Τα σχέδια έκτακτης ανάγκης, τα οποία είναι πιο γνωστά ως σχέδια αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης, είναι πολύ χρήσιμα για την πρόβλεψη εμφάνισης πραγμάτων που έχουν ως αποτέλεσμα τη διακοπή των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων. Κατά τη διαχείριση του οργανισμού, μπορεί να προκύψουν διάφοροι κίνδυνοι από τεχνικές διαταραχές (π.χ. απώλεια δεδομένων) έως φυσικά γεγονότα (π.χ. πλημμύρες). Επομένως, κάθε οργανισμός πρέπει να αναπτύξει ένα αποτελεσματικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης προκειμένου να είναι προετοιμασμένο να αντιμετωπίσει διάφορα δυσμενή γεγονότα.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Πρόβλεψη διαφόρων κινδύνων
Βήμα 1. Προετοιμαστείτε πριν αναπτύξετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης
Ο κύριος σκοπός της προετοιμασίας ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης είναι να διατηρηθεί η συνέχεια των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων του οργανισμού σε περίπτωση καταστροφής.
- Πρώτον, καθορίστε μια επίσημη πολιτική που δηλώνει ότι ο οργανισμός πρέπει να αναπτύξει ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης.
- Κάντε ένα σχέδιο απλό και πρακτικό. Χρησιμοποιήστε λέξεις που είναι εύκολα κατανοητές και παρέχετε κατευθυντήριες γραμμές που είναι εύκολο να εφαρμοστούν από τον αναγνώστη, επειδή αυτό το σχέδιο πρέπει να υλοποιηθεί από όλο το προσωπικό του οργανισμού.
- Καθορίστε τους συγκεκριμένους λόγους για τους οποίους πρέπει να κάνετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Σκεφτείτε δείκτες που χρησιμεύουν ως σημεία αναφοράς για τον καθορισμό της επιτυχούς εφαρμογής ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης, έτσι ώστε ο οργανισμός να μπορεί να συνεχίσει τις δραστηριότητες του ως συνήθως. Καθορίστε τις επιχειρησιακές δραστηριότητες που παίζουν σημαντικό ρόλο στη συνέχεια της επιχείρησής σας.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης απαντώντας σε τρεις σημαντικές ερωτήσεις
Η δημιουργία ενός σχεδίου που μπορεί να απαντήσει και στις τρεις αυτές ερωτήσεις είναι ένας τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε ούτε μία πτυχή που πρέπει να λάβετε υπόψη.
- Ποια γεγονότα μπορεί να συμβούν;
- Ποιες ενέργειες θα λάβουμε για να το αντιμετωπίσουμε;
- Τι πρέπει να κάνουμε για να προετοιμαστούμε;
Βήμα 3. Μάθετε ποιοι κίνδυνοι είναι πιθανό να αντιμετωπίσει ο οργανισμός σας
Ο προσδιορισμός των κινδύνων που ενδέχεται να προκύψουν είναι μία από τις σημαντικές πτυχές στην προετοιμασία ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης. Ωστόσο, η διαδικασία θα είναι διαφορετική ανάλογα με την κατάσταση και την κατάσταση κάθε οργανισμού. Θα πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη τις συνθήκες του οργανισμού σας κατά τον προσδιορισμό των κινδύνων. Απαιτούνται σχέδια έκτακτης ανάγκης για την πρόβλεψη επιχειρηματικών κινδύνων με τη μορφή:
- Φυσικές καταστροφές, για παράδειγμα: πλημμύρες, τυφώνες και ξηρασίες. Άλλοι κίνδυνοι: οικονομικές κρίσεις, εργατικά ατυχήματα, προβλήματα προσωπικού (π.χ. θάνατος οργανωτικού ηγέτη ή απεργία εργαζομένων), απώλεια δεδομένων, χάος διαχείρισης και προβλήματα προϊόντων (π.χ. ελαττωματικά προϊόντα).
- Επικεντρωθείτε στην προετοιμασία σχεδίων σε θέματα διαχείρισης, επικοινωνίας, χρηματοδότησης, συντονισμού, εφοδιαστικής και επίλυσης τεχνικών προβλημάτων.
- Τα τεχνικά προβλήματα αντιμετωπίζονται συνήθως από την ομάδα που χειρίζεται την υποδομή επικοινωνίας. Πρέπει να λάβετε υπόψη τον κίνδυνο απώλειας δεδομένων ή πελατών.
Βήμα 4. Εξετάστε τους κινδύνους ανάλογα με την προτεραιότητα
Καθορίστε την αξιολόγηση κινδύνου με βάση το μέγεθος της πιθανότητας εμφάνισης του κινδύνου. Γενικά, τα σχέδια έκτακτης ανάγκης δεν μπορούν να προβλέψουν όλους τους κινδύνους επειδή οι πιθανότητες εμφάνισης δεν είναι οι ίδιες. Προσπαθήστε να μάθετε τους κινδύνους που έχουν τη μεγαλύτερη πιθανότητα να συμβούν και που θα επηρεάσουν σε μεγάλο βαθμό τις επιχειρησιακές δραστηριότητες.
- Επικεντρωθείτε στα γεγονότα με τις πιο μοιραίες συνέπειες. Καταγράψτε όλα τα συμβάντα που επηρεάζουν τις λειτουργίες και εκχωρήστε βαθμολογία από 1 έως 10. Σκεφτείτε τον αντίκτυπο καθενός από αυτά τα συμβάντα, για παράδειγμα: οι πυρκαγιές κινητήρα έχουν χαμηλότερη βαθμολογία από τις πυρκαγιές εργοστασίων.
- Μετά από αυτό, καθορίστε την αξιολόγηση με βάση τη συχνότητα εμφάνισης του κινδύνου. Για παράδειγμα: δώστε βαθμολογία 1 για έναν κίνδυνο που εμφανίζεται μία φορά το μήνα και μια βαθμολογία 10 για έναν κίνδυνο που εμφανίζεται μία φορά κάθε 100 χρόνια. Πολλαπλασιάστε τους δύο αριθμούς για να λάβετε μια συνολική βαθμολογία που δείχνει το μέγεθος του κινδύνου και τον αντίκτυπό του στον οργανισμό.
- Αναπτύξτε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης ξεκινώντας από την εκδήλωση με τη μεγαλύτερη βαθμολογία. Προετοιμάστε λύσεις για να προβλέψετε αυτά τα γεγονότα. Επιπλέον, μπορείτε να βελτιώσετε τις διαδικασίες εργασίας για γεγονότα με χαμηλή βαθμολογία. Οι θεμελιώδεις πτυχές που διασφαλίζουν τη συνέχεια των δραστηριοτήτων του οργανισμού πρέπει να αποτελούν κορυφαία προτεραιότητα, για παράδειγμα: διαχείριση ταμειακών ροών, ανάπτυξη μεριδίου αγοράς και βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων.
Μέρος 2 από 3: Καθορισμός πολλαπλών σεναρίων
Βήμα 1. Προσδιορίστε το σενάριο για το συμβάν με τον υψηλότερο κίνδυνο
Προκειμένου να αναπτυχθεί ένα αποτελεσματικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης, καθορίστε ρεαλιστικά σενάρια για κάθε κίνδυνο. Δημιουργήστε ένα συγκεκριμένο πλαίσιο για να προβλέψετε ποιος θα ήταν ο αντίκτυπος εάν συμβεί ο υψηλότερος κίνδυνος.
- Μπορείτε να προσδιορίσετε τον αντίκτυπο αφού καταρτίσετε διεξοδικά το σενάριο. Σκεφτείτε λεπτομερέστερα τον μεγαλύτερο αντίκτυπο κάθε σεναρίου.
- Από ένα σενάριο, προετοιμάστε διάφορες εκδοχές του σχεδίου με βαθμολογημένη ένταση επιπτώσεων, για παράδειγμα: ήπιο αντίκτυπο, μέτριο αντίκτυπο και σοβαρό αντίκτυπο.
Βήμα 2. Κάντε ένα χρονοδιάγραμμα για την εφαρμογή του σχεδίου σύμφωνα με το σενάριο
Καθορίστε ποιο προσωπικό είναι υπεύθυνο για ποιες ενέργειες και πότε. Επίσης, ετοιμάστε μια ενημερωμένη λίστα ή λίστα επαφών και καθορίστε ποιος πρέπει να παρέχει ειδοποιήσεις.
- Ετοιμάστε ένα πρόγραμμα ώστε όλο το υπεύθυνο προσωπικό να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει την πρώτη ημέρα ή κατά την πρώτη εβδομάδα. Αναπτύξτε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα για κάθε σενάριο.
- Κάντε ένα πρόγραμμα σύμφωνα με το σενάριο για να προβλέψετε την εμφάνιση εμποδίων σε διάφορες πτυχές του οργανισμού, για παράδειγμα όσον αφορά τις εγκαταστάσεις εργασίας (περιορισμοί υποδομής), την οργάνωση (δεν υπάρχει σύστημα προειδοποίησης για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ή εξειδικευμένη ομάδα αντιμετώπισης) και ιδρύματα (για παράδειγμα: έλλειψη πηγών χρηματοδότησης ή εξωτερικών επιχειρήσεων συνεργατών). Προσδιορίστε το προσωπικό που πρέπει να είναι υπεύθυνο για ορισμένες πτυχές.
Βήμα 3. Σκεφτείτε τους πιο σημαντικούς παράγοντες για να ξεκινήσετε και πάλι την επιχείρησή σας
Συζητήστε το λεπτομερώς κάνοντας μια ανασκόπηση των ικανοτήτων και των τρωτών σημείων μέσα στον οργανισμό. Έχει ο οργανισμός επαρκείς δυνατότητες για την αντιμετώπιση ή αντιμετώπιση κάθε κινδύνου;
- Για παράδειγμα: μια καταστροφή που μπορεί να συμβεί είναι μια πλημμύρα επειδή το νερό του ποταμού ξεχειλίζει και πλημμυρίζει κατοικίες στις όχθες του ποταμού. Η κακή υποδομή μπορεί να προκαλέσει ευπάθεια και η διαθεσιμότητα εξειδικευμένου προσωπικού αποτελεί οργανωτική ικανότητα.
- Κάντε μια ειλικρινή αξιολόγηση των πόρων. Καθορίστε τι πρέπει να αλλάξει ή να μειωθεί λόγω περιορισμένων πόρων; Πραγματοποιήστε ανάλυση για να προσδιορίσετε τον αντίκτυπο στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, ώστε να είστε σε θέση να καθορίσετε τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν, ώστε ο οργανισμός να συνεχίσει να λειτουργεί και να είναι σε θέση να επιτύχει τους στόχους του.
Βήμα 4. Καθορίστε πώς να μειώσετε τον κίνδυνο
Αφού κάνετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης, μην καθίσετε και ελπίζετε να μην συμβεί τίποτα κακό. Λάβετε διάφορα μέτρα για να μειώσετε τον κίνδυνο και να λάβετε πρόληψη.
- Μάθετε αν υπάρχουν συνάδελφοι πρόθυμοι να βοηθήσουν. Υπάρχουν τοπικοί πόροι που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε περίπτωση καταστροφής; Υπάρχουν γείτονες πρόθυμοι να βοηθήσουν;
- Ένα αποτελεσματικό σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι σε θέση να αποκαλύψει διάφορες πτυχές που πρέπει να βελτιωθούν, έτσι ώστε ένα σχέδιο που ήταν αρχικά πολύ χρήσιμο, τώρα να μην χρειάζεται πλέον.
- Για παράδειγμα: συνειδητοποιείτε την ανάγκη για ασφαλιστική προστασία ή πραγματοποιείτε προσομοίωση διαχείρισης καταστροφών. Εγκαταστήστε ένα σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων. Κάντε ένα σχέδιο για κάθε σενάριο.
Μέρος 3 από 3: Υλοποίηση σχεδίου έκτακτης ανάγκης
Βήμα 1. Κοινοποιήστε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε όλους τους εργαζόμενους
Πρέπει να ενημερώσετε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε όλα τα επίπεδα της διοίκησης του οργανισμού το συντομότερο δυνατό πριν συμβεί έκτακτη ανάγκη.
- Εξηγήστε τους ρόλους και τις ευθύνες του κάθε προσωπικού έτσι ώστε να μην μπερδεύονται όταν αυτό το σχέδιο πρέπει να εκτελεστεί για να αποφευχθεί ο πανικός.
- Παρέχετε χρήσιμη εκπαίδευση ώστε κάθε προσωπικό να είναι σε θέση να εκπληρώσει τις ευθύνες του σύμφωνα με το σχέδιο. Εκτελέστε τις απαραίτητες προσομοιώσεις και κάντε προσαρμογές αφού γίνουν παρατηρήσεις.
Βήμα 2. Δοκιμάστε το σχέδιό σας
Εκτελέστε δοκιμές σε 4 στάδια για να είστε πιο αποτελεσματικοί και αποτελεσματικοί. Εάν υπάρχουν διατμηματικά προβλήματα ή συγκρούσεις, προσαρμόστε το σχέδιο και δοκιμάστε ξανά.
- Πραγματοποιήστε συναντήσεις με ανώτερα στελέχη. Αφήστε τον να ορίσει την ημερομηνία και την ώρα για τη συνάντηση για να κάνει μια πλήρη ανασκόπηση του σχεδίου έκτακτης ανάγκης και να εκτιμήσει τους ανθρώπους που έχουν κάνει τη δουλειά μέχρι το τέλος.
- Πραγματοποιήστε διατμηματικές συναντήσεις για να αναθεωρήσετε τα σχέδια των τμημάτων. Σε αυτό το στάδιο, πρέπει να διαθέσετε πόρους και να εντοπίσετε αναδυόμενες συγκρούσεις.
- Βρείτε την αιτία των κρίσιμων βλαβών του συστήματος. Η αξιολόγηση του σχεδίου μπορεί να γίνει εντός του τμήματος προσομοιώνοντας αστοχίες συστήματος και/ή προμηθευτή. Οι προσομοιώσεις σεναρίων μπορούν να εκτελεστούν χωρίς διακοπή λειτουργίας του εξοπλισμού ή καθυστέρηση διαδικασιών που πρέπει να συνεχίσουν να εκτελούνται.
- Κάντε ένα δοκιμαστικό τρέξιμο. Ωστόσο, πρέπει να δοκιμάσετε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης διακόπτοντας προσωρινά τις λειτουργίες.
Βήμα 3. Διατηρήστε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης σε ασφαλές και εύκολα προσβάσιμο μέρος
Σε περίπτωση καταστροφής, μην αφήσετε το σχέδιο να πάρει φωτιά ή να παρασυρθεί από την πλημμύρα. Για να διευκολύνετε την πρόσβαση όταν χρειάζεται, μην κρατάτε μυστικό τον αποθηκευτικό χώρο του αρχείου σας.
- Διατηρήστε το αρχείο και τα αντίγραφα του σχεδίου σε πολλά μέρη, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν το συντομότερο δυνατόν όταν χρειάζεται.
- Κρατήστε ένα αντίγραφο του σχεδίου σε διαφορετικά σημεία από το πρωτότυπο. Ενημερώστε ορισμένα εξουσιοδοτημένα άτομα πώς να έχουν πρόσβαση σε αυτό.
Βήμα 4. Καθιερώστε ένα κανονικό πρόγραμμα για τη διενέργεια αναθεωρήσεων
Οι αλλαγές συμβαίνουν συνεχώς, έτσι ώστε οι παραδοχές που βασίζονται στην προετοιμασία του σχεδίου να μην ισχύουν πλέον. Ο κίνδυνος μπορεί να είναι μεγαλύτερος από ό, τι όταν καταρτίστηκε το σχέδιο.
- Συμμετοχή πολλών ατόμων κατά τη σύνταξη και την προσαρμογή σχεδίων. Για παράδειγμα: ζητήστε από τους νέους υπαλλήλους να παρέχουν πληροφορίες ή να κάνουν βελτιώσεις από διαφορετική οπτική γωνία.
- Συγκρίνετε όλες τις υποθέσεις που χρησιμοποιούνται κατά τη σύνταξη του σχεδίου με τα τρέχοντα δεδομένα ή ελέγξτε τρίτο μέρος. Το εφεδρικό σύστημα στον υπολογιστή σας μπορεί να αποθηκεύσει λιγότερα δεδομένα από ό, τι νομίζετε.
Συμβουλές
- Μην παραβλέπετε τη σημασία ενός σχεδίου έκτακτης ανάγκης για να μην το δημιουργήσετε!
- Αναπτύξτε σχέδια έκτακτης ανάγκης σε διάφορα σενάρια.
- Ξεκινήστε τον προγραμματισμό σχηματίζοντας μια επιτροπή και διορίζοντας έναν πρόεδρο. Επιλέξτε άτομα που διαθέτουν δεξιότητες, εργαλεία και γνώσεις, ώστε κάθε τμήμα να είναι σε θέση να αναπτύξει τα δικά του σχέδια.
- Ξαναδιαβάστε τα σχέδια που έχουν καταρτιστεί για να βρείτε πράγματα που χάθηκαν.
