Ετοιμάζεστε να υποβάλετε αίτηση για την τέλεια κενή θέση εργασίας και ενημερώσατε το βιογραφικό σας. Αλλά περιμένετε, πριν υποβάλετε αίτηση, πρέπει να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή. Ακόμα κι αν δεν είστε παθιασμένοι με τη συγγραφή συνοδευτικής επιστολής και νομίζετε ότι είναι χάσιμο χρόνου, μια συνοπτική και δομημένη συνοδευτική επιστολή θα κάνει τη διαφορά μεταξύ της πρόσληψης και της μη. Επισημαίνοντας τις ικανότητές σας που μπορούν να εφαρμοστούν στην εργασία και δείχνοντας στους πιθανούς εργοδότες ότι μπορείτε να είστε ένα μεγάλο πλεονέκτημα, το γράμμα θα σας οδηγήσει στη θέση των ονείρων σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία της συνοδευτικής επιστολής
Βήμα 1. Πάρτε ένα φύλλο χαρτιού και κάντε δύο στήλες
Στην αριστερή στήλη γράψτε "Απαιτήσεις" και στη δεξιά στήλη "Οι δεξιότητές μου". Διαβάστε προσεκτικά τις κενές θέσεις εργασίας και κατανοήστε τις απαιτήσεις. Στη συνέχεια, συγκρίνετε αυτές τις απαιτήσεις με τις δεξιότητες και την εμπειρία που αναφέρονται στο βιογραφικό σας.
- Στην αριστερή στήλη, σημειώστε τις απαιτήσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για τη δουλειά.
- Στη στήλη στα δεξιά, σημειώστε τα σημεία από το βιογραφικό σας που ταιριάζουν με αυτές τις απαιτήσεις.
- Η καταγραφή σημείων που σχετίζονται με τις θέσεις εργασίας θα σας επιτρέψει να παρέχετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στη συνοδευτική σας επιστολή, γρήγορα και αποτελεσματικά.
Βήμα 2. Ξεκινήστε την επιστολή σας τοποθετώντας τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κορυφή
Αυτό γίνεται για να διευκολύνει τους υπεύθυνους πρόσληψης να επικοινωνήσουν μαζί σας και να μάθουν ποιος είστε. Πριν ξεκινήσετε ένα γράμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα καλό επιστολόχαρτο.
- Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας είναι ευθυγραμμισμένο.
-
Εισαγάγετε την ημερομηνία που γράψατε το γράμμα, διαχωρίστε μία γραμμή και, στη συνέχεια, συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας:
- Ονομα
- Διεύθυνση
- Τηλεφωνικό νούμερο
- Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email)
- Προσωπικός ιστότοπος (εάν υπάρχει)
- Προφίλ LinkedIn
Βήμα 3. Εισαγάγετε τις πληροφορίες της εταιρείας
Αφού εισαγάγετε τα στοιχεία σας, πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα του επικεφαλής της εταιρείας στον οποίο προορίζεται η επιστολή σας, τον τίτλο, το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας.
- Συμπεριλαμβάνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας, δηλώνετε ότι γράψατε συγκεκριμένα στην εταιρεία και έχετε ερευνήσει τον διευθυντή προσλήψεων για τη διαφημιζόμενη θέση.
- Αυτή η επιπλέον προσπάθεια θα σας βάλει μπροστά από την πλειοψηφία των υποψηφίων που γενικά αντιγράφουν έτοιμες συνοδευτικές επιστολές, καθώς και θα δείξουν ότι είστε αφοσιωμένοι.
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του διευθυντή προσλήψεων, αναζητήστε τον ιστότοπο της εταιρείας για να δείτε αν μπορείτε να βρείτε το όνομά του. Κοιτάξτε στο LinkedIn ή ακόμα και στο Twitter. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε ένα συγκεκριμένο όνομα, δείτε αν μπορείτε να βρείτε τον προϊστάμενο του τμήματος στο οποίο υποβάλλετε αίτηση. Εάν όλα τα άλλα δεν λειτουργούν και δεν μπορείτε να βρείτε ένα όνομα, μπορείτε να απευθυνθείτε στην επιστολή αίτησης στον διευθυντή προσλήψεων του τμήματος. Για παράδειγμα: "[Department] Hiring Manager".
Βήμα 4. Αποστολή της επιστολής σας σε ένα συγκεκριμένο άτομο
Πρέπει να γράψετε μια επίσημη επιστολή και να ξεκινήσετε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό. Μην απευθύνεστε στο «Σχετικά με το άτομο», καθώς αυτό είναι ανεπίσημο, γενικό και δίνει την εντύπωση ότι δεν ερευνήσατε την εταιρεία.
Και πάλι, εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του διευθυντή προσλήψεων, γράψτε «Αγαπητέ. [Τμήμα] Διευθυντής Προσλήψεων »αρκεί
Μέρος 2 από 3: Σύνταξη συνοδευτικής επιστολής
Βήμα 1. Γράψτε μια ελκυστική πρώτη παράγραφο
Οι στρατολόγοι έχουν διαβάσει πολλές συνοδευτικές επιστολές και πιθανότατα θα τις διαβάσουν γρήγορα για να αποφασίσουν αν η επιστολή σας θα μπει στα σκουπίδια ή θα ληφθεί υπόψη. Καταγράψτε πρώτα σημαντικές πληροφορίες, σκεφτείτε τη συνοδευτική σας επιστολή σαν ένα άρθρο ειδήσεων.
- Ανοίξτε με μια ισχυρή, δηλωτική πρόταση που σας ενημερώνει ότι ενδιαφέρεστε να υποβάλετε αίτηση για [θέση] στην [εταιρεία].
- Περιγράψτε συνοπτικά και συγκεκριμένα τους παράγοντες που σας προσέλκυσαν. Τι σας αρέσει στην εταιρεία; Δώστε ένα παράδειγμα και μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε μερικές προτάσεις συνομιλίας εάν το περιβάλλον της εταιρείας είναι αρκετά περιστασιακό.
- Δείξτε στον διευθυντή προσλήψεων ότι όχι μόνο είστε εξοικειωμένοι με τη δουλειά της εταιρείας, αλλά ότι είστε κατάλληλος υποψήφιος χρησιμοποιώντας παρόμοιο τόνο με το δικό τους.
- Για παράδειγμα, εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία σε μια εταιρεία που γράφει άρθρα ειδήσεων, δοκιμάστε να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή που ταιριάζει με το άρθρο τους. Είναι σοβαροί ή είναι χιουμοριστικοί; Εάν υποβάλλετε αίτηση σε μια πιο επίσημη εταιρεία, όπως μια μεγάλη εταιρεία μάρκετινγκ ή χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, ίσως χρειαστεί να δείξετε ότι είστε αξιόπιστοι, αλλά ακόμα ευγενικοί.
Βήμα 2. Αναφέρετε πώς μάθατε για την κενή θέση
Πριν υποβάλετε αίτηση, κάντε μια μικρή έρευνα και δείτε αν γνωρίζετε κάποιον που εργάζεται εκεί. Το να έχεις μέσα και αναφορές είναι πάντα καλύτερο και μην φοβάσαι να αναφέρεις το όνομά του αν το επιτρέπει.
Εάν δεν έχετε επαφές στην εταιρεία, βεβαιωθείτε ότι τους λέτε συνεχώς πού βρήκατε την κενή θέση, όπως από ιστότοπους αναζήτησης εργασίας, ιστότοπους εταιρείας, εφημερίδες κ.ο.κ
Βήμα 3. Εξηγήστε τι οφέλη έχουν αν σας προσλάβουν
Μην πείτε ότι η πρόσληψη από την εταιρεία θα σας ωφελήσει. Η θέση ήταν ανοιχτή για κάποιο λόγο, υπήρχε ένα πρόβλημα για επίλυση. Είστε εκεί για να το λύσετε.
- Περιηγηθείτε στη λίστα των επιτευγμάτων και των εμπειριών σας, αναζητώντας ένα ή δύο παραδείγματα για τα οποία μπορείτε να μιλήσετε. Δείχνει γιατί είστε ο σωστός υποψήφιος.
- Για παράδειγμα, εάν βλέπετε ότι η θέση απαιτεί κάποιον που μπορεί να ηγηθεί μιας ομάδας και να χειριστεί πολλά έργα ταυτόχρονα, ελέγξτε τη λίστα των επιτευγμάτων σας για να δείτε εάν έχετε την εμπειρία που ταιριάζει στην ανάγκη. Εάν έχετε οδηγήσει μια ομάδα στο παρελθόν, γράψτε εν συντομία πώς οι ηγετικές σας ικανότητες αύξησαν την παραγωγικότητα των διαφόρων έργων.
- Εάν έχετε την ευκαιρία να παρουσιάσετε στατιστικά στοιχεία και αριθμούς, κάντε το. Όταν περιγράφετε τα οφέλη από την πρόσληψή σας, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε στατιστικά στοιχεία όπως αύξηση εσόδων της εταιρείας ή μείωση του κόστους υπό την ηγεσία σας.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε εν συντομία τα πλεονεκτήματα, τα προσόντα και την εμπειρία σας
Στη δεύτερη παράγραφο, πρέπει να ταιριάξετε τις απαιτήσεις εργασίας με δύο ή τρεις από τις ικανότητες και την εμπειρία σας, αυτό δείχνει ότι είστε ο σωστός υποψήφιος.
- Ανατρέξτε στην ενότητα Βιογραφικά και δεξιότητες για μια πιο εμπεριστατωμένη εξήγηση των προσόντων και των δεξιοτήτων σας.
- Αναζητήστε σύντομα ανέκδοτα που δείχνουν ότι είστε ικανοί να λύσετε προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει η εταιρεία με τους όρους τους.
- Συμπεριλάβετε τις πιο σχετικές πτυχές της καριέρας σας. Ενώ είναι καλό να ξεκινήσετε με το πιο πρόσφατο επίτευγμά σας, είναι πιθανό ότι έχετε εργαστεί στο παρελθόν σε κάτι που είναι πολύ σύμφωνο με τις απαιτήσεις. Μη διστάσετε να ψάξετε σε παλιές εμπειρίες.
Βήμα 5. Δώστε μια περιγραφή του εαυτού σας που δεν περιλαμβάνεται στο βιογραφικό
Οι διευθυντές προσλήψεων μπορούν να διαβάσουν βιογραφικά και να δουν τι έχετε κάνει σε προηγούμενες εργασίες. Πρέπει να του δείξεις ποιος είναι πίσω από το κατόρθωμα.
- Εκφράστε την επιρροή που έχει η εταιρεία σε εσάς προσωπικά σε μία ή δύο φράσεις. Εάν αυτή είναι η δουλειά των ονείρων σας, το πιθανότερο είναι ότι η εταιρεία έχει διαμορφώσει τη ζωή σας με κάποιο τρόπο.
- Μην είστε πολύ συναισθηματικοί και κρατήστε το σύντομο. Ωστόσο, δείχνοντας την ανθρώπινη πλευρά σας με μια ιστορία, δείχνετε ότι είστε κάτι περισσότερο από ένα απλό γεγονός σε ένα κομμάτι χαρτί.
Μέρος 3 από 3: Ολοκλήρωση αιτήσεων
Βήμα 1. Γράψτε μια πρόταση συνοψίζοντας τους λόγους που σας κάνουν τον τέλειο υποψήφιο
Το κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής σας με τον σωστό τόνο είναι ένα πολύ σημαντικό μέρος γιατί μπορεί να σας οδηγήσει στη συνέντευξη.
- Όταν εξηγείτε πώς συμβάλλετε στην εταιρεία, θυμηθείτε ότι πρέπει να βάλετε τον εαυτό σας στη θέση ενός διευθυντή προσλήψεων. Πείτε ότι η συνεισφορά σας θα βοηθήσει την εταιρεία, όχι η εταιρεία που θα σας βοηθήσει.
- Αναρωτηθείτε τι θα ψάχνατε σε έναν υποψήφιο αν ήσασταν εσείς αυτός που έκανε την πρόσληψη.
Βήμα 2. Προσκαλέστε τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας
Ενημερώστε μας ότι θα χαρείτε να έχετε την ευκαιρία να συζητήσετε περαιτέρω τη θέση και να δώσετε ξανά τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
- Μπορείτε να κλείσετε την επιστολή ευχαριστώντας τον διευθυντή προσλήψεων και τελειώνοντάς την με μια δήλωση όπως η ακόλουθη, ανυπομονώ να σας ακούσω μόλις το επιτρέψει το πολυάσχολο πρόγραμμά σας.
- Μην ζητάτε απλώς από τον διευθυντή προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας εάν αισθάνεται ότι είστε καλός υποψήφιος. Δείξτε εμπιστοσύνη (χωρίς να είστε αλαζονικοί) λέγοντας ότι θέλετε να μιλήσετε περισσότερο.
Βήμα 3. Τελειώστε με έναν χαιρετισμό λήξης
Ο τελευταίος χαιρετισμός μπορεί να σκεφτεί αργότερα, αλλά θα μπορούσε να είναι απογοητευτικός αν δεν ξέρετε τι να πείτε. Χρησιμοποιήστε "Ειλικρινά" ή απλά "Χαιρετισμούς".
- Το πολύ επίσημο κλείσιμο της επιστολής μπορεί να είναι μια κακή εξυπηρέτηση για εσάς επειδή θα φαίνεται ανειλικρινές ή δεν ταιριάζει με το ύφος της επιστολής σας.
- Γράφοντας «Με εκτίμηση» ή «Χαιρετισμούς», δείχνετε σεβασμό χωρίς να ακούτε ότι γράφετε ένα γράμμα αγάπης. Ένας χαιρετισμός όπως "Ραντεβού αργότερα" μπορεί να ακούγεται πολύ ανεπίσημος και ίσως αλαζονικός.
Βήμα 4. Γράψτε το όνομά σας κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό
Μετά το τέλος του χαιρετισμού, γράψτε το πλήρες όνομά σας μερικές γραμμές παρακάτω και βάλτε την υπογραφή σας.
- Εάν η υπογραφή σας έχει ήδη δημιουργηθεί στον επεξεργαστή κειμένου του υπολογιστή σας, μπορείτε να την εισαγάγετε κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό.
- Εναλλακτικά, μπορείτε να εκτυπώσετε το γράμμα και να το υπογράψετε με το χέρι. Εάν επιλέξετε αυτήν τη μέθοδο, θα πρέπει να σαρώσετε ξανά την αλληλογραφία σας στον υπολογιστή σας σε περίπτωση που θα σταλεί μέσω email.
- Ορισμένες εταιρείες δεν απαιτούν υπογραφή εάν υπάρχει ήδη ένα πλήρες όνομα.
Συμβουλές
- Η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να είναι σαφής και επίκαιρη. Η πρώτη σας εντύπωση στα μάτια του εργοδότη διαμορφώνεται μέσω αυτής της επιστολής.
- Αποφασίστε να γράψετε μόνο τρεις παραγράφους και ποτέ περισσότερες από μία σελίδες. Οι διευθυντές προσλήψεων είναι πιθανό να διαβάσουν γρήγορα μια συνοδευτική επιστολή για σχετικές πληροφορίες πριν την διαβάσουν ολόκληρη.
- Διπλός έλεγχος για να βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας είναι επίσημη και δεν περιέχει περιστασιακή ή ανεπίσημη γλώσσα.
- Εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το όνομα αναφοράς, εάν υπάρχει. Εναλλακτικά, ζητήστε από κάποιον να σας παράσχει αναφορές και συμπεριλάβετε αυτές τις αναφορές όταν υποβάλετε τη συνοδευτική επιστολή και το βιογραφικό σας.
- Ζητήστε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας να διαβάσει τη συνοδευτική σας επιστολή για να δει αν βλέπει λάθη σε αυτήν.
- Τα πληκτρολογημένα συνοδευτικά γράμματα προτιμώνται επειδή θεωρούνται πιο επίσημα και ευανάγνωστα από τα χειρόγραφα, οπότε οι πιθανότητες να διαβαστεί το γράμμα σας είναι μεγαλύτερες.
- Χρησιμοποιήστε σχετικές γραμματοσειρές. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε το Arial ή το Times New Roman. Αποφύγετε τις αστείες γραμματοσειρές όπως το Comic Sans, καθώς αυτό μπορεί να βλάψει γρήγορα τη φήμη της επιστολής σας εμφανίζοντας έλλειψη επαγγελματισμού. Υπάρχουν μερικές μοναδικές κενές θέσεις όπου η χρήση μιας τέτοιας γραμματοσειράς θα ήταν ωραία, αλλά συνήθως είναι σπάνιο να βρεθεί τόσο καλύτερα να είστε προσεκτικοί.
- Διπλός έλεγχος για να βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία και η γραμματική σας είναι σωστές. Χρησιμοποιήστε παραγράφους και σημεία στίξης.
Προειδοποίηση
- Μην υποθέσετε ότι θα βρείτε τη δουλειά στη συνοδευτική σας επιστολή. Αποφύγετε προτάσεις που υποδηλώνουν ότι εργάζεστε ήδη στην εταιρεία, όπως "Εάν με προσλάβετε, θα κάνω τα ακόλουθα πράγματα".
- Η συνοδευτική επιστολή σας δεν πρέπει να είναι επανάληψη του βιογραφικού σας.
