Μπορείτε να γράψετε μια επιστολή αίτησης εάν χρειάζεστε χορηγό για την υποστήριξη των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων σας ή άλλων αναγκών. Γράψτε μια επιστολή αίτησης που μπορεί να πείσει τον χορηγό ότι το σχέδιό σας αξίζει να υποστηριχθεί. Επιπλέον, εξηγήστε επίσης σε περίγραμμα, ποια οφέλη θα λάβει. Μαθαίνοντας πώς να γράφετε ένα καλό γράμμα, μπορείτε να δείτε τη διαφορά μεταξύ μιας εγκεκριμένης εφαρμογής και μιας απορριφθείσας αίτησης.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία της Επιστολής Αίτησης
Βήμα 1. Καθορίστε στόχους
Τι συγκεκριμένα θέλετε να κερδίσετε αναζητώντας χορηγούς; Τι να κάνετε εάν είστε πρόθυμοι να γίνετε χορηγοί; Τι κάνετε και γιατί χρειάζεστε χορηγούς; Θα πρέπει να είστε σε θέση να απαντήσετε σε όλες αυτές τις ερωτήσεις πριν γράψετε μια επιστολή αίτησης.
- Η επιστολή αίτησης πρέπει να είναι γραμμένη ειδικά και να έχει συγκεκριμένο σκοπό. Δεν έχει νόημα να γράψετε μια επιστολή όπου είναι ασαφές ή δεν ξέρετε τι θέλετε και γιατί.
- Βρείτε απαντήσεις για το γιατί πρέπει να προγραμματίσετε. Οι αιτήσεις χορηγίας που υποβάλλονται επειδή θέλουν να επιτύχουν συγκεκριμένους στόχους ή τα όνειρά τους είναι συνήθως ευκολότερο να πετύχουν. Προσπαθήστε να εμπνεύσετε μια πεποίθηση γιατί κάποιος χρειάζεται να υποστηρίξει την αιτία σας δίνοντας χρόνο ή χρήμα εξηγώντας πώς η βοήθειά του θα βοηθήσει ένα άτομο ή κοινότητα.
Βήμα 2. Κάντε μια λίστα εταιρειών
Ποιος θα κινηθεί για να υποστηρίξει το σχέδιό σας; Έχουν κάποιοι ιδιοκτήτες εταιρειών προσωπικούς λόγους για να υποστηρίξουν το σχέδιό σας; Or, υπάρχει ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που θέλει να είναι χορηγός επειδή έχει την ίδια αποστολή. Ποιος έχει χορηγήσει την ίδια δραστηριότητα; Προσπαθήστε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες.
- Γράψτε τα ονόματα εταιρειών ή ατόμων που γνωρίζετε προσωπικά, συμπεριλαμβανομένων των ατόμων με τα οποία συνεργάζεστε. Μην παραμελείτε ποτέ τις προσωπικές σχέσεις.
- Μην υποτιμάτε τις μικρές εταιρείες ή τους επιχειρηματίες που δεν έχουν καταστήματα. Maybeσως θέλουν και αυτοί να δώσουν. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε τοπικές εταιρείες. Οι εταιρείες στο άμεσο περιβάλλον θα δουν συνήθως τη σχέση που έχει δημιουργηθεί με την κοινότητα ως κάτι χρήσιμο.
- Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα, χωρίστε την εταιρεία που έχετε καταχωρίσει σε ομάδες και, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος να επικοινωνήσει με την εταιρεία, έτσι ώστε ο καθένας να κάνει το δικό του.
Βήμα 3. Καθορίστε αυτό που ψάχνετε
Υπάρχουν πολλές μορφές αιτήσεων χορηγίας. Αποφασίστε τι ζητάτε πριν γράψετε μια επιστολή αίτησης.
- Οι δωρεές μπορούν να έχουν τη μορφή χρημάτων ή αγαθών. Το να δώσετε αντικείμενα ως δωρεά σημαίνει να χαρίσετε υλικά ή προϊόντα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, αντί να δώσετε μόνο χρήματα. Μερικές φορές, οι δωρεές δίνονται με τη μορφή υπηρεσιών και όχι με τη μορφή αγαθών.
- Maybeσως χρειάζεστε εθελοντές, όχι προϊόντα. Όπως και να έχει, να είστε συγκεκριμένοι σε αυτό που χρειάζεστε.
Βήμα 4. Αποφασίστε για τις επιλογές που θέλετε να προσφέρετε
Σε μια επιστολή αίτησης χορηγίας, μπορείτε να προσφέρετε διάφορες διαφορετικές μορφές υποστήριξης για να διαλέξετε. Με αυτόν τον τρόπο, παρέχετε επιλογές τόσο στις μικρές όσο και στις μεγάλες εταιρείες να παρέχουν υποστήριξη στο μέτρο των δυνατοτήτων τους.
- Καθορίστε το ποσό της υποστήριξης και των παροχών. Πρέπει να εξηγήσετε ποια οφέλη θα λάβουν ανάλογα με το ποσό της παρεχόμενης υποστήριξης. Οι άνθρωποι που δίνουν περισσότερα θα πρέπει να έχουν περισσότερα οφέλη.
- Μπορείτε να προσφέρετε διαφημίσεις, δημόσιες ανακοινώσεις σχετικά με την εταιρεία ή τη χορηγία σας και λογότυπα σε ιστότοπους ή σε διαφημιστικό υλικό/προγράμματα.
Βήμα 5. Καθορίστε το όνομα του ατόμου που θα λάβει το γράμμα
Ποτέ μην στείλετε μια επιστολή που απευθύνεται γενικά γράφοντας "στους ενδιαφερόμενους" γιατί φαίνεται λιγότερο προσωπική.
- Συνήθως, αυτή η επιστολή πρέπει να απευθύνεται στον υπεύθυνο του τμήματος Προσωπικού ή στον διευθύνοντα σύμβουλο. Δοκιμάστε να καλέσετε την εταιρεία ή να αναζητήσετε στον ιστότοπο για το ποιος είναι υπεύθυνος για τη χορηγία. Μην κάνετε δεύτερες υποθέσεις σε αυτό το θέμα. Για να είναι επιτυχής, μια επιστολή αίτησης χορηγίας πρέπει να απευθύνεται στο κατάλληλο άτομο. Γράψτε το όνομα και τον τίτλο με τη σωστή ορθογραφία.
- Μάθετε επίσης εάν αυτή η εταιρεία/οργανισμός έχει πολιτική δωρεάς, ώστε να μην χάνετε χρόνο και μπορείτε να υποβάλετε αίτημα σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας.
Μέρος 2 από 3: Κατανόηση των μορφών γραμμάτων
Βήμα 1. Μελέτη δείγματα επιστολών αίτησης χορηγού
Μπορείτε να δείτε παραδείγματα αυτής της επιστολής στο Διαδίκτυο, μερικά πληρώνονται, αλλά μερικά είναι δωρεάν. Διαβάστε αυτά τα παραδείγματα για να καταλάβετε τη μορφή και το περιεχόμενο.
- Ωστόσο, μην αντιγράφετε ολόκληρο το δείγμα επιστολής. Προσπαθήστε να τακτοποιήσετε τις λέξεις μόνοι σας έτσι ώστε το γράμμα σας να φαίνεται προσωπικό και εύκολο στην ανάγνωση.
- Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε ότι ο διευθυντής της εταιρείας έχει ιστορικό που σχετίζεται με τα σχέδιά σας, γράψτε του μια προσωπική επιστολή. Προσπαθήστε να μάθετε το υπόβαθρο του ατόμου ή της εταιρείας στην οποία γράφετε και δομήστε το περιεχόμενο για να φαίνεται πιο προσωπικό.
Βήμα 2. Επιλέξτε το σωστό στιλ γλώσσας ανάλογα με το κοινό
Ωστόσο, θα πρέπει να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή αίτησης και να μην χρησιμοποιείτε λέξεις που χρησιμοποιούνται στην καθημερινή συνομιλία.
- Γράψτε ένα γράμμα σε χαρτί με επιστολόχαρτο που έχει το λογότυπό σας και το όνομα του οργανισμού σας. Αυτό θα κάνει την εφαρμογή σας να φαίνεται πιο επαγγελματική. Εάν υποβάλλετε αίτηση για χορηγία για τον εαυτό σας, δημιουργήστε ένα επιστολόχαρτο με το όνομά σας στην κατάλληλη γραμματοσειρά για να ακούγεται επαγγελματικό.
- Εάν γράφετε ένα γράμμα για μια εταιρεία ή οργανισμό, όσο πιο επίσημο είναι, τόσο το καλύτερο. Εάν απευθύνεται σε μέλος της οικογένειας ή φίλο, γράψτε μια επιστολή που δεν είναι πολύ επίσημη, αλλά όχι πολύ περιστασιακή για να ακούγεται αγενής. Οι αιτήσεις χορηγίας που αποστέλλονται μέσω ανεπίσημων διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι συνήθως λιγότερο επιτυχημένες.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε την τυπική μορφή επαγγελματικής επιστολής
Η επιστολή αίτησης χορηγίας πρέπει να χρησιμοποιεί τη μορφή επαγγελματικής επιστολής. Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα γράμματα για να φαίνεται επαγγελματικό.
- Ξεκινήστε να γράφετε το γράμμα συμπεριλαμβάνοντας την ημερομηνία, το όνομα του χορηγού και τη διεύθυνση.
- Παραλείψτε μια κενή γραμμή και, στη συνέχεια, γράψτε: Αγαπητέ (όνομα) και τελειώστε με κόμμα.
- Γράψτε ένα σύντομο γράμμα. Αρκεί να γράψετε μια επιστολή αίτησης χορηγού για μία σελίδα, έτσι ώστε να μην καταλαμβάνει πολύ χρόνο από τον αναγνώστη. Οι μετακινημένοι άνθρωποι θα σας δώσουν ένα λεπτό για να διαβάσετε την επιστολή σας. Επομένως, γράψτε ένα σύντομο και σαφές γράμμα σε μία σελίδα.
- Στείλτε την επιστολή μέσω ταχυδρομείου ή ταχυμεταφορών επειδή το αίτημα που αποστέλλεται με email φαίνεται ασήμαντο.
Βήμα 4. Τέλος της επιστολής με ένα ευχαριστήριο σημείωμα
Στο τέλος της επιστολής, ευχαριστήστε τους για την προσοχή τους. Παραλείψτε μια γραμμή στο τέλος της παραγράφου και αφήστε κενό χώρο για την υπογραφή σας.
- Τελειώστε την επιστολή δίνοντας έναν επαγγελματικό και σεβαστικό χαιρετισμό, για παράδειγμα: Με εκτίμηση/δική μου. Γράψτε το όνομα και τον τίτλο σας και, στη συνέχεια, υπογράψτε το.
- Συνδέστε άλλα υλικά. Επίσης στείλτε φυλλάδια μαζί με την επιστολή για να δώσετε μια επισκόπηση των δραστηριοτήτων ή της εταιρείας σας. Αυτό μπορεί να αυξήσει την αξιοπιστία σας και να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται πιο άνετα να σας υποστηρίζει.
- Εάν ο οργανισμός σας έχει καλυφθεί, συμπεριλάβετε επίσης άρθρα ή ειδήσεις σχετικά με αυτό που έχετε κάνει.
Μέρος 3 από 3: Τελειοποίηση του Περιεχομένου της Επιστολής
Βήμα 1. Γράψτε μια καλή εισαγωγή
Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής, θα πρέπει να εισαγάγετε τον εαυτό σας, το όνομα της εταιρείας και να περιγράψετε συγκεκριμένα τα σχέδιά σας. Μην γράφετε πράγματα που δεν είναι απαραίτητα, έτσι ώστε ο αναγνώστης να νιώσει αμέσως ενδιαφέρον για το περιεχόμενο της επιστολής σας.
- Μην υποθέσετε ότι οι άνθρωποι γνωρίζουν ήδη ποιος είστε ή τι κάνει ο οργανισμός σας. Δώστε μια εξήγηση για την εταιρεία (εάν απευθύνεται σε εταιρεία) ή για τον εαυτό σας (εάν απευθύνεται σε κάποιον). Για παράδειγμα: _ είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που δεσμεύεται να αποκαταστήσει _ κ.λπ.
- Δώστε έμφαση στις επιτυχίες που είχατε για να δείξετε ότι δεν υπάρχει κίνδυνος να είστε χορηγός. Επίσης εξηγήστε πώς θα χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένα τα χρήματα από τον χορηγό.
- Στη δεύτερη ή στην πρώτη παράγραφο, θα πρέπει να εφαρμόσετε αμέσως και να εξηγήσετε γιατί ρωτάτε.
Βήμα 2. Καταγράψτε τα οφέλη του να είστε χορηγός
Για να γίνετε χορηγός, πρέπει να είστε σε θέση να πείσετε την εταιρεία ή το άτομο για τα οφέλη που θα λάβουν με τη χορηγία. Επομένως, εξηγήστε στη μέση της επιστολής ποια θα είναι τα οφέλη για αυτούς, όχι για εσάς.
- Παράδειγμα: εξηγήστε ότι το όφελος του να είστε χορηγός είναι η καλή δημοσιότητα. Γίνετε πιο συγκεκριμένοι: Θα καλυφθεί αυτή η δραστηριότητα από την τηλεόραση; Πόσοι άνθρωποι θα έρθουν; Υπάρχουν VIP επισκέπτες; Εάν υπάρχουν άλλες μεγάλες εταιρείες ή ανταγωνιστές που τους χορηγούν, θα καταχωρηθούν επίσης;
- Δώστε μια επιλογή. Οι εταιρείες ή τα άτομα που θέλουν να γίνουν χορηγοί συνήθως προτιμούν εάν υπάρχει μια επιλογή που ταιριάζει στις ανάγκες ή τον προϋπολογισμό τους.
Βήμα 3. Παρέχετε συναρπαστικά αποδεικτικά στοιχεία
Συμπεριλάβετε ορισμένους αριθμούς, όπως τον αριθμό των κοινών ή τα δημογραφικά στοιχεία που μπορούν να προσεγγίσουν.
- Επίσης, μην ξεχάσετε να μιλήσετε για τη συναισθηματική επίδραση της χορηγίας. Για παράδειγμα: μια μικρή ιστορία για κάποιον που θα βοηθηθεί μπορεί να έχει μεγάλη επιρροή.
- Εξηγήστε πώς αναγνωρίζετε τη χορηγία. Maybeσως ο χορηγός να λάβει ένα δωρεάν περίπτερο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης σε αντάλλαγμα για χορηγία.
- Δώστε τους τις σημαντικές πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν μια απόφαση σχετικά με αυτήν τη χορηγία. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και την ημερομηνία παραλαβής της επιθυμητής απάντησης. Επισυνάψτε επίσης έναν σφραγισμένο κενό φάκελο με τη δική σας διεύθυνση γραμμένη πάνω του για να διευκολύνετε τους χορηγούς να στέλνουν απαντήσεις.
- Ρωτήστε τους χορηγούς τι αναγνώριση θέλουν. Για παράδειγμα, πώς θέλουν να μοιάζει το όνομά τους και θέλουν να αναγνωρίζεται; Ρωτήστε, προσφέρετε ευκαιρίες και μην υποθέτετε.
Βήμα 4. Εξηγήστε το υπόβαθρο αυτής της δραστηριότητας
Πρέπει να περιγράψετε λεπτομερώς τις συγκεκριμένες δραστηριότητες για να υποστηρίξετε τον οργανισμό και τις δραστηριότητες που θέλετε να αναλάβετε.
- Για παράδειγμα, εάν θέλετε να γράψετε μια επιστολή με την οποία ζητάτε χορηγία για μια φιλανθρωπική οργάνωση, εξηγήστε το ιστορικό του έρανου, όπως πότε ιδρύθηκε ο οργανισμός σας, ποιος είναι υπεύθυνος, ποιος έλαβε τα χρήματα και τυχόν βραβεία ή επιτεύγματα που έχουν επιτευχθεί.
- Δείξε, μην μιλάς μόνο. Μην μιλάτε μόνο για ομάδες ή δραστηριότητες που είναι καλές ή αξίζει να υποστηριχθούν. Δώστε λεπτομερή αποδεικτικά στοιχεία που μπορούν να πείσουν ότι αυτή η ομάδα ή η δραστηριότητα είναι πραγματικά καλή και αξίζει να υποστηριχθεί. Τα στοιχεία είναι συνήθως πιο πειστικά από τα υπερθετικά.
Βήμα 5. Παρακολουθήστε προσωπικά
Η αποστολή επιστολών δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να χτίσετε μια προσωπική σχέση. Ενώ είναι καλή ιδέα να στείλετε μια επιστολή αίτησης χορηγίας, πρέπει να δώσετε συνέχεια σε αυτήν την επιστολή προσωπικά.
- Δοκιμάστε να καλέσετε ή να έρθετε αυτοπροσώπως, εάν δεν έχετε λάβει απάντηση εντός 10 ημερών. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι πολλοί σκηνοθέτες είναι πολύ απασχολημένοι και θα το βρουν ενοχλητικό. Σας συνιστούμε να κλείσετε ραντεβού ή να καλέσετε εκ των προτέρων.
- Δείξτε ότι είστε πολύ ευχαριστημένοι με αυτό το πρόγραμμα δραστηριοτήτων. Αποφύγετε τις αρνητικές συζητήσεις. Μην δίνεις την εντύπωση ότι ικετεύεις ή προκαλείς ενοχές για να τους κάνεις να δωρίσουν.
- Εάν η απάντηση είναι "ίσως", μη διστάσετε να συνεχίσετε. Απλώς μην βιαστείτε και μην το παρακάνετε γιατί μπορεί να αποσπαστούν.
- Μην περιμένεις πολλά. Μην υποθέσετε ότι πρόκειται να σας καλέσουν σε μια συνάντηση ή ότι θέλουν να γίνουν χορηγοί. Τους ευχαριστούμε για την προσοχή τους.
- Στείλτε μια ευχαριστήρια κάρτα εάν το αίτημά σας ικανοποιηθεί.
Βήμα 6. Ελέγξτε την αλληλογραφία σας
Οι ευκαιρίες για να λάβετε χορηγούς θα χαθούν εάν δεν ελέγξετε την επιστολή που πρόκειται να στείλετε. Ένα γράμμα με πολλά ορθογραφικά λάθη ή γραμματικά λάθη δεν είναι επαγγελματικό γράμμα. Γιατί να συμπεριλάβετε το όνομα ενός ατόμου/εταιρείας σε μια δραστηριότητα που δεν ήταν επαγγελματικά προετοιμασμένη;
- Ελέγξτε τα σημεία στίξης. Πολλοί άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν σωστά τα κόμματα ή άλλα σημεία στίξης. Μικρά πράγματα σαν αυτό είναι πολύ σημαντικά εδώ.
- Εκτυπώστε το γράμμα σας, αφήστε το ήσυχο και μετά διαβάστε το λίγες ώρες αργότερα. Μερικές φορές τα μάτια μας έχουν τόσο εμπιστοσύνη στο γράψιμο στην οθόνη του υπολογιστή που είναι εύκολο να παραβλέψουμε τα τυπογραφικά λάθη.
- Στείλτε την επιστολή σε έναν επαγγελματικό φάκελο με επαρκή αποστολή ή χρησιμοποιήστε μια καλή υπηρεσία ταχυμεταφορών.
Βήμα 7. Δείγμα επιστολής:
Επιστολόχαρτο (εάν υπάρχει) Ημερομηνία: _
Διεύθυνση: _
_
_
Αγαπητός. Κυρίες και κύριοι _
Πρόσφατα, με κάλεσαν να συμμετάσχω στον παγκόσμιο διαγωνισμό βασίλισσας ομορφιάς που θα πραγματοποιηθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες το 2016. Επί του παρόντος, έχω επιλεγεί ως Puteri Indonesia και θέλω να συμμετάσχω σε διεθνή διαγωνισμό το επόμενο έτος.
Μέσω αυτής της επιστολής, επιτρέψτε μου να υποβάλω αίτηση για χορηγία, ώστε να μπορέσω να συμμετάσχω στον διαγωνισμό με περισσότερους από 100 διαγωνιζόμενους από διάφορες χώρες. Η εκδήλωση θα μεταδοθεί τηλεοπτικά διεθνώς και αναμένεται να προσελκύσει 300.000 άτομα. Τα ονόματα των χορηγών θα εμφανίζονται σε αυτόν τον διαγωνισμό και στην ιστοσελίδα του διοργανωτή του διαγωνισμού.
Η χρηματοδοτική υποστήριξη μπορεί να παρέχεται σύμφωνα με τις ακόλουθες επιλογές:
Rp_ - Όνομα, περιγραφή και λογότυπο
Rp_ - Όνομα και περιγραφή
Rp_ - Όνομα και λογότυπο
Rp_ - Όνομα
Εάν είστε πρόθυμοι να γίνετε χορηγός, περιμένω νέα το αργότερο μέχρι τις _.
Σας ευχαριστούμε για την προσοχή που δώσατε σε αυτήν την εφαρμογή.
Με εκτίμηση, υπογραφή
Πλήρες όνομα
Συμβουλές
- Κάντε αιτήματα ευγενικά, μην απαιτείτε.
- Αναζητήστε πληροφορίες ποιος υπεύθυνος λήψης αποφάσεων τον οποίο μπορείτε να καλέσετε, αντί για γραμματέα ή τρίτο πρόσωπο.
- Πληκτρολογήστε την επιστολή σας, εκτός αν η γραφή σας είναι πολύ όμορφη, για να φαίνεται πιο επαγγελματική.
- Εκτυπώστε γράμματα σε χαρτί υψηλής ποιότητας για καλύτερα αποτελέσματα.
- Σχεδόν πάντα ζητείται από τις εταιρείες να είναι χορηγοί. Επομένως, εξηγήστε γιατί μια συγκεκριμένη εταιρεία είναι η σωστή για να υποστηρίξει τις δραστηριότητές σας.
- Επισυνάψτε ένα έντυπο χορηγίας, ώστε να μπορεί να συμπληρώσει κάποιος στην εταιρεία που στέλνετε.
Σχετικό άρθρο
- Πώς να γράψετε ένα γράμμα
- Γράψτε Γράψτε Γράμμα Αναγνώστη
