Ένα σχέδιο εργασίας είναι ένα σύνολο στόχων και διαδικασιών που μπορούν να βοηθήσουν μια ομάδα ή/και άτομο να επιτύχει αυτόν τον στόχο. Διαβάζοντας ένα σχέδιο εργασίας, μπορείτε να κατανοήσετε καλύτερα την κλίμακα ενός έργου. Είτε χρησιμοποιούνται στο χώρο εργασίας είτε στον ακαδημαϊκό χώρο, τα σχέδια εργασίας σας βοηθούν να διατηρήσετε τα έργα οργανωμένα. Μέσω ενός σχεδίου εργασίας, διασπάτε τη διαδικασία σε μικρές, ελαφρές εργασίες γνωρίζοντας τι θέλετε να επιτύχετε. Μάθετε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο εργασίας, ώστε να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για το επόμενο έργο σας.
Βήμα
Βήμα 1. Αποφασίστε για ποιο σκοπό είναι το πρόγραμμα εργασίας σας
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους αναπτύσσουμε ένα σχέδιο εργασίας. Θέστε αυτόν τον στόχο εκ των προτέρων, ώστε να προετοιμαστείτε καλά για το έργο. Θυμηθείτε, τα περισσότερα σχέδια εργασίας ισχύουν για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα, για παράδειγμα 6 μήνες ή 1 έτος.
- Στο γραφείο, ένα πρόγραμμα εργασίας βοηθά το αφεντικό σας να γνωρίζει σε ποια έργα θα εργαστείτε τους επόμενους μήνες. Το αφεντικό σας χρειάζεται αυτές τις πληροφορίες συνήθως μετά από μια ετήσια ανασκόπηση απόδοσης ή όταν η ομάδα σας εργάζεται σε ένα σημαντικό έργο. Ένα σχέδιο εργασίας μπορεί επίσης να είναι το αποτέλεσμα μιας συνεδρίας στρατηγικού σχεδιασμού που κάνει η εταιρεία στην αρχή ενός νέου ημερολογιακού ή οικονομικού έτους.
- Στον ακαδημαϊκό κόσμο, τα σχέδια εργασίας είναι κατάλληλα για χρήση από φοιτητές για εργασία σε μεγάλα έργα ή από λέκτορες για το σχεδιασμό αναλυτικού προγράμματος ανά εξάμηνο.
- Για προσωπικά έργα, ένα πρόγραμμα εργασίας σας δίνει μια ιδέα για το τι σκοπεύετε να κάνετε, πώς θα το κάνετε και πότε σκοπεύετε να το ολοκληρώσετε.
Βήμα 2. Γράψτε μια εισαγωγή και ένα ιστορικό
Για ένα επαγγελματικό σχέδιο εργασίας, θα πρέπει να γράψετε μια εισαγωγή και ένα ιστορικό. Το αφεντικό ή ο διευθυντής σας θα λάβει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κατανοήσουν το πρόγραμμα εργασίας. Από την άλλη πλευρά, τα ακαδημαϊκά σχέδια εργασίας συνήθως δεν χρειάζονται εισαγωγή και υπόβαθρο.
- Η εισαγωγή πρέπει να είναι σύντομη και ενδιαφέρουσα. Υπενθυμίστε στο αφεντικό σας γιατί κάνατε αυτό το σχέδιο εργασίας. Παρουσιάστε τον σε ένα έργο στο οποίο θα εργαστείτε σε μια ορισμένη χρονική περίοδο.
- Το υπόβαθρο πρέπει να επισημαίνει γιατί δημιουργήσατε το σχέδιο εργασίας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό, για παράδειγμα, παρουσιάζοντας λεπτομέρειες ή στατιστικά στοιχεία της τελευταίας έκθεσης, εντοπίζοντας ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν ή άλλους λόγους με βάση τις πληροφορίες και τα σχόλια που λάβατε κατά την εργασία σε προηγούμενα έργα.
Βήμα 3. Καθορίστε στόχους και στόχους
Οι στόχοι και οι στόχοι είναι δύο αλληλένδετα πράγματα. Στο σχέδιο εργασίας, και οι δύο οδηγούν στην επίτευξη αποτελεσμάτων. Η διαφορά είναι ότι οι στόχοι είναι γενικοί, ενώ οι στόχοι είναι πιο συγκεκριμένοι.
- Οι στόχοι είναι η συνολική εικόνα του έργου σας. Γράψτε ποια τελικά αποτελέσματα θέλετε από το πρόγραμμα εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι η κάλυψη είναι μεγάλη. Για παράδειγμα, πείτε ότι θέλετε να ολοκληρώσετε μια ερευνητική εργασία ή να μάθετε να γράφετε.
- Οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι και απτοί. Με άλλα λόγια, θα πρέπει να μπορείτε να διαγράψετε τα βήματα στη λίστα στόχων σας μόλις τα ολοκληρώσετε. Η εύρεση πηγών που μπορούν να λάβουν συνέντευξη για την ερευνητική σας εργασία είναι ένα καλό παράδειγμα στόχου.
- Εάν οι υπάρχοντες στόχοι είναι πολύ διαφορετικοί, μπορείτε να τους χωρίσετε σε μακροπρόθεσμο ορίζοντα μικρός, περίοδος Μεσαίο, και όρος μακρύς Το Για παράδειγμα, ο βραχυπρόθεσμος στόχος της εταιρείας για αύξηση του αριθμού των κοινών κατά 30% σε τρεις μήνες διαφέρει από τον μακροπρόθεσμο στόχο της ενίσχυσης της προβολής της μάρκας στα κοινωνικά μέσα για ένα έτος.
- Οι στόχοι συνήθως γράφονται σε ενεργές προτάσεις χρησιμοποιώντας ρήματα δράσης με συγκεκριμένες έννοιες. Για παράδειγμα, "προγραμματίστε", "γράψτε", "βελτιώστε" και "μετρήστε". Αποφύγετε τα ρήματα με ασαφείς έννοιες όπως "μαθαίνω", "καταλαβαίνω" και "γνωρίζω".
Βήμα 4. Αναπτύξτε ένα σχέδιο εργασίας με στόχους "SMART"
Το SMART είναι ένα αρκτικόλεξο που χρησιμοποιείται συνήθως για την αναζήτηση πιο απτών και εφαρμόσιμων αποτελεσμάτων στα σχέδια εργασίας.
- Ειδικός σημαίνει αναλυτικά. Τι ακριβώς θα κάνουμε για ποιον; Περιγράψτε τον πληθυσμό που θα εξυπηρετήσετε και τυχόν συγκεκριμένες ενέργειες που θα χρησιμοποιήσετε για να τους βοηθήσετε.
- Μετρητός σημαίνει μετρήσιμο. Είναι ο στόχος ποσοτικός και μετρήσιμος; Μπορείτε να υπολογίσετε το αποτέλεσμα; Σχεδιάσατε το έργο έτσι ώστε "τα επίπεδα υγείας στη Νότια Αφρική να βελτιωθούν το 2012"; Or, το διαμορφώνετε έτσι ώστε "ο αριθμός των περιπτώσεων μόλυνσης από HIV/AIDS μεταξύ νεογέννητων στη Νότια Αφρική να μειωθεί κατά 20% έως το 2020";
- Κατορθωτός σημαίνει εφικτό. Μπορείτε να το ολοκληρώσετε εντός του καθορισμένου χρόνου με τους πόρους που έχετε στη διάθεσή σας; Δεδομένων όλων των περιορισμών που υπάρχουν, ο στόχος σας πρέπει να είναι ρεαλιστικός. Η αύξηση των πωλήσεων κατά 500% έχει νόημα εάν η εταιρεία σας είναι μικρή. Η αύξηση των πωλήσεων κατά 500% είναι σχεδόν αδύνατος στόχος για μια εταιρεία που έχει κυριαρχήσει στην αγορά.
- Σχετικό σχετίζεται με συμφέροντα. Ο στόχος θα έχει αντίκτυπο στον επιθυμητό στόχο ή στρατηγική σας; Αν και είναι σημαντικό για τη γενική υγεία, είναι αλήθεια ότι η μέτρηση του ύψους και του βάρους των μαθητών λυκείου μπορεί να οδηγήσει άμεσα σε αλλαγές στις διαδικασίες ψυχικής υγείας; Βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι και οι μέθοδοι εργασίας σας έχουν μια σαφή και διαισθητική σύνδεση.
- Περιορισμένο στο χρόνο είναι χρονικά περιορισμένο. Πότε επιτεύχθηκε ο στόχος και/ή πότε γνωρίζατε ότι τον είχατε πετύχει; Καθορίστε την ημερομηνία λήξης του έργου. Επίσης, αναφέρετε, αν υπάρχει, τι είδους τελικό αποτέλεσμα θα μπορούσε να έχει προκαλέσει το έργο σας να τελειώσει νωρίς, με όλα τα αποτελέσματα να επιτυγχάνονται.
Θυμηθείτε, πρέπει να καθοριστεί ένας βασικός αριθμός για τον υπολογισμό της αλλαγής. Εάν δεν γνωρίζετε πόσα νεογέννητα στη Νότια Αφρική έχουν μολυνθεί από τον ιό HIV/AIDS, πώς μπορείτε να διασφαλίσετε ότι ο αριθμός των περιπτώσεων θα μειωθεί κατά 20%;
Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί να συμβουλευτείτε έναν ειδικό για να βεβαιωθείτε ότι οι στόχοι στο πρόγραμμα εργασίας σας είναι εφικτοί
Βήμα 5. Καταγράψτε τους πόρους που έχετε
Σε αυτήν τη λίστα καταγράψτε όλα όσα χρειάζεστε για να επιτύχετε τους στόχους και τους στόχους σας. Οι πόροι λαμβάνουν διάφορες μορφές, ανάλογα με το σκοπό εργασίας σας.
- Οι πόροι στο γραφείο περιλαμβάνουν οικονομικούς προϋπολογισμούς, υπαλλήλους, συμβούλους, κτίρια ή δωμάτια και βιβλία. Μπορείτε να επισυνάψετε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό εάν το σχέδιο εργασίας είναι πιο επίσημο.
- Οι πόροι στον ακαδημαϊκό χώρο περιλαμβάνουν πρόσβαση σε βιβλιοθήκες. ερευνητικό υλικό όπως βιβλία, εφημερίδες και περιοδικά · πρόσβαση υπολογιστή και διαδικτύου? καθώς και καθηγητές ή άλλα άτομα που μπορούν να σας βοηθήσουν όταν έχετε απορίες.
Βήμα 6. Αναγνωρίστε τους υπάρχοντες περιορισμούς
Τα όρια είναι εμπόδια που μπορούν να εμποδίσουν τις προσπάθειές σας για την επίτευξη των στόχων και των στόχων σας. Για παράδειγμα, όταν κάνετε ερευνητικές εργασίες στο σχολείο ή το κολέγιο, το πρόγραμμά σας αποδεικνύεται πολύ σφιχτό, ώστε να μην μπορείτε να ερευνήσετε και να γράψετε καλά. Επομένως, το όριο σας είναι ένα ταραχώδες πρόγραμμα. Προσπαθήστε να καταργήσετε άλλες δεσμεύσεις κατά τη διάρκεια του εξαμήνου, ώστε να μπορέσετε να ολοκληρώσετε αποτελεσματικά το πρόγραμμα εργασίας σας.
Βήμα 7. Ποιος είναι υπεύθυνος;
Η λογοδοσία είναι ένα ουσιαστικό στοιχείο ενός καλού σχεδίου. Ποιος είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας; Ακόμα κι αν υπάρχει ομάδα που εργάζεται σε μια εργασία, ένα άτομο πρέπει να είναι υπεύθυνο για να διασφαλίσει ότι η εργασία έχει ολοκληρωθεί εγκαίρως.
Βήμα 8. Γράψτε μια στρατηγική
Παρατηρήστε το πλάνο εργασίας σας και, στη συνέχεια, αποφασίστε πώς θα χρησιμοποιήσετε τους πόρους σας ξεπερνώντας τους περιορισμούς για να επιτύχετε τους στόχους και τους στόχους σας.
- Γράψτε μια λεπτομερή λίστα ενεργειών. Προσδιορίστε τι πρέπει να συμβαίνει κάθε μέρα ή κάθε εβδομάδα για να επιτύχετε τους στόχους σας. Αναφέρετε επίσης ποιες ενέργειες πρέπει να κάνουν τα άλλα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό διαχείρισης έργου ή προσωπικό ημερολόγιο για να οργανώσετε αυτές τις πληροφορίες.
- Φτιάξτε ένα πρόγραμμα. Ενώ μπορείτε να κάνετε ένα πρόχειρο πρόγραμμα εργασίας, απρόβλεπτα γεγονότα ή καταστάσεις μπορεί να προκύψουν από καιρό σε καιρό. Επομένως, αφήστε χώρο στο πρόγραμμά σας για να αποφύγετε τις καθυστερήσεις.
Συμβουλές
- Ορίστε ορόσημα εάν το έργο σας είναι μεγάλο. Τα ορόσημα είναι σημεία κατά μήκος ενός έργου που αναδεικνύουν την επίτευξη ορισμένων στόχων. Μπορείτε επίσης να το θεωρήσετε ως σημείο προβληματισμού, όταν παρατηρείτε πόσο έχει προχωρήσει η διαδικασία και ταυτόχρονα βεβαιωθείτε ότι δεν αποκλίνει από το σχέδιο εργασίας.
- Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα εργασίας που λειτουργεί για εσάς. Μπορεί να είναι λεπτομερής, μπορεί να είναι εκτεταμένη, ανάλογα με τις επιθυμίες ή τις ανάγκες σας. Μπορείτε να γράψετε σε ένα κομμάτι χαρτί ή με επαγγελματικό λογισμικό, χρησιμοποιώντας εικόνες και χρώματα. Χρησιμοποιήστε ό, τι πιο φυσικό και αποτελεσματικό για εσάς.
