Οι εισαγωγικές επιστολές χρησιμοποιούνται συχνότερα στις επιχειρηματικές επικοινωνίες, για τη δημιουργία επαφών, την αίτηση πληροφοριών ή τη δημιουργία μιας επισκόπησης ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας. Γενικά, γράφετε μια εισαγωγική επιστολή σε κάποιον που δεν γνωρίζετε προσωπικά, πράγμα που το καθιστά λίγο δύσκολο όσον αφορά την αίσθηση ή το στυλ. Ωστόσο, μπορείτε να μάθετε μερικές γρήγορες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να κάνετε την επιστολή σας τόσο συνοπτική, ευανάγνωστη και αποτελεσματική όσο η εισαγωγή που επιθυμείτε.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Γράφοντας το προοίμιο
Βήμα 1. Απευθύνετε την επιστολή σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο, όποτε είναι δυνατόν
Μια εισαγωγική επιστολή πρέπει να απευθύνεται όσο το δυνατόν καλύτερα σε κάποιον που θα το διαβάσει. Εάν στέλνετε σε έναν γενικό λογαριασμό ή μισθωτή εταιρεία και δεν είστε σίγουροι, τότε είναι εντάξει να απευθυνθείτε στην επιστολή "Όλοι οι ενδιαφερόμενοι" ή στον διαχειριστή προσλήψεων ή συγκεκριμένο κάτοχο τίτλου.
Ξεκινήστε την επιστολή σας δηλώνοντας τη θέση, τον τίτλο ή τον ρόλο σας και τον λόγο για τη σύνταξη της επιστολής. Συνήθως δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε το όνομά σας στο γράμμα γιατί το όνομά σας θα είναι στην υπογραφή
Βήμα 2. Δηλώστε με σαφήνεια τους στόχους σας
Πρέπει να μεταφέρετε τον λόγο για τη σύνταξη της επιστολής όσο το δυνατόν νωρίτερα. Εσυ τι θελεις? Γιατί έγραψες το γράμμα; Εάν τέτοιου είδους ερωτήσεις εμφανιστούν ποτέ στο μυαλό ενός αφεντικού ή μιας εταιρείας, το πιθανότερο είναι ότι η επιστολή σας κατέληξε στα σκουπίδια αντί να λάβετε μια κλήση συνέντευξης.
Σταματήστε το κυνήγι: "Γράφω για να ρωτήσω για μια νέα θέση οικονομικού επόπτη" ή "Γράφω για να περιγράψω ένα νέο χαρακτηριστικό προϊόντος που η εταιρεία μου κυκλοφόρησε πρόσφατα" είναι πραγματικά αποτελεσματικές δηλώσεις σκοπού για να είναι μία από τις πρώτες προτάσεις. γράμμα
Βήμα 3. Δημιουργήστε μια κατάλληλη αίσθηση ή στυλ για το γράμμα
Όταν γράφετε μια εισαγωγική επιστολή, είναι καλύτερο να έχετε ένα συνεπές και ικανό στυλ που ακούγεται περίεργο ή ακούγεται υπερβολικό ή τεχνικό. Για μια εισαγωγική επιστολή, η επιστολή σας πρέπει να είναι επαγγελματική, αλλά όχι κρύα ή σκληρή. Είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε ένα στοιχείο ανθρώπινης ζεστασιάς στο γράμμα διατηρώντας παράλληλα το συνολικό περιεχόμενο επαγγελματικό.
- Ένα κοινό λάθος που κάνουν οι άπειροι συγγραφείς είναι να προσπαθούν απεγνωσμένα να αποφύγουν τις συντομογραφίες που οδηγούν στην εντύπωση ότι το γράμμα είναι μετάφραση και όχι γραπτό γράμμα. Χρησιμοποιήστε συντομογραφίες/συσπάσεις, αφήστε το να ακούγεται ρευστό σαν συνομιλία, αλλά ακόμα επαγγελματικό. Αφήστε το γράμμα να σας αντιπροσωπεύει.
- Μην προσπαθήσετε να ακούσετε έξυπνα αντικαθιστώντας τις συνήθεις λέξεις με αυτές του θησαυρού/λεξικού. Δεν πρόκειται για μεταπτυχιακή εργασία, αλλά για εισαγωγική επιστολή. Χρησιμοποιήστε ακριβείς και περιεκτικές λέξεις.
Βήμα 4. Δημιουργήστε μια προσωπική σύνδεση
Εξηγήστε πώς μάθατε για τη δουλειά, τη θέση εργασίας ή την εταιρεία που αναζητάτε και δημιουργήστε μια σύνδεση. Όταν διαβάζετε μια εισαγωγική επιστολή, ο εργοδότης ή ο συντονιστής πρόσληψης θα πρέπει να έχουν μια σαφή εικόνα για το ποιος είστε, γιατί θέλετε τη δουλειά και αν είστε ή όχι κατάλληλοι για τη δουλειά. Εάν αυτή η σύνδεση είναι αρκετά ισχυρή, θα κληθείτε για συνέντευξη και αυτό σας δίνει την ευκαιρία να αποκτήσετε τη δουλειά.
Εάν έχετε σχέσεις με οποιονδήποτε εργάζεται για την εταιρεία ή έχετε κληθεί να υποβάλετε αίτηση, ή ακόμα και αν γνωρίζετε κάποιον που είχε βοήθεια από το γραφείο σας στη δουλειά του, είναι καλή ιδέα να συστηθείτε μέσα από την επιστολή. Αυτό μπορεί να ξεσηκώσει τη μνήμη κάποιου («Ω, αυτό είναι το άτομο για το οποίο μιλούσε η Τζόκο!»), Ή να τον κάνει να θυμηθεί από την αρχή
Μέρος 2 από 3: Συγγραφή του περιεχομένου μιας επιστολής
Βήμα 1. Συνδέστε τα προσόντα σας με τη θέση για την οποία υποβάλετε αίτηση
Εάν προσπαθείτε να περιγράψετε τα προσόντα, τις ικανότητες ή την ικανότητά σας να χειριστείτε μια εργασία ή έργο, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε έναν σαφή σύνδεσμο σε μερικές προτάσεις και να εξηγήσετε πώς σχετίζεται η εμπειρία σας με την ικανότητά σας να το κάνετε αυτό, είτε πρόκειται για νέο θέση, μετάθεση ή νέα δουλειά. εντελώς νέα.
- Περιγράψτε την εμπειρία σας στον τομέα ή τον κλάδο όπως αναφέρεται στην αναφορά στην επιστολή. Εάν έχετε κατευθύνει την εισαγωγική σας επιστολή όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, θα επικεντρωθεί σε κάποιο είδος επαγγελματικού ή βιομηχανικού τομέα. Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε συγκεκριμένες δεξιότητες και εμπειρία για να κάνετε το γράμμα πιο αποτελεσματικό.
- Το να θέλεις δουλειά δεν είναι το ίδιο με το να έχεις τα προσόντα για τη δουλειά. Εάν στην εισαγωγή σας εξηγήσετε ότι θέλετε να λάβετε κλήση για συνέντευξη εργασίας επειδή αισθάνεστε ότι ταιριάζετε πραγματικά, δεν χρειάζεται να το επαναλάβετε πενήντα φορές. Το να γράφεις ότι «πραγματικά χρειάζεσαι αυτή τη δουλειά» δεν σε κάνει υποψήφιο που τραβάει την προσοχή.
Βήμα 2. Γίνετε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι
Ορίστε μια ώρα που μπορείτε να συναντηθείτε προσωπικά ή εκφράστε αυτό που ελπίζετε να δείτε αργότερα στην απάντησή σας στην επιστολή σας. Αν θέλετε να μιλήσετε περισσότερο για τα προσόντα σας σε μια συνέντευξη, απλά πείτε το. Αν θέλετε πραγματικά τη δουλειά, πείτε το. Μάθετε τα πάντα σχετικά με τη διαδικασία πρόσληψης ή τη διαδικασία εφαρμογής που γράψατε και, στη συνέχεια, ρωτήστε για το επόμενο στάδιο της διαδικασίας.
Εστιάστε τη συνοδευτική επιστολή σας σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο εργασίας. Ο τύπος της εργασίας ή της θέσης δεν χρειάζεται να αναφέρεται ρητά, αλλά λάβετε υπόψη τι είδους αποτελέσματα αναζητάτε για να διατηρήσετε το γράμμα σχετικό
Βήμα 3. Μην συμπεριλάβετε πληροφορίες στο βιογραφικό σας
Είναι κακή ιδέα να βάλετε τίτλους, διακρίσεις και διάσημα ονόματα σε ένα γράμμα. Η επανάληψη εύκολα ορατών πληροφοριών σε ένα βιογραφικό σημείωμα σπαταλά χώρο στο γράμμα. Μην καταγράφετε πληροφορίες που μπορούν να συλλεχθούν γρήγορα και εύκολα αλλού. Γράφετε για να πουλήσετε τον εαυτό σας και να δημιουργήσετε ευκαιρίες.
Βήμα 4. Γράψτε με στόχο να λάβετε μια κλήση συνέντευξης
Maybeσως δεν θα βρείτε δουλειά ή τίποτα μόνο από τη δύναμη ενός γράμματος και μόνο. Η συγγραφή μιας επιστολής θα σας οδηγήσει στο κατώφλι σας, μια ευκαιρία να αποδείξετε τον εαυτό σας και τις ικανότητές σας να είστε το άτομο ή ο υπάλληλος που χρειάζεται ο αναγνώστης επιστολών. Για το λόγο αυτό, είναι καλή ιδέα να πάτε κατευθείαν στο σημείο, να επικεντρωθείτε στα προσόντα σας καθώς και στη σύνδεσή σας με τη θέση και να προχωρήσετε στο επόμενο στάδιο της διαδικασίας, είτε πρόκειται για συνέντευξη είτε για άλλο στάδιο πρόσληψης.
Επαναλάβετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην ενότητα λήξης. Πριν κλείσετε το γράμμα με ένα χαιρετισμό, είναι καλή ιδέα να επαναλάβετε εν συντομία αυτό που θέλετε άμεσα
Μέρος 3 από 3: Αναθεώρηση και βελτίωση των επιστολών
Βήμα 1. Αναθεωρήστε και διορθώστε το γράμμα σας
Αφού γράψετε ένα σχέδιο επιστολής, είναι απαραίτητο να επανεξετάσετε το γράμμα σας και να το βελτιώσετε από τη δομή της πρότασης και ούτω καθεξής. Όλοι οι καλοί συγγραφείς γνωρίζουν ότι ένα έργο δεν μπορεί να ονομαστεί τελειωμένο μέχρι να αναθεωρηθεί. Μόλις ολοκληρώσετε τη συγγραφή του γράμματος, το πιο δύσκολο κομμάτι έχει τελειώσει, αλλά υπάρχει ακόμα χρόνος για να το βελτιώσετε και να το βελτιώσετε.
- Η αναθεώρηση είναι κάτι περισσότερο από απλή διαγραφή τυπογραφικών λαθών ή διόρθωση ορθογραφικών λαθών. Κοιτάξτε ξανά το γράμμα σας και βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αντιστοιχία μεταξύ του υποκειμένου και του ρήματος, το νόημα είναι σαφές και το γράμμα σας επιτυγχάνει τον επιδιωκόμενο σκοπό.
- Μόλις νομίσετε ότι το γράψιμό σας έχει ολοκληρωθεί, μπορείτε να αρχίσετε να ελέγχετε και να αναζητάτε τα "τελευταία σημαντικά πράγματα", τα πράγματα της τελευταίας στιγμής που περιλαμβάνουν διόρθωση τυπογραφικών λαθών, ορθογραφικά λάθη και μορφοποίηση της επιστολής σας.
Βήμα 2. Φτιάξτε ένα απλό και περιεκτικό γράμμα
Γενικά, μια εισαγωγική επιστολή δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη από το μπροστινό μέρος της σελίδας ή μεταξύ 300 και 400 λέξεων. Όποιος και αν είναι ο λόγος, υπάρχει μια καλή πιθανότητα να γράψετε σε κάποιον που έχει να αντιμετωπίσει πολύ χαρτί μια δεδομένη ημέρα και δεν θέλει να δει μια μακρά, περιττή επιστολή εισαγωγής. Είναι κρίμα που η σκληρή δουλειά σας καταλήγει στα σκουπίδια, οπότε κρατήστε την σύντομη. Επικεντρωθείτε μόνο στην προσπάθεια να μεταφέρετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην επιστολή σας.
Βήμα 3. Διαμορφώστε το γράμμα όπως πρέπει
Τα γράμματα θα πρέπει να είναι σωστά προσανατολισμένα στη σελίδα, με συγκεκριμένη εισαγωγή, παράγραφο κεφαλαίου και συνοπτικό κλείσιμο. Εάν γράψετε μια σύντομη παράγραφο χωρίς στοιχεία επικοινωνίας ή χαιρετισμούς, δεν θα βρείτε τη δουλειά ή δεν θα φτάσετε στην εισαγωγή.
- Συμπεριλάβετε ένα κατάλληλο βιογραφικό ή βιογραφικό, ως συνημμένο στην εισαγωγική επιστολή. Η εισαγωγική επιστολή πρέπει να είναι η πρώτη στο πακέτο αίτησης.
- Συμπεριλάβετε καλά στοιχεία επικοινωνίας. Πραγματοποιήστε τις τελευταίες τροποποιήσεις της εισαγωγικής επιστολής, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας, συνήθως τοποθετημένα στην επάνω δεξιά γωνία του επιστολόχαρτου. Συμπεριλάβετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έναν αριθμό τηλεφώνου και άλλα βασικά στοιχεία επικοινωνίας.
Βήμα 4. Σκεφτείτε να συμπεριλάβετε σημειώσεις
Μερικοί δάσκαλοι γράφουν επαγγελματικές επιστολές και οι ειδικοί επικοινωνίας προτείνουν να προσθέσετε τις πιο σχετικές ή επείγουσες πληροφορίες σε μια σημείωση ή σημείωση στην επιστολή. Ο λόγος είναι ότι αυτό συχνά λειτουργεί καλά όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι επεξεργάζονται την επικοινωνία με τη μορφή επιστολής. Αντί να τεθούν σημαντικές πληροφορίες στο τέλος, μια σημαντική σημείωση ή σημείωση μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική. Αν και αυτό μπορεί να ακούγεται ανεπίσημο για κάποιους, μπορεί να είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να δώσετε έμφαση σε σημαντικές πληροφορίες και να κάνετε το γράμμα σας να ξεχωρίσει.
