Το σχέδιο διαχείρισης είναι μια περιγραφή του τρόπου λειτουργίας του οργανισμού ή της επιχείρησης. Με ένα σχέδιο διαχείρισης, μπορείτε να διαμορφώσετε δομές και λειτουργίες διαχείρισης. Το σχέδιο διασφαλίζει επίσης ότι όλα τα μέλη έχουν την ίδια άποψη και ότι οι στόχοι θα επιτευχθούν. Μπορείτε να καταρτίσετε εύκολα ένα σχέδιο διαχείρισης μέσα από μερικά απλά βήματα.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Έναρξη διαχειριστικού σχεδίου
Βήμα 1. Καθορίστε την ανάγκη για ένα σχέδιο διαχείρισης
Το σχέδιο διαχείρισης χρησιμεύει για τη διαμόρφωση των διαδικασιών και των πολιτικών που είναι σημαντικές για τον οργανισμό, καθώς και τις ευθύνες και τις εξουσίες όλων των εμπλεκομένων. Χωρίς σχέδιο, οι λειτουργίες μπορεί να είναι ασυνεπείς, οι ευθύνες είναι ασαφείς και ο οργανισμός είναι απροετοίμαστος για συγκεκριμένα γεγονότα.
- Το επιχειρηματικό σχέδιο επιτρέπει σε όλα τα μέλη του οργανισμού να γνωρίζουν με σαφήνεια τη θέση τους, συμπεριλαμβανομένου σε ποιον πρέπει να αναφέρουν, ποιος τους αναφέρει και τις ευθύνες τους.
- Ο ισχυρισμός ρόλου δημιουργεί επίσης ένα αίσθημα ευθύνης γιατί θα είναι σαφές ποιος φταίει αν συμβεί ή δεν συμβεί.
Βήμα 2. Περιγράψτε το σχέδιο
Το σχέδιο διαχείρισης πρέπει να περιέχει μια σειρά βασικών στοιχείων. Σχεδιάστε ένα απλό περίγραμμα σε έναν πίνακα ή ένα έγγραφο υπολογιστή, δείχνοντας τις ενότητες του σχεδίου διαχείρισης, έτσι ώστε εσείς και η ομάδα σας να μπορείτε να τις συζητήσετε. Το σχέδιο διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες:
- Περιγραφή της δομής διαχείρισης.
- Ένα τμήμα που περιγράφει λεπτομερώς κάθε μέλος και τις ευθύνες και τις εξουσίες του.
- Ένα γράφημα που δείχνει τις αλληλεπιδράσεις και τις ευθύνες μεταξύ κάθε επιπέδου στον οργανισμό.
- Ενότητες που περιγράφουν διάφορες πτυχές του οργανισμού που διαχειρίζεται καθώς και πολιτικές και διαδικασίες διαχείρισης.
- Πρόγραμμα ενημέρωσης, διεύρυνσης και ανάπτυξης σχεδίων διαχείρισης και διαχείρισης.
Βήμα 3. Περιγράψτε τη δομή διαχείρισης
Κάθε οργανισμός ή επιχείρηση έχει μια κάπως διαφορετική δομή διαχείρισης. Στην αρχή του σχεδίου, περιγράψτε τη δομή διαχείρισης με λέξεις ή διαγράμματα. Ξεκαθαρίστε ποιος παίρνει τις τελικές αποφάσεις, είτε η διοίκηση, το διοικητικό συμβούλιο, είτε ένα μόνο άτομο. Συμπεριλάβετε εξωτερικούς και εσωτερικούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων, καθώς και συμβούλους. Εάν είναι απαραίτητο, εξηγήστε πώς η κατανομή της λήψης αποφάσεων βασίζεται στην οργανωτική ιεραρχία.
Βήμα 4. Παραθέστε τις διάφορες πτυχές του οργανισμού που θα διαχειριστεί σύμφωνα με το σχέδιο
Χωρίστε όλες τις διαδικασίες και τις λειτουργίες σε κατηγορίες. Οι κατηγορίες μπορούν να οριστούν ανά τμήμα σε μια μεγάλη επιχείρηση ή σε μια επιχειρηματική διαδικασία σε μια μικρή επιχείρηση. Οι πτυχές των δραστηριοτήτων που γενικά περιλαμβάνονται είναι η διαχείριση των εργαζομένων, ο οικονομικός έλεγχος, ο έλεγχος αποθεμάτων ή προμήθειας, το μάρκετινγκ ή οι δημόσιες σχέσεις και οι δραστηριότητες (όπως η κατασκευή ή οι πωλήσεις). Χωρίστε όλες τις πτυχές του οργανισμού, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε τους αντίστοιχους ρόλους και διαδικασίες τους.
Μέρος 2 από 4: Περιγραφή ιδιοκτησίας και διαχείρισης
Βήμα 1. Δώστε προσοχή στον τύπο ιδιοκτησίας του οργανισμού
Περιγράψτε την ιδιοκτησία της εταιρείας με σαφείς όρους. Δηλώστε εάν ο οργανισμός είναι δημόσιος, ιδιωτικός ή μη κερδοσκοπικός. Επιπλέον, εάν υπάρχουν πολλοί ιδιοκτήτες ή επενδυτές, θα χρειαστεί να εξηγήσετε την κατανομή εξουσιών, υποχρεώσεων και μετοχών. Για παράδειγμα, η ιδιοκτησία του οργανισμού μπορεί να μοιράζεται σε σύμβαση μετόχου εταιρικής σχέσης ή εταιρείας.
Βήμα 2. Παραθέστε τα ονόματα των μελών του διοικητικού συμβουλίου
Εάν η επιχείρησή σας διαθέτει πίνακα, καταχωρίστε τα μέλη. Γράψτε μια περίληψη της ηγεσίας, της εμπειρίας, των δυνατών και των αδυναμιών τους. Οι ιδιωτικές επιχειρήσεις ενδέχεται να μην έχουν διοικητικό συμβούλιο. Εάν δεν υπάρχει πίνακας, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε αυτήν την ενότητα.
Συμπεριλάβετε ένα αντίγραφο των πολιτικών του διοικητικού συμβουλίου, συμπεριλαμβανομένων των όρων εκλογής, θητείας, αρμοδιοτήτων, εξουσιών και επίλυσης συγκρούσεων. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να αναφέρονται στη συμφωνία λειτουργίας της επιχείρησης ή σε άλλο έγγραφο ενσωμάτωσης
Βήμα 3. Εισάγετε τα βασικά μέλη της διοίκησης
Γράψτε τα προσόντα και την εμπειρία κάθε μέλους. Εκτός από τους ιδιοκτήτες και τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου, αυτή η ενότητα περιλαμβάνει επενδυτές, στελέχη, διευθυντές, βασικούς υπαλλήλους και προσωπικό και επιχειρηματίες. Περιγράψτε το υπόβαθρο των μελών, μαζί με τα χαρακτηριστικά και τη συμβολή τους στην επιτυχία της επιχείρησης.
Βήμα 4. Παρουσιάστε τα δυνατά σημεία κάθε ατόμου στην ομάδα διαχείρισης
Εξηγήστε πόσο πολύτιμες είναι αυτές οι ιδιότητες για τη θέση που κατέχει το κάθε μέλος. Συμπεριλάβετε χαρακτηριστικά όπως η κινητήρια ικανότητα, η οικονομική ικανότητα και η επιχειρηματική ικανότητα.
- Αναφέρετε τις προηγούμενες θέσεις και καθήκοντα κάθε μέλους, που ισχύουν για τις τρέχουσες υποχρεώσεις τους. Εξηγήστε πώς η υποχρέωση αξιοποιεί τις δυνατότητες και ενισχύει τη θέση της διοίκησης.
- Εισαγάγετε το εκπαιδευτικό υπόβαθρο κάθε διαχειριστή. Εξηγήστε πώς η εκπαίδευση τους είναι επωφελής για την εταιρεία. Συμπεριλάβετε εκπαίδευση που σχετίζεται μόνο με την τρέχουσα θέση τους.
- Εάν είστε ο μόνος υπάλληλος, συμπεριλάβετε τη δική σας εμπειρία και πλεονεκτήματα.
Βήμα 5. Περιγράψτε τη διαδικασία πρόσληψης
Εξηγήστε τα βασικά της πρόσληψης νέων υπαλλήλων. Αναφέρετε τα προσόντα και την εμπειρία που απαιτούνται για κάθε θέση. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν δεν έχετε προσλάβει διευθυντή. Συμπεριλάβετε τη διαδικασία κατάρτισης και τυχόν προγράμματα κινήτρων ή επιβράβευσης που εφαρμόζονται. Μια περιγραφή των πλεονεκτημάτων μπορεί επίσης να συμπεριληφθεί εδώ.
Βήμα 6. Συμπεριλάβετε το όνομα του συμβούλου ή του εξωτερικού συμβούλου που θα χρησιμοποιήσετε
Υπάρχουν άτομα με τα οποία μπορείτε να επικοινωνήσετε για μάρκετινγκ, προσωπικές συμβουλές και οικονομικές συμβουλές. Για παράδειγμα, η επιχείρησή σας μπορεί να χρειαστεί:
- Δικηγόρος
- Λογιστής
- ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΟΣ ΠΡΑΚΤΟΡΑΣ
- Σύμβουλος
Βήμα 7. Συμπεριλάβετε μια περίληψη των δυνατοτήτων της ομάδας διαχείρισης
Γράψτε μια σύντομη περιγραφή εξηγώντας γιατί η ομάδα σας είναι επιτυχής. Στο τέλος του σχεδίου διαχείρισης, αναφέρετε συγκεκριμένα γιατί η ομάδα σας θα καθορίσει την επιτυχία της επιχείρησης. Εξηγήστε πώς ο συνδυασμός διευθυντών σε αυτό το επιχειρηματικό μοντέλο θα βοηθήσει την εταιρεία τα επόμενα χρόνια. Αυτή η ενότητα συνδυάζει τα διάφορα σημεία του σχεδίου.
Για παράδειγμα, «Η ομάδα ανθρώπων με διαφορετικές ικανότητες έχει συνδυασμό 40 ετών εμπειρίας σε αυτόν τον τομέα. Με μια συντονισμένη δημοκρατική δομή, μπορούν να συνεργαστούν αποτελεσματικά για να επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Με αυτήν την ομάδα, πιστεύουμε ότι η επιχείρηση θα είναι κερδοφόρα σε δύο χρόνια »
Βήμα 8. Περιγράψτε τη σχέση μεταξύ διοίκησης, ιδιοκτητών και εργαζομένων
Μια σημαντική πτυχή των λειτουργιών διαχείρισης είναι η αλληλεπίδραση μεταξύ των διοικητικών επιπέδων και μεταξύ της διοίκησης/ιδιοκτητών και των εργαζομένων. Περιγράψτε την εξουσία, την ευθύνη και τον ρόλο κάθε επιπέδου σε πτυχές των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Συμπεριλάβετε κοινές διαδικασίες λήψης αποφάσεων και συνεργασίας, καθώς και απαραίτητες συναντήσεις ή γραμμές επικοινωνίας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι συμφωνούν για τον τρόπο επίλυσης των διαφορών και την κατανομή της εξουσίας.
Μέρος 3 από 4: Συγγραφή πολιτικών και διαδικασιών
Βήμα 1. Εξετάστε την ανάγκη για μια γραπτή πολιτική
Οι γραπτές πολιτικές στοχεύουν στον καθορισμό των λειτουργιών σε μεγάλους οργανισμούς. Οι πολιτικές θα δημιουργήσουν συνέπεια και θα διασφαλίσουν ότι όλες οι διαδικασίες εκτελούνται ομαλά. Ωστόσο, μια πολύ μικρή επιχείρηση ή οργανισμός μπορεί να μην χρειάζεται πολιτική. Στην πραγματικότητα, οι πολιτικές μπορεί μερικές φορές να περιορίσουν τη συνεργασία και να επιβραδύνουν την εργασία σε μικρές ομάδες. Σκεφτείτε το μέγεθος και τις ανάγκες του οργανισμού σας πριν συντάξετε μια πολιτική.
Βήμα 2. Συγκεντρώστε μια ομάδα διοίκησης και εργαζομένων
Σε κάθε εξέταση των πτυχών των εργασιών, συγκεντρώστε μέλη διοίκησης και υπαλλήλους που επηρεάζονται άμεσα ή είναι υπεύθυνοι για τη διαδικασία ή τον τομέα. Καθορίστε πολιτικές και διαδικασίες μαζί τους, αποδεχτείτε τις πληροφορίες και διευκρινίστε όλες τις λεπτομέρειες. Αυτό επιτρέπει στα σχέδια να υλοποιηθούν σε πραγματικές δραστηριότητες και δίνει στους εργαζόμενους μια αίσθηση ιδιοκτησίας.
Βήμα 3. Καταγράψτε πολιτικές και διαδικασίες για κάθε πτυχή της επιχείρησης
Αυτό θα χρησιμοποιηθεί ως εξήγηση στη διοίκηση και στους εργαζόμενους σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας αυτού του τμήματος του οργανισμού. Οι οργανωτικές πολιτικές, φιλοσοφίες και κανονισμοί έχουν σχεδιαστεί για να επιτυγχάνουν στόχους και να διασφαλίζουν ότι οι λειτουργίες είναι σύμφωνες με τις οργανωτικές αρχές. Η πολιτική αυτή υλοποιείται μέσω διαδικασιών, οι οποίες είναι συγκεκριμένες μέθοδοι για την εκτέλεση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
Για παράδειγμα, μια πολιτική χρήσης και πώλησης μόνο φιλικών προς το περιβάλλον υλικών και προϊόντων. Η διαδικασία για την υποστήριξη αυτής της πολιτικής είναι η αγορά αγαθών από φιλικούς προς το περιβάλλον πωλητές ή ο έλεγχος των περιβαλλοντικών επιπτώσεων των υλικών ή των προϊόντων που χρησιμοποιούνται
Βήμα 4. Βεβαιωθείτε ότι η πολιτική ταιριάζει με τον πολιτισμό και τη φιλοσοφία σας
Οι πολιτικές και οι διαδικασίες πρέπει να γίνουν σύμφωνα με τη φιλοσοφία και τους στόχους. Ελέγξτε κάθε σημείο πολιτικής για να βεβαιωθείτε ότι όλα οδηγούν στην ίδια κατάληξη. Εάν κάτι δεν ευθυγραμμίζεται ή είναι αμφισβητήσιμο, κάντε αλλαγές για να ταιριάζει καλύτερα στην αποστολή.
Μέρος 4 από 4: Αναθεώρηση του σχεδίου
Βήμα 1. Διαβάστε ξανά το σχέδιο προσεκτικά
Το σχέδιο διαχείρισης πρέπει να είναι επαγγελματικό. Το έγγραφο πρέπει να είναι απαλλαγμένο από ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Εκτυπώστε σε λευκό χαρτί χωρίς ρυτίδες, χωρίς μουτζούρες.
Βήμα 2. Επιλέξτε μια σαφή μορφή
Η μορφή του σχεδίου διαχείρισης πρέπει να είναι η ίδια με οποιαδήποτε άλλη επιχειρηματική πρόταση. Μπορείτε να επισημάνετε τις κύριες ενότητες με έντονες επικεφαλίδες. Χρησιμοποιήστε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά. Η τυπική γραμματοσειρά είναι Times New Roman, μέγεθος 12. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες για να αναφέρετε τις εμπειρίες, τις ικανότητες και τις ευθύνες σας ή να παρουσιάσετε σημαντικές πληροφορίες σε σύντομες παραγράφους.
Βήμα 3. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε από έναν σύμβουλο επιχειρήσεων να αναθεωρήσει το σχέδιο σχεδίου
Όσο περισσότεροι άνθρωποι το διαβάζουν, τόσο το καλύτερο. Ένας σύμβουλος επιχειρήσεων ή οικονομικός προγραμματιστής μπορεί να παράσχει καλύτερες συμβουλές. Συζητήστε με έναν σύμβουλο. Μπορεί να είναι σε θέση να βρουν κενά ή συγκρούσεις σε αυτό.
Βήμα 4. Στείλτε το σε όλους τους ιδιοκτήτες
Όλοι οι ιδιοκτήτες και οι υψηλού επιπέδου διευθυντές της εταιρείας πρέπει να εγκρίνουν το σχέδιο διαχείρισης. Βεβαιωθείτε ότι κάθε κάτοχος έχει ένα αντίγραφο. Μπορούν να σας στείλουν διορθώσεις και αναθεωρήσεις. Εξετάστε προσεκτικά τη συμβολή τους. Εάν δεν συμφωνείτε με μια αλλαγή, συζητήστε το μαζί τους για να βρείτε έναν συμβιβασμό.
Μόλις συμφωνήσουν, ζητήστε από όλους τους ιδιοκτήτες να υπογράψουν ένα σχέδιο διαχείρισης προτού το παραδώσετε σε επενδυτές, τράπεζες ή χρηματοδοτικούς φορείς
Βήμα 5. Αναλάβετε τη δέσμευση να αλλάξετε το σχέδιο εάν χρειαστεί
Όλα τα σχέδια διαχείρισης που έχουν δημιουργηθεί δεν έχουν δοκιμαστεί και πιθανότατα θα χρειαστούν αναθεώρηση μόλις εφαρμοστούν. Επομένως, θα πρέπει να συμπεριλάβετε έναν όρο ότι τα σχέδια μπορούν να αλλάξουν και να αναθεωρηθούν καθώς ταξιδεύετε για επαγγελματικούς λόγους. Ξεκινήστε κάνοντας ένα πρόγραμμα αξιολόγησης, δηλώνοντας πότε θα πραγματοποιηθεί μια συνάντηση για να συζητηθεί η αποτελεσματικότητα του σχεδίου και η επιτυχία ή η αποτυχία της εφαρμογής του.
- Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει τρόπος για όλη τη διοίκηση και τους υπαλλήλους να υποβάλουν σχόλια σχετικά με το σχέδιο διαχείρισης.
- Στη συνέχεια, δημιουργήστε τη μέθοδο έγκρισης και εφαρμόστε τις αλλαγές.
