Επειδή χρησιμοποιείται συχνά για προσωπικούς και ανεπίσημους σκοπούς, η σύνταξη ενός επίσημου email μπορεί να είναι αποθαρρυντική. Ωστόσο, εάν πρέπει να γράψετε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν δάσκαλο, προϊστάμενο, επιχειρηματικό συνεργάτη, κυβερνητική υπηρεσία ή άλλο άτομο που χρειάζεται τυπικότητα, απλώς ακολουθήστε αυτές τις απλές οδηγίες. Διευκρινίστε σύντομα και ξεκάθαρα την άποψή σας και ακολουθήστε τους κανόνες γραφής, στυλ και επίσημη μορφή επιστολών. Τέλος, ελέγξτε και διορθώστε το email σας πριν το στείλετε.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Μορφοποίηση email
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Στην ιδανική περίπτωση, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια παραλλαγή του πραγματικού σας ονόματος και όχι όνομα χρήστη ή ψευδώνυμο. Χρησιμοποιήστε τελείες, παύλες ή υπογραμμίσεις, χωρίς αριθμούς ή άλλα γράμματα, εάν είναι δυνατόν.
Για παράδειγμα το [email protected] θα φαινόταν αντιεπαγγελματικό. Εν τω μεταξύ, το [email protected] θα ήταν πιο κατάλληλο για χρήση
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική γραμματοσειρά
Οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σήμερα σας επιτρέπουν να γράφετε με ποικιλία γραμματοσειρών και κειμένων. Ωστόσο, για τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλύτερο να μείνετε σε επίσημες γραμματοσειρές όπως το Times New Roman και το Arial. Αποφύγετε διακοσμητικές γραμματοσειρές όπως Comic Sans ή Old English. Επιπρόσθετα:
- Γράψτε το email σας με ευανάγνωστη γραμματοσειρά, όπως μέγεθος 12.
- Αποφύγετε την ειδική γραφή, όπως πλάγιες, έντονες ή πολύχρωμες γραμματοσειρές, εκτός αν ταιριάζει στο περιεχόμενο και τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Μην γράφετε το email εξ ολοκλήρου με κεφαλαία γράμματα. Γράφοντας έτσι θα σας κάνει να μοιάζετε σαν να φωνάζετε στον παραλήπτη.
Βήμα 3. Δώστε στο email ένα σύντομο και ακριβή τίτλο (θέμα)
Χρησιμοποιήστε μερικές λέξεις -κλειδιά που σχετίζονται με το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον τίτλο. Αυτό θα βοηθήσει στην αποτροπή του παραλήπτη από το να αγνοήσει το email σας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται χωρίς τίτλο ή με σκοτεινό τίτλο θα φαίνονται ασήμαντα για τον παραλήπτη.
- Οι τίτλοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως "Γρήγορες ερωτήσεις", "Επικοινωνία μαζί σας" ή "Σημαντικά ζητήματα" θα εμφανιστούν σκοτεινοί στον παραλήπτη.
- Εν τω μεταξύ, ο τίτλος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Πρόγραμμα, Λίστα επισκεπτών, Πρόσκληση για μεσημεριανό γεύμα και Σύνοψη συνάντησης για τις 12 Μαρτίου" θα φαινόταν πολύ μακρύς και θα περιείχε πολλά θέματα ταυτόχρονα.
- Από την άλλη πλευρά, ο τίτλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Meeting About Escalator Damage on 12 March" είναι αρκετά σύντομος και σαφής. Αυτός ο τίτλος μπορεί να δώσει στον παραλήπτη μια επισκόπηση του κύριου θέματος, καθώς και μια σαφή ημερομηνία.
Μέθοδος 2 από 3: Συγγραφή περιεχομένου
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο χαιρετισμό
Ξεκινάτε πάντα ένα επίσημο email με ένα χαιρετισμό. Μπορείτε να γράψετε το όνομα του παραλήπτη απευθείας (αν γνωρίζετε). Συμπληρώστε το όνομα του παραλήπτη με τον τίτλο ή τον τίτλο του (Mr., Ms., Dr., κ.λπ.). Μπορείτε επίσης να γράψετε "Αγαπητέ" πριν από το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη, εάν προτιμάτε.
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, γράψτε απλά "Dear Sir/Madam" ή "Σε ενδιαφερόμενα μέρη".
- Μην χρησιμοποιείτε "Γεια" ή "Γεια" ή άλλους ανεπίσημους χαιρετισμούς.
Βήμα 2. Παρουσιάστε τον εαυτό σας στην πρώτη παράγραφο (εάν είναι απαραίτητο)
Εάν γράφετε σε κάποιον που δεν έχετε επικοινωνήσει ποτέ πριν, όπως σε νέο πελάτη, διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού ή κυβερνητικό αξιωματούχο, συστηθείτε και εξηγήστε γιατί στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Γράψτε αυτό στην πρώτη ή τη δεύτερη πρόταση του email σας.
Για παράδειγμα, όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια αίτηση εργασίας, μπορείτε να γράψετε: "Το όνομά μου είναι Μαρία Ισαβέλλα. Επικοινώνησα μαζί σας για να υποβάλω αίτηση για δουλειά ως βοηθός διοίκησης που διαφημίζεται στον ιστότοπο JobXYZ.com."
Βήμα 3. Δώστε προτεραιότητα στις πιο σημαντικές πληροφορίες
Αφού εισαγάγετε τον εαυτό σας και δηλώσετε τον κύριο σκοπό σας για την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να προχωρήσετε με το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Παραθέστε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην κορυφή. Με αυτόν τον τρόπο, θα εκτιμήσετε περισσότερο τον χρόνο του παραλήπτη και θα κάνετε τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαφέστερο.
Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κυβερνητικό αξιωματούχο, για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με: "Με λένε Μαρία Ισαβέλλα. Έλαβα τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας από τον επίσημο ιστότοπο του δικαστηρίου της Σαλατίγκα. Στέλνω αυτήν την επιστολή για να εκφράσω την αντίρρησή μου εισιτήριο που έλαβα στις 29 Φεβρουαρίου 2015 »
Βήμα 4. Φτάστε στο σημείο του γράμματος απευθείας
Σε μια επίσημη επιστολή, μπορείτε να εκφράσετε απευθείας την άποψή σας. Οι μικρές κουβέντες θα κάνουν τον αναγνώστη μόνο μπερδεμένο και δύσκολο να καταλάβει τι χρειάζεστε ή χρειάζεστε από αυτούς.
- Για παράδειγμα, όταν γράφετε ένα γράμμα σε έναν καθηγητή στην πανεπιστημιούπολη, δεν χρειάζεται να κάνετε γύρο και να γράφετε πράγματα όπως: "Είμαι η Μαρία Ισαβέλλα. Με ξέρεις; Η Χημεία 221 είναι το αγαπημένο μου μάθημα αυτή τη στιγμή επειδή Το διδακτικό υλικό είναι πολύ καλά οργανωμένο. Έτσι, μπορώ πάντα να παρακολουθώ και να γνωρίζω τι θα δοκιμαστεί. Όσον αφορά τις εξετάσεις, θυμάμαι την επερχόμενη εξέταση."
- Από την άλλη πλευρά, το γράψιμο ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως αυτό μπορεί να το κάνει πιο ξεκάθαρο: "Είμαι η Μαρία Ισαβέλλα. Είμαι φοιτήτρια που παίρνει Χημεία 221 και ήθελα να σας πω για μια πιθανή σύγκρουση των προγραμμάτων εξετάσεων."
Βήμα 5. Γράψτε ένα σύντομο email
Παρόλο που δεν υπάρχει συγκεκριμένο όριο μήκους, είναι καλή ιδέα να στείλετε ένα email όσο ένα φορητό υπολογιστή ή οθόνη υπολογιστή.
Εάν το email σας είναι αρκετά μεγάλο, χωρίστε το σε πολλές σύντομες παραγράφους. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου αντί να την γράψετε με εσοχή
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε την επίσημη γλώσσα
Δεδομένου ότι τα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνονται για επαγγελματικούς σκοπούς, πρέπει να κάνετε μια καλή εντύπωση. Χρησιμοποιήστε ολοκληρωμένες προτάσεις και ευγενικές φράσεις. Αποφύγετε τα εξής:
- Αργκό
- Περιττές συντομογραφίες
- Χρήση emoticon και emoji
- Λέξεις ασεβείς
- Αστείο
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο χαιρετισμό λήξης
Ακριβώς όπως το άνοιγμα χαιρετισμών, υπάρχουν αρκετές επιλογές για το κλείσιμο χαιρετισμών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε επίσημες επιστολές. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας, καθώς και τυχόν άλλους τίτλους (εάν υπάρχουν). Παραδείγματα κλεισίματος χαιρετισμών που μπορούν να χρησιμοποιηθούν περιλαμβάνουν:
- "Τις καλύτερες ευχές,"
- "Με εκτίμηση πιστά"
- "Σας ευχαριστώ,"
- "Χαιρετίσματα,"
- "Ο μαθητής σας,"
Μέθοδος 3 από 3: Προετοιμασία για αποστολή επιστολών
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε τα απαιτούμενα συνημμένα
Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε ένα συνημμένο, φροντίστε να το συμπεριλάβετε στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να το δουν οι χρήστες που το διαβάζουν. Προσπαθήστε να περιορίσετε τον αριθμό συνημμένων και μεγεθών αρχείων και χρησιμοποιήστε κοινούς και ευρέως χρησιμοποιούμενους τύπους αρχείων.
Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε μια ειδοποίηση όπως "Επισυνάπτω ένα αντίγραφο PDF του βιογραφικού και του χαρτοφυλακίου μου"
Βήμα 2. Βελτιώστε το περιεχόμενο, την ορθογραφία και τη γραμματική του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μην βασίζεστε αποκλειστικά σε υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εντοπίσετε ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Διαβάστε δυνατά το email σας ή ζητήστε από κάποιον να το ελέγξει και να το διορθώσει. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βρείτε εύκολα ορθογραφικά λάθη και ασαφείς προτάσεις.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι το email σας δεν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες
Να θυμάστε πάντα ότι το email δεν είναι ένας ασφαλής τρόπος επικοινωνίας. Λάβετε υπόψη ότι οι διακομιστές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να παραβιαστούν ή ο παραλήπτης μπορεί να μοιραστεί σκόπιμα ή ακούσια πληροφορίες που δεν θέλετε να αποκαλύψετε.
