μήνα, δεν θεωρείται άδεια, ενώ σε άλλες περιπτώσεις, άδεια μόνο μιας εβδομάδας μπορεί να θεωρηθεί άδεια. Η κατανόηση του ορισμού της άδειας στο γραφείο ή το πανεπιστήμιό σας είναι πολύ σημαντική πριν από τη σύνταξη αίτησης για άδεια, αυτό συμβαίνει διότι η διάρκεια της άδειας για την οποία υποβάλλετε αίτηση ενδέχεται να μην πληροί τις προϋποθέσεις για την επίσημη αίτηση άδειας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Αίτηση για άδεια από την εργασία
Βήμα 1. Ενημερώστε το αφεντικό σας εκ των προτέρων
Πριν υποβάλετε αίτηση για άδεια από τη δουλειά, θα πρέπει να ενημερώσετε το αφεντικό σας εκ των προτέρων. Οι ειδοποιήσεις όπως αυτή, φυσικά, δεν μπορούν πάντα να γίνουν σε ορισμένες συνθήκες, όπως ο αιφνίδιος θάνατος ενός μέλους της οικογένειας. Ωστόσο, εάν μπορείτε να τους το πείτε εκ των προτέρων (όπως εάν κάνετε αίτηση για λίγες εβδομάδες ή μήνες άδειας), προσπαθήστε να γράψετε μια επιστολή αιτήματος άδειας εκ των προτέρων, ώστε το αφεντικό και οι συνεργάτες σας να μπορούν να προσαρμόσουν τα σχέδιά τους εργασίας ασχοληθείτε με αυτό. Ο καλύτερος τρόπος για να ενημερώσετε το αφεντικό σας εκ των προτέρων είναι να μιλήσετε για τα σχέδια άδειάς σας πριν υποβάλετε επίσημα την επιστολή. Με αυτόν τον τρόπο, η πρώτη πρόταση του γράμματος είναι γνωστή εκ των προτέρων στο αφεντικό σας και δεν τον εκπλήσσει.
Βήμα 2. Καθορίστε ημερομηνίες άδειας
Καθορίστε την ακριβή ημερομηνία που σκοπεύετε να φύγετε. Προσπαθήστε να μην διστάσετε να καθορίσετε τον ελεύθερο χρόνο σας. Ενώ ο καθορισμός ακριβών ημερομηνιών άδειας είναι σημαντικός για το αφεντικό και τους συναδέλφους σας να διαχειρίζονται την εργασία σας κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου σας, σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην είστε σίγουροι. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να γράψετε τις ημερομηνίες της προγραμματισμένης άδειάς σας όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα στην επιστολή που υποβάλλετε.
Βήμα 3. Εξηγήστε τον λόγο της άδειας με ειλικρίνεια στο αφεντικό σας
Ενημερώστε το αφεντικό σας για τους λόγους για τους οποίους παίρνετε άδεια. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μπείτε σε όλες τις λεπτομέρειες. Ακόμη και σε πολλές περιπτώσεις, το αφεντικό σας δεν έχει το δικαίωμα να γνωρίζει ορισμένες πτυχές της προσωπικής σας ζωής. Ωστόσο, το να λέτε τον λόγο της άδειάς σας ειλικρινά και ανοιχτά θα μειώσει τις πιθανότητες να αντιμετωπίσετε προβλήματα με τη διαχείριση γραφείου.
Βήμα 4. Συζητήστε πώς να ολοκληρώσετε την εργασία σας κατά τη διάρκεια της άδειας
Στην επιστολή άδειάς σας, πρέπει να δηλώσετε ότι κατανοείτε τις εργασιακές σας υποχρεώσεις και πριν φύγετε καλόπιστα να συζητήσετε πώς να ολοκληρώσετε την εργασία σας κατά τη διάρκεια της άδειάς σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τις εκτιμήσεις σας στην ολοκλήρωση της εργασίας (για παράδειγμα, αναφέροντας λεπτομερείς σημειώσεις για να βοηθήσετε τους υφισταμένους σας να ολοκληρώσουν έργα κατά τη διάρκεια της άδειάς σας και παρέχοντας στοιχεία επικοινωνίας με τα οποία μπορούν να επικοινωνήσουν οι υφισταμένοι σας εάν χρειάζονται τη βοήθειά σας).
Βήμα 5. Μάθετε τι είδους άδεια δικαιούστε
Νομικά, δικαιούστε ορισμένη άδεια. Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη διαφορά μεταξύ αυτής της άδειας και της άδειας που χορηγείται με την έγκριση του εργοδότη.
- Για παράδειγμα, στις Ηνωμένες Πολιτείες, η άδεια μητρότητας ή μετά την υιοθεσία χορηγείται για 12 εβδομάδες βάσει του νόμου για την οικογενειακή και ιατρική άδεια. Καθορίστε εάν πληροίτε τις απαιτήσεις των κανόνων άδειας. Η απαίτηση είναι να έχετε εργαστεί τουλάχιστον 12 μήνες πριν από την έναρξη της άδειας και να έχετε εργαστεί 1250 ώρες κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου των 12 μηνών. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης στην οποία εργάζεστε πρέπει επίσης να απασχολεί τουλάχιστον 50 άτομα σε ένα μέρος ή σε μια τοποθεσία που απέχει 120 χιλιόμετρα από αυτό το μέρος. Ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης όπου εργάζεστε πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί στην κατηγορία που απαιτείται να παρέχει άδεια σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες.
- Εάν υποβάλλετε αίτηση για άδεια απουσίας που νομίμως δικαιούστε να λάβετε, μπορείτε να γράψετε μια αίτηση που αντιστοιχεί στην άδεια. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Όπως όλοι γνωρίζουμε, έχω το δικαίωμα να πάρω άδεια μητρότητας. Μακάρι να μπορούσα να λάβω ενδιάμεση άδεια (προσθέστε την προγραμματισμένη ημερομηνία άδειάς σας). Πώς μπορώ να κάνω άδεια χωρίς να θέσω σε κίνδυνο την παραγωγικότητα της εταιρείας;" Το να ρωτήσετε πώς να διατηρήσετε την παραγωγικότητα της εργασίας θα δείξει την ανησυχία σας για τη συνέχεια της εταιρείας και θα σας κάνει να θεωρηθείτε ως καλός εργαζόμενος στο γραφείο.
- Εάν υποβάλλετε αίτηση για άδεια που δεν είναι το δικαίωμά σας, αλλάξτε το περιεχόμενο της επιστολής της αίτησής σας έτσι ώστε να ακούγεται ένοχο για παρεμβολές στην εργασία και υποσχεθείτε ότι θα αναπληρώσετε το ρεπό σας όσο το δυνατόν περισσότερο.
- Ειδοποιήστε το αφεντικό σας εάν έχετε άδεια άνευ αποδοχών.
- Συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην επιστολή, έτσι ώστε το HR να εξετάσει το ενδεχόμενο επανάληψης της άδειάς σας εάν ο εργοδότης σας απορρίψει το αίτημά σας για άδεια.
Βήμα 6. Συμπεριλάβετε προτάσεις για την κατανομή της εργασίας σας κατά τη διάρκεια της άδειας
Ενώ τελικά είναι το αφεντικό σας που θα αποφασίσει, προσπαθήστε να προσφέρετε συμβουλές σχετικά με το ποιος είναι ο καταλληλότερος για να ολοκληρώσει ορισμένα τμήματα της εργασίας σας ενώ βρίσκεστε σε άδεια. Προσπαθήστε να μην δώσετε όλη τη δουλειά σας σε ένα μόνο άτομο, καθώς αυτό θα αυξήσει τον φόρτο εργασίας.
Βήμα 7. Γράψτε ένα γράμμα ευγενικά
Όποιες και αν είναι οι συνθήκες, γράψτε μια επιστολή αίτησης ευγενικής άδειας. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να ζητάτε και να μην αναγκάζετε να χορηγηθεί η άδειά σας, ακόμη και αν το δικαιούστε. Η ευγενική αίτηση για άδεια θα μειώσει τη σύγκρουσή σας με τη διοίκηση της εταιρείας.
Μέρος 2 από 3: Υποβολή αίτησης για άδεια κολλεγίου
Βήμα 1. Βρείτε τη φόρμα αίτησης άδειας
Οι φοιτητές που επιθυμούν να υποβάλουν αίτηση για άδεια απουσίας πρέπει γενικά να συμπληρώσουν ορισμένα έντυπα. Μπορεί να μπορείτε να κάνετε λήψη αυτής της φόρμας στον ιστότοπο του πανεπιστημίου. Αυτή η φόρμα θα πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμη στα ακαδημαϊκά και φοιτητικά τμήματα της πανεπιστημιούπολης.
Βήμα 2. Συμπληρώστε τη φόρμα αίτησης για άδεια
Αυτή η φόρμα πρέπει συνήθως να συμπληρωθεί με το όνομά σας, τον αριθμό φοιτητή, το όνομα και τη διεύθυνση της πανεπιστημιούπολης, καθώς και το μάθημα σπουδών σας.
- Αυτή η φόρμα μπορεί επίσης να χρειαστεί να συμπληρωθεί με την ιδιότητα της υπηκοότητας ή της θεώρησης, καθώς η άδεια σπουδών επηρεάζει το καθεστώς της διεθνούς φοιτητικής βίζας. Επειδή, εάν είστε διεθνής φοιτητής, η βίζα σας χορηγείται λόγω της φοιτητικής σας ιδιότητας. Ως αποτέλεσμα, εάν σταματήσετε να σπουδάζετε για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορεί να σας ζητηθεί να επιστρέψετε στη χώρα σας και ίσως χρειαστεί να υποβάλετε αίτηση για άλλη βίζα για να επιστρέψετε. Μάθετε πώς επηρεάζει η άδεια τη θεώρησή σας εάν είστε διεθνής φοιτητής και βρίσκεστε σε φοιτητική βίζα. Αυτή η πολιτική μπορεί να διαφέρει από χώρα σε χώρα και διέπεται από το αρμόδιο υπουργείο.
- Στα πανεπιστήμια των ΗΠΑ, αυτό το έντυπο θα σας ρωτήσει επίσης για την ιδιότητά σας ως αποδέκτης υποτροφίας της ομοσπονδιακής κυβέρνησης. Εάν σπουδάζετε στις ΗΠΑ και λαμβάνετε υποτροφία από την ομοσπονδιακή κυβέρνηση, θα πρέπει γενικά να συνεχίσετε να σπουδάζετε για να την κερδίσετε. Η άδεια μπορεί να επηρεάσει την κατάστασή σας ως αποδέκτης αυτής της υποτροφίας, οπότε θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το γραφείο υποτροφιών και να μιλήσετε με έναν σύμβουλο εκεί για να μάθετε πώς είναι καλύτερο να υποβάλετε αίτηση για άδεια.
Βήμα 3. Δημιουργήστε μια επιστολή άδειας συνοδευόμενη από άλλα δικαιολογητικά
Η επιστολή αίτησης άδειας συνοδεύεται συνήθως από τα δικαιολογητικά που θα χρειαστεί να της χορηγήσει το πανεπιστήμιο σας. Εάν υποβάλλετε αίτηση για άδεια για την εκπλήρωση της στρατολόγησής σας, συμπεριλάβετε τη στρατολογία που λάβατε. Εάν κάνετε αίτηση για άδεια για λόγους υγείας, συμπεριλάβετε επιστολή γιατρού που το επιβεβαιώνει. Ωστόσο, εάν υποβάλετε αίτηση για άδεια για προσωπικούς λόγους, περιγράψτε τους όρους και τους λόγους για το αίτημά σας για άδεια στην επιστολή.
Βήμα 4. Εξηγήστε τους λόγους σας με ειλικρίνεια
Εάν η αίτησή σας για άδεια οφείλεται σε προσωπικούς λόγους, πρέπει να την εξηγήσετε δημόσια στον ταγματάρχη σας. Έτσι μπορούν να καθορίσουν εάν η κατάστασή σας είναι πράγματι επιλέξιμη για άδεια.
Βήμα 5. Καταγράψτε όλα τα πράγματα στα οποία θέλετε ακόμα να εργαστείτε κατά τη διάρκεια της άδειάς σας
Για παράδειγμα, πείτε ότι θέλετε να εγγραφείτε ως βοηθός έρευνας εκτός πανεπιστημιούπολης. Οι διδάκτορες του τελευταίου έτους συνήθως δικαιούνται να υποβάλουν αίτηση για άδεια για αυτόν τον λόγο. Ωστόσο, πριν από τη χορήγηση της άδειας, οι μαθητές πρέπει να συζητήσουν αυτό το σχέδιο με τον ακαδημαϊκό επόπτη τους. Με αυτόν τον τρόπο ο ακαδημαϊκός επόπτης μπορεί να εγγυηθεί ότι θα επιτύχετε τους ερευνητικούς στόχους για το τμήμα. Αναφέρετε τι θέλετε να κάνετε ενώ κάνετε διακοπές.
Μέρος 3 από 3: Μορφοποίηση επιστολών άδειας
Βήμα 1. Εισαγάγετε τη διεύθυνση επιστροφής
Συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσής σας μπορεί να φαίνεται ασήμαντο εάν το γραφείο σας και ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης στην οποία εργάζεστε βρίσκονται στο ίδιο κτίριο. Ωστόσο, αυτό θα διασφαλίσει ότι η αλληλογραφία σας επιστρέφεται στη σωστή διεύθυνση, εάν δεν παραδοθεί. Το τμήμα HR θα είναι επίσης πιο εύκολο να καταθέσει την επιστολή σας εάν υπάρχει μια διεύθυνση γραμμένη εκεί.
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής
Συχνά, οι συγγραφείς επιστολών περιλαμβάνουν την ημερομηνία έναρξης της επιστολής, αλλά αν σας πήρε λίγες μέρες για να την γράψετε, θυμηθείτε να αλλάξετε την ημερομηνία της επιστολής στην ημερομηνία που ολοκληρώθηκε και υπογράφηκε.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση προορισμού
Συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνση της ταχυδρομικής διεύθυνσης, καθώς και το ακαδημαϊκό πτυχίο (π.χ. Dr. Ridwan, ή Καθ. Susan).
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε το όνομα που αναγράφεται στη διεύθυνση αποστολής στο χαιρετισμό
Ακόμα κι αν γνωρίζετε καλά το αφεντικό σας, γράψτε έναν επίσημο χαιρετισμό στην επιστολή γράφοντας τον επαγγελματικό ή ακαδημαϊκό του τίτλο ακολουθούμενο από το επώνυμό του.
Βήμα 5. Αποφασίστε τι μορφή γράμματος θα χρησιμοποιήσετε για τις παραγράφους γραμμάτων
Η μορφή που χρησιμοποιείται συνήθως είναι η ευθεία μορφή, η οποία ακολουθεί τους κανόνες γραφής:
- Κάθε γραμμή του γράμματος στην παράγραφο έχει ένα κενό διάστημα.
- Όλες οι γραμμές σε ένα γράμμα πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένες.
- Όλες οι προτάσεις ξεκινούν στο αριστερό περιθώριο και η αρχή της παραγράφου δεν είναι εσοχή.
- Αφήστε μια κενή γραμμή για να σημειώσετε το τέλος της παραγράφου.
- Μπορείτε να δείτε ένα παράδειγμα γράμματος ευθείας μορφής εδώ.
Βήμα 6. Τελειώστε την επιστολή σας με ένα ευγενικό κλείσιμο όπως, "Με εκτίμηση"
- Δώστε μια κενή γραμμή μεταξύ της τελευταίας παραγράφου με έναν τελευταίο χαιρετισμό.
- Τοποθετήστε τέσσερις κενές γραμμές μεταξύ "Ειλικρινά" και του ονόματός σας.
Βήμα 7. Υπογράψτε το γράμμα
Αφού εκτυπώσετε το γράμμα, τοποθετήστε την υπογραφή σας στις τέσσερις κενές γραμμές μεταξύ του τελευταίου χαιρετισμού και του ονόματός σας.
