Υπάρχουν δύο τύποι σχεδίων διαχείρισης αλλαγών. Ο πρώτος τύπος σχεδίου αντιμετωπίζει τον αντίκτυπο της αλλαγής στον οργανισμό, ο οποίος διευκολύνει τη μετάβαση. Ο δεύτερος τύπος σχεδίου παρακολουθεί συγκεκριμένες αλλαγές έργων, γεγονός που οδηγεί σε σαφή καταγραφή των αλλαγών στο πεδίο του έργου. Και τα δύο σχέδια στοχεύουν στην επικοινωνία με σαφήνεια και ακρίβεια για το τι πρέπει να γίνει.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Γράψτε ένα σχέδιο για τη διαχείριση της οργανωτικής αλλαγής
Βήμα 1. Δείξτε τον λόγο πίσω από την αλλαγή
Αναφέρετε τους παράγοντες που οδήγησαν την απόφαση στην αλλαγή, όπως η κακή απόδοση, η νέα τεχνολογία ή η αλλαγή στην αποστολή του οργανισμού.
Μια προσέγγιση που μπορεί να χρησιμοποιηθεί είναι να περιγράψει την τρέχουσα κατάσταση και τη μελλοντική κατάσταση που θέλει να δημιουργήσει ο οργανισμός
Βήμα 2. Ορίστε τον τύπο και το εύρος της αλλαγής
Περιγράψτε συνοπτικά τη φύση του έργου αλλαγής. Καθορίστε εάν αυτή η αλλαγή θα επηρεάσει τον τίτλο εργασίας, τις επιχειρηματικές διαδικασίες, τις αλλαγές πολιτικής ή/και την οργανωτική δομή. Παραθέστε τα τμήματα, τις ομάδες εργασίας, τα συστήματα ή άλλα στοιχεία που θα υποστούν αλλαγές.
Βήμα 3. Περιγράψτε την υποστήριξη των ενδιαφερομένων μερών
Αναφέρετε όλα τα μέρη που θα επηρεαστούν από την προτεινόμενη αλλαγή, για παράδειγμα, ανώτερα διοικητικά στελέχη, διαχειριστές έργου, χορηγούς έργου, τελικούς χρήστες ή/και υπαλλήλους. Για κάθε μέρος, γράψτε αν το κόμμα υποστηρίζει την αλλαγή.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα για να το μεταφέρετε με σαφήνεια και συνοπτικότητα. Ένα παράδειγμα είναι να απαριθμήσετε την Ευαισθητοποίηση, το επίπεδο υποστήριξης και την επιρροή κάθε μέρους που κατατάσσεται χρησιμοποιώντας μια κλίμακα Υψηλή/Μεσαία/Χαμηλή.
- Εάν είναι δυνατόν, πραγματοποιήστε μια προσωπική συνέντευξη για να μετρήσετε την υποστήριξη.
Βήμα 4. Δημιουργήστε μια ομάδα διαχείρισης αλλαγών
Αυτή η ομάδα είναι υπεύθυνη για την παροχή πληροφοριών σε όλα τα μέρη, την ακρόαση των ανησυχιών και τη διασφάλιση της ομαλής διαδικασίας αλλαγής. Επιλέξτε άτομα που έχουν αξιοπιστία εντός του οργανισμού και καλές δεξιότητες επικοινωνίας.
Αυτή η ομάδα πρέπει επίσης να έχει μέλη από ανώτερα στελέχη. Τονίστε ότι είναι υπεύθυνοι για την προώθηση της αλλαγής, όχι απλώς για την έγκριση
Βήμα 5. Αναπτύξτε μια προσέγγιση στη διαχείριση
Η πλήρης υποστήριξη από σημαντικά άτομα στον οργανισμό είναι πολύ σημαντική για την επιτυχία της αλλαγής. Δώστε στους ανώτερους υπαλλήλους την ευκαιρία να παρέχουν ανατροφοδότηση και συνεργαστείτε μαζί τους για να δημιουργήσετε έναν ενεργό ρόλο στην επίδειξη και στην καθοδήγηση της αλλαγής.
Βήμα 6. Δημιουργήστε ένα σχέδιο για κάθε ενδιαφερόμενο μέρος
Αξιολογήστε τους κινδύνους και τις ανησυχίες όλων των μερών, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που υποστηρίζουν την αλλαγή. Αναθέστε την ομάδα διαχείρισης για να αντιμετωπίσει τις ανησυχίες.
Βήμα 7. Δημιουργήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας
Η επικοινωνία είναι το πιο σημαντικό συστατικό στη διαχείριση αλλαγών. Επικοινωνήστε τακτικά με τα άτομα που επηρεάζονται από την αλλαγή. Δώστε έμφαση στους λόγους πίσω από την αλλαγή και στα οφέλη που θα αποκομίσετε από την αλλαγή.
- Τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να αποδέχονται διπλής όψης προσωπικές επικοινωνίες. Οι συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο ή πρόσωπο με πρόσωπο είναι πολύ σημαντικές.
- Η επικοινωνία πρέπει να προέρχεται από έναν υψηλόβαθμο χορηγό αλλαγής, από τον άμεσο επόπτη σας και από άλλους που εμπιστεύονται τα ενδιαφερόμενα μέρη. Όλες οι επικοινωνίες πρέπει να μεταφέρουν ένα συνεπές μήνυμα.
Βήμα 8. Παρακολουθήστε τον αγώνα
Υπάρχουν πάντα εκείνοι που αντιστέκονται στην αλλαγή. Αυτός ο αγώνας είναι σε ατομικό επίπεδο. Έτσι, επικοινωνήστε με το άτομο για να καταλάβετε το σκεπτικό του. Παρακολουθήστε τα παράπονα ώστε η ομάδα διαχείρισης αλλαγών να μπορεί να τα αντιμετωπίσει. Οι συνήθεις λόγοι αντίστασης περιλαμβάνουν:
- Κανένα κίνητρο για αλλαγή, καμία αίσθηση του επείγοντος
- Δεν έχετε κατανόηση της συνολικής κατάστασης ή γιατί χρειάζεται αλλαγή
- Έλλειψη εισόδου στη διαδικασία
- Αβεβαιότητα σχετικά με την ασφάλεια της εργασίας, τους μελλοντικούς ρόλους ή τις απαιτήσεις και τις δεξιότητες που απαιτούνται για την εκτέλεση μελλοντικών εργασιών.
- Αδυναμία της διοίκησης να ανταποκριθεί στις προσδοκίες σχετικά με την εφαρμογή αλλαγών ή την επικοινωνία
Βήμα 9. Ξεπεράστε τα εμπόδια
Πολλά παράπονα θα πρέπει να επιλυθούν με τη βελτίωση των επικοινωνιών ή την αλλαγή στρατηγικών επικοινωνίας για την αντιμετώπιση συγκεκριμένων ζητημάτων. Ορισμένες καταγγελίες απαιτούν μια πρόσθετη προσέγγιση την οποία ενδέχεται να μπορείτε να συμπεριλάβετε ως μέρος του σχεδίου ή μπορείτε να αναθέσετε στην ομάδα διαχείρισης ώστε να μπορούν να κάνουν ό, τι χρειάζεται. Εξετάστε ποια βήματα είναι κατάλληλα για τον οργανισμό σας:
- Για αλλαγή ρόλων ή διαδικασιών εργασίας, δώστε προτεραιότητα στην εκπαίδευση των εργαζομένων.
- Εάν προβλέπετε χαμηλό ηθικό ή αγχωτική περίοδο μετάβασης, ασχοληθείτε με τις εκδηλώσεις της εταιρείας ή τις παροχές των εργαζομένων.
- Εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν έχουν κίνητρο να αλλάξουν, δώστε κίνητρα.
- Εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν αισθάνονται ότι εμπλέκονται στη διαδικασία αλλαγής, καλέστε μια συνάντηση για να συγκεντρώσετε σχόλια και να εξετάσετε το ενδεχόμενο αλλαγής σχεδίων.
Μέθοδος 2 από 2: Παρακολούθηση αλλαγών έργου
Βήμα 1. Καθορίστε το ρόλο διαχείρισης αλλαγών
Κάντε μια λίστα με τις θέσεις που θα διοριστούν για αυτό το έργο. Περιγράψτε τις ευθύνες και τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε θέση. Συμπεριλάβετε τουλάχιστον έναν διαχειριστή έργου για να κάνει καθημερινές αλλαγές και έναν χορηγό έργου για την παρακολούθηση της γενικής προόδου και τη λήψη σημαντικών αποφάσεων αλλαγής.
Για ένα ευρύ έργο σε έναν μεγάλο οργανισμό, διαιρέστε το ρόλο διαχείρισης έργου σε πολλά άτομα με εξειδικευμένες γνώσεις
Βήμα 2. Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός πίνακα ελέγχου αλλαγής
Τα έργα ανάπτυξης λογισμικού έχουν γενικά έναν πίνακα ελέγχου αλλαγών που αποτελείται από εκπροσώπους από κάθε ενδιαφερόμενη ομάδα. Είναι αυτό το συμβούλιο που εγκρίνει αιτήματα αλλαγής, όχι ο διαχειριστής έργου και κοινοποιεί τις αποφάσεις στα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά για έργα που περιλαμβάνουν πολλαπλές ομάδες και έργα των οποίων το ελάχιστο εύρος και στόχοι συχνά απαιτούν επαναξιολόγηση.
Βήμα 3. Δημιουργήστε μια διαδικασία για την πραγματοποίηση αιτημάτων αλλαγής
Μόλις κάποιος στην ομάδα αλλαγών έχει καταλάβει το επόμενο βήμα, πώς μετατρέπετε μια ιδέα σε πραγματικότητα; Περιγράψτε αυτήν τη διαδικασία με τη συμφωνία της ομάδας. Παράδειγμα:
- Τα μέλη της ομάδας συμπληρώνουν μια φόρμα αιτήματος αλλαγής και την αποστέλλουν στον διαχειριστή έργου.
- Ο διαχειριστής έργου εισάγει τη φόρμα στην εγγραφή αιτήματος αλλαγής και προσαρμόζει αυτήν την εγγραφή καθώς εφαρμόζονται ή απορρίπτονται οι αλλαγές.
- Ο διευθυντής ζητά από τα μέλη της ομάδας να γράψουν ένα συγκεκριμένο σχέδιο και να εκτιμήσουν πόση προσπάθεια θα απαιτηθεί.
- Ο διαχειριστής του έργου στέλνει το σχέδιο στον χορηγό του έργου για έγκριση ή απόρριψη.
- Εφαρμόστε αλλαγές. Τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται τακτικά για τις εξελίξεις.
Βήμα 4. Δημιουργήστε μια φόρμα αιτήματος αλλαγής
Τα παρακάτω δεδομένα πρέπει να περιλαμβάνονται κάθε φορά που υποβάλλεται αίτημα αλλαγής και καταχωρείται στο ημερολόγιο αλλαγών:
- Αλλαγή ημερομηνίας αιτήματος
- Αλλαγή αριθμού αιτήματος που έχει εκχωρηθεί από τον διαχειριστή έργου
- Τίτλος και επεξήγηση
- Όνομα αιτούντος, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμός τηλεφώνου
- Προτεραιότητα (Υψηλή, Μεσαία ή Χαμηλή). Τα σχέδια διαχείρισης αλλαγών έκτακτης ανάγκης ενδέχεται να απαιτούν συγκεκριμένες προθεσμίες.
- Αριθμός προϊόντος και έκδοσης (για έργα λογισμικού)
Βήμα 5. Εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες στις σημειώσεις αλλαγής
Τα αρχεία αλλαγής πρέπει να καταγράφουν τις αποφάσεις και την εφαρμογή. Εκτός από τις πληροφορίες που αντιγράφονται από τη φόρμα αιτήματος αλλαγής, πρέπει να προετοιμάσετε ένα μέρος για να γράψετε τα ακόλουθα:
- Σημάδι έγκρισης ή απόρριψης
- Η υπογραφή του προσώπου που εγκρίνει ή απορρίπτει το αίτημα
- Αλλαγή προθεσμίας εφαρμογής
- Αλλαγή ημερομηνίας ολοκλήρωσης
Βήμα 6. Παρακολουθήστε σημαντικές αποφάσεις
Εκτός από τις καθημερινές σημειώσεις, η παρακολούθηση σημαντικών αποφάσεων θα είναι επωφελής για το έργο. Αυτά τα αρχεία θα σας διευκολύνουν να παρακολουθείτε μακροπρόθεσμα έργα ή έργα που υφίστανται αλλαγή ηγεσίας. Αυτά τα αρχεία μπορούν επίσης να καθοδηγήσουν την επικοινωνία με πελάτες ή ανώτερα διοικητικά στελέχη. Για τυχόν αλλαγές στις προθεσμίες, το πεδίο εφαρμογής ή τις απαιτήσεις, το επίπεδο προτεραιότητας ή τη στρατηγική, συμπεριλάβετε τις ακόλουθες πληροφορίες:
- Άνθρωποι που παίρνουν αποφάσεις
- Ημερομηνία απόφασης
- Περίληψη των λόγων πίσω από την απόφαση και τη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Συμπεριλάβετε έγγραφα που σχετίζονται με αυτήν τη διαδικασία.
