Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο, η χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε πρακτική άσκηση είναι όλο και πιο συνηθισμένη. Εάν δείτε μια προκήρυξη κενής θέσης πρακτικής άσκησης ή θέλετε να ρωτήσετε σχετικά με μια πιθανή πρακτική άσκηση, παρακαλώ στείλτε email στο αναφερόμενο άτομο επικοινωνίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει ένα email τόσο επίσημο όσο το να γράφετε ένα κανονικό γράμμα. Χρησιμοποιήστε κατάλληλους χαιρετισμούς, κλείσιμο και γραμματική. Ελέγξτε ξανά το email σας και ετοιμαστείτε για απάντηση.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Προετοιμασία για να γράψετε ένα email
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Κατά την αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε μια σαφή και επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αποφύγετε τα ψευδώνυμα ή τα περιττά σύμβολα και αριθμούς. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν παραλλαγές ονομάτων. Για παράδειγμα: [email protected] μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
Εάν η τρέχουσα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι συνδεδεμένη με ένα προφίλ κοινωνικών μέσων που περιέχει αντιεπαγγελματικό περιεχόμενο, δημιουργήστε και χρησιμοποιήστε μια διαφορετική διεύθυνση. Προσαρμόστε επίσης τις προσωπικές ρυθμίσεις στα κοινωνικά μέσα
Βήμα 2. Ερευνήστε την εταιρεία
Πριν ζητήσετε πρακτική άσκηση, κάντε μια έρευνα για την εταιρεία στην οποία θέλετε να εργαστείτε. Επισκεφθείτε την ιστοσελίδα. Διαβάστε άρθρα ειδήσεων για την εταιρεία. Εάν η εταιρεία σας διαθέτει προσβάσιμες λειτουργίες, όπως τα κοινωνικά μέσα, χρησιμοποιήστε αυτές τις δυνατότητες για μια εβδομάδα για να τις μάθετε. Χρησιμοποιήστε τις γνώσεις σας για να συνθέσετε το γράμμα. Οι υποψήφιοι εργοδότες εκτιμούν τους υποψηφίους που γνωρίζουν κάτι για την εταιρεία και μπορούν να αποδείξουν αυτή τη γνώση σε βάθος.
Βήμα 3. Βρείτε έναν κοινό σύνδεσμο
Είναι ευεργετικό να έχεις σχέση σε μια εταιρεία. Χρησιμοποιήστε κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn και το Facebook για να κάνετε αναζητήσεις λέξεων -κλειδιών για αυτές τις εταιρείες. Εάν εμφανιστούν επαφές στην εταιρεία, ελέγξτε τις θέσεις τους. Ζητήστε ευγενικά μια συνέντευξη τηλεφωνικά ή αυτοπροσώπως. Ζητήστε οδηγίες σχετικά με τις αιτήσεις πρακτικής άσκησης.
- Με το LinkedIn, μπορείτε να δείτε άλλες επαφές από άτομα που γνωρίζετε και εργάζονται σε μια εταιρεία. Μη διστάσετε να ζητήσετε από τις επαφές που γνωρίζετε να σας φέρουν σε επαφή με μία από τις επαφές τους. Ωστόσο, κάντε το με προσοχή και μην ζητάτε βοήθεια από το ίδιο άτομο ξανά και ξανά.
- Πολλά πανεπιστήμια παρέχουν ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων αποφοίτων. Μπορείτε να αναζητήσετε άτομα με συγκεκριμένες θέσεις εργασίας ή χώρους εργασίας μέσω αυτών των ιστότοπων. Οι απόφοιτοι που παρέχουν στοιχεία επικοινωνίας είναι συχνά ανοιχτοί στη λήψη email ή τηλεφωνικών κλήσεων από μαθητές.
- Όταν συζητάτε την εταιρεία με το άτομο επικοινωνίας σας, αναφέρετε ότι ενδιαφέρεστε για πρακτική άσκηση. Ρωτήστε για την οργανωτική δομή της εταιρείας, το εργασιακό περιβάλλον, τους στόχους και ούτω καθεξής.
Βήμα 4. Μάθετε τον παραλήπτη
Περιλαμβάνει η προκήρυξη κενών θέσεων πρακτικής άσκησης το όνομα του ατόμου επικοινωνίας; Εάν ναι, χρησιμοποιήστε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου. Εάν το όνομα του ατόμου επαφής δεν αναφέρεται, επικοινωνήστε με την εταιρεία για να ρωτήσετε ποιος είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη ασκούμενων. Εάν κανείς δεν είναι εξουσιοδοτημένος, στείλτε το email σας σε ανώτερο μέλος του προσωπικού του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας. Εάν μιλάτε με οποιονδήποτε στην εταιρεία, μπορείτε να το αναφέρετε στην αρχή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα του προσωπικού της εταιρείας, στείλτε ένα email με "Dear Sir/Madam"
Βήμα 5. Καταγράψτε έναν συγκεκριμένο τίτλο θέματος
Φυσικά, θέλετε το email σας να γίνεται αντιληπτό σε εισερχόμενα υψηλής έντασης. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε, "Company X Internship Application: Admiral". Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε έναν συγκεκριμένο τίτλο θέματος όπως ζητείται από τον εργοδότη.
Μέθοδος 2 από 4: Γράφοντας την πρώτη παράγραφο
Βήμα 1. Πείτε επίσημα το όνομα του παραλήπτη του email
Στην πρώτη γραμμή, ξεκινήστε το email με "Dear Dr/Mr/Mrs Smith" ανάλογα με το όνομα, τον τίτλο και το φύλο του ατόμου επικοινωνίας. Μην γράφετε «Γεια σου Μαίρη» ή «Γεια». Χρησιμοποιήστε τις ίδιες διατυπώσεις που θα χρησιμοποιούσατε συνήθως όταν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή.
Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε το φύλο του ατόμου, δηλώστε το πλήρες όνομά του. Για παράδειγμα, γράψτε "Dear Romance Data"
Βήμα 2. Παρουσιάστε τον εαυτό σας
Αναφέρετε το όνομα και την κατάστασή σας (π.χ. φοιτητής Βιολογίας τρίτου έτους στο Πανεπιστήμιο Χ) στον παραλήπτη του email. Εξηγήστε πώς αποκτήσατε πληροφορίες πρακτικής άσκησης, είτε στο διαδίκτυο, είτε στην εφημερίδα είτε μέσω ενός ατόμου επικοινωνίας. Εάν έχετε ένα κοινό άτομο επικοινωνίας, εξηγήστε το αμέσως. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: [διευθυντής προγράμματος/καθηγητής μου/κλπ], [τίτλος και όνομα], προτείνοντας να επικοινωνήσω μαζί σας.
Βήμα 3. Δηλώστε τη διαθεσιμότητά σας
Εξηγήστε τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της εργασίας και αν αυτές οι ημερομηνίες είναι ευέλικτες. Για παράδειγμα, εάν είστε πρόθυμοι να κάνετε πρακτική εξάμηνο εξάμηνο και καλοκαιρινή πρακτική πλήρους απασχόλησης, εξηγήστε το και αυτό. Περιγράψτε τον αριθμό των ωρών την εβδομάδα που μπορείτε να εργαστείτε.
Βήμα 4. Αναφέρετε τον σκοπό της πρακτικής άσκησης
Χρειάζεστε πρακτική άσκηση για εξετάσεις μαθημάτων; Εάν είναι δυνατόν, εξηγήστε ότι η επιδίωξή σας για ευκαιρίες πρακτικής άσκησης είναι κυρίως για να αποκτήσετε εμπειρία και να είστε ευέλικτοι με τις εργασιακές ευθύνες και τις αποζημιώσεις. Γράψτε ποιες δεξιότητες ελπίζετε να αποκτήσετε από την πρακτική άσκηση.
Βήμα 5. Περιγράψτε τι θαυμάζετε για την εταιρεία
Περιγράψτε κάτι που γνωρίζετε ή σκέφτεστε για την αξιολόγηση της εταιρείας για τον οργανισμό της. Μην αναφέρετε αρνητικές ειδήσεις. Κάντε το γράμμα σας θετικό. Για παράδειγμα, μπορείτε να δηλώσετε: [Το όνομα της εταιρείας] έχει εξαιρετική φήμη και εκτιμώ τη δέσμευση αυτής της εταιρείας στο [Δωρεάν προϋπολογισμός για παραμελημένη φροντίδα των ζώων].
Μέθοδος 3 από 4: Γράφοντας τη δεύτερη παράγραφο
Βήμα 1. Συζητήστε τα προσόντα και την εμπειρία σας
Σε λίγες προτάσεις, εξηγήστε πληροφορίες σχετικά με τα μαθήματα, την προηγούμενη εργασιακή εμπειρία και τις σχετικές ικανότητες. Δείξτε πώς οι γνώσεις σας μπορούν να ωφελήσουν την εταιρεία. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με θέσεις εργασίας και θέσεις εθελοντών και πώς αυτές οι εμπειρίες σας έχουν προετοιμάσει για αυτές τις θέσεις. Δώστε έμφαση στο πώς μπορείτε να συνεισφέρετε στην εταιρεία. Οι πιθανοί εργοδότες πρέπει να εμπιστεύονται ότι μπορείτε να χειριστείτε τις εργασίες που σας έχουν ανατεθεί.
- Περιγράψτε την εργασιακή εμπειρία με ισχυρά ρήματα. Αντί να γράψω: «internμουν πρακτικός μάρκετινγκ για δύο χρόνια», εξηγείστε «Ως ασκούμενος μάρκετινγκ, δημιουργώ νέο περιεχόμενο, σχεδιάζω ψηφιακά και τυπωμένα φυλλάδια και διαχειρίζομαι τα κοινωνικά μέσα για μια επιχείρηση με 50 υπαλλήλους.
- Οι δεξιότητες μπορεί να είναι ο χειρισμός των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, η διοργάνωση εκδηλώσεων ή μια ποικιλία άλλων πραγμάτων.
Βήμα 2. Παραθέστε ακαδημαϊκή ή εξωσχολική επιτυχία
Γράψτε τα ακαδημαϊκά προσόντα σας. Εάν είχατε ποτέ ηγετικό ρόλο, περιγράψτε τις υποχρεώσεις και/ή τα επιτεύγματά σας. Έχετε ποτέ προεδρεύσει μιας επιτροπής; Έχετε οδηγήσει ποτέ ομάδα; Να είστε σύντομοι για να μην χάσετε την προσοχή των αναγνωστών email σας.
Αντί να χρησιμοποιείτε επίθετα για να περιγράψετε τον εαυτό σας, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένα παραδείγματα που αποδεικνύουν τις ιδιότητές σας. Για παράδειγμα, αντί να πείτε "bitμουν φιλόδοξος μαθητής", γράψτε "wasμουν σταθερά στο 10 % των μαθητών στην τάξη μου"
Μέθοδος 4 από 4: Τερματισμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Αναφέρετε πότε μπορείτε να επικοινωνήσετε
Συζητήστε πότε και πώς θα επικοινωνήσετε με τον εργοδότη για να παρακολουθήσετε την κατάσταση της αίτησης. Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, δηλαδή το όνομά σας, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τον αριθμό τηλεφώνου, καθώς και τη διαθεσιμότητά σας. Μπορείτε να γράψετε: Μπορώ να επικοινωνήσω μέσω τηλεφώνου ή email. Αν δεν μπορείτε να με φτάσετε, θα σας καλέσω [την επόμενη Δευτέρα].
Βήμα 2. Τερματίστε το email
Είναι ευγενικό να ευχαριστήσετε τους αναγνώστες email που αφιερώσατε χρόνο για να ελέγξετε τις πληροφορίες σχετικά με εσάς. Τελειώστε με ένα ζεστό κλείσιμο, όπως "αντίο". Εάν έχετε μιλήσει με έναν αναγνώστη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τηλεφωνικά ή αυτοπροσώπως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν χαιρετισμό όπως "Χαιρετισμοί". Μην χρησιμοποιείτε "Ευχαριστώ" ή απλώς "Χαιρετισμούς" ως τελικό γράμμα σε μια επίσημη επιστολή. Γράψτε το πλήρες όνομά σας, για παράδειγμα Nita Laksamana, και όχι μόνο Nita.
Βήμα 3. Μελετήστε τα συνημμένα
Μην επισυνάπτετε βιογραφικά σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε. Οι εργοδότες μπορεί να μην θέλουν να ανοίξουν συνημμένα αρχεία, ειδικά αν έχουν πολιτική στο χώρο εργασίας για συνημμένα, εκτός αν η εταιρεία αναζητά ενεργά πρακτικούς. Εάν η ανακοίνωση πρακτικής άσκησης ζητήσει βιογραφικό σημείωμα, επισυνάψτε το έγγραφο σε μορφή PDF (σε αντίθεση με ένα έγγραφο του Word, όπου η μορφοποίηση μπορεί να χαθεί/αλλάξει εάν ανοίξει με διαφορετικό σύστημα).
Ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να δηλώσουν ότι δεν θα ανοίξουν συνημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ναι, συμπεριλάβετε τη συνοδευτική επιστολή και το βιογραφικό σας στο σώμα του email. Φροντίστε να τα χωρίσετε για να διευκολύνετε τους εργοδότες να κάνουν διάκριση μεταξύ εγγράφων
Βήμα 4. Ακολουθήστε τις υποσχέσεις
Εάν δεν ακούσετε νέα από την εταιρεία, στείλτε ένα άλλο email - ή κατά προτίμηση ένα τηλεφώνημα. Θα μπορούσατε να γράψετε έτσι: Αγαπητέ Δρ. Χάνσεν, το όνομά μου είναι [το όνομά σου] και παρακολουθώ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έστειλα την περασμένη εβδομάδα σχετικά με μια ευκαιρία πρακτικής άσκησης [πτώση]. Θα εκτιμούσα την ευκαιρία να συζητήσω αυτή τη θέση. Σας ευχαριστώ. Με εκτίμηση, Nita Admiral.
Συμβουλές
- Η επισύναψη συνοδευτικής επιστολής δημιουργεί μια επίσημη αίσθηση, καθώς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τείνουν να είναι ένα τυχαίο μέσο επικοινωνίας. Εάν επισυνάπτετε συνοδευτική επιστολή, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι σύντομο αλλά ευγενικό, να απευθύνεται στον εργοδότη, να δηλώνει ποιος είστε, γιατί υποβάλλετε αίτηση και να εξηγεί ότι επισυνάπτεται το βιογραφικό και η συνοδευτική επιστολή. Γράψτε το όνομά σας στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
- Μην δημιουργείτε ένα email όπως ένα συνηθισμένο email. Να είστε συγκεκριμένοι για κάθε email που στέλνετε ώστε οι εργοδότες να γνωρίζουν ότι δεν χρησιμοποιείτε γενικές μεθόδους για να αναζητήσετε πρακτική άσκηση.
