Από τη φύση τους, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι τόσο επίσημο όσο μια γραπτή επιστολή. Ωστόσο, υπάρχουν στιγμές που πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν πιο επίσημο τόνο όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εξετάστε ποιος είναι ο παραλήπτης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον σωστό χαιρετισμό. Μετά από αυτό, μπορείτε να σκεφτείτε μια μορφή χαιρετισμού και να γράψετε μια εισαγωγική πρόταση.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Λαμβάνοντας υπόψη τους παραλήπτες
Βήμα 1. Αποφασίστε πόσο επίσημος πρέπει να είστε
Ακόμα κι αν γράψετε ένα "επίσημο" email, το επίπεδο τυπικότητας εξαρτάται από το άτομο που το λαμβάνει. Για παράδειγμα, το επίπεδο τυπικότητας ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν λέκτορα δεν είναι το ίδιο με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια αίτηση εργασίας.
Στην πρώτη επαφή, για να είστε ασφαλείς, χρησιμοποιήστε έναν πιο επίσημο τόνο
Βήμα 2. Βρείτε το όνομα του παραλήπτη
Κάντε μια έρευνα για να βρείτε παραλήπτες που δεν γνωρίζετε. Η γνώση του ονόματος θα κάνει τον χαιρετισμό πιο προσωπικό ακόμη και αν χρησιμοποιείτε μια επίσημη τεχνική.
Βήμα 3. Ακολουθήστε το παράδειγμα του παραλήπτη
Εάν ο παραλήπτης σας στείλει email πρώτα, μπορείτε να αντιγράψετε τον χαιρετισμό που χρησιμοποιεί. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιεί το "Γεια" και το μικρό σας όνομα, μπορείτε να απαντήσετε με το ίδιο στυλ, χρησιμοποιώντας το "Γεια" και το μικρό του όνομα.
Μέρος 2 από 3: Επιλογή χαιρετισμών
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε το "Dear"
Χαιρετισμούς "Αγαπητέ". (ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη) χρησιμοποιείται πολύ συχνά για κάποιο λόγο. Αυτός ο χαιρετισμός είναι επίσημος χωρίς να είναι υπερβολικός και τόσο οικείος που δεν τραβάει μεγάλη προσοχή, και αυτό είναι εντάξει. Δεν θέλετε ένα χαιρετισμό που ξεχωρίζει επειδή είναι εκτός τόπου.
Βήμα 2. Δοκιμάστε "Ειλικρινά" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη
Αυτός ο χαιρετισμός χρησιμοποιείται σχετικά επίσημα σε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να αναζητήσετε πρώτα το όνομα, αν είναι δυνατόν.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "Σε ποιον μπορεί να αφορά" εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πολύ επίσημο και δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Ωστόσο, αυτός ο χαιρετισμός μερικές φορές κάνει τους ανθρώπους να προσβάλλονται επειδή δεν είναι προσωπικοί
Βήμα 3. Εξετάστε το "Γεια" ή "Γεια" σε ένα λιγότερο επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα email τείνουν να φαίνονται λιγότερο επίσημα από τα γράμματα γενικά. Έτσι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν χαιρετισμό όπως "Γεια" σε ένα μάλλον επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν λέκτορα, ειδικά σε έναν που γνωρίζετε, εξακολουθεί να είναι σωστό να πείτε ένα γεια.
Βήμα 4. Μην χρησιμοποιείτε το "Hey"
Ενώ το "Γεια" είναι αποδεκτό στα ημι-επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το "Hey" είναι μια διαφορετική ιστορία. Αυτός ο χαιρετισμός είναι πολύ απλός, ακόμη και σε άμεσο λόγο. Πρέπει λοιπόν να το αποφύγετε. Ακόμα κι αν γνωρίζετε καλά το αφεντικό σας, αποφύγετε να χρησιμοποιήσετε το "Hey" σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που του απευθύνονται.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε τον τίτλο αντί για το όνομα εάν είναι απαραίτητο
Μερικές φορές, όταν γράφετε ένα email σε κάποιον, γνωρίζετε μόνο τη θέση του στην εταιρεία ή τον οργανισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιήστε τον τίτλο αντί για το όνομα, όπως "Αγαπητέ. HR Manager, «Αγαπητέ. Επιτροπή Προσλήψεων », ή« Αγαπητέ. Καθηγητής".
Βήμα 6. Προσθέστε έναν χαιρετισμό για να κάνετε το email πιο επίσημο
Εάν είναι δυνατόν, προσθέστε "Κύριε", "Πατέρα", "Μητέρα", "Δρ" ή «Καθηγητής» πριν από το όνομα του παραλήπτη για μια πιο επίσημη εντύπωση. Επίσης, χρησιμοποιήστε το επώνυμό σας ή το πλήρες όνομά σας, όχι μόνο το όνομά σας.
Μέρος 3 από 3: Συνθέστε και ξεκινήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Τοποθετήστε τον χαιρετισμό στην πρώτη γραμμή
Η επάνω σειρά καταλαμβάνεται από τον χαιρετισμό που επιλέξατε και ακολουθεί το όνομα του παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε έναν τίτλο ή τίτλο, εάν είναι δυνατόν, όπως "Mr", "Mother" ή "Dr.", ακολουθούμενο από το όνομα και το επώνυμό σας.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε κόμματα
Γενικά, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα κόμμα μετά τον χαιρετισμό. Σε μια επίσημη επιστολή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία, αλλά αυτό είναι συνήθως πολύ επίσημο για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα κόμμα θα αρκεί, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία εάν γράφετε ένα αρχικό γράμμα σε ένα email.
Βήμα 3. Συνεχίστε στην επόμενη γραμμή
Το Salam έχει τη δική του θέση στην κορυφή. Στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter για να συνεχίσετε στην επόμενη γραμμή. Εάν χρησιμοποιείτε κενά για νέες παραγράφους αντί για εσοχές, τοποθετήστε μια κενή γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου.
Βήμα 4. Παρουσιάστε τον εαυτό σας στην εισαγωγική πρόταση, εάν είναι απαραίτητο
Για το πρώτο email, παρουσιάστε τον εαυτό σας ακόμη και αν γνωρίζετε τον παραλήπτη στην πραγματική ζωή. Παρέχοντας προσωπικές πληροφορίες, οι παραλήπτες θα ενθαρρυνθούν να διαβάσουν το email σας.
- Για παράδειγμα, "Το όνομά μου είναι Jessica Hartono και είμαι διευθύντρια μάρκετινγκ στην ABC Company". Θα μπορούσατε επίσης να συστηθείτε στον παραλήπτη, όπως "Το όνομά μου είναι Rama Susanto και παρακολουθώ το μάθημα μάρκετινγκ (Marketing 101 κάθε Τρίτη και Πέμπτη απόγευμα)".
- Εάν γνωρίζετε ήδη τον παραλήπτη και του έχετε στείλει email, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη πρόταση ως χαιρετισμό. Για παράδειγμα, "Ευχαριστώ για την τόσο γρήγορη απάντηση" ή "Σας εύχομαι καλή υγεία".
Βήμα 5. Γράψτε το σώμα του email
Τα περισσότερα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπαίνουν στην ουσία του θέματος. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη και η δεύτερη πρόταση πρέπει να αφορούν τους λόγους για τους οποίους γράφετε στον παραλήπτη. Θυμηθείτε, να είστε όσο το δυνατόν πιο σύντομοι για τον στόχο σας.
