Το προσωπικό του τμήματος προσωπικού που είναι υπεύθυνο για τη λήψη αιτήσεων εργασίας συνήθως περιμένει από τους αιτούντες να στείλουν επίσης συνοδευτική επιστολή, όχι μόνο βιογραφικό. Για τους αιτούντες εργασία, μια συνοδευτική επιστολή είναι ένα μέσο για να συστηθείτε και να εξηγήσετε εν συντομία γιατί τα βιολογικά δεδομένα σας πληρούν τα απαιτούμενα προσόντα. Χρησιμοποιήστε μια συνοδευτική επιστολή για να εξηγήσετε γιατί θέλετε να εργαστείτε σε μια συγκεκριμένη εταιρεία επειδή οι πληροφορίες ιστορικού και εμπειρίας βρίσκονται ήδη στο βιογραφικό σας. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή που είναι προσωπική, σχετική, επαγγελματική και χωρίς γραμματικά λάθη ή ορθογραφικά λάθη.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Προετοιμασία για τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής
Βήμα 1. Καθορίστε το σκοπό σύνταξης της επιστολής
Πριν ξεκινήσετε να γράφετε, σκεφτείτε τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε γράφοντας τη συνοδευτική σας επιστολή. Κατά την αποστολή των βιολογικών δεδομένων ή του σύντομου βιογραφικού σας στο τμήμα προσωπικού, συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή. Ακόμα κι αν υποβάλλετε αίτηση για εργασία που δεν έχει διαφημιστεί, χρησιμοποιήστε τη συνοδευτική επιστολή για να εξηγήσετε τα κίνητρά σας δηλώνοντας γιατί επιλέξατε μια συγκεκριμένη εταιρεία.
- Εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία για να καλύψετε μια προκηρυγμένη κενή θέση, γράψτε μια επιστολή εξηγώντας ότι είστε καλός υποψήφιος για τη δουλειά.
- Εάν γράφετε συνοδευτική επιστολή χωρίς να καθορίσετε την κενή θέση εργασίας, περιγράψτε όλες τις δεξιότητες που έχετε και πώς χρησιμοποιούνται στην εταιρεία.
- Όποιος και αν είναι ο στόχος σας, εξηγήστε συνοπτικά και επακριβώς ποια συμβολή μπορείτε να κάνετε στην εταιρεία, αντί να θέλετε να πάρετε κάτι από την εταιρεία.
Βήμα 2. Μάθετε σε ποιον πρέπει να στείλετε τη συνοδευτική επιστολή σας
Πριν γράψετε, προσπαθήστε να μάθετε ποιος θα διαβάσει το γράμμα σας. Εάν υποβάλλετε αίτηση για την κάλυψη συγκεκριμένης κενής θέσης εργασίας, το πρώτο άτομο που θα διαβάσει την επιστολή είναι συνήθως το τμήμα προσωπικού προτού διαβιβαστεί στον σχετικό διευθυντή που χρειάζεται υπαλλήλους. Το προσωπικό που χειρίζεται την πρόσληψη εργαζομένων έχει μεγάλη εμπειρία στην ανάγνωση αιτήσεων εργασίας. Προσπαθήστε λοιπόν να κάνετε θετική εντύπωση από την αρχή.
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για τη λήψη της αίτησης, αναζητήστε το όνομα του διευθυντή προσωπικού στον ιστότοπο.
- Αν και μπορεί να φαίνεται ασήμαντο, η αποστολή μιας επιστολής στο σωστό άτομο είναι ένας τρόπος για να δημιουργήσετε μια θετική εντύπωση.
- Εναλλακτικά, καλέστε την ενδιαφερόμενη εταιρεία για να ζητήσετε το όνομα του ατόμου που πρέπει να συμπεριλάβετε ως παραλήπτης της επιστολής.
- Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το φύλο του παραλήπτη από το όνομα, γράψτε "Dear" ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα.
- Τα ονόματα Dian και Sri μπορούν να χρησιμοποιηθούν τόσο από άνδρες όσο και από γυναίκες. Αναζητήστε πληροφορίες στον ιστότοπο της εταιρείας ή καλέστε για να επιβεβαιώσετε το φύλο του παραλήπτη για να αποφύγετε λάθη.
Βήμα 3. Μελετήστε τις περιγραφές θέσεων εργασίας και τις αγγελίες εργασίας
Εάν γράφετε μια επιστολή που υποβάλλει αίτηση για μια συγκεκριμένη εργασία, ετοιμάστε ένα σχέδιο επιστολής που συζητά τη δουλειά. Αναζητήστε περιγραφές θέσεων εργασίας και άλλες πληροφορίες και ορίστε λέξεις -κλειδιά, εργασίες και εργασιακές ευθύνες διαβάζοντας τη διαφήμιση με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Χρησιμοποιήστε τη συνοδευτική επιστολή σας για να εξηγήσετε όσο καλύτερα μπορείτε ότι πληροίτε τα απαιτούμενα προσόντα περιγράφοντας όλες τις δεξιότητες και την εμπειρία που θα ωφελήσει την εταιρεία.
Καταγράψτε όλες τις απαιτήσεις που αναφέρονται στη διαφήμιση και, στη συνέχεια, ομαδοποιήστε τις ως κύριες, υποστηρικτικές και πρόσθετες απαιτήσεις
Βήμα 4. Σχεδιάστε το γράμμα
Μόλις μάθετε τι πρέπει να εξηγηθεί στην επιστολή, ξεκινήστε να προετοιμάζετε ένα σχέδιο επιστολής. Γράψτε ένα σύντομο σχέδιο για κάθε σημαντική πτυχή που θέλετε να καλύψετε. Προσπαθήστε να γράψετε ένα σαφές και περιεκτικό γράμμα. Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή που αποτελείται από πολλές παραγράφους με την ακόλουθη σειρά:
- Η πρώτη παράγραφος εξηγεί γιατί στέλνετε την επιστολή, για παράδειγμα: "Μέσω αυτής της επιστολής, κάνω αίτηση για εργασία ως …"
- Η δεύτερη παράγραφος εξηγεί ότι πληροίτε τις προϋποθέσεις για εργασία βάσει των ακαδημαϊκών προσόντων, της εργασιακής σας εμπειρίας και των επαγγελματικών δεξιοτήτων που απαιτούνται σύμφωνα με την περιγραφή της εργασίας ή τις προσωπικές σας προδιαγραφές.
- Η τρίτη παράγραφος περιγράφει τη συμβολή που μπορείτε να κάνετε στην εταιρεία και τα μακροπρόθεσμα σχέδια σταδιοδρομίας σας.
- Η τέταρτη παράγραφος αποκαλύπτει γιατί υποβάλλετε αίτηση για εργασία και ότι είστε ο καταλληλότερος υποψήφιος για να γίνετε δεκτοί για εργασία. Συνοπτικά δηλώστε ότι είστε έτοιμοι να προσκληθείτε για συνέντευξη.
- Τελειώστε υπογράφοντας το γράμμα και συμπεριλαμβάνοντας το πλήρες όνομά σας.
Μέρος 2 από 2: Σύνταξη συνοδευτικής επιστολής
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή γραμμάτων
Για να κάνετε τη συνοδευτική επιστολή που στέλνετε να φαίνεται επαγγελματική, χρησιμοποιήστε μια τυπική μορφή επιστολής συμπεριλαμβάνοντας την ημερομηνία, το όνομα και τη διεύθυνσή σας, το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας και το όνομα του τμήματος προσωπικού ως παραλήπτη της επιστολής. Αναζητήστε μορφές συνοδευτικών επιστολών στο Διαδίκτυο, ώστε να μπορείτε να γράψετε συνοδευτική επιστολή με τυπική μορφή.
- Γράψτε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας στο επάνω αριστερό μέρος του γράμματος.
- Παραλείψτε τις δύο κενές γραμμές και γράψτε την ημερομηνία που γράψατε το γράμμα ξεκινώντας από τον αριθμό της ημέρας, το όνομα του μήνα και το έτος.
- Παραλείψτε δύο ακόμη γραμμές και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του ατόμου του τμήματος προσωπικού που θα λάβει την επιστολή. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα, πληκτρολογήστε το όνομα του τμήματος, για παράδειγμα "Τμήμα Προσωπικού" ή "Διευθυντής Προσλήψεων Ανθρώπινου Δυναμικού" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση της εταιρείας κάτω από αυτό.
- Παραλείψτε τις δύο γραμμές και στη συνέχεια πληκτρολογήστε τον χαιρετισμό, για παράδειγμα "Αγαπητέ κύριε Slamet" ή "Με σεβασμό" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που λαμβάνει το γράμμα. Μετά από αυτό, παραλείψτε μια γραμμή και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε την πρώτη γραμμή.
Βήμα 2. Γράψτε μια καλή πρώτη παράγραφο
Ξεκινήστε το γράμμα με μια σαφή και ακριβή πρώτη πρόταση, έτσι ώστε ο αναγνώστης να γνωρίζει αμέσως ποιος είναι ο σκοπός σας γράφοντας το γράμμα. Αναφέρετε τη δουλειά που θέλετε στην αρχή της επιστολής, για παράδειγμα με την πρώτη πρόταση: "Μέσω αυτής της επιστολής, κάνω αίτηση για εργασία ως προσωπικό πωλήσεων στην PT XYZ."
- Εάν λάβετε μια αναφορά εργασίας από κάποιον, γράψτε το όνομά του. Βεβαιωθείτε ότι το τμήμα προσωπικού γνωρίζει το άτομο που παρέχει την αναφορά.
- Για παράδειγμα: "Η κα Marisa στο Τμήμα Αμοιβών έδωσε πληροφορίες ότι η PT XYZ χρειαζόταν έναν πωλητή."
Βήμα 3. Γράψτε τι θέλετε
Αφού γράψετε την πρώτη παράγραφο, προχωρήστε στην αποκάλυψη γιατί στέλνετε τη συνοδευτική σας επιστολή και περιγράψτε συνοπτικά ποιος είστε. Εξηγήστε ότι οι δεξιότητες, τα προσόντα και η εμπειρία σας πληρούν τα κριτήρια που απαιτούνται για την πλήρωση της θέσης που θέλετε. Χρησιμοποιήστε τις λέξεις -κλειδιά και τους όρους που αναφέρονται στη διαφήμιση. Υποστηρίξτε πληροφορίες σχετικά με τις ικανότητές σας περιγράφοντας σύντομα τις εμπειρίες σας κατά τη διάρκεια της καριέρας σας.
- Για παράδειγμα: εάν τα κριτήρια που απαιτούνται για την υποβολή αίτησης για εργασία είναι η ικανότητα καλής επικοινωνίας, γράψτε σε μια επιστολή: "Κατά τη διάρκεια της εργασίας μου ως προσωπικού εξυπηρέτησης πελατών, έχω παρακολουθήσει αρκετές εκπαιδεύσεις για να μπορώ να επικοινωνώ πολύ καλά." Μετά από αυτό, πείτε μου για ένα πρόβλημα που έχετε λύσει χρησιμοποιώντας αυτήν την ικανότητα.
- Η σύνταξη συνοδευτικής επιστολής σε μορφή τεσσάρων παραγράφων θα παράγει μια σύντομη και απλή επιστολή και θα διαβαστεί έως το τέλος από το προσωπικό του τμήματος προσωπικού.
Βήμα 4. Γράψτε επίσης τα σχετικά επιτεύγματα
Το τμήμα προσωπικού συνήθως διαβάζει γρήγορα τη συνοδευτική επιστολή. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι παραθέτετε επιτεύγματα και επιτυχίες που σχετίζονται με τη δουλειά που θέλετε. Αυτή η μέθοδος κάνει τους υπεύθυνους πρόσληψης να σας θυμούνται ως υποψήφιο που έχει πλεονέκτημα έναντι άλλων αιτούντων. Σημειώστε τα επιτεύγματά σας σημείο προς σημείο, ώστε να φαίνονται διαφορετικά από το υπόλοιπο γράμμα.
- Οι σύντομες πληροφορίες σε γραπτή μορφή διευκολύνουν την ανάγνωση του γράμματος. Ωστόσο, οι πληροφορίες που παρουσιάζονται με τη μορφή δοκιμίου δείχνουν καλές δεξιότητες γραφής και επικοινωνίας.
- Για να δώσετε στους αναγνώστες μια ισχυρή πρώτη εντύπωση, γράψτε την πιο εντυπωσιακή επιτυχία στην πρώτη γραμμή.
- Διατηρήστε μια ισορροπία μεταξύ ενθουσιασμού, επαγγελματισμού και αυτοπεποίθησης.
Βήμα 5. Τέλος της επιστολής δίνοντας εκτίμηση
Γράψτε μια θετική πρόταση λήξης λέγοντας ευχαριστώ που διαβάσατε την επιστολή σας ή εξετάσατε την αίτηση εργασίας σας, για παράδειγμα: «Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας. Περιμένω νέα για την αίτηση εργασίας που υπέβαλα μέσω αυτής της επιστολής ». Μεταφέρετε επίσης τον τρόπο επικοινωνίας μαζί σας, αναφερόμενος στη διεύθυνση που αναφέρεται στην αρχή της επιστολής ή στα στοιχεία επικοινωνίας στο βιογραφικό.
- Πληκτρολογήστε "Με εκτίμηση" ή "Wasalam" ως χαιρετισμό λήξης και, στη συνέχεια, υπογράψτε και πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας.
- Θυμηθείτε ότι το πλήρες όνομα πρέπει να πληκτρολογηθεί κάτω από την υπογραφή.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε μια απλή μορφή
Δεδομένου ότι η συνοδευτική επιστολή είναι επίσημη επιστολή, αυτό θα πρέπει να αντικατοπτρίζεται στη μορφή και τη σύνταξη της επιστολής. Χρησιμοποιήστε την τυπική μορφή επιστολής εφαρμογής, η οποία έχει περιθώριο 2,5 cm και χρησιμοποιήστε γραμματοσειρά Times New Roman ή Arial για ευκολότερη ανάγνωση. Εκτυπώστε με μαύρο μελάνι σε λείο, απλό λευκό χαρτί.
- Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διατηρήστε το επίσημο συμπεριλαμβάνοντας ένα σαφές θέμα και το όνομα του παραλήπτη σαν να γράφετε μια κανονική επιστολή.
- Χρησιμοποιήστε μια σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν θέλετε να στείλετε την αίτησή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δημιουργήστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας το όνομα ή τα αρχικά σας. Ποτέ μην στέλνετε μια αίτηση εργασίας στη διεύθυνση email [email protected].
Βήμα 7. Εξετάστε προσεκτικά την αλληλογραφία
Θα πρέπει να ξαναδιαβάσετε και να ελέγξετε προσεκτικά το γράμμα πριν το στείλετε. Τα γράμματα με τυπογραφικά λάθη, ορθογραφικά και γραμματικά λάθη δίνουν μόνο μια κακή πρώτη εντύπωση για τον εαυτό σας και τον επαγγελματισμό σας. Η συνοδευτική επιστολή είναι μέρος της εφαρμογής και αντικατοπτρίζει τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες και την προσοχή στη λεπτομέρεια.
- Μην βασίζεστε μόνο σε ένα πρόγραμμα ορθογραφικού ελέγχου σε μια ηλεκτρονική συσκευή.
- Διαβάστε τη συνοδευτική επιστολή δυνατά για να ακουστεί εάν υπάρχουν σφάλματα που δεν είναι ορατά.
- Αποθηκεύστε το γράμμα για λίγο και μετά ξαναδιαβάστε το αφού ξεκουραστούν τα μάτια σας.
Συμβουλές
Στο μέτρο του δυνατού, ετοιμάστε μία σελίδα συνοδευτικής επιστολής. Το τμήμα προσωπικού εκτιμά μια σύντομη, επαγγελματική επιστολή
Προειδοποίηση
- Στην ψηφιακή εποχή, πολλοί άνθρωποι επιλέγουν να στέλνουν επιστολές εφαρμογών και βιολογικά δεδομένα μέσω ηλεκτρονικών συσκευών. Βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο του email αίτησης εργασίας που στέλνετε είναι σύμφωνα με την τυπική μορφή επαγγελματικής επιστολής.
- Εάν θέλετε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια αίτηση εργασίας, διατηρήστε ένα επαγγελματικό και επαγγελματικό στυλ γραφής επιστολών.
