Για να μετακινήσετε μια λίστα ή πίνακα δεδομένων από το Word στο Excel, δεν χρειάζεται να μετακινήσετε μεμονωμένα κομμάτια δεδομένων στα κελιά ενός υπολογιστικού φύλλου Excel (φύλλο εργασίας). Μπορείτε απλά να μορφοποιήσετε σωστά το έγγραφό σας στο Word και, στη συνέχεια, ολόκληρο το έγγραφο μπορεί να εισαχθεί στο Excel με λίγα μόνο κλικ.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Μετατροπή λιστών
Βήμα 1. Κατανοήστε πώς θα μετατραπεί το έγγραφο του Word
Για την εισαγωγή ενός εγγράφου στο Excel, ορισμένοι χαρακτήρες χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των δεδομένων που θα εισαχθούν στα κελιά του φύλλου εργασίας του Excel. Εκτελώντας μερικά βήματα μορφοποίησης πριν από την εισαγωγή, μπορείτε να ελέγξετε την εμφάνιση του φύλλου εργασίας και να ελαχιστοποιήσετε το ποσό της μη αυτόματης μορφοποίησης που πρέπει να γίνει. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εισάγετε μια μεγάλη λίστα από ένα έγγραφο του Word στο Excel.
Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλύτερα όταν υπάρχουν πολλές καταχωρήσεις στη λίστα, καθεμία με παρόμοια μορφή (λίστα διευθύνσεων, αριθμών τηλεφώνου, διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.)
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα μορφοποίησης στο έγγραφο
Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία μετατροπής, βεβαιωθείτε ότι κάθε καταχώριση έχει μορφοποιηθεί με τον ίδιο τρόπο. Πρέπει να διορθώσετε τυχόν σφάλματα στίξης ή να αναδιατάξετε τυχόν καταχωρήσεις που δεν ταιριάζουν. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία μεταφοράς δεδομένων εκτελείται ομαλά.
Βήμα 3. Εμφάνιση των χαρακτήρων μορφοποίησης στο έγγραφο του Word
Εμφανίζοντας συνήθως κρυμμένους χαρακτήρες μορφής, μπορείτε να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο διαχωρισμού κάθε καταχώρισης. Μπορείτε να εμφανίσετε χαρακτήρες μορφοποίησης κάνοντας κλικ στο κουμπί Εμφάνιση/Απόκρυψη σημείων παραγράφου στην καρτέλα Αρχική σελίδα ή πατώντας Ctrl+⇧ Shift+*.
Οι περισσότερες λίστες έχουν ένα σημάδι παραγράφου στο τέλος κάθε γραμμής ή στο τέλος μιας γραμμής ή σε μια κενή γραμμή μεταξύ των καταχωρήσεων. Θα χρησιμοποιήσετε αυτό το σύμβολο για να εισαγάγετε τον διακριτικό χαρακτήρα των κελιών στο Excel
Βήμα 4. Αντικαταστήστε τα σημάδια παραγράφου μεταξύ των καταχωρήσεων για να αφαιρέσετε επιπλέον κενά
Το Excel θα χρησιμοποιήσει κενά μεταξύ των καταχωρήσεων για να ορίσει γραμμές, αλλά θα πρέπει να τις αφαιρέσετε σε αυτό το σημείο για να σας βοηθήσει με τη διαδικασία μορφοποίησης. Μην ανησυχείτε, θα το προσθέσετε σύντομα. Αυτό το βήμα λειτουργεί καλύτερα εάν έχετε ένα σημάδι παραγράφου στο τέλος της καταχώρισης και ένα σημάδι στο διάστημα μεταξύ των καταχωρήσεων (δύο διαδοχικά κενά).
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Πληκτρολογήστε ^p ^p στο πεδίο Εύρεση. Αυτός είναι ο κωδικός για δύο διαδοχικά σημάδια παραγράφου. Εάν κάθε καταχώριση είναι μια μεμονωμένη γραμμή και δεν υπάρχουν κενές γραμμές μεταξύ τους, χρησιμοποιήστε μόνο μία ^p.
- Εισαγάγετε τον χαρακτήρα οριοθέτησης στο πεδίο Αντικατάσταση. Βεβαιωθείτε ότι αυτός ο χαρακτήρας δεν είναι χαρακτήρας στο έγγραφο, όπως ~.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Θα παρατηρήσετε ότι αυτές οι καταχωρήσεις συνδυάζονται από μόνες τους, αλλά αφήστε το μόνο για όσο διάστημα ο χαρακτήρας οριοθέτησης βρίσκεται στο σωστό μέρος (μεταξύ κάθε καταχώρησης)
Βήμα 5. Διαχωρίστε κάθε καταχώριση σε ξεχωριστές στήλες
Τώρα οι καταχωρήσεις εμφανίζονται σε ξεχωριστές γραμμές. Πρέπει να καθορίσετε τα δεδομένα που θα εμφανίζονται σε κάθε στήλη. Για παράδειγμα, εάν κάθε καταχώριση στην πρώτη γραμμή είναι ένα όνομα, στη δεύτερη γραμμή είναι μια διεύθυνση δρόμου και στην τρίτη γραμμή είναι μια χώρα και ταχυδρομικός κώδικας, κάντε τα εξής:
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Αφαιρέστε ένα από τα ^p στο πεδίο Εύρεση.
- Αντικαταστήστε τον χαρακτήρα στο πεδίο Αντικατάσταση με κόμμα,.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα αντικαταστήσει τα υπόλοιπα σύμβολα της παραγράφου με ένα διαχωριστικό κόμμα, το οποίο θα χωρίσει κάθε γραμμή σε μια στήλη.
Βήμα 6. Αλλάξτε τον χαρακτήρα οριοθέτησης για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία μορφοποίησης
Αφού ολοκληρώσετε τα δύο παραπάνω βήματα Εύρεση και αντικατάσταση, η λίστα δεν θα μοιάζει πλέον με λίστα. Θα είναι όλοι στην ίδια γραμμή και θα έχουν ένα κόμμα ανάμεσα σε κάθε κομμάτι δεδομένων. Το βήμα Εύρεση και αντικατάσταση θα επιστρέψει τα δεδομένα σε φόρμα λίστας, αλλά θα έχει ακόμα κόμματα που καθορίζουν τις στήλες.
- Πατήστε Ctrl+H για να ανοίξετε το παράθυρο Εύρεση και αντικατάσταση.
- Πληκτρολογήστε ~ (ή όποιον χαρακτήρα επιλέξατε στην αρχή) στο πεδίο Εύρεση.
- Εισαγάγετε ^p στο πεδίο Αντικατάσταση.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αντικατάσταση όλων. Αυτό θα κάνει όλες τις καταχωρήσεις ξανά σε μεμονωμένες ομάδες που χωρίζονται με κόμματα.
Βήμα 7. Αποθηκεύστε το αρχείο ως αρχείο απλού κειμένου
Η μορφή εισαγωγής έχει ολοκληρωθεί και μπορείτε να αποθηκεύσετε αυτό το έγγραφο ως αρχείο κειμένου. Αυτό γίνεται ώστε το Excel να μπορεί να διαβάσει και να αναλύσει τα δεδομένα σας έτσι ώστε να εμφανίζονται στις σωστές στήλες.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Αποθήκευση ως.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπου και επιλέξτε Απλό κείμενο.
- Ονομάστε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
- Εάν εμφανιστεί το παράθυρο Μετατροπή αρχείων, κάντε κλικ στο & nbsp OK; Το
Βήμα 8. Ανοίξτε το αρχείο στο Excel
Δεδομένου ότι το αρχείο αποθηκεύεται σε απλό κείμενο, μπορείτε να το ανοίξετε στο Excel.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα.
- Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Excel Όλα τα αρχεία και επιλέξτε Αρχεία κειμένου.
- Κάντε κλικ στο Επόμενο> στο παράθυρο Οδηγός εισαγωγής κειμένου.
- Επιλέξτε Κόμμα στη λίστα οριοθέτησης. Μπορείτε να δείτε πώς θα διαχωριστούν οι καταχωρήσεις στην προεπισκόπηση στο κάτω μέρος. Κάντε κλικ στο Επόμενο>.
- Επιλέξτε τη μορφή δεδομένων για κάθε στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Τέλος.
Μέθοδος 2 από 2: Μετατροπή πινάκων
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν πίνακα στο Word και, στη συνέχεια, εισαγάγετε δεδομένα σε αυτό
Για μια λίστα δεδομένων στο Word, μπορείτε να τα μετατρέψετε σε μορφή πίνακα και στη συνέχεια να αντιγράψετε τον πίνακα στο Excel. Εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη σε μορφή πίνακα, μεταβείτε στο επόμενο βήμα.
- Επιλέξτε όλο το κείμενο που πρόκειται να μετατραπεί σε πίνακα.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακας.
- Επιλέξτε Μετατροπή κειμένου σε πίνακα.
- Εισαγάγετε τον αριθμό των γραμμών ανά σειρά δεδομένων στη στήλη Αριθμός στηλών. Εάν υπάρχουν κενές γραμμές μεταξύ κάθε σειράς δεδομένων, προσθέστε μία στο σύνολο της στήλης.
- Κάντε κλικ στο & nbsp OK; Το
Βήμα 2. Ελέγξτε τη μορφή του πίνακα
Το Word θα δημιουργήσει έναν πίνακα με βάση τις ρυθμίσεις σας. Ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας είναι σωστός.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο μικρό + κουμπί που εμφανίζεται στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα
Αυτό το κουμπί θα εμφανιστεί όταν τοποθετήσετε το ποντίκι πάνω από τον πίνακα. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα επιλέξετε όλα τα δεδομένα στον πίνακα.
Βήμα 4. Πατήστε
Ctrl+C για αντιγραφή δεδομένων. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
Βήμα 5. Ανοίξτε το Excel
Μόλις αντιγραφούν τα δεδομένα, μπορείτε να ανοίξετε το Excel. Εάν θέλετε να τοποθετήσετε τα δεδομένα σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας, ανοίξτε το φύλλο εργασίας. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο κελί που θέλετε να δημιουργήσετε το επάνω αριστερό κελί του πίνακα.
Βήμα 6. Πατήστε
Ctrl+V για επικόλληση δεδομένων.
Κάθε ένα από τα κελιά του πίνακα Word θα τοποθετηθεί σε ξεχωριστό κελί στο φύλλο εργασίας του Excel.
Βήμα 7. Διαχωρίστε τις υπόλοιπες στήλες
Ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων που εισάγετε, ενδέχεται να υπάρχει κάποια πρόσθετη μορφοποίηση που πρέπει να κάνετε. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε διευθύνσεις πόλεων, κωδικούς χώρας και ταχυδρομικούς κώδικες που βρίσκονται σε ένα κελί, μπορείτε να τις διαχωρίσετε αυτόματα στο Excel.
- Κάντε κλικ στις επικεφαλίδες στηλών που θέλετε να χωρίσετε. Αυτό το βήμα θα επιλέξει ολόκληρη τη στήλη.
- Επιλέξτε την καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στο κουμπί Κείμενο σε στήλες.
- Κάντε κλικ στο Επόμενο> στη συνέχεια επιλέξτε Κόμμα στη στήλη Οριοθέτες. Εάν χρησιμοποιείτε το παραπάνω παράδειγμα, αυτό το βήμα θα διαχωρίσει την πόλη από τον κωδικό χώρας και τον ταχυδρομικό κώδικα.
- Κάντε κλικ στο Τέλος για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
- Επιλέξτε τις στήλες που πρέπει ακόμη να χωριστούν και, στη συνέχεια, επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία. Επιλέξτε το διάστημα και όχι το κόμμα ως οριοθέτης. Αυτό το βήμα θα διαχωρίσει τον κωδικό χώρας από τον ταχυδρομικό κώδικα.
