Συχνά ακούμε ανθρώπους να παραπονιούνται ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσουν εργασίες. Αν βιώσετε το ίδιο, μην ανησυχείτε! Μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον διαθέσιμο χρόνο σας με την απόκτηση βασικών δεξιοτήτων οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου. Όσο πιο σοφά διαχειρίζεστε τον χρόνο σας, τόσο περισσότερες εργασίες θα ολοκληρωθούν.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Προσδιορισμός του τρόπου με τον οποίο χρησιμοποιείτε το χρόνο σας
Βήμα 1. Καταγράψτε όλες τις καθημερινές δραστηριότητες
Παρατηρήστε τι δραστηριότητες κάνετε καθημερινά και σημειώστε πόσο χρόνο σας χρειάζεται για να τις ολοκληρώσετε. Maybeσως δεν νομίζετε ότι ο χρόνος που σπαταλάται αποδεικνύεται πολύ περισσότερο από τον χρόνο που πραγματικά χρησιμοποιείται για την ολοκλήρωση των καθημερινών εργασιών.
Μην ξεχάσετε να καταγράψετε τις συνήθεις δραστηριότητες σας στο σπίτι, όπως προετοιμασία πρωινού, σκούπισμα στο σπίτι, ντους κ.λπ
Βήμα 2. Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητες σε ένα σημειωματάριο
Μόλις μάθετε τις δραστηριότητες που κάνετε όλη την ημέρα και το χρόνο που χρειάζεται, σημειώστε τις σε ένα σημειωματάριο. Εάν όλες οι πληροφορίες συνδυάζονται και παρουσιάζονται σε 1 σελίδα, θα δείτε μοτίβα και δραστηριότητες που έχουν τη δυνατότητα να προκαλέσουν χάσιμο χρόνου.
- Κρατήστε πλήρεις και σαφείς σημειώσεις. Μην καταγράφετε πολλαπλές δραστηριότητες σε μία καταχώριση, μην αγνοείτε φαινομενικά ασήμαντες εργασίες και παρακολουθείτε με ακρίβεια τον χρόνο όταν παρακολουθείτε την εφαρμογή των καθημερινών δραστηριοτήτων.
- Ομαδοποιήστε τις δραστηριότητες σε κατηγορίες. Για παράδειγμα, σημειώστε τις οικιακές εργασίες με μπλε, τις εργασίες γραφείου με κόκκινο και τις δραστηριότητες αναψυχής με μαύρο χρώμα. Αυτή η μέθοδος σας βοηθά να εκτιμήσετε πόσο χρόνο θα πάρει κάθε ομάδα.
Βήμα 3. Μάθετε πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο σας
Ξοδεύετε: 1 ώρα την ημέρα ονειροπολώντας; 2 ώρες για να αποφασίσεις πού θα φας; 8 ώρες για πρόσβαση στο διαδίκτυο; Βρείτε μοτίβα που περιγράφουν τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε το χρόνο σας και, στη συνέχεια, καθορίστε ποιες δραστηριότητες είναι χρήσιμες και ποιες όχι.
- Χάνετε χρόνο επειδή σας λείπει ο αυτοέλεγχος; Έχετε συνηθίσει να αναβάλλετε την εργασία; Έχετε μεγάλη ευθύνη; Κάντε αυτές τις ερωτήσεις στον εαυτό σας όταν αξιολογείτε πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο σας.
- Maybeσως προγραμματίζετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες με παράλογο τρόπο. Για παράδειγμα, δεν έχετε διαχειριστεί σωστά τον χρόνο σας εάν εργάζεστε για 30 λεπτά, κάνετε ένα διάλειμμα 10 λεπτών για να φροντίσετε ασήμαντα πράγματα και μετά επιστρέφετε στη δουλειά για 30 λεπτά. Θα είστε πιο συγκεντρωμένοι και παραγωγικοί εάν εργάζεστε για 1 ώρα και στη συνέχεια φροντίζετε ασήμαντα πράγματα.
- Ολοκληρώστε εργασίες καθορίζοντας προθεσμίες. Αυτό γίνεται καθορίζοντας το χρονικό διάστημα για την ολοκλήρωση ορισμένων εργασιών χωρίς να αποσπάται η προσοχή σας.
Βήμα 4. Κάντε προσαρμογές προγράμματος
Μόλις γνωρίζετε ακριβώς ποιες δραστηριότητες πρέπει να κάνετε και σε τι ξοδεύετε το χρόνο σας, προσαρμόστε το καθημερινό σας πρόγραμμα. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιες δραστηριότητες δεν μπορείτε ή δεν θα εξαλείψετε λόγω έλλειψης χρόνου. Οι δραστηριότητες που απαιτούν πολύ χρόνο δεν χάνουν πάντα χρόνο.
Βήμα 5. Εάν χρειάζεστε 3 ώρες την ημέρα για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία, είναι απίθανο να μειώσετε τον χρόνο που διατίθεται για αυτήν τη δραστηριότητα
Ωστόσο, εάν απαντάτε σε 4-5 προσωπικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά την αποστολή εργασιών, μειώστε τον χρόνο που διατίθεται.
Βήμα 6. Αλλάξτε τις συνήθειες και την προοπτική σας
Ακόμα κι αν δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε το χρόνο σας, υπάρχει πάντα μια λύση. Τώρα που ξέρετε γιατί σπαταλάτε το χρόνο σας ή πώς πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας, το επόμενο βήμα είναι να αλλάξετε τον τρόπο που διαχειρίζεστε το χρόνο σας για να δημιουργήσετε νέες συνήθειες.
- Εάν αφιερώνετε πολύ χρόνο στον καθαρισμό του σπιτιού ή στο μαγείρεμα, είναι καλή ιδέα να προσλάβετε υπηρέτρια ή να εγγραφείτε σε υπηρεσία τροφοδοσίας. Για μερικούς ανθρώπους, ο χρόνος είναι πιο πολύτιμος από τα χρήματα.
- Maybeσως χρησιμοποιείτε λίγο χρόνο για πρόσβαση στο διαδίκτυο χωρίς συγκεκριμένο σκοπό. Περιορίστε το χρόνο πρόσβασης σε συγκεκριμένους ιστότοπους ή μέσα κοινωνικής δικτύωσης εάν έχετε πιο σημαντικές εργασίες.
Μέθοδος 2 από 3: Αποφυγή εκτροπών
Βήμα 1. Προσδιορίστε τα πράγματα που σας αποσπούν την προσοχή κατά τη διάρκεια των καθημερινών σας δραστηριοτήτων
Η συνεχής απόσπαση της προσοχής είναι ένα σημαντικό εμπόδιο στη σωστή διαχείριση του χρόνου. Μάθετε ποιες δραστηριότητες ή άτομα παίρνουν πολύ χρόνο από εσάς, όπως φίλους που τους αρέσει να συνομιλούν ή θέλουν να χαλαρώσουν ώστε να παραμελήσετε τη δουλειά. Προσπαθήστε να αποφύγετε πράγματα που σας κάνουν να χάνετε χρόνο.
- Εάν χάνετε πολύ χρόνο, αλλά δεν έχετε τα αποτελέσματα που ελπίζατε, μπορεί να υπάρχουν περισπασμοί που πρέπει να αποφύγετε.
- Ενώ εργάζεστε στο γραφείο, μπορεί να συναντήσετε κάποιους συναδέλφους που σας αποσπούν την προσοχή. Μην κάνετε κουβέντες ή μην συζητάτε άσκοπα κατά τη διάρκεια των ωρών λειτουργίας. Ωστόσο, να είστε ευγενικοί μαζί τους γιατί η συμπεριφορά στο γραφείο είναι εξίσου σημαντική με την ικανότητα διαχείρισης του χρόνου για την καριέρα σας.
Βήμα 2. Μην μείνετε στο τηλέφωνο για πολύ καιρό
Αν ξοδεύετε λίγο από τον χρόνο σας σε μακρές τηλεφωνικές συνομιλίες, αλλάξτε αυτή τη συνήθεια. Συχνά, η ομιλία πρόσωπο με πρόσωπο είναι πιο αποτελεσματική από ό, τι μέσω τηλεφώνου. Έτσι, απαλλαγείτε από τη συνήθεια της πολύωρης συζήτησης στο τηλέφωνο.
Όταν συζητάτε μέσω τηλεφώνου, η αρχή ή το τέλος της συνομιλίας είναι συνήθως μόνο για ασήμαντα πράγματα. Πολλοί άνθρωποι αδυνατούν να εστιάσουν και να ονειροπολήσουν στο τηλέφωνο. Προσπαθήστε λοιπόν να το γνωρίζετε αυτό. Για καλύτερα αποτελέσματα, πραγματοποιήστε μια προσωπική συνάντηση εάν πρέπει να συζητήσετε θέματα που σχετίζονται με την εργασία, καθώς και τα δύο μέρη μπορούν να συζητήσουν χωρίς να αποσπούν την προσοχή κατά τη διάρκεια της συνάντησης
Βήμα 3. Μην αποκτάτε συχνά πρόσβαση στον ιστότοπο
Πολλοί άνθρωποι χρειάζονται το Διαδίκτυο ως το κύριο μέσο για την ολοκλήρωση εργασιών. Ωστόσο, πολλοί χάνουν χρόνο χωρίς το όφελος απλώς να αναζητούν άρθρα, αθλητικές ειδήσεις, φωτογραφίες καλλιτεχνών, φωτογραφίες γατάκια ή κουτάβια. Εστίαση στη χρήση του διαδικτύου. Υπάρχουν διάφορα προγράμματα για τον αποκλεισμό ορισμένων εφαρμογών, ιστότοπων και μέσων για τη μείωση των ανακατευθύνσεων που προέρχονται από το Διαδίκτυο.
- Κλείστε το Facebook, το Twitter και άλλα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όταν πρέπει να εστιάσετε σε πιο σημαντικά πράγματα.
- Η αναζήτηση θεμάτων μέσω Google είναι επίσης πολύ χρονοβόρα. Στην αρχή, απλά θέλετε να βρείτε κάποιες πληροφορίες, αλλά προτού το καταλάβετε, περιηγείστε σε διάφορες ιστοσελίδες για 3 ώρες.
Βήμα 4. Βάλτε μια πινακίδα "Παρακαλώ ηρεμήστε"
Maybeσως έχετε δει την πινακίδα να κρέμεται στην πόρτα του δωματίου του ξενοδοχείου. Δημοσιεύστε αυτήν την πινακίδα στο γραφείο ή τον χώρο εργασίας σας. Αντί να το ζητήσετε στο ξενοδοχείο, εκτυπώστε το μόνοι σας και στη συνέχεια κρεμάστε το στην πόρτα του χώρου εργασίας, εάν χρειάζεται. Με αυτόν τον τρόπο, κανείς δεν σας καλεί να συνομιλήσετε, ώστε να εστιάσετε στη δουλειά.
Εάν εργάζεστε από το σπίτι, δημιουργήστε ένα ειδικό δωμάτιο για εργασία. Μην εργάζεστε σε χώρο που συνήθως χρησιμοποιείται για δραστηριότητες με μέλη της οικογένειας. Είναι εύκολο να αποσπάτε την προσοχή σας όταν ακούτε τον ήχο από την τηλεόραση, το κουδούνισμα του τηλεφώνου ή τον ήχο ενός βιντεοπαιχνιδιού
Βήμα 5. Να είστε προετοιμασμένοι για απροσδόκητες εκτροπές
Μερικές φορές, οι εκτροπές έρχονται αναπόφευκτα, για παράδειγμα επειδή το αφεντικό σας σας καλεί να συνομιλήσετε μέσω WA ή οι γονείς σας ζητήσουν βοήθεια για την ολοκλήρωση ελαφρών εργασιών. Εάν έχετε προγραμματίσει, αυτά τα πράγματα δεν σας κάνουν να έχετε λίγο χρόνο για να ολοκληρώσετε εργασίες και να πραγματοποιήσετε δραστηριότητες προτεραιότητας.
Μέθοδος 3 από 3: Αποτελεσματική χρήση του χρόνου
Βήμα 1. Γράψτε όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν
Μην βασίζεστε στη μνήμη για καθημερινές εργασίες. Φτιάξτε μια λίστα δραστηριοτήτων που πρέπει να γίνουν και διαβάστε την όσο το δυνατόν συχνότερα, ώστε να επιτυγχάνονται όλοι οι εργασιακοί στόχοι.
- Ακόμα κι αν ορισμένες εργασίες φαίνονται ασήμαντες ή ελαφριές, απλά γράψτε τις. Το πρόγραμμα στην ατζέντα θα περιέχει κάτι όπως "Καλέστε τον Στιβ", "Υπολογίστε το περιθώριο κέρδους" ή "Στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αφεντικό".
- Κάντε συνήθεια να κρατάτε σημειώσεις μαζί σας κατά τη διάρκεια των καθημερινών σας δραστηριοτήτων, ώστε να είστε έτοιμοι να κρατήσετε σημειώσεις για νέες δραστηριότητες ή εργασίες. Ενώ μπορείτε να το σημειώσετε αργότερα, είναι καλύτερο να μην το καθυστερήσετε για να μην το ξεχάσετε.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο
Η χρήση ημερολογίου ή ατζέντας ως μέσου για τον προγραμματισμό των καθημερινών δραστηριοτήτων σας βοηθά να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τον χρόνο σας. Σημειώστε οτιδήποτε νέο χρειάζεται να συμπεριληφθεί στο πρόγραμμά σας, όπως μια προθεσμία, μια εργασία ή μια συνάντηση. Αφιερώστε χρόνο κάθε πρωί για να διαβάσετε την ατζέντα σας για να μάθετε ποιες δραστηριότητες πρέπει να κάνετε όλη την ημέρα.
Βήμα 3. Μην κλείνετε ραντεβού με το ίδιο πρόγραμμα
Για να μπορέσετε να διαχειριστείτε τον χρόνο με σύνεση, κανονίστε ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων που δεν είναι πολύ γεμάτο. Μην τηρείτε προθεσμίες ή κλείνετε ραντεβού με το ίδιο πρόγραμμα. Διαβάστε πρώτα την ατζέντα πριν συμφωνήσετε σε ένα νέο πρόγραμμα για να διασφαλίσετε τη διαθεσιμότητα χρόνου. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε καλά τον χρόνο σας και να τηρήσετε ένα σταθερό καθημερινό πρόγραμμα.
Βήμα 4. Αποφύγετε τους περισπασμούς
Αξιοποιήστε στο έπακρο τον χρόνο σας παραγωγικά, εξαλείφοντας πράγματα που σας αποσπούν την προσοχή ή σας εμποδίζουν να ξεφύγετε από το πρόγραμμά σας και καθυστερώντας άλλες δραστηριότητες. Απενεργοποιήστε την τηλεόραση και τα βιντεοπαιχνίδια για να μπορείτε να εστιάσετε στις εργασίες προτεραιότητας και να διασκεδάσετε αργότερα.
Βήμα 5. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν
Οργανώστε το χρόνο σας όσο καλύτερα μπορείτε προγραμματίζοντας τις πιο σημαντικές εργασίες ή πρέπει να έρχονται πρώτα. Γράψτε αυτήν την εργασία σε ένα πρόγραμμα χρησιμοποιώντας έντονα χρώματα ή μικρά αυτοκόλλητα. Προγραμματίστε πρώτα τις εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας, ώστε να υπάρχει αρκετός χρόνος για την ολοκλήρωσή τους και, στη συνέχεια, απαριθμήστε άλλες δραστηριότητες που μπορούν να γίνουν αργότερα.
- Να είστε έτοιμοι να αλλάξετε προτεραιότητες ανά πάσα στιγμή. Υπάρχουν πράγματα που προκύπτουν ξαφνικά και πρέπει να αντιμετωπιστούν αμέσως, έτσι ώστε να αναγκαστείτε να σταματήσετε να εργάζεστε για να στρέψετε την προσοχή και να διαθέσετε χρόνο για να τηρήσετε πολύ επείγουσες προθεσμίες με τα μέγιστα αποτελέσματα. Βεβαιωθείτε ότι τέτοια γεγονότα είναι σπάνια.
- Εάν αλλάζετε συχνά τις καθημερινές σας προτεραιότητες, φαίνεται ότι κάτι πρέπει να διορθωθεί. Ενώ είναι φυσιολογικό να κάνετε μικρές προσαρμογές στο πρόγραμμά σας, αλλάζοντας το πρόγραμμά σας πολύ συχνά υποδεικνύει αδυναμία να ορίσετε σωστά τις προτεραιότητες.
Βήμα 6. Να είστε ρεαλιστές
Καθορίστε μια ρεαλιστική κατανομή χρόνου έτσι ώστε κάθε εργασία να ολοκληρώνεται σωστά. Εάν χρειάζεστε 30-60 λεπτά για να ολοκληρώσετε μια εργασία, προγραμματίστε 60 λεπτά. Κάνοντας ρεαλιστικές εκτιμήσεις χρόνου, δεν αισθάνεστε συγκλονισμένοι ή δεν χρειάζεται να αλλάξετε το πρόγραμμα εργασίας σας.
Καλύτερα να είστε προσεκτικοί δίνοντας περισσότερο χρόνο από όσο χρειάζεται. Εάν μια εργασία τελειώσει νωρίς, εργαστείτε στην επόμενη και αυτό δεν έχει καμία απολύτως επίδραση στην παραγωγικότητα
Βήμα 7. Προγραμματίστε καθημερινές δραστηριότητες ρουτίνας
Μην ξεχάσετε να προγραμματίσετε την καθημερινή σας ρουτίνα, όπως φαγητό και μπάνιο. Αυτό πιθανότατα θα λειτουργήσει, αλλά θα χρειαστεί να διαθέσετε χρόνο μεταξύ προγραμματισμένων εργασιών, ώστε να μην χάσετε ή να αναβάλλετε άλλες προγραμματισμένες δραστηριότητες.
Βήμα 8. Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις
Εκτός από την ατζέντα σας, χρησιμοποιήστε άλλα εργαλεία για να σας υπενθυμίσω σημαντικές εργασίες ή προθεσμίες, όπως φύλλα Post-it ή να ορίσετε μια υπενθύμιση στο τηλέφωνό σας που θα ηχεί ή θα εμφανιστεί ένα μήνυμα σε μια συγκεκριμένη στιγμή για να σας υπενθυμίσει να κάνετε κάτι ή προετοιμαστείτε για το επόμενο πρόγραμμα. Με αυτόν τον τρόπο δεν ξεχνάτε τις προγραμματισμένες δραστηριότητες.
- Μην βασίζεστε σε άλλους για να σας το υπενθυμίσουν γιατί υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να το ξεχάσουν όπως και εσείς.
- Εάν έχει προγραμματιστεί μια πολύ σημαντική δραστηριότητα, ορίστε μερικές υπενθυμίσεις σε περίπτωση που αγνοηθεί μια μικρή σημείωση ή ξυπνητήρι κινητού τηλεφώνου.
Βήμα 9. Ζητήστε βοήθεια
Μπορείτε να ζητήσετε βοήθεια από άλλους ή να αναθέσετε ελαφρές εργασίες αν χρειαστεί. Μπορείτε να φτιάξετε ένα καλό πρόγραμμα αν δεν διστάσετε να ζητήσετε από κάποιον άλλο να σας βοηθήσει να καθαρίσει το σπίτι ή να ετοιμάσει δείπνο αν είστε ακόμα απασχολημένοι αργά το βράδυ.
- Αναθέστε την ευθύνη σε κάποιον στον οποίο μπορείτε να βασίζεστε. Αντί να ζητήσετε βοήθεια από άτομα που είναι σε θέση να ολοκληρώσουν την εργασία, επιλέξτε κάποιον που είναι έτοιμος να εργαστεί καλά μέχρι την ολοκλήρωση.
- Μην συνηθίζετε να μεταθέτετε εργασίες σε άλλους ανθρώπους. Εκτός από την αδυναμία διαχείρισης του χρόνου, μπορεί να φαίνεστε τεμπέληδες και χωρίς κίνητρο.
Βήμα 10. Μάθετε την παραγωγικότητά σας
Σε τακτά χρονικά διαστήματα, πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να αναλύσετε τι έχετε καταφέρει, πόσο καλά αποδίδετε και πόσο χρόνο χρειάζεται. Αξιολογώντας διάφορες πτυχές της προσωπικής και επαγγελματικής σας ζωής, μπορείτε να προσαρμόσετε το πρόγραμμα εργασίας και τον καθημερινό τρόπο ζωής σας, ώστε να επιτύχετε αποτελέσματα που υπερβαίνουν τους στόχους σας.
Βήμα 11. Κάντε ένα δώρο στον εαυτό σας
Το να δουλεύεις πολύ σκληρά ή πολύ καιρό τείνει να βαριέται, πράγμα που σε δυσκολεύει να επικεντρωθείς ακόμα και στις πιο εύκολες εργασίες. Έτσι, αφιερώστε χρόνο για να γιορτάσετε τα επιτεύγματά σας και να κάνετε στον εαυτό σας ένα δώρο που αγαπάτε.
- Αφιερώστε χρόνο για να ξεκουραστείτε για να χαλαρώσετε. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνό σας και μην απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν η εργασία και ο ελεύθερος χρόνος συνδυάζονται, αυτός δεν είναι ένας τρόπος να ανταμείψετε τον εαυτό σας ή να αποτρέψετε την εξουθένωση.
- Εάν εργάζεστε από Δευτέρα έως Παρασκευή, πάρτε το σαββατοκύριακο για ξεκούραση. Για παράδειγμα, εάν ολοκληρώνετε ένα έργο που κράτησε 3 μήνες στη σειρά, αφιερώστε χρόνο για σύντομες διακοπές μετά την ολοκλήρωση του έργου.
