Η ικανότητα διαχείρισης του χρόνου είναι μια από τις πιο χρήσιμες δεξιότητες. Ο καλός χρόνος σας βοηθά να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας για να επιτύχετε επιτυχία στην εργασία και την εκπαίδευση. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να χρησιμοποιείτε τον χρόνο παραγωγικά, για παράδειγμα επιλέγοντας το σωστό περιβάλλον εργασίας και κάνοντας εργασίες σύμφωνα με τις προτεραιότητες. Αν χρειαστεί, απενεργοποιήστε το τηλέφωνό σας και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να μην αποσπάτε την προσοχή σας. Αποκτήστε τη συνήθεια να κάνετε δραστηριότητες σύμφωνα με ένα κανονικό πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να επιτύχετε το καλύτερο όταν ζείτε την καθημερινότητά σας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Χρήση του χρόνου παραγωγικά
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα ευνοϊκό περιβάλλον εργασίας
Οι περιβαλλοντικές συνθήκες στο γραφείο επηρεάζουν την παραγωγικότητα της εργασίας. Επιλέξτε ή δημιουργήστε το πιο κατάλληλο περιβάλλον επειδή δεν υπάρχει κανένα πρότυπο που καθορίζει το καταλληλότερο εργασιακό περιβάλλον για εσάς. Οργανώστε τον χώρο εργασίας σας χρησιμοποιώντας διακοσμητικά που ενθαρρύνουν τον ενθουσιασμό και το πάθος για δουλειά, επειδή αυτό το συναίσθημα σας κάνει πιο συγκεντρωμένους και πιο παραγωγικούς.
- Για παράδειγμα: αγοράστε μερικούς πίνακες ζωγραφικής από καλλιτέχνες που σας εμπνέουν και μετά εμφανίστε τους στο χώρο εργασίας σας.
- Εάν μπορείτε να επιλέξετε έναν χώρο εργασίας, επιλέξτε έναν χώρο χωρίς περισπασμούς. Η εργασία ενώ παρακολουθείτε τηλεόραση δεν είναι χρήσιμος τρόπος. Στήστε ένα γραφείο εργασίας στη γωνία του υπνοδωματίου για να μπορείτε να εργάζεστε ήσυχα.
Βήμα 2. Κάντε μια λίστα εργασιών κατά προτεραιότητα
Πριν ξεκινήσετε την εργασία, καθορίστε πρώτα τις εργασίες που πρέπει να δώσετε προτεραιότητα. Αντί να κάνετε απλώς μια λίστα, γράψτε τις καθημερινές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν με σειρά προτεραιότητας και χωρίστε τις σε κατηγορίες.
- Πριν φτιάξετε μια λίστα, γράψτε διάφορες κατηγορίες ανάλογα με το επείγον τους. Για παράδειγμα: η κατηγορία "επείγον" (εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα), η κατηγορία "σημαντικές, αλλά όχι επείγουσες" (πρέπει να ολοκληρωθεί, αλλά μπορεί να ολοκληρωθεί αύριο ή λίγες ημέρες αργότερα) και η "μη επείγουσα" κατηγορία (μπορεί να καθυστερήσει).
- Γράψτε εργασίες ανάλογα με τις κατηγορίες. Για παράδειγμα: εάν πρέπει να συμπληρώσετε μια αναφορά εργασίας αμέσως, αυτή η εργασία ανήκει στην κατηγορία "επείγοντα". Άλλες εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σε 2 ημέρες εμπίπτουν στην κατηγορία "σημαντικές, αλλά όχι επείγουσες". Εάν θέλετε να ασκηθείτε μετά τη δουλειά, αλλά μόνο ως κανονική άσκηση, αυτή η δραστηριότητα εμπίπτει στην κατηγορία "μη επείγοντα".
Βήμα 3. Δώστε προτεραιότητα σε σημαντικές εργασίες
Θα αισθανθείτε ανακούφιση εάν έχετε κάνει μια πολύ επείγουσα εργασία το πρωί. Η επιτυχία του να κάνεις αυτό που είναι σημαντικό κάνει την καθημερινότητα πιο ευχάριστη, ώστε να είσαι απαλλαγμένος από το άγχος. Ξεκινήστε τη μέρα ολοκληρώνοντας τις εργασίες που αναφέρονται στη λίστα μία προς μία ξεκινώντας από τις πιο σημαντικές.
- Για παράδειγμα: εάν πρέπει να απαντήσετε σε 5 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να ελέγξετε μια αναφορά, κάντε το αμέσως μόλις φτάσετε στο γραφείο.
- Μην συζητάτε άσκοπα μέχρι να ολοκληρώσετε μια εργασία προτεραιότητας.
Βήμα 4. Κάντε κάτι όσο περιμένετε
Αξιοποιήστε στο έπακρο τον χρόνο σας δουλεύοντας πάντα όταν πρέπει να περιμένετε. Καθώς κάθεστε στο λεωφορείο καθώς πηγαίνετε στη δουλειά ή στο κολέγιο, διαβάστε μια έκθεση ή ένα σχολικό βιβλίο. Χρησιμοποιήστε το χρόνο στην ουρά στο ταμείο του σούπερ μάρκετ για να διαβάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κινητό σας τηλέφωνο. Μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας δουλεύοντας πάντα σε κάτι.
Εάν είστε ακόμα στο κολέγιο, σκεφτείτε να αγοράσετε ηχητικά βιβλία ή να τα ηχογραφήσετε ενώ ο δάσκαλός σας διδάσκει, ώστε να μπορείτε να τα ακούσετε ξανά ενώ περιμένετε στην ουρά ή όταν ταξιδεύετε στην πανεπιστημιούπολη
Βήμα 5. Μην κάνετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα
Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αυτή η μέθοδος είναι αρκετά αποτελεσματική για να ολοκληρώσει τις καθημερινές εργασίες και να αξιοποιήσει σωστά τον χρόνο. Στην πραγματικότητα, αυτή η μέθοδος θα μειώσει την παραγωγικότητα της εργασίας γιατί η ολοκλήρωση των εργασιών διαρκεί περισσότερο επειδή δυσκολεύεστε να εστιάσετε. Για να ολοκληρώσετε ταχύτερα τις εργασίες, αξιοποιήστε στο έπακρο τον χρόνο σας ολοκληρώνοντας εργασίες μία προς μία.
Για παράδειγμα: αφού απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποσυνδεθείτε από τον λογαριασμό σας και, στη συνέχεια, κάντε την επόμενη εργασία. Προς το παρόν, μην σκέφτεστε το email. Εάν έχετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να απαντήσετε, κάντε το αργότερα όταν ολοκληρώσετε μια εργασία που πρέπει να δοθεί προτεραιότητα
Μέθοδος 2 από 3: Μείωση περισπασμών
Βήμα 1. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνο
Όσο μπορείτε, απενεργοποιήστε το κινητό σας όταν εργάζεστε ή σπουδάζετε. Μερικές φορές, τα κινητά τηλέφωνα απαιτούν πολύ χρόνο που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί πιο παραγωγικά. Όταν έχετε την ευκαιρία να αποκτήσετε πρόσβαση στο Facebook ή να διαβάσετε e-mail, ενδέχεται να μπείτε στον πειρασμό να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό. Ωστόσο, κάντε τη χάρη στον εαυτό σας απενεργοποιώντας το τηλέφωνό σας εάν έχετε ακόμα δουλειά να κάνετε. Εάν πιάνετε κατά λάθος το τηλέφωνο, εμφανίζεται μόνο η μαύρη οθόνη.
Εάν πρέπει να ενεργοποιήσετε το τηλέφωνό σας στη δουλειά, τοποθετήστε το σε απόσταση από το γραφείο σας, ώστε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι γιατί δεν χρειάζεται να μπείτε στον πειρασμό να το χρησιμοποιήσετε. Επίσης, απενεργοποιήστε τον ήχο ειδοποιήσεων που δεν σχετίζονται με την εργασία
Βήμα 2. Κλείστε άχρηστα προγράμματα περιήγησης
Αυτές τις μέρες, πολλοί άνθρωποι βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στους υπολογιστές και το διαδίκτυο για την ολοκλήρωση εργασιών. Ωστόσο, θα δυσκολευτείτε να διαχειριστείτε το χρόνο εάν χρησιμοποιείτε το Facebook, το Twitter ή άλλους ιστότοπους που τραβούν την προσοχή ως φόντο για την οθόνη σας. Οι ιστότοποι που είναι ακόμα ανοιχτοί ή τα αποτελέσματα της αναζήτησης πληροφοριών μέσω διαδικτύου που δεν χρειάζονται πλέον τείνουν να σας αποσπούν εύκολα. Αποκτήστε τη συνήθεια να κλείνετε γρήγορα αχρησιμοποίητα προγράμματα περιήγησης και να εστιάζετε μόνο στους ιστότοπους που χρειάζεστε ενώ εργάζεστε.
Προκαλέστε τον εαυτό σας να ανοίξει μόνο 1-2 ιστότοπους ανά πάσα στιγμή
Βήμα 3. Αποκλεισμός κοινωνικών μέσων
Μερικές φορές, ο πειρασμός για πρόσβαση στο Facebook ή το Twitter είναι δύσκολο να νικηθεί. Ωστόσο, υπάρχουν πολλές εφαρμογές και ιστότοποι αποκλεισμού κοινωνικών μέσων που μπορούν να τραβήξουν την προσοχή σας για λίγο.
- Το SelfControl είναι μια από τις δωρεάν εφαρμογές για χρήστες Mac ως μέσο προσωρινού αποκλεισμού ορισμένων ιστότοπων.
- Εάν προτιμάτε να μην χρησιμοποιείτε καθόλου το διαδίκτυο, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Freedom για να αποκλείσετε την πρόσβαση μέσω διαδικτύου για 8 ώρες.
- Χρησιμοποιήστε το πρόσθετο Leechblock από τον Firefox για να περιορίσετε την πρόσβαση σε ορισμένους ιστότοπους για μερικές ώρες την ημέρα.
Βήμα 4. Αποφύγετε τις διακοπές όσο το δυνατόν περισσότερο
Οι διακοπές θα διαταράξουν τη ροή εργασίας. Εάν προκύψει διακοπή κατά την εργασία, έτσι ώστε να πρέπει να σταματήσετε για να κάνετε κάτι άλλο, δεν είναι εύκολο να συνεχίσετε τη διακοπή της εργασίας. Ολοκληρώστε την τρέχουσα εργασία πριν προχωρήσετε σε άλλη εργασία. Όσο ολοκληρώνετε μια εργασία, αφήστε τις άλλες εργασίες να περιμένουν.
- Για παράδειγμα: όταν πιστεύετε ότι πρέπει να απαντήσετε σε ένα email ενώ εργάζεστε σε κάτι άλλο, μην σταματήσετε να εργάζεστε αμέσως για να διαβάσετε το email σας. Αντ 'αυτού, λάβετε μια μικρή σημείωση ως υπενθύμιση και, στη συνέχεια, απαντήστε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφού ολοκληρώσετε την εργασία.
- Λάβετε υπόψη ότι μερικές φορές είναι δύσκολο να αποφευχθούν οι διακοπές. Για παράδειγμα: αν κάποιος σας καλεί ενώ είστε απασχολημένος, φυσικά πρέπει να απαντήσετε. Κάνε ό, τι περνάει από το χέρι σου για να αποφύγεις τις διακοπές, αλλά μην χτυπάς τον εαυτό σου αν συνεχίζουν να εμφανίζονται περισπασμοί ενώ δουλεύεις.
Μέθοδος 3 από 3: Εφαρμόστε το καλύτερο ημερήσιο πρόγραμμα
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα ψηφιακό ημερολόγιο
Η τεχνολογία είναι πολύ χρήσιμη ως εργαλείο για τη διαχείριση του χρόνου και την παρακολούθηση προθεσμιών, ραντεβού κ.λπ. Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή ημερολογίου στο τηλέφωνο και τον υπολογιστή σας. Παρακολουθήστε καθημερινές εργασίες, ραντεβού και προγράμματα εργασίας ή σπουδών. Ορίστε μια υπενθύμιση ορίζοντας ένα ξυπνητήρι. Για παράδειγμα: ρυθμίστε το ξυπνητήρι κινητού τηλεφώνου να ακούγεται 1 εβδομάδα πριν από την προθεσμία υποβολής χαρτιού. Φτιάξτε ένα ημερήσιο πρόγραμμα, έτσι ώστε οι εργασίες και οι σχολικές εργασίες να μπορούν να ολοκληρωθούν εγκαίρως.
Εκτός από το ψηφιακό ημερολόγιο, χρησιμοποιήστε ένα κανονικό ημερολόγιο ως αντίγραφο ασφαλείας. Βάλτε το ημερολόγιο στο γραφείο σας ή χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο στην ατζέντα. Θα είναι ευκολότερο για εσάς να θυμηθείτε το πρόγραμμα ή την προθεσμία σας γράφοντάς το σε χαρτί
Βήμα 2. Μάθετε πότε είστε πιο παραγωγικοί στη δουλειά ή στη μελέτη
Όλοι επιτυγχάνουν υψηλή παραγωγικότητα σε διαφορετικούς χρόνους. Γνωρίζοντας αυτό, μπορείτε να καθορίσετε πότε είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και στη συνέχεια να τον χρησιμοποιήσετε για εργασία ή σπουδές. Για παράδειγμα: εάν αισθάνεστε πιο ενεργητικοί το πρωί, προσπαθήστε να ολοκληρώσετε την εργασία το πρωί. Αφιερώστε χρόνο το βράδυ για να χαλαρώσετε ενώ κάνετε τα πράγματα που αγαπάτε.
Η εύρεση του ενεργειακού επιπέδου δεν είναι εύκολη. Επομένως, ξεκινήστε την παρακολούθηση όταν αισθάνεστε πιο ενεργητικά και προσπαθήστε να το παρακολουθείτε όλη την ημέρα για 1 εβδομάδα ή περισσότερο. Κάντε αυτό για να προσδιορίσετε πότε είστε πιο παραγωγικοί κατά τη διάρκεια της καθημερινής σας ζωής
Βήμα 3. Αφήστε 30 λεπτά αφότου ξυπνήσετε το πρωί για να φτιάξετε ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων
Μόλις ξυπνήσετε το πρωί, ξεκινήστε να σχεδιάζετε δραστηριότητες που θα πραγματοποιηθούν όλη την ημέρα. Μόλις ξυπνήσετε, σκεφτείτε τι πρέπει να κάνετε και φτιάξτε ένα πρόγραμμα εργασίας. Εκτελέστε τις υποχρεώσεις σας στην επαγγελματική και κοινωνική σας ζωή όσο καλύτερα μπορείτε και μην ξεχάσετε να εκπληρώσετε τις οικιακές σας υποχρεώσεις.
- Για παράδειγμα: Εργάζεστε από τις 8 έως τις 4 το απόγευμα. Σήμερα, θέλετε να καλέσετε τη γιαγιά για να της ευχηθείτε χρόνια πολλά και να πάρετε ρούχα στο πλυντήριο μετά τη δουλειά. Το πρωί, καθορίστε εκ των προτέρων τη σειρά των δραστηριοτήτων που θέλετε να κάνετε όλη την ημέρα.
- Εάν ζείτε σε βραδύτερη ζώνη ώρας, προγραμματίστε μια κλήση μετά το τέλος της εργασίας. Αν τηλεφωνήσετε το πρωί, η γιαγιά μάλλον κοιμάται γιατί είναι ακόμα μεσάνυχτα εκεί. Μετά από αυτό, προγραμματίστε να σταματήσετε για να μαζέψετε ρούχα στο πλυντήριο.
Βήμα 4. Ορίστε ένα πρόγραμμα για ξεκούραση και αντιμετώπιση διακοπών
Σε γενικές γραμμές, οι άνθρωποι δεν μπορούν να εργάζονται συνεχώς χωρίς ξεκούραση ή χωρίς διακοπές. Αφιερώστε χρόνο για να αντιμετωπίσετε διακοπές και περισπασμούς κατά την καθημερινή σας ζωή, ενσωματώνοντάς τες στο πρόγραμμά σας μεταξύ εργασιών που πρέπει να γίνουν. Με αυτόν τον τρόπο, οι διακοπές δεν θα αναλάβουν και θα χαλάσουν την καθημερινότητά σας.
- Προγραμματίστε μεγάλα διαλείμματα ή διακοπές εκτός από περισπασμούς που μπορεί να συμβούν στην καθημερινή σας ζωή.
- Για παράδειγμα: Προγραμματίστε 1 ώρα μεσημεριανό διάλειμμα κάθε μέρα και παρακολουθήστε 30 λεπτά τηλεόρασης για να χαλαρώσετε μετά τη δουλειά.
- Προγραμματίστε επίσης μικρές διακοπές κατά τη διάρκεια της εργασίας σας, για παράδειγμα: γράφοντας ένα χαρτί ενώ ελέγχετε το Facebook κάθε φορά που ολοκληρώνετε τη σύνταξη 500 λέξεων.
Βήμα 5. Ολοκληρώστε τις εργασίες το Σαββατοκύριακο
Εκμεταλλευτείτε το Σαββατοκύριακο για να ξεκουραστείτε, να χαλαρώσετε και να διασκεδάσετε. Μην δουλεύεις λοιπόν πολύ. Ωστόσο, το να κάνετε ελαφρές εργασίες τα Σαββατοκύριακα έχει τα οφέλη του, για παράδειγμα: να κάνετε μικρές εργασίες που έχουν συσσωρευτεί και πρέπει να ολοκληρωθούν τη Δευτέρα.
Για παράδειγμα: αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε και να διαβάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα Σαββατοκύριακα και, στη συνέχεια, στείλτε μερικές απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε μέχρι τη Δευτέρα το πρωί, η στοίβα email να μειωθεί. Επιπλέον, επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να δοθούν συνέχεια το πρωί της Δευτέρας
Βήμα 6. Εφαρμόστε ένα πρόγραμμα νυχτερινού ύπνου κάθε μέρα
Ένα καλό πρόγραμμα ύπνου είναι πολύ σημαντικό για να μπορέσετε να διαχειριστείτε καλά τον χρόνο σας. Ένας καλός νυχτερινός ύπνος σε πρόγραμμα εξασφαλίζει ότι μπορείτε να ξυπνήσετε νωρίς και να είστε έτοιμοι για τις δραστηριότητες της ημέρας. Τηρήστε το πρόγραμμα του ύπνου πηγαίνοντας για ύπνο την ίδια ώρα κάθε βράδυ και σηκωθείτε την ίδια ώρα κάθε μέρα, ακόμη και τα Σαββατοκύριακα. Η εφαρμογή ενός σταθερού προγράμματος ύπνου επιτρέπει στο σώμα σας να συνηθίσει τον κύκλο ύπνου/αφύπνισης, ώστε να νυστάζετε τη νύχτα και να έχετε ενέργεια όταν ξυπνάτε το πρωί.
