Όταν παίρνετε την απόφαση να εγκαταλείψετε τη δουλειά σας και να μετακομίσετε σε μια νέα τοποθεσία, πρέπει να ενημερώσετε τουλάχιστον δύο εβδομάδες για την πρόθεσή σας να παραιτηθείτε. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς να γράφετε μια ευγενική αλλά σταθερή επιστολή παραίτησης για να την παραδώσετε στο αφεντικό σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Τι να πείτε και πώς να το πείτε
Βήμα 1. Κάντε μια σαφή και περιεκτική δήλωση
Η πρώτη γραμμή της επιστολής ειδοποίησης πρέπει να δηλώνει σαφώς ότι θα παραιτηθείτε από τη θέση σας στο τέλος της περιόδου των δύο εβδομάδων. Μην χρησιμοποιείτε προτάσεις που μπορούν να δώσουν την εντύπωση ότι είστε διατεθειμένοι να μείνετε περισσότερο ή να αλλάξετε γνώμη με τη σωστή προσφορά.
- Ένα καλό παράδειγμα: "Αυτή η επιστολή είναι μια επίσημη ειδοποίηση για την παραίτησή μου από το [όνομα εταιρείας] ως [όνομα εργασίας], με ισχύ την [ημερομηνία παραίτησης]."
- Ένα καλό παράδειγμα: «Παραιτούμαι ως [όνομα εργασίας] στο [όνομα εταιρείας], σε ισχύ [ημερομηνία παραίτησης], δύο εβδομάδες από τη [σημερινή ημερομηνία].
- Κακό παράδειγμα: "Σκοπεύω να εγκαταλείψω τη θέση μου ως [όνομα εργασίας]. Ενημερώστε με πότε είναι το πιο κατάλληλο χρονικό πλαίσιο για εσάς."
- Ένα κακό παράδειγμα: "Εάν όλα πάνε όπως αναμενόταν, σκοπεύω να παραιτηθώ από τη θέση μου σε αυτήν την εταιρεία σε δύο εβδομάδες από τώρα".
Βήμα 2. Δώστε στο αφεντικό σας τουλάχιστον δύο εβδομάδες
Σήμερα, οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν υποχρεούνται να υποβάλουν επιστολή παραίτησης δύο εβδομάδες νωρίτερα, αλλά εξακολουθεί να θεωρείται επαγγελματική ευγένεια.
- Εάν παραιτηθείτε νωρίτερα από δύο εβδομάδες, ο μελλοντικός εργοδότης σας μπορεί να αναρωτηθεί εάν θα κάνατε το ίδιο σε αυτούς.
- Εάν η εταιρεία σας εισέρχεται αυτήν την περίοδο σε μια ιδιαίτερα πολυάσχολη περίοδο, ίσως σκεφτείτε να δώσετε "προειδοποίηση τεσσάρων εβδομάδων" εκ των προτέρων αντί για μόλις δύο εβδομάδες.
- Τα ανώτερα στελέχη και οι υπάλληλοι σε υψηλότερα επίπεδα θα πρέπει επίσης να εξετάσουν την προειδοποίηση άνω των δύο εβδομάδων. Κατά γενικό κανόνα, διαθέστε ένα χρονικό διάστημα ίσο με το χρονικό διάστημα των διακοπών που διατίθεται στη θέση σας. Για παράδειγμα, εάν η θέση σας σας δίνει τρεις εβδομάδες άδεια, τότε πρέπει επίσης να δώσετε "προειδοποίηση τριών εβδομάδων" εκ των προτέρων.
Βήμα 3. Αποφύγετε να αναφέρετε τους λόγους πίσω από την παραίτησή σας
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν οι λόγοι σας είναι κάπως προβληματικοί, αλλά ακόμα κι αν θέλετε να αποχωρήσετε από την εταιρεία με καλές σχέσεις, θα πρέπει να αποφύγετε να τους αναφέρετε σε μια επίσημη επιστολή παραίτησης.
- Ωστόσο, πρέπει να αναφέρετε αυτόν τον λόγο όταν σας ζητηθεί να τον παράσχετε απευθείας.
- Θα πρέπει επίσης να δώσετε έναν λόγο για να το μοιραστείτε με επόπτες και συναδέλφους που σίγουρα θα ρωτήσουν γιατί σκοπεύετε να φύγετε. Αυτός ο συλλογισμός δεν χρειάζεται να συμπεριληφθεί σε μια επίσημη επιστολή, αλλά είναι ακόμα χρήσιμο να προετοιμαστείτε όταν σας ζητηθεί αυτοπροσώπως.
Βήμα 4. Να είστε και επίσημοι και φιλικοί
Ο συνολικός τόνος της επιστολής ειδοποίησής σας πρέπει να είναι επαγγελματικός, αλλά όχι τόσο επαγγελματικός ώστε να εμφανιστεί ως ψυχρός ή σκληρός. Συνήθως, πρέπει να γράψετε το γράμμα με τον πιο φιλικό τόνο φωνής που είχατε ποτέ με το αφεντικό σας.
- Εάν η επικοινωνία σας με το αφεντικό ακολουθεί πάντα μια άκαμπτη επαγγελματική δομή, ακολουθήστε αυτόν τον τόνο στις ειδοποιήσεις σας. Από την άλλη πλευρά, εάν επικοινωνείτε με το αφεντικό σας με πιο προσωπικό τρόπο, μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε έναν πιο προσωπικό τόνο. Ένας προσωπικός τόνος είναι ακόμα κατάλληλος, αρκεί να μην είναι περιστασιακός και επιπόλαιος.
- Ένα καλό παράδειγμα: «Είμαι πολύ ευγνώμων για την εμπειρία και την εξέλιξη που μου δόθηκε ενώ συνεργάζομαι μαζί σας.»
- Κακό παράδειγμα: «Πιστοποιώ επίσημα, για την ιστορία, ότι συνεχίζω να σέβομαι τον υψηλότερο σεβασμό για την ABC Company και δεν έχω κακή βούληση απέναντι σε ανώτερους ή συναδέλφους αυτής της εταιρείας».
- Κακό παράδειγμα: «Ευχαριστώ για όλα!»
Βήμα 5. Ορίστε έναν θετικό τόνο
Αυτή η επιστολή θα είναι το τελευταίο έγγραφο στο φάκελο προσωπικού σας, οπότε θα πρέπει να αφήσει καλή εντύπωση. Ακόμα κι αν μισείτε τη δουλειά που αφήνετε και δεν θέλετε να έχετε καμία σχέση με κανέναν στην εταιρεία, θα πρέπει να αφήσετε τις γέφυρες πίσω αντί να τις κάψετε στο έδαφος.
- Εάν ο μελλοντικός σας εργοδότης επικοινωνήσει με τον προηγούμενο εργοδότη σας και ακούσει ότι αφήσατε μια θετική επιστολή παραίτησης θα σας έκανε καλή εντύπωση. Είναι επίσης χρήσιμο εάν ο υπάλληλος στην παλιά εταιρεία που είναι υπεύθυνη για το τράβηγμα του αρχείου σας δεν γνωρίζει πολλά για εσάς.
- Ποτέ μην κακολογείτε κανέναν στην εταιρεία και μην επικρίνετε τη λειτουργία της εταιρείας στην επιστολή παραίτησής σας.
Βήμα 6. Ευχαριστήστε το αφεντικό σας
Καταχωρίστε μία ή δύο προτάσεις ευχαριστώντας το αφεντικό σας που του έδωσε την ευκαιρία και την εμπειρία να εργαστεί στην εταιρεία. Κάθε δουλειά συμβάλλει στη ζωή κάποιου, ακόμη και αν τα μειονεκτήματα υπερτερούν κατά πολύ των υπέρ.
- Εάν η εργασιακή σας εμπειρία ήταν ως επί το πλείστον θετική, βεβαιωθείτε ότι δείχνετε την ευγνωμοσύνη σας. Γράψτε κάτι σαν το ακόλουθο: «Δεν μπορώ καν να σας ευχαριστήσω αρκετά για τα τελευταία τρία χρόνια. Έμαθα πολλά περισσότερα από όσα περίμενα και εκτιμώ πραγματικά την καλοσύνη και την υπομονή σας ».
- Εάν η εργασιακή σας εμπειρία ήταν ως επί το πλείστον αρνητική, δώστε ένα γενικό ευχαριστήριο σημείωμα. Δοκιμάστε κάτι σαν το παρακάτω, "Θέλω επίσης να σας ευχαριστήσω που μου δώσατε την εμπειρία τα τελευταία τρία χρόνια."
Βήμα 7. Πείτε στο αφεντικό σας ότι σκοπεύετε να ολοκληρώσετε μεγάλα έργα
Ως τελική πράξη πίστης και ευθύνης, θα πρέπει να καταγράψετε τυχόν εκκρεμή ή τρέχοντα έργα που θα μπορούσαν να είχαν αποτύχει χωρίς τη βοήθειά σας και να υποσχεθείτε ότι θα ολοκληρώσετε το έργο και δεν θα αφήσετε την εταιρεία σε μπελάδες.
- Τρέχοντα έργα και μικρά έργα που θα μπορούσε να χειριστεί κάποιος άλλος μπορούν να αποκλειστούν.
- Αυτό θα αφήσει μια καλή εντύπωση στο αφεντικό σας, οπότε είναι πιο πιθανό ότι το αφεντικό θα είναι πρόθυμο να σας δώσει μια καλή σύσταση για ένα άλλο αφεντικό στο μέλλον, εάν του ζητηθεί.
Βήμα 8. Προσφέρετε υποστήριξη μετά την παραίτηση
Δεδομένου ότι η εταιρεία μεταβαίνει σε διαφορετική ροή εργασίας μετά την αποχώρησή σας, θα υπάρξουν λόξυγκες. Στην επιστολή παραίτησής σας, προσφέρετε να βοηθήσετε την εταιρεία στη μετάβαση ακόμη και μετά τη λήξη της σύμβασης εργασίας σας.
Δώστε έναν αριθμό τηλεφώνου και/ή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορεί να χρησιμοποιήσει η εταιρεία για να επικοινωνήσει μαζί σας για τυχόν απορίες
Βήμα 9. Κλείστε με ένα ευχαριστήριο σημείωμα
Ακόμα κι αν τον έχετε ευχαριστήσει νωρίτερα στην επιστολή, είναι μια σοφή ιδέα να κλείσετε το γράμμα επαναλαμβάνοντας την ευγνωμοσύνη σας.
Παράδειγμα: "Θα είμαι πάντα ευγνώμων σε εσάς και το προσωπικό της ABC Company για όλα όσα κάνατε για μένα."
Μέρος 2 από 3: Σύνθεση επιστολών
Βήμα 1. Γράψτε ένα γράμμα και όχι ένα e-mail
Κατά την υποβολή ειδοποίησης παραίτησης, θα πρέπει να την καταγράψετε με δακτυλογραφημένη και τυπωμένη επιστολή και όχι με e-mail. Αυτή η επιστολή πρέπει να υποβληθεί απευθείας στον επόπτη σας.
- Παρόλο που η συγγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να φαίνεται ευκολότερη και ταχύτερη, θεωρούνται γενικά λιγότερο επαγγελματικά και γενικά αντιπαθή.
- Μην αποστέλλετε την επιστολή ειδοποίησής σας ταχυδρομικά ή το σύστημα παράδοσης του γραφείου σας. Αυτό θα προκαλέσει καθυστερήσεις και έως ότου το αφεντικό σας λάβει το γράμμα, οι προγραμματισμένες δύο εβδομάδες σας μπορεί να έχουν ήδη φτάσει στα μισά του δρόμου.
Βήμα 2. Πληκτρολογήστε την ημερομηνία στην επάνω αριστερή γωνία
Ως πρότυπο για τη σύνταξη μιας επίσημης επιστολής, πρέπει να πληκτρολογήσετε την ημερομηνία σε μορφή ημερομηνίας-μήνα-έτους στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας. Ο μήνας πρέπει να γράφεται με γράμματα, ενώ η ημερομηνία και το έτος πρέπει να είναι σε αριθμητική μορφή.
- Παράδειγμα: 26 Ιουνίου 2013
- Θυμηθείτε ότι συνήθως δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε μια διεύθυνση επιστροφής καθώς η δική σας θα είναι η ίδια με τη διεύθυνση του εργοδότη σας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επιστολόχαρτο εταιρείας με τη διεύθυνση, αν αυτό προτιμάτε.
Βήμα 3. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του παραλήπτη
Εάν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο εταιρείας, μπορείτε να επιλέξετε να μην συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του παραλήπτη, καθώς πρόκειται για επιστολή που αποστέλλεται από την ίδια την εταιρεία. Αλλά η συμπερίληψη της διεύθυνσης είναι καλή ιδέα, καθώς σας επιτρέπει να απευθύνετε την επιστολή συγκεκριμένα στο αφεντικό σας.
- Γράψτε τον τίτλο και το πλήρες όνομα του αφεντικού σας στην πρώτη πρόταση.
- Γράψτε το όνομα της οδού στην επόμενη γραμμή και την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή.
- Παραλείψτε μία γραμμή μεταξύ της ημερομηνίας και της διεύθυνσης του παραλήπτη. Παραλείψτε μια ακόμη γραμμή μεταξύ της διεύθυνσης του παραλήπτη και του χαιρετισμού κάτω από αυτήν. Η ίδια η διεύθυνση πρέπει να είναι ενιαία.
Βήμα 4. Χαιρετήστε το αφεντικό σας απευθείας σε μια χαιρετιστική πρόταση
Η επιστολή σας θα πρέπει να ανοίξει με «Αγαπητέ. (όνομα εργοδότη) "και μην χρησιμοποιείτε ποτέ έναν αόριστο ή γενικό χαιρετισμό όπως" Σε ποιον μπορεί να αφορά ".
Θα πρέπει να χαιρετάτε το αφεντικό σας με τον ίδιο τρόπο που θα κάνατε συνήθως, ακόμα κι αν αυτή η μέθοδος είναι κάπως περιστασιακή. Για παράδειγμα, αν συνήθως χαιρετάτε το αφεντικό σας με το μικρό όνομα, γράψτε «Αγαπητέ. Τζένιφερ ». Εάν η σχέση σας με το αφεντικό σας είναι μόνο επαγγελματική, χρησιμοποιήστε το "Dear. Η μητέρα της Τζένιφερ Σμιθ »
Βήμα 5. Γράψτε το σώμα της επιστολής σας
Παραλείψτε μια γραμμή μετά τον χαιρετισμό πριν ξεκινήσετε να γράφετε το σώμα της επιστολής σύμφωνα με τις οδηγίες που παρέχονται σε αυτό το άρθρο.
- Κάθε παράγραφος στο σώμα πρέπει να είναι μονόχωρη, αλλά πρέπει να υπάρχει κενή γραμμή μεταξύ κάθε ξεχωριστής παραγράφου. Και επίσης καμία παράγραφος δεν χρειάζεται να εσοχή.
- Δημιουργήστε ένα γράμμα σε μία σελίδα το πολύ.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε ένα ζεστό κάλυμμα
Για να διατηρήσετε έναν φιλικό και θετικό τόνο, θα πρέπει να δώσετε ένα κλείσιμο που φαίνεται πιο ζεστό και πιο ειλικρινές από ένα τυπικό τέλος, όπως "Χαιρετισμοί", "Ευχαριστώ" ή "Με εκτίμηση".
-
Μερικά παραδείγματα εξωφύλλων περιλαμβάνουν:
- Οι θερμότεροι χαιρετισμοί μου
- Έχω μεγάλες ελπίδες για την επιτυχία σας
- Σας ευχαριστώ πολύ για όλα μέχρι τώρα
- Με τις πιο ειλικρινείς ευχαριστίες και τις θερμότερες ευχές.
Βήμα 7. Πληκτρολογήστε το όνομά σας και υπογράψτε το
Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας τέσσερις γραμμές κάτω από το κλείσιμο και τοποθετήστε μια υπογραφή μεταξύ του εξωφύλλου και του ονόματος.
Μέρος 3 από 3: Υποβολή Επιστολής Παραίτησης
Βήμα 1. Παραδώστε την επιστολή παραίτησής σας απευθείας στον εργοδότη σας
Ο πιο επαγγελματικός τρόπος είναι να παραδώσετε την επιστολή παραίτησής σας στο αφεντικό σας την πρώτη φορά και προσωπικά.
- Συνήθως πρέπει να προγραμματίσετε μια συνάντηση, αλλά αν εργάζεστε σε μια μικρή εταιρεία και έχετε στενή σχέση με το αφεντικό σας, μπορεί να είστε σε θέση να έρθετε απροειδοποίητα στο γραφείο του.
- Κλείστε την πόρτα πίσω σας όταν μπαίνετε για να κρατήσετε τη συνομιλία ιδιωτική.
- Παρουσιάστε την επιστολή παραίτησης στον εργοδότη και εξηγήστε, όταν την υποβάλετε, τι είναι.
- Το πιθανότερο είναι ότι το αφεντικό σας θα συζητήσει την κατάσταση μαζί σας. Ακόμα κι αν το γράμμα απαντά ήδη στις ερωτήσεις που σας υποβάλλονται, απαντήστε πλήρως σε κάθε ερώτηση.
- Πείτε ευχαριστώ όταν βγαίνετε από το δωμάτιο και σφίγγετε τα χέρια.
Βήμα 2. Παραδώστε ένα αντίγραφο της επιστολής σε όποιον το χρειάζεται
Αυτό ποικίλλει ανά εταιρεία, αλλά συνήθως, το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού θα χρειαστεί ένα αντίγραφο όπως και ο επόπτης σας.
Οι συνεργάτες, οι μέντορες, τα μέλη της ομάδας και οι πελάτες θα πρέπει να ειδοποιηθούν προσωπικά για την παραίτησή σας. Δεν χρειάζονται επικυρωμένο αντίγραφο της επιστολής παραίτησής σας
Βήμα 3. Εργαστείτε σκληρά μέχρι το τέλος
Εάν σας ζητηθεί να ολοκληρώσετε μεγάλα έργα πριν φύγετε όταν γράφετε την επιστολή, πρέπει να συμμορφωθείτε και να ολοκληρώσετε τα έργα.
- Ακόμα κι αν δεν κλείσετε ραντεβού, δεν μπορείτε να χαλαρώσετε τις δύο τελευταίες εβδομάδες της δουλειάς σας. Η μετάβαση θα είναι δύσκολη για όλους και είναι η επαγγελματική σας δουλειά να κάνετε τη μετάβαση όσο το δυνατόν πιο ομαλή για τον εργοδότη που αφήνετε.
- Από την άλλη πλευρά, εάν υποψιάζεστε ότι η εταιρεία σας φέρεται άδικα επειδή έχετε ανακοινώσει την παραίτησή σας, μην τους αφήσετε να σας εκμεταλλευτούν ή να σας τρελάνουν με μια απάνθρωπη ποσότητα επιπλέον εργασίας.
