Υπάρχουν πολλά γεγονότα στη ζωή που απαιτούν από εσάς να ζητήσετε παράταση χρόνου. Maybeσως χρειάζεστε χρόνο για να κάνετε την εργασία σας ή έχετε πρόβλημα να ολοκληρώσετε εγκαίρως τα έργα εργασίας. Σε τέτοιες στιγμές, θα πρέπει να είστε σε θέση να γράψετε μια επιστολή ζητώντας παράταση χρόνου αποτελεσματικά και κατάλληλα. Σκεφτείτε το αίτημά σας, όπως πόσο χρόνο χρειάζεστε και γιατί; Στη συνέχεια, γράψτε το γράμμα σε επίσημο ύφος και στείλτε το με ένα tracker για να σας κρατήσει ήρεμο.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Συγκέντρωση των Περιεχομένων της Επιστολής
Βήμα 1. Γράψτε το συντομότερο δυνατό
Μόλις μάθετε ότι χρειάζεστε επέκταση, ετοιμάστε αμέσως μια επιστολή. Θα πρέπει να δώσετε στον παραλήπτη όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο για να αποφασίσει για την κατάστασή σας. Πρέπει επίσης να εμφανιστείτε έτοιμος παρά το γεγονός ότι ζητάτε προσαρμογή προγράμματος.
Βήμα 2. Καθορίστε πόσο επιπλέον χρόνο χρειάζεστε
Εξετάστε όλους τους παράγοντες και κάντε ένα ρεαλιστικό αίτημα. Εάν ο απαιτούμενος χρόνος είναι πολύ σύντομος, ίσως χρειαστεί να ζητήσετε παράταση αργότερα. Όποτε είναι δυνατόν, δεν πρέπει να παραλείπονται οι προθεσμίες. Έτσι, είναι καλύτερο αν οι υπολογισμοί σας είναι λίγο υπερβολικοί.
- Ανάλογα με την κατάσταση, μπορεί να θέλετε να εξετάσετε αυτήν την επιστολή ως μέρος των διαπραγματεύσεων. Σε αυτή την περίπτωση, είναι καλή ιδέα να ζητήσετε περισσότερο χρόνο, ώστε να υπάρχει ακόμα περιθώριο συμβιβασμού και να βρείτε ένα μέσο.
- Μετρήστε την ταχύτητά σας με βάση την τρέχουσα πρόοδό σας και το μέρος που δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα συμβουλευτικό έργο για τρεις μήνες, θα πρέπει να είστε σε θέση να υπολογίσετε πόση δουλειά είναι ακόμη ημιτελής.
- Λάβετε υπόψη ότι ο παραλήπτης της επιστολής μπορεί επίσης να έχει χρονικό όριο. Maybeσως έχουν επίσης μια προθεσμία που πρέπει τώρα να αναβληθεί. Για παράδειγμα, οι καθηγητές συνήθως πρέπει να δίνουν βαθμούς στα μέσα του εξαμήνου και πρέπει να προγραμματίσουν την υποβολή των εργασιών των φοιτητών σύμφωνα με την προθεσμία.
Βήμα 3. Γνωρίστε τους κανόνες
Γνωρίστε την ακριβή προθεσμία προτού ζητήσετε προσαρμογή. Μην αφήνετε την εντύπωση ότι δεν μπορείτε να διαχειριστείτε τον χρόνο σας ζητώντας παράταση χωρίς να γνωρίζετε την τρέχουσα κατάσταση. Για παράδειγμα, ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες απαιτούν από εσάς να υποβάλετε ένα αίτημα εντός 24 ωρών από την αρχική επαφή. Εάν δεν μπορείτε να το συναντήσετε, μπορείτε να πείτε ότι το πρόγραμμα είναι πολύ σφιχτό.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε μια εύλογη εξήγηση
Αφιερώνετε χρόνο στη σύνταξη της επιστολής και ο παραλήπτης αφιερώνει επίσης χρόνο για να το διαβάσει. Έτσι, κάντε αυτό το γράμμα νόημα. Σκεφτείτε τον πραγματικό σας λόγο και μεταφέρετέ τον με ειλικρίνεια στον παραλήπτη. Μην λέτε ψέματα ή υπερβάλλετε τους λόγους γιατί θα χάσετε τον εαυτό σας.
- Ένας καλός λόγος που θα μπορούσε να προταθεί είναι η επιθυμία να εργαστούμε διεξοδικά και προσεκτικά. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώνετε ένα έργο που επηρεάζει την ασφάλεια μεγάλου αριθμού ανθρώπων, το να δηλώσετε αυτό το γεγονός στην εξήγησή σας θα σας ωφελήσει.
- Εάν υπάρχουν πολλοί λόγοι, επιλέξτε τον καλύτερο. Για παράδειγμα, εάν αναβάλλετε μια προσφορά εργασίας, πείτε ότι θέλετε να κάνετε επιπλέον έρευνα για το κόστος μετακίνησης (αν αυτό ισχύει), μην πείτε ότι περιμένετε επίσης μια άλλη προσφορά.
Βήμα 5. Παρέχετε ορισμένες επιλεγμένες λεπτομέρειες
Οι λεπτομέρειες θα δώσουν μια νότα γνησιότητας και δεξιοτεχνίας στη γραφή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν γράφετε στην κυβέρνηση ή σε μια ομάδα ανθρώπων που δεν έχετε συναντήσει ποτέ προσωπικά.
- Για παράδειγμα, αν ο παππούς σας πέθανε δύο ημέρες πριν από την προθεσμία για την αποστολή του κολεγίου, ίσως θελήσετε να περιγράψετε το γεγονός ως «οικογενειακή έκτακτη ανάγκη» και όχι απλώς ως «επείγον θέμα». Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε την αναχώρηση του παππού σας και κάποιες πληροφορίες σχετικά με το ταξίδι σας πίσω στο σπίτι.
- Προετοιμάστε έγγραφα πριν υποβάλετε ένα αίτημα. Σως χρειαστεί να περιγράψετε την προηγούμενη αίτηση ή την εργασία σας, ειδικά εάν ασχολείστε με την κυβέρνηση ή άλλους επίσημους φορείς. Αν δείξετε ότι έχετε ακολουθήσει όλα τα βήματα της διαδικασίας μέχρι τώρα, θα ωφελήσετε την περίπτωσή σας.
Βήμα 6. Επιλέξτε ένα θετικό ύφος και περιεχόμενο
Κανείς δεν θέλει να διαβάσει μια επιστολή που περιέχει μια καταγγελία. Αντ 'αυτού, περιγράψτε το αρνητικό γεγονός γρήγορα και επίπεδο και, στη συνέχεια, προχωρήστε στη θετική λύση που ζητήσατε. Για παράδειγμα, εάν πιστεύετε ότι η αρχική προσφορά μισθού σας είναι πολύ χαμηλή, μπορείτε να γράψετε: "Χρειάζομαι λίγο χρόνο για να εξετάσω την προσφορά σας. Ωστόσο, πιστεύω ότι ο υψηλότερος μισθός μου επιτρέπει να εργάζομαι πιο αποτελεσματικά."
Βήμα 7. Ερευνήστε το γράμμα πριν το στείλετε
Αφιερώστε λίγα λεπτά για να ξαναδιαβάσετε το γράμμα σας πριν το στείλετε. Αναζητήστε σφάλματα σύνταξης και πληκτρολόγησης. Εκτελέστε ένα πρόγραμμα γραμματικής και ορθογραφικού ελέγχου στον υπολογιστή. Ζητήστε από τον έμπιστο φίλο σας να το διαβάσει. Μην βιαστείτε ή παραλείψετε αυτό το βήμα γιατί αν κάνετε λάθος, θα βρεθείτε ως απρόσεκτοι και αυτό θα μπορούσε να επηρεάσει το τελικό αποτέλεσμα.
Μέθοδος 2 από 3: Ακολουθώντας κανόνες επίσημης γραφής επιστολών
Βήμα 1. Προετοιμάστε την ενότητα τίτλου
Η ημερομηνία πρέπει να βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Παραλείψτε μία γραμμή κάτω από αυτήν και, στη συνέχεια, γράψτε τη διεύθυνση, επίσης ευθυγραμμισμένη δεξιά. Στη συνέχεια, παραλείψτε μια άλλη γραμμή και γράψτε την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη με την αριστερή ευθυγράμμιση.
Εάν το αίτημα αποσταλεί μέσω email, μπορείτε να παραλείψετε την ημερομηνία και το τμήμα διεύθυνσης και να μεταβείτε απευθείας στον χαιρετισμό. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα αποτελεσματικό και σαφές θέμα. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μια επιστολή σε έναν λέκτορα, γράψτε το θέμα "Αίτημα για επέκταση του Ιαβανικού ιστορικού χαρτιού του Andi Widodo"
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν επίσημο και πλήρη χαιρετισμό
Ξεκινήστε με "Αγαπητέ". Στη συνέχεια, ακολουθήστε τον τίτλο και το όνομα. Για παράδειγμα, «Αγαπητέ. Κ. Μπασκόρο »ή« Αγαπητέ. Κυρία Νταρμαβάτι ». Μερικές φορές πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν περίπλοκο τίτλο, όπως "Αγαπητέ. Καθηγητή Αμπντουραχμάν »ή« Αγαπητέ. Raden Wiraningrat ».
- Ακόμα κι αν γνωρίζετε τον παραλήπτη ανεπίσημα, αυτή η επιστολή εξακολουθεί να είναι επίσημο αίτημα, οπότε το ύφος και το περιεχόμενο πρέπει να είναι επίσημα. Μην γράφετε, «Γεια, Ντον», για παράδειγμα.
- Προσπαθήστε να βρείτε ένα συγκεκριμένο άτομο που θα λάβει την επιστολή σας. Διαφορετικά, το γράμμα σας θα μοιάζει με γράμμα μορφής. Για παράδειγμα, «Αγαπητέ. Raden Wiraningrat »είναι καλύτερο από το« To the Interested ».
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση σύντομης παραγράφου
Το σώμα της επιστολής πρέπει να αποτελείται μόνο από 1-3 παραγράφους. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να ανοίξετε με 1-2 γραμμές, να εξηγήσετε το αίτημα σε 2-4 γραμμές και να ολοκληρώσετε με 1-2 γραμμές. Εάν πρέπει να αναπτύξετε έως τρεις πλήρεις παραγράφους, διαχωρίστε την εισαγωγή, το σώμα και το συμπέρασμα.
Για να ανοίξετε το γράμμα, μπορείτε να πείτε: "Είμαι ο Andi Widodo, ένας μαθητής που παρακολουθεί το μάθημα Ιαβανικής Ιστορίας σας κάθε Δευτέρα πρωί στην αίθουσα III-C". Αυτό θα ξυπνήσει τη μνήμη του λέκτορα και δεν θα χρειαστεί να ψάξει για το ποιος είσαι
Βήμα 4. Δώστε προσοχή στις λέξεις συμπεράσματος
Μην παραβλέπετε τη σημασία των σταθερών συμπερασμάτων. Χρησιμοποιήστε αυτήν την τελευταία πρόταση για να επαναλάβετε την περίπτωσή σας (σε μία γραμμή) και να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για το χρόνο. Θα μπορούσατε να γράψετε: «Ευχαριστώ για τον χρόνο και την προσοχή σας».
- Κλείστε το γράμμα με έναν επίσημο χαιρετισμό πριν από το όνομά σας. Μερικά από αυτά είναι "Ειλικρινά", "Ειλικρινά" ή "Με όλο τον σεβασμό".
- Εάν χρειάζεστε απάντηση εντός συγκεκριμένου χρόνου, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο τέλος. Μπορείτε να το βάλετε στη γραμμή των ευχαριστιών. Για παράδειγμα, "Ευχαριστώ για την προσοχή σας και ανυπομονώ να σας ακούσω την επόμενη εβδομάδα." Όταν γράφετε αυτήν την ενότητα, προσπαθήστε να μην δώσετε την εντύπωση ότι πιέζετε ή κυνηγάτε τον παραλήπτη.
Βήμα 5. Εισαγάγετε το πλήρες όνομα και την υπογραφή σας
Κάτω από τον χαιρετισμό "Ειλικρινά", αφήστε κενές 3-4 γραμμές. Στη συνέχεια, γράψτε το πλήρες όνομα στην αριστερή στοίχιση. Χρησιμοποιήστε την κενή γραμμή για να προσθέσετε την αρχική υπογραφή. Εάν αυτό το γράμμα θα σταλεί μέσω email, μπορείτε να διαγράψετε την κενή γραμμή και να πληκτρολογήσετε μόνο το όνομα.
Μέθοδος 3 από 3: Αποστολή επιστολών στους παραλήπτες
Βήμα 1. Δημιουργήστε ή αποθηκεύστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας
Αφού διορθώσετε το προσχέδιο και πριν το στείλετε, τραβήξτε μια φωτογραφία της επιστολής, (μεταφερμένη σε PDF), αποθηκεύστε το σχέδιο στο διαδίκτυο ή φωτοτυπήστε το. Μπορεί να χρειαστεί να σημειώσετε την ημερομηνία παράδοσης εάν δεν είναι ίδια με την ημερομηνία της επιστολής. Φυλάξτε αυτό το αντίγραφο σε ασφαλές μέρος για προσωπικά αρχεία.
Βήμα 2. Αποστολή με τυπική αποστολή
Πάρτε το γράμμα στο ταχυδρομείο, δώστε το στον υπάλληλο ή τοποθετήστε το στο γραμματοκιβώτιο. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι η αλληλογραφία έχει ληφθεί, ζητήστε μια υπηρεσία παρακολούθησης.
Εάν η επιστολή αποστέλλεται ταχυδρομικά, βεβαιωθείτε ότι έχει εκτυπωθεί σε εκτυπωτή υψηλής ποιότητας με καλό μελάνι. Οι χειρόγραφες επιστολές αιτήματος γενικά δεν γίνονται δεκτές
Βήμα 3. Στείλτε το με email
Αυτός είναι ίσως ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε ένα αίτημα καθώς δεν χρειάζεται πολύς χρόνος και είναι πολύ αξιόπιστος. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη είναι σωστή και συμπεριλάβετε τον αριθμό αναγνώρισής σας, εάν είναι σχετικό, στο θέμα.
- Ο παραλήπτης μπορεί να δει την ημέρα και την ώρα που στείλατε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Να το γνωρίζετε αν στέλνετε συχνά email αργά το βράδυ.
- Βεβαιωθείτε ότι το email σας είναι επίσημο με τη διεύθυνση που χρησιμοποιείτε. Υποβολή από λογαριασμό επαγγελματικής εμφάνισης. Ένα παράδειγμα κατάλληλου λογαριασμού email για εργασία είναι το "[email protected]".
- Εάν στέλνετε ένα γράμμα μέσω φαξ, φροντίστε να περιμένετε τη σελίδα επιβεβαίωσης που να δηλώνει ότι η επιστολή σας στάλθηκε και ελήφθη με επιτυχία.
Βήμα 4. Κάντε ένα αίτημα τηλεφωνικά αντί για ένα γράμμα
Εάν το αίτημά σας είναι επείγον ή πλησιάζει την τελευταία στιγμή, ίσως είναι καλή ιδέα να το ζητήσετε αυτοπροσώπως μέσω τηλεφώνου. Εάν συμβαίνει αυτό, μείνετε σε μια επίσημη στάση και δηλώστε την υπόθεσή σας με συνέπεια.
Συμβουλές
- Προσπαθήστε να γράψετε ένα γράμμα μιας σελίδας ή λιγότερο. Ένα γράμμα σαν αυτό φαίνεται πλήρες, αλλά εύκολο να διαβαστεί.
- Γνωρίστε εάν ο παραλήπτης θα στείλει μια απάντηση, όπως μια επιστολή επιβεβαίωσης.
Προειδοποίηση
- Υποσχεθείτε κάτι ρεαλιστικό. Μην αφήσετε τον επιπλέον χρόνο σας να αφιερωθεί σε επιπλέον εργασίες.
- Αξιοποιήστε στο έπακρο αυτήν την επέκταση. Μην αφήσετε να ζητήσετε ξανά παράταση.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις απαιτούμενες μορφές. Ορισμένοι οργανισμοί απαιτούν από εσάς να χρησιμοποιήσετε μια μορφή γραμμάτων που έχουν ορίσει.
