Όταν σχεδιάζετε μια συνάντηση, πρέπει να κοινοποιήσετε όλες τις σχετικές πληροφορίες με σαφήνεια και συνοπτικότητα. Πρέπει να δώσετε μια περιγραφή της ώρας, του τόπου και του θέματος συζήτησης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να κρατήσετε σημειώσεις εάν απαιτούνται προετοιμασίες ή υλικά για τη συνάντηση. Ανεξάρτητα από το μέσο που χρησιμοποιείτε, το email ή την εφαρμογή Outlook, βεβαιωθείτε ότι μεταβιβάζονται σημαντικές πληροφορίες, ώστε όλοι οι προσκεκλημένοι να το γνωρίζουν και να μπορούν να προβλέψουν τι αντιμετωπίζουν.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Γράψιμο ισχυρών θεμάτων
Βήμα 1. Γράψτε ένα σύντομο, σχετικό θέμα με την ημερομηνία και το θέμα της συνάντησης
Η σύνταξη αυτών των στοιχείων στο πλαίσιο θέματος επιτρέπει στους προσκεκλημένους να κατανοήσουν την ώρα και το θέμα της συνάντησης χωρίς να χρειαστεί να ανοίξουν το email. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Συνάντηση 01/03: νέες οδηγίες αναφοράς".
Προειδοποίηση:
Εάν δεν γράψετε ένα θέμα συνάντησης, οι άνθρωποι μπορούν να απαντήσουν για να ρωτήσουν εάν η συνάντηση σχετίζεται με το τμήμα τους ή αν πρέπει να παρευρεθούν. Φροντίστε λοιπόν να γράψετε το θέμα της συνάντησης!
Βήμα 2. Ζητήστε επιβεβαίωση της παρουσίας στο πλαίσιο θέματος
Εάν πρέπει να γνωρίζετε ποιος έρχεται, ζητήστε επιβεβαίωση στο πλαίσιο θέματος. Με αυτόν τον τρόπο, οι αναγνώστες θα γνωρίζουν ότι πρέπει να απαντήσουν το συντομότερο δυνατό ακόμη και αν δεν έχουν ανοίξει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να γράψετε, "Συνάντηση ανθρώπινου δυναμικού την Παρασκευή 10/06, επιβεβαιώστε σύντομα."
Μπορείτε επίσης να γράψετε "Παρακαλώ απαντήστε: συνάντηση ανθρώπινου δυναμικού 10/06"
Βήμα 3. Εάν η συνάντηση είναι επείγουσα, γράψτε την στο πλαίσιο θέματος
Εάν το θέμα της συνάντησης είναι επείγον ή απαιτεί γρήγορη απόφαση, έτσι ώστε η συνάντηση να πραγματοποιηθεί αμέσως, τοποθετήστε ένα σήμα έκτακτης ανάγκης στο πλαίσιο θέματος. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Συνάντηση έκτακτης ανάγκης Δευτέρα 31/02: ασφάλεια στον κυβερνοχώρο».
Είναι πολύ σημαντικό να εξηγήσετε το θέμα της συνάντησης, έτσι ώστε ο αναγνώστης να μαντέψει τι θα συζητηθεί
Βήμα 4. Γράψτε αν η συνάντηση είναι υποχρεωτική ή απλώς μια πρόταση
Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία, η παρουσία ορισμένων ατόμων μπορεί να μην είναι πάντα απαραίτητη. Γράψτε τα σχετικά τμήματα στο πλαίσιο θέματος ή ενημερώστε τους εάν πρέπει να παρακολουθήσουν. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Υποχρεωτική συνάντηση μάρκετινγκ 6/10".
Εάν ο αναγνώστης δεν απαιτείται να παρευρεθεί, μπορείτε να γράψετε "Συνιστάται να παρακολουθήσετε τη συνάντηση 10/6 για αποτελεσματικές τακτικές μάρκετινγκ"
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε πλήρεις λέξεις στο πλαίσιο θέματος για να αποφύγετε τη σύγχυση
Οι συντομογραφίες μπορεί να φαίνονται αποτελεσματικές, αλλά στην πραγματικότητα είναι λιγότερο συγκεκριμένες από τις πλήρεις λέξεις και μπορούν να προκαλέσουν σύγχυση. Για παράδειγμα, "KK" μπορεί να σημαίνει "Οικογενειακή Κάρτα" ή "Πιστωτική Κάρτα" ανάλογα με το ποιος καταλαβαίνει ή δεν καταλαβαίνει την προσωπική σας γλώσσα.
Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κοινές συντομογραφίες, όπως "RSVP", "HR" και "KTP"
Μέθοδος 2 από 3: Σύνταξη περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Γράψτε μια φιλική, σύντομη εισαγωγή και σύντομες σημειώσεις
Η παρουσίαση του εαυτού σας είναι απαραίτητη εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία ή εάν δεν γνωρίζετε όλους. Σε αυτή τη σύντομη εισαγωγή, θα πρέπει να μεταφέρετε εάν υπάρχουν έγγραφα ή υλικά που πρέπει να συμπληρωθούν/να παρουσιαστούν στη συνάντηση.
Δημιουργήστε μια φιλική ή σχετική με την εργασία εισαγωγή. Για παράδειγμα, «Γεια, Tim! Ανυπομονώ να ξεκινήσει το νέο πρόγραμμα την επόμενη εβδομάδα!"
Υπόδειξη:
Υπενθυμίστε στους αναγνώστες εάν πρέπει να ολοκληρώσουν μια συγκεκριμένη εργασία ή να φέρουν κάτι σε μια συνάντηση. Για παράδειγμα, "Μην ξεχάσετε να φέρετε 4 αντίγραφα της λίστας επαφών του προμηθευτή σας."
Βήμα 2. Γράψτε την ημερομηνία και την ώρα σε ξεχωριστή γραμμή, ώστε να ξεχωρίζει
Αυτές είναι σημαντικές πληροφορίες για τους προσκεκλημένους. Έτσι, ξεκαθαρίστε το και ξεχωρίστε από τις άλλες προτάσεις γύρω του. Δώστε δύο γραμμές πάνω και κάτω από αυτό ή γράψτε το με έντονη γραφή.
- Παράδειγμα: "6 Οκτωβρίου 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- Εάν η συνάντηση πραγματοποιείται διαδικτυακά, δώστε πληροφορίες για τη ζώνη ώρας, έτσι ώστε τα άτομα σε διαφορετικές ζώνες ώρας να μην υστερούν λόγω λανθασμένης επικοινωνίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "6 Οκτωβρίου 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)"
Βήμα 3. Γράψτε την τοποθεσία μετά την ημερομηνία και την ώρα
Βεβαιωθείτε ότι η τοποθεσία είναι επίσης εμφανώς γραμμένη όπως η ημερομηνία και η ώρα, ειδικά αν η συνάντηση πραγματοποιείται σε μια νέα τοποθεσία, δύσκολη ή αν γνωρίζετε ότι μερικοί από τους προσκεκλημένους δεν είναι εξοικειωμένοι με την τοποθεσία. Για εικονικές συναντήσεις (μέσω ζωντανών φόρουμ ή συνομιλίας μέσω βίντεο), δώστε έναν άμεσο σύνδεσμο για τους προσκεκλημένους να έχουν εύκολη πρόσβαση στο σύνδεσμο φόρουμ ή βίντεο.
Όταν δίνετε οδηγίες, να είστε όσο το δυνατόν λεπτομερέστεροι. Παράδειγμα: «Ελάτε στην αίθουσα συσκέψεων 592 στο κτήριο Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). Το δωμάτιο 592 βρίσκεται στον 2ο όροφο του κτηρίου. Έτσι, πρέπει να πάρετε το ασανσέρ από το ισόγειο, να σταματήσετε στον 12ο όροφο και να χρησιμοποιήσετε το ασανσέρ στη νότια πλευρά του κτιρίου (στα αριστερά σας) για να ανεβείτε στον 59ο όροφο »
Βήμα 4. Μοιραστείτε τον σκοπό της συνάντησης
Ενημερώστε τον προσκεκλημένο για τον σκοπό της συνάντησης. Η αφήγηση μιας σύντομης ατζέντας θα βοηθήσει τους προσκεκλημένους να κατανοήσουν ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρώσουν εκ των προτέρων. Μπορείτε να ονομάσετε το θέμα (όπως "Cyberecurity Update") ή να προγραμματίσετε:
- 10.30 - 10.45 Παρέχετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες κατάστασης έργου
- 10.45 - 11.10 Συγκρίνετε και επιλέξτε αξιοπρεπείς προσφορές
- 11.10 - 11.30 Στόχοι ιδεών και εκτόξευσης
Βήμα 5. Ελέγξτε ξανά το email για γραμματικά ή ενημερωτικά λάθη
Το πιο σημαντικό πράγμα για να ελέγξετε ξανά είναι η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος της συνάντησης. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα τρία πράγματα είναι σωστά! Μπορείτε επίσης να ξαναδιαβάσετε την εισαγωγή, την ατζέντα ή άλλες σημειώσεις που έχετε προσθέσει για να βεβαιωθείτε ότι έχετε παράσχει όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες.
Διαβάστε δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι η γραφή σας είναι σαφής και περιεκτική πριν στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση του Outlook ή της εφαρμογής ενσωματωμένου ημερολογίου
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα συνάντηση" στο αρχικό μενού στο Outlook
Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων επικοινωνιών με ενσωματωμένο ημερολόγιο, όπως το Outlook, χρησιμοποιήστε τη για να προγραμματίσετε συναντήσεις. Αυτό το μέσο είναι γενικά το κανάλι επικοινωνίας που επιλέγουν τα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε.
Εάν η εταιρεία σας δεν χρησιμοποιεί Outlook ή παρόμοια υπηρεσία, χρησιμοποιήστε το email που παρέχεται από την εταιρεία σας για να στείλετε προσκλήσεις
Βήμα 2. Επιλέξτε την ώρα και την ημερομηνία από το παράθυρο "Βοηθός προγραμματισμού"
Αφού δημιουργήσετε μια νέα συνάντηση, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο ημερολογίου. Κάντε κλικ στην επιλογή "Βοηθός προγραμματισμού" και επισημάνετε τη διαθέσιμη ώρα και ημερομηνία για τη συνάντηση.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή ώρα για να παρευρεθούν οι προσκεκλημένοι. Ανάλογα με την εφαρμογή της εταιρείας, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τις ρυθμίσεις εμφάνισης, ώστε να εμφανίζεται στην οθόνη το πρόγραμμα όλων (και το δικό σας)
Βήμα 3. Προσθέστε τους προσκεκλημένους πληκτρολογώντας τα ονόματά τους ή χρησιμοποιώντας το βιβλίο διευθύνσεων
Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου για να εισαγάγετε το όνομα με μη αυτόματο τρόπο ή μετακινηθείτε στο βιβλίο διευθύνσεων και επιλέξτε ένα όνομα προσκεκλημένου από τη λίστα. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Βοηθός προγραμματισμού" για να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα του χρόνου πρόσκλησης.
Εάν οι προσκεκλημένοι δεν έχουν ελεύθερο χρόνο, τα ονόματά τους θα επισημανθούν. Ο βοηθός προγραμματιστή θα παρέχει ακόμη και προτεινόμενες ώρες που ταιριάζουν στο πρόγραμμά σας και σε άλλους προσκεκλημένους
Βήμα 4. Ορίστε την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης
Βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία ταιριάζει με αυτήν που ορίσατε νωρίτερα. Κάντε κλικ στο κουμπί ημερολογίου εάν πρέπει να το αλλάξετε. Χρησιμοποιήστε το κάτω βέλος στα δεξιά της λίστας ώρας για να επιλέξετε την κατάλληλη ώρα συνάντησης.
Η καταγραφή της ώρας λήξης της συνάντησης είναι ο τρόπος που σέβεστε τον χρόνο του άλλου ατόμου, ώστε να μπορεί να προβλέψει τι πρόκειται να συμβεί και να προγραμματίσει ταξίδια ή εργασία για την ημέρα
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο «Ραντεβού» στην ενότητα «Σύσκεψη» στο επάνω μέρος της οθόνης
Θα επιστρέψετε στην οθόνη του προγράμματος και θα δείτε ότι η συνάντησή σας έχει προγραμματιστεί. Μετά από αυτό, μπορείτε να προσθέσετε ένα θέμα, τοποθεσία και σημειώσεις.
Εάν δεν βλέπετε την καταχώριση της σύσκεψης στην οθόνη του προγράμματος, επιστρέψτε στα προηγούμενα βήματα και επαναλάβετε μέχρι να εμφανιστεί το πρόγραμμα των συναντήσεών σας
Βήμα 6. Καταγράψτε το θέμα, την τοποθεσία και συγκεκριμένες σημειώσεις
Ενημερώστε το θέμα της συνάντησης με λίγες σύντομες λέξεις (Παράδειγμα: "Δοκιμή νέου προϊόντος"). Πείτε τη συγκεκριμένη τοποθεσία. Σημειώστε τις οδηγίες τοποθεσίας εάν το μέρος δεν χρησιμοποιείται συνήθως για συναντήσεις ή είναι δύσκολο να φτάσετε. Δώστε πρόσθετες σημειώσεις (όπως προετοιμασίες που πρέπει να κάνουν) που σχετίζονται με τη συνάντηση.
- Δώστε τη διεύθυνση της τοποθεσίας, παρόλο που είναι πιθανό ότι ο προσκεκλημένος τη γνωρίζει ήδη.
- Κάντε κλικ στο "αποστολή" όταν τελειώσετε.
Υπόδειξη:
Μην χρησιμοποιείτε ένα θέμα που είναι πολύ ευρύ, όπως το "brainstorming" επειδή αυτά τα είδη λέξεων δεν δίνουν σαφείς πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό της συνάντησης. Μπορείτε να το αντικαταστήσετε με το εξής: «Σκεφτείτε τον προμηθευτή για ένα νέο προϊόν».
Συμβουλές
- Όταν ξαναδιαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μια πρόσκληση, βεβαιωθείτε ότι είναι σύντομο και απεριόριστο.
- Χρησιμοποιήστε έναν φιλικό και επαγγελματικό τόνο.
- Ελέγξτε ξανά τη λίστα παραληπτών για να βεβαιωθείτε ότι έχουν προσκληθεί όλοι οι στόχοι.
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο "bcc" εάν θέλετε να αποκρύψετε ολόκληρη τη διεύθυνση email από τους παραλήπτες.
Προειδοποίηση
- Μην γράφετε προσκλήσεις ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία. Οι προσκεκλημένοι θα μπερδευτούν και θα λάβετε δεκάδες απαντήσεις που ρωτούν σχετικά με αυτά τα πράγματα.
- Μην γράφετε με όλα τα κεφαλαία γράμματα καθώς θα ερμηνευτεί ως φωνή και αυτό είναι πολύ αντιεπαγγελματικό.
