ATTN. είναι συντομογραφία της φράσης "Προσοχή" και χρησιμοποιείται ευρέως σε e-mail και αλληλογραφία για να υποδείξει ποιος είναι ο παραλήπτης του γράμματος. Πώς να χρησιμοποιήσετε το ATTN. το καλύτερο είναι η αλληλογραφία μέσω email να το συμπεριλάβετε στην ενότητα θέματος. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης γνωρίζει αμέσως σε ποιον έχει σταλεί το μήνυμα και είναι πιο πιθανό να διαβάσει το email σας από το κατάλληλο άτομο.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Καταχώριση του ATTN. στο Email
Βήμα 1. Ξεκινήστε γράφοντας το ATTN
στην ενότητα θέματος. Σε ορισμένες περιπτώσεις, όπως μια αίτηση εργασίας, έχετε μόνο ένα γενικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια εταιρεία, αλλά θέλετε ιδιαίτερη προσοχή από ένα συγκεκριμένο άτομο ή τμήμα. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να γράψετε στην ενότητα θέματος «ATTN. Τζόκο Σουριόνο ».
Εναλλακτικά, εάν δεν έχετε όνομα επαφής, μπορείτε να γράψετε «ATTN. HRD »ή« ATTN. Τμήμα μάρκετινγκ"
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε άλλες σημαντικές πληροφορίες στην ενότητα θέματος
Εκτός από την προσοχή ορισμένων ατόμων ή ομάδων, πρέπει να προσθέσετε λίγες πληροφορίες που σχετίζονται με το περιεχόμενο του email σας για να αυξήσετε τις πιθανότητες να ανοίξει και να διαβαστεί το email σας.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "ATTN. Joko Suryono Hal: Θέση μάρκετινγκ περιεχομένου »
Βήμα 3. Ξεκινήστε το σώμα του email σας με ATTN
όταν η ενότητα του θέματος είναι πλήρης. Μπορείτε να συμπεριλάβετε το ATTN στο σώμα του email ή στο συνημμένο έγγραφο. Με αυτόν τον τρόπο υποδεικνύετε σε ποιον περιμένετε να παραδοθεί το μήνυμα και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενότητα θέματος για να εξηγήσετε τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η μέθοδος μπορεί να γίνει αν απαντήσετε στο email κάποιου του οποίου το μέρος του θέματος έχει ήδη συμπληρωθεί.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γράφοντας "ATTN. Σούριο Κουνκόρο"
- Μπορείτε να συμπεριλάβετε το ATTN. στην ενότητα Θέμα και επίσης στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μέθοδος 2 από 3: Προσδιορισμός του χρόνου χρήσης του ATTN. στο Email
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε το ATTN
εάν δεν έχετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου που ψάχνετε. Εάν δεν γνωρίζετε την άμεση διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου ή του τμήματος με το οποίο θέλετε να επικοινωνήσετε, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση επικοινωνίας που αναφέρεται στον ιστότοπο της εταιρείας. Στη συνέχεια, εισάγετε το ATTN. με το όνομα του προσώπου ή του τμήματος που αναμένεται στην ενότητα θέματος.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε το ATTN
για εσωτερική επικοινωνία. Συμπεριλάβετε το ATTN. όταν γράφετε ένα εσωτερικό σημείωμα που σχετίζεται με πολλά άτομα, την ομάδα ή το τμήμα σας, αλλά χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή από ένα ή δύο άτομα. Με αυτόν τον τρόπο, μεταβιβάζετε τις πληροφορίες σε όλους, δείχνοντας σε ποιον έχουν προτεραιότητα.
Μπορείτε να γράψετε «ATTN. Mirna Salim Hal: Sales Target”αλλά στείλτε το email σε ολόκληρη την ομάδα πωλήσεων
Μέθοδος 3 από 3: Βεβαιωθείτε ότι το email σας τραβάει την προσοχή
Βήμα 1. Γράψτε το θέμα στην ενότητα θέματος
Η συμπερίληψη ενός θέματος στην ενότητα Θέμα είναι πολύ σημαντική, έτσι ώστε το email σας να τραβάει την προσοχή και ο παραλήπτης να ενημερώνεται για το περιεχόμενο του email. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν περιέχουν θέμα είναι πιθανό να διαγραφούν ή να χαθούν στο γραμματοκιβώτιο ή να δυσαρεστήσουν τους παραλήπτες επειδή πρέπει να ανοίξουν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να μάθουν τι υπάρχει σε αυτό.
Βήμα 2. Κρατήστε το θέμα σύντομο
Τα περισσότερα γραμματοκιβώτια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζουν μόνο 60 χαρακτήρες της ενότητας Θέμα και τα κινητά τηλέφωνα μόνο 25 έως 30 χαρακτήρες. Ως αποτέλεσμα, πρέπει να γράψετε αρκετά θεματικά θέματα. Μην ξεχάσετε να γράψετε πρώτα τις πιο σημαντικές πληροφορίες.
Σύντομες φόρμες όπως "ATTN". και "Πράγματα" διευκολύνουν την προσθήκη πληροφοριών στην ενότητα θέματος
Βήμα 3. Γράψτε κάτι ενδιαφέρον
Τα γραμματοκιβώτια συνήθως κατακλύζονται από ανεπιθύμητα μηνύματα και προωθήσεις και πολλοί άνθρωποι διαγράφουν αυτά τα μηνύματα πριν ανοίξουν. Εάν στέλνετε email σε κάποιον που δεν γνωρίζετε προσωπικά, πρέπει να κάνετε το email σας ενδιαφέρον. Μπορείτε να τραβήξετε την προσοχή του παραλήπτη γράφοντας κάτι ενδιαφέρον ή δημιουργικό στην ενότητα θέματος.
- Μπορείτε να γράψετε «Δεν θέλω τίποτα από εσάς» εάν προσπαθείτε να προσεγγίσετε κάποιον που θαυμάζετε αλλά δεν έχετε συναντήσει ποτέ, όπως έναν αγαπημένο συγγραφέα ή κάποιον που θαυμάζετε στον κλάδο σας.
- Μπορείτε επίσης να γράψετε "Κερδίστε περισσότερα χρήματα διευρύνοντας την πελατειακή σας βάση" εάν προσπαθείτε να δημιουργήσετε ένα επιχειρηματικό δίκτυο και θέλετε να ανοίξουν τα email σας.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε σημαντικές λεπτομέρειες
Πρέπει να συμπεριλάβετε πληροφορίες που σχετίζονται με το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συνεργάτη σας για ένα έργο, συμπεριλάβετε το όνομα του έργου στην ενότητα θέματος, έτσι ώστε ο συνάδελφός σας να γνωρίζει και να δίνει προτεραιότητα στο email σας εάν είναι απαραίτητο.
- Μπορείτε να γράψετε "απαιτείται απάντηση". Έτσι, το Email σας είναι πιθανό να είναι προτεραιότητα.
- Εναλλακτικά, γράψτε μια «μικρή ερώτηση σελ.: απογευματινή συνάντηση» για να τραβήξετε την προσοχή γιατί φαίνεται ότι το email σας θα είναι εύκολο να απαντηθεί.
