Ένα σχέδιο επικοινωνίας είναι ένα μέσο παράδοσης μηνυμάτων σε ένα κοινό που χρησιμοποιείται συνήθως από το μάρκετινγκ, το προσωπικό, τους γραμματείς εταιρειών και τις δημόσιες σχέσεις. Η ανάπτυξη ενός σχεδίου επικοινωνίας σας βοηθά να πραγματοποιήσετε τους στόχους σας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 1: Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας
Βήμα 1. Καθορίστε γιατί πρέπει να επικοινωνήσετε με το κοινό σας
Τι αλλαγές θέλετε μετά την επικοινωνία;
Βήμα 2. Σκεφτείτε με ποιον πρέπει να επικοινωνήσετε
Γράψτε το κοινό που θα λάβει το μήνυμα.
Βήμα 3. Λάβετε υπόψη τη γνώμη του κοινού για το θέμα ή το θέμα που πρόκειται να καλύψετε;
Πώς μπορείτε να μάθετε τι σκέφτονται; Γράψτε όσα γνωρίζετε ήδη ή πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε.
Βήμα 4. Σκεφτείτε τον αντίκτυπο που θέλετε
Μετά την επικοινωνία με το κοινό, τι χρειάζεται να γνωρίζει, να σκέφτεται ή να κάνει;
Βήμα 5. Γράψτε ένα σημαντικό μήνυμα για το κοινό
Μπορείτε να γράψετε τα ίδια ή διαφορετικά μηνύματα σε διαφορετικά είδη κοινού. Επικεντρωθείτε στους στόχους που θέλετε να επιτύχετε επικοινωνώντας.
Βήμα 6. Αποφασίστε πότε θα παραδώσετε το μήνυμα
Ο χρόνος παράδοσης θα επηρεάσει τον τρόπο επικοινωνίας σας.
Βήμα 7. Αποφασίστε πώς θα παραδοθεί το μήνυμα
Επικοινωνήστε γραπτώς εάν οι πληροφορίες μεταφέρονται μόνο για την ευαισθητοποίηση. Χρησιμοποιήστε μια διαδραστική προσέγγιση που περιλαμβάνει πρόσωπο με πρόσωπο εάν θέλετε να μεταφέρετε ένα μήνυμα που χρειάζεται διευκρίνιση ή είναι αμφιλεγόμενο.
- Ποιος θα παραδώσει το μήνυμα; Πώς θα κάνετε προετοιμασίες;
- Τι πόροι χρειάζονται;
- Χρειάζεστε ανατροφοδότηση; Πώς γνωρίζετε ότι το κοινό σας έχει λάβει το μήνυμα;
- Ποια σημεία αναφοράς χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε ότι το κοινό σας έχει κατανοήσει, ενεργήσει ή αλλάξει μετά την επικοινωνία;
- Πώς παρακολουθείτε εάν το κοινό σας θέλει να παραμείνει σε επαφή;
Συμβουλές
- Να θυμάστε ότι θα επικοινωνείτε τακτικά, οπότε το σχέδιο επικοινωνίας πρέπει να είναι συνεπές με τις καθημερινές δραστηριότητες.
- Γνωρίστε το κοινό σας. Τα μηνύματα είναι πιο αποτελεσματικά όταν γνωρίζετε διάφορα πράγματα για το κοινό σας, για παράδειγμα: τις προτεραιότητες, τις απόψεις, τα προβλήματα και το περιβάλλον τους.
- Για να καταγράψετε αυτές τις πληροφορίες, δημιουργήστε έναν πίνακα με πολλές στήλες και, στη συνέχεια, τίτλο:
Κοινό | Αποτελέσματα | Μήνυμα | Μέθοδος | Προθεσμία | Ηχείο | Στόχος/συνέχεια | Πόρος
- Χρησιμοποιήστε δημιουργικούς τρόπους επικοινωνίας με το κοινό σας. Μάθετε πού μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους. Χρησιμοποιήστε το διαδίκτυο για να επικοινωνήσετε με το διαδικτυακό σας κοινό. Πραγματοποιήστε μια συνάντηση για να μιλήσετε πρόσωπο με πρόσωπο με ένα κοινό που εργάζεται στο ίδιο κτίριο και όροφο.
- Προετοιμάστε το μήνυμα λεπτομερώς και κατανοήστε το περιεχόμενο διεξοδικά.
- Εστιάστε το μήνυμα στις ανάγκες του κοινού, ώστε να είστε σε θέση να καθορίσετε τι πρέπει να μεταφερθεί και να δημιουργήσετε το μήνυμα όσο το δυνατόν καλύτερα.
- Καθορίστε γιατί πρέπει να επικοινωνήσετε. Αυτό παίζει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό του ποιος θα επικοινωνήσει, πώς και πότε θα πραγματοποιηθεί η επικοινωνία.
Προειδοποίηση
- Μην κοινοποιείτε πληροφορίες που δεν πιστεύετε ότι είναι αληθινές. Διευκρινίστε και δεσμευτείτε να παρακολουθήσετε τις πληροφορίες.
- Να είστε ειλικρινείς, ανοιχτοί και ειλικρινείς στην επικοινωνία σας.
- Μην στέλνετε τυχαία μηνύματα σε πολλούς ανθρώπους ελπίζοντας ότι λίγοι θα απαντήσουν.
