Η ανάπτυξη ενός αποτελεσματικού σχεδίου διαχείρισης κινδύνου μπορεί να αποτρέψει τα μικρά προβλήματα να μεγαλώσουν. Διαφορετικοί τύποι Σχεδίων Διαχείρισης Κινδύνου μπορούν να αντιμετωπίσουν τον υπολογισμό της πιθανότητας ενός συμβάντος, τον αντίκτυπό του σε εσάς, τους κινδύνους που είναι κερδοσκοπικοί και πώς να μετριάσετε τα προβλήματα που σχετίζονται με αυτούς τους κινδύνους. Ο προγραμματισμός θα σας βοηθήσει να αντιμετωπίσετε και να αποτρέψετε δύσκολες καταστάσεις που έχουν ή θα προκύψουν.
Βήμα
Βήμα 1. Κατανοήστε πώς λειτουργεί η Διαχείριση Κινδύνων
Ο κίνδυνος είναι το αποτέλεσμα (θετικό ή αρνητικό) που οφείλεται σε ένα συμβάν ή σειρά γεγονότων που συμβαίνουν σε μία ή περισσότερες τοποθεσίες. Ο κίνδυνος υπολογίζεται με βάση την πιθανότητα να γίνει πρόβλημα ένα συμβάν και τον επακόλουθο αντίκτυπο (Κίνδυνος = Απρόβλεπτο Χ Αντίκτυπος). Για την ανάλυση του κινδύνου πρέπει να προσδιοριστούν διάφοροι παράγοντες, μεταξύ των οποίων:
-
Εμφάνιση: Τι μπορεί να συμβεί;
Αναπτύξτε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου Βήμα 1Bullet1 -
Πιθανότητα: Πόσο πιθανό είναι να συμβεί το γεγονός;
Αναπτύξτε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου Βήμα 1Bullet2 - Αποτέλεσμα: Πόσο σοβαρός θα είναι ο αντίκτυπος εάν συμβεί;
- Μετριασμός: Πώς (και κατά πόσο) μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα.
- Απρόβλεπτο: Πώς (και κατά πόσο) μπορείτε να μειώσετε τον αντίκτυπο;
- Μείωση = Μετριασμός X Απρόβλεπτο
- Έκθεση = Κίνδυνος - Μείωση
- Μόλις προσδιορίσετε τις παραπάνω μεταβλητές, το αποτέλεσμα είναι Έκθεση. Αυτό είναι το ποσό του κινδύνου που δεν μπορεί να αποφευχθεί. Η έκθεση μπορεί επίσης να ονομάζεται Απειλή, Ευθύνη ή Σοβαρότητα, αλλά όλα αναφέρονται στο ίδιο πράγμα. Η έκθεση θα χρησιμοποιηθεί για να καθορίσει εάν πρέπει να πραγματοποιηθεί η προγραμματισμένη δραστηριότητα.
- Αυτό είναι συχνά μια φόρμουλα κόστους έναντι οφέλους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα στοιχεία για να προσδιορίσετε εάν ο κίνδυνος εφαρμογής μιας αλλαγής είναι υψηλότερος ή χαμηλότερος από τον κίνδυνο μη εφαρμογής της αλλαγής.
- Αναλαμβανόμενος κίνδυνος. Εάν αποφασίσετε να συνεχίσετε (μερικές φορές, δεν έχετε επιλογή, για παράδειγμα κυβερνητικούς κανονισμούς), τότε η Έκθεσή σας γίνεται Υποτιθέμενος Κίνδυνος. Σε ορισμένα περιβάλλοντα, ο Υποτιθέμενος κίνδυνος μεταφράζεται σε τιμές ρουπίας που στη συνέχεια χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό της κερδοφορίας του τελικού προϊόντος.
Βήμα 2. Ορίστε το έργο σας
Σε αυτό το άρθρο, ας θεωρήσουμε τον εαυτό μας υπεύθυνο για ένα σύστημα υπολογιστή που παρέχει σημαντικές (αλλά όχι κρίσιμες) πληροφορίες σε μεγάλο πληθυσμό. Ο κύριος υπολογιστής που φιλοξενεί αυτό το σύστημα είναι παλιός και πρέπει να αντικατασταθεί. Ο στόχος σας είναι να αναπτύξετε ένα σχέδιο διαχείρισης κινδύνου για αυτήν την κίνηση. Αυτό το σχέδιο θα εμφανιστεί σε ένα απλοποιημένο μοντέλο όπου ο κίνδυνος και ο αντίκτυπος θα κατηγοριοποιηθούν ως υψηλοί, μεσαίοι ή χαμηλοί (αυτή η μέθοδος είναι πολύ κοινή στη Διαχείριση Έργων).
Βήμα 3. Λάβετε πληροφορίες από άλλους
Κίνδυνοι καταιγισμού ιδεών. Συγκεντρώστε μερικούς ανθρώπους που είναι πολύ εξοικειωμένοι με το έργο και ζητήστε πληροφορίες για το τι θα συμβεί, πώς να το αποτρέψετε και τι πρέπει να γίνει εάν συμβεί. Κρατήστε πολλές σημειώσεις! Θα χρησιμοποιήσετε την έξοδο αυτής της σημαντικής συνεδρίας αρκετές φορές κατά τα ακόλουθα βήματα. Να είστε ανοιχτοί στις ιδέες που δίνονται. Η σκέψη «εκτός κουτιού» είναι ωραία, αλλά διατηρήστε τον έλεγχο της συνεδρίας σας για να τη διατηρήσετε εστιασμένη στον στόχο.
Βήμα 4. Προσδιορίστε τις συνέπειες κάθε κινδύνου
Από τη συνεδρία σας καταιγισμού ιδεών, έχουν συλλεχθεί διάφορες πληροφορίες σχετικά με το τι συμβαίνει εάν ο κίνδυνος γίνει πραγματικότητα. Συνδέστε κάθε κίνδυνο με τις συνέπειες που αναφέρθηκαν κατά τη διάρκεια της συνεδρίας όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Η «αναβολή έργου» θα πρέπει να χωριστεί σε π.χ. «Το έργο θα καθυστερήσει σε 13 ημέρες». Εάν υπάρχει αξία ρουπίας, η απλή αναφορά του "Over budget" θα ήταν πολύ γενική.
Βήμα 5. Εξαλείψτε άσχετα θέματα
Για παράδειγμα, εάν μετακινήσετε το σύστημα υπολογιστών μιας αντιπροσωπείας αυτοκινήτων, τότε ο πυρηνικός πόλεμος, η πανούκλα ή οι φονικοί αστεροειδείς δεν θα επηρεάσουν το έργο σας. δεν μπορείτε να κάνετε τίποτα για να σχεδιάσετε ή να μειώσετε τον αντίκτυπο. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι δεν συμπεριλαμβάνετε αυτά τα γεγονότα στον προγραμματισμό κινδύνου.
Βήμα 6. Παραθέστε όλα τα στοιχεία κινδύνου που εντοπίστηκαν
Δεν χρειάζεται να τα τακτοποιήσετε με τη σειρά. Απλώς καταχωρήστε τα ένα προς ένα.
Βήμα 7. Συμπεριλάβετε τις πιθανότητες
Για κάθε στοιχείο κινδύνου στη λίστα σας, καθορίστε εάν η πιθανότητα να συμβούν αυτοί οι κίνδυνοι είναι πραγματικά Υψηλή, Μεσαία ή Αρκετά Χαμηλή; Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αριθμούς, η πιθανότητα για χαμηλή κλίμακα είναι 0,01-0, 33, μεσαία = 0,34-0, 66 και Υψηλή = 0,67-1,00.
-
Πρέπει να σημειωθεί, εάν η πιθανότητα το γεγονός να γίνει πραγματικό είναι μηδενική, σημαίνει ότι ο κίνδυνος δεν λαμβάνεται πλέον υπόψη. Δεν έχει νόημα να σκεφτούμε τι δεν θα συμβεί (ένας θυμωμένος Τ-Ρεξ τρώει τον υπολογιστή του).
Βήμα 8. Ορίστε τον αντίκτυπο
Γενικά, το Impact χαρακτηρίζεται ως Υψηλό, Μεσαίο ή Χαμηλό με βάση καθορισμένες οδηγίες. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε αριθμούς, σημαίνει κλίμακες κρούσης από 0,01 έως 1,00, δηλαδή 0,01 έως 0,33 = Χαμηλή, 0,34 - 0,66 = Μεσαία, 0,67 - 1,00 = Υψηλή.
-
Σημείωση: εάν ο αντίκτυπος ενός συμβάντος είναι μηδενικός, ο κίνδυνος δεν χρειάζεται να καταγραφεί. Δεν υπάρχει λόγος να εξετάζουμε άσχετα πράγματα, όποιες και αν είναι οι πιθανότητες (ο σκύλος μου έφαγε δείπνο).
Βήμα 9. Προσδιορίστε τον κίνδυνο του στοιχείου
Συχνά χρησιμοποιούνται πίνακες για αυτό. Εάν χρησιμοποιείτε τιμές Υψηλές, Μεσαίες και Χαμηλές, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τον επάνω πίνακα. Εάν χρησιμοποιείτε αριθμητικές τιμές, θα πρέπει να εξετάσετε ένα ελαφρώς πιο περίπλοκο σύστημα βαθμολόγησης παρόμοιο με τον δεύτερο πίνακα εδώ. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι δεν υπάρχει καθολική φόρμουλα για τον συνδυασμό της πιθανότητας με τον αντίκτυπο και ο τύπος ποικίλλει ανάλογα με το άτομο και το έργο. Οι τύποι σε αυτό το άρθρο είναι απλώς ένα παράδειγμα (αν και βασίζονται σε αληθινή ιστορία):
-
Να είστε ευέλικτοι στην ανάλυση.
Μερικές φορές, πρέπει να πάτε μπρος-πίσω μεταξύ της μεθόδου T-S-R και της αριθμητικής μεθόδου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα παρόμοιο με τον παρακάτω πίνακα.
Βήμα 10. Ταξινομήστε όλους τους κινδύνους
Αναφέρετε όλα τα στοιχεία που έχουν προσδιοριστεί ξεκινώντας από τον υψηλότερο κίνδυνο έως τον χαμηλότερο.
Βήμα 11. Υπολογίστε τον συνολικό κίνδυνο
Εδώ οι αριθμοί θα σας βοηθήσουν. στον Πίνακα 6, έχετε 7 κινδύνους με τιμές T, T, S, S, S, R και R. Αυτές οι τιμές μπορούν να αλλάξουν σε 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 και 0, 2, από τον πίνακα 5. Ο μέσος συνολικός κίνδυνος είναι 0,5 ή Μέτρια.
Βήμα 12. Αναπτύξτε μια στρατηγική μετριασμού
Ο μετριασμός έχει σχεδιαστεί για να μειώσει την πιθανότητα να γίνει εμφανής ένας κίνδυνος. Συνήθως, θα χρειαστεί να το κάνετε μόνο για στοιχεία υψηλού και μεσαίου μεγέθους. Μπορείτε να μειώσετε το στοιχείο Χαμηλό, αλλά βάλτε τα άλλα πρώτα. Για παράδειγμα, εάν ένα στοιχείο κινδύνου θα μπορούσε να καθυστερήσει την παράδοση κρίσιμων τμημάτων, μπορείτε να μειώσετε τον κίνδυνο παραγγέλνοντάς τα νωρίς στο έργο.
Βήμα 13. Αναπτύξτε ένα εφεδρικό σχέδιο
Τα ενδεχόμενα είναι συνήθως σχεδιασμένα για να μειώνουν τον αντίκτυπο εάν ο κίνδυνος δεν γίνει εμφανής. Και πάλι, συνήθως θα αναπτύξετε απρόβλεπτα μόνο για υψηλά και μεσαία στοιχεία. Για παράδειγμα, εάν ένα σημαντικό μέρος που χρειάζεστε δεν φτάσει εγκαίρως, μπορεί να αναγκαστείτε να χρησιμοποιήσετε τα παλιά μέρη που είναι διαθέσιμα περιμένοντας νέα μέρη.
Βήμα 14. Ανάλυση αποτελεσματικότητας στρατηγικής
Πόσο μειωμένη πιθανότητα και αντίκτυπος; Αξιολογήστε τη στρατηγική έκτακτης ανάγκης και μετριασμού και αναθέστε την αποτελεσματική αξιολόγηση στους κινδύνους σας.
Βήμα 15. Υπολογίστε τον πραγματικό σας κίνδυνο
Τώρα, οι επτά κίνδυνοι σας είναι S, S, S, R, R, R και R, που μεταφράζεται σε 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 και 0, 2. Έτσι, λαμβάνετε έναν μέσο κίνδυνο 0,329. Δείτε τον Πίνακα 5 και διαπιστώνουμε ότι ο συνολικός κίνδυνος κατηγοριοποιείται ως Χαμηλός. Αρχικά ο κίνδυνος είναι μέτριος (0, 5). Μετά την εφαρμογή της στρατηγικής διαχείρισης, η έκθεση σας είναι χαμηλή (0.329). Αυτό σημαίνει ότι επιτυγχάνετε μείωση κινδύνου 34,2% μέσω Μετριασμού και Απαιτήσεων. Ασφαλής!
Βήμα 16. Παρακολουθήστε τον κίνδυνο σας
Μόλις γνωρίζετε το μέγεθος του κινδύνου, πρέπει να καθορίσετε πώς να γνωρίζετε εάν ο κίνδυνος είναι πραγματικός, ώστε να γνωρίζετε πότε και αν πρέπει να δημιουργήσετε ένα εφεδρικό σχέδιο. Αυτό γίνεται με τον εντοπισμό σημάτων κινδύνου. Κάντε το με υψηλό και μεσαίο στοιχειώδη κίνδυνο. Στη συνέχεια, καθώς το έργο προχωρά, θα μπορείτε να προσδιορίσετε εάν το στοιχείο κινδύνου έχει γίνει πρόβλημα. Εάν δεν γνωρίζετε τα σημάδια, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο κίνδυνος να γίνει πραγματικός χωρίς κανείς να το παρατηρήσει και να επηρεάσει το έργο, ακόμη και αν έχετε ένα καλό εφεδρικό σχέδιο.
Συμβουλές
- Σε περιπτώσεις όπου ο Διαχειριστής Έργου έχει πάρα πολλές λειτουργίες Διαχείρισης Κινδύνου, η ανάλυση μπορεί να περιοριστεί στην κρίσιμη διαδρομή του έργου. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι σκόπιμο να υπολογίσετε πολλαπλές κρίσιμες διαδρομές με, ίσως, επιπλέον χρόνο καθυστέρησης για να προσδιορίσετε προληπτικά τις εργασίες που είναι πιθανό να βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή. Αυτό είναι ιδιαίτερα κατάλληλο όταν ένας Διαχειριστής Έργου ελέγχει πολλά έργα, αλλά δεν επισκιάζει άλλες λειτουργίες προγραμματισμού και ελέγχου (βλ. Προειδοποιήσεις).
- Μείωση = Κίνδυνος - Έκθεση. Σε αυτό το παράδειγμα (και υποθέτοντας ένα έργο 1000000 $) ο Κίνδυνος σας είναι 0,5 Χ $ 1000000 (500000000 IDR) και η Έκθεσή σας είναι 0,329 Χ 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR) που σημαίνει ότι η τιμή μείωσης = 171.000.000 IDR. χρησιμοποιήστε το ως ένδειξη του ποσού του εύλογου κόστους για τη διαχείριση του κινδύνου, το οποίο θα πρέπει να αποτελεί μέρος της αναθεωρημένης εκτίμησης του έργου (όπως η ασφάλιση).
- Αλλαγές σχεδίου. Η Διαχείριση Κινδύνων είναι μια αβέβαιη διαδικασία γιατί ο κίνδυνος αλλάζει πάντα. Σήμερα, μπορείτε να αναθέσετε πολλαπλούς κινδύνους με μεγάλη πιθανότητα και αντίκτυπο. Την επόμενη μέρα, η πιθανότητα ή ο αντίκτυπος μπορεί να αλλάξει. Επιπλέον, ορισμένοι κίνδυνοι μπορεί να εξαφανιστούν εντελώς ενώ άλλοι εμφανίζονται.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκθεση για να καθορίσετε τη βιωσιμότητα του έργου. Εάν το συνολικό εκτιμώμενο έργο είναι 1000000 $ και η Έκθεσή σας είναι 0,329, ο γενικός κανόνας είναι ότι το έργο έχει τη δυνατότητα να υπερβεί την εκτίμηση κατά 329,000 $. Μπορείτε να διαθέσετε προϋπολογισμό για κάποια επιπλέον μετρητά, για κάθε ενδεχόμενο; Διαφορετικά, ίσως επανεξετάσετε το εύρος του έργου σας.
- Χρησιμοποιήστε έγγραφα εργασίας για να παρακολουθείτε τον προγραμματισμό κινδύνου σε συνεχή βάση. Οι κίνδυνοι αλλάζουν πάντα, οι παλιοί κίνδυνοι μπορεί να χαθούν και οι νέοι κίνδυνοι έρχονται στο επίκεντρο.
- Τα σήματα έγκαιρης προειδοποίησης αποτελούν μέρος ενός καλού εφεδρικού προγραμματισμού. εάν κάποια αποτελέσματα δοκιμών υποδεικνύουν ότι είναι απαραίτητο ένα εφεδρικό σχέδιο, φροντίστε να επιταχύνετε τα αποτελέσματα των δοκιμών. Εάν δεν υπάρχει καλό προειδοποιητικό σήμα, δοκιμάστε να δημιουργήσετε το δικό σας.
- Κάνε πάντα μια έρευνα. Τι σου έχει λείψει; Τι μπορεί να συμβεί που δεν το έχετε σκεφτεί; Αυτό είναι ένα από τα πιο δύσκολα και πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνουμε. Φτιάξτε μια λίστα και ελέγξτε επανειλημμένα.
- Εάν είστε διαχειριστής έργου με ελάχιστη εμπειρία ή μικρό έργο, σκεφτείτε να εξοικονομήσετε χρόνο παραλείποντας βήματα που δεν λειτουργούν ή έχουν μικρό αντίκτυπο στο έργο, παραλείψτε την επίσημη αξιολόγηση πιθανοτήτων και επιπτώσεων, κάντε έναν «νοητικό υπολογισμό» και πηδήξτε μέσα και κοιτάξτε το έργο. Έκθεση. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εκτελέσετε συντήρηση ηλεκτρικού κυκλώματος και αυτή η δραστηριότητα θα "απενεργοποιήσει" τον διακομιστή, ο κίνδυνος μετακίνησης του διακομιστή σε νέο κύκλωμα είναι μεγαλύτερος από το να περιμένετε να ολοκληρωθεί η συντήρηση για να ενεργοποιήσετε ξανά τον διακομιστή. Και στις δύο περιπτώσεις, ο διακομιστής θα κλείσει, αλλά μπορείτε να καθορίσετε ποια ενέργεια είναι λιγότερο επικίνδυνη για το έργο.
Προειδοποίηση
- Μην αφήστε την πολιτική να παρεμβαίνει στην κρίση σας. αυτό συμβαίνει συχνά. Οι άνθρωποι δεν θέλουν να πιστεύουν ότι αυτό που έχουν τον έλεγχο μπορεί να είναι προβληματικό και θα υποστηρίζουν το επίπεδο κινδύνου σας. Maybeσως, πράγματι ο κίνδυνος να μην συμβεί, αλλά υπάρχει η πιθανότητα το άτομο να ακολουθεί το δικό του εγώ.
- Μην αγνοείτε εντελώς τα στοιχεία χαμηλού κινδύνου, αλλά μην χάνετε χρόνο και σε αυτά. Τα υψηλά, μεσαία και χαμηλά μέτρα υποδεικνύουν πόση προσπάθεια θα αφιερωθεί στην παρακολούθηση κάθε κινδύνου.
- Εξετάστε τι μπορεί να συμβεί εάν εμφανιστούν δύο ή τρία προβλήματα μαζί. Η πιθανότητα είναι πολύ μικρή, αλλά ο αντίκτυπος θα είναι τεράστιος. Σχεδόν όλες οι μεγάλες καταστροφές συνεπάγονται διάφορα λάθη.
- Μην περιπλέκετε υπερβολικά το έργο. Η διαχείριση κινδύνων είναι ένα σημαντικό μέρος του έργου. Ωστόσο, μην αφήσετε την πραγματική εργασία του έργου σας να εμποδίσει. Εάν δεν είστε προσεκτικοί, μπορεί να καταλήξετε να κυνηγάτε άσχετους κινδύνους και να υπερφορτώνετε τα σχέδιά σας με άχρηστες πληροφορίες.
- Μην υποθέσετε ότι έχουν εντοπιστεί όλοι οι κίνδυνοι. Η φύση του κινδύνου είναι απρόβλεπτη.
