Το Microsoft Excel διαθέτει διάφορες δυνατότητες και μία από αυτές δημιουργεί αυτόματα αναφορές. Μπορείτε να δημιουργήσετε διαδραστικά υπολογιστικά φύλλα για να απλοποιήσετε τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων για άλλους στο βιβλίο εργασίας, ενώ ταυτόχρονα αυτοματοποιείτε τη δημιουργία αναφορών. Και τα δύο αυτά χαρακτηριστικά απαιτούν επαρκή γνώση της Visual Basic. Τα βήματα για την εκτέλεση και των δύο εργασιών περιγράφονται παρακάτω.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργία διαδραστικού υπολογιστικού φύλλου
Βήμα 1. Καθορίστε τη διάταξη του υπολογιστικού φύλλου
Η διάταξη του υπολογιστικού φύλλου πρέπει να γίνει έτσι ώστε οι άλλοι να μπορούν να βρουν τα πεδία που απαιτούνται για την εισαγωγή δεδομένων.
Οι διατάξεις των υπολογιστικών φύλλων μπορούν να τοποθετηθούν οριζόντια ή κάθετα. Οι περισσότεροι χρήστες θεωρούν ευκολότερο να δουλέψουν με κάθετη διάταξη, ειδικά αν εκτυπωθεί το υπολογιστικό φύλλο
Βήμα 2. Δημιουργήστε ετικέτες κειμένου για το υπολογιστικό φύλλο
Γράψτε μια ετικέτα στο επάνω μέρος κάθε στήλης και στα αριστερά κάθε κελιού στη στήλη που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε ως καταχώριση δεδομένων.
Βήμα 3. Πατήστε τα πλήκτρα alt="Image" και F11 μαζί
Αυτός ο συνδυασμός πλήκτρων θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας της Microsoft Visual Basic.
Βήμα 4. Κάντε διπλό κλικ "Αυτό το βιβλίο εργασίας" στο παράθυρο "Project-VBA Project" επάνω αριστερά
Ένα παράθυρο για την εγγραφή κώδικα θα εμφανιστεί στην κύρια ενότητα του προγράμματος επεξεργασίας.
Βήμα 5. Επιλέξτε "Διαδικασία" από το μενού Εισαγωγή
Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη διαδικασίας.
Βήμα 6. Εισαγάγετε το όνομα της διαδικασίας στο πεδίο Όνομα
Εισαγάγετε ένα ουσιαστικό όνομα για τη διαδικασία, όπως "SumExpenses" εάν το υπολογιστικό φύλλο θα χρησιμοποιηθεί για την αναφορά των εξόδων ταξιδιού. Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.
- Τα ονόματα διαδικασιών δεν μπορούν να περιέχουν κενά, αλλά μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια υπογράμμιση (_) για να αντικαταστήσουν τα κενά.
- Αφού κλείσει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη διαδικασίας, θα εμφανιστεί μια γραμμή με την ένδειξη "Public Sub", ακολουθούμενη από το όνομα της διαδικασίας. Κάτω από αυτήν τη γραμμή υπάρχει ένα κενό και οι λέξεις "End Sub".
Βήμα 7. Εισαγάγετε τον κωδικό για κάθε πεδίο εισαγωγής στο υπολογιστικό φύλλο
Θα γράψετε δύο γραμμές κώδικα για κάθε καταχώριση.
- Η πρώτη γραμμή κώδικα έχει τη μορφή "Εύρος (" όνομα κυψέλης "). Επιλέξτε", "όνομα κυψέλης" αντιπροσωπεύει το κελί όπου έχει εισαχθεί η είσοδος. Συμπληρώστε το όνομα του κελιού που βρίσκεται αμέσως στα δεξιά της ετικέτας κειμένου. Εάν η ετικέτα κειμένου βρίσκεται στο κελί A2, το πεδίο για εισαγωγή είναι το κελί B2 (Εύρος ("B2"). Επιλέξτε). Τα εισαγωγικά πριν και μετά το όνομα του κελιού εξακολουθούν να γράφονται σε αυτό το στάδιο, αλλά δεν περιλαμβάνονται πλέον στην πλήρη δήλωση κώδικα.
- Ο κωδικός στη δεύτερη γραμμή είναι "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". Το "InputPrompt" αντιπροσωπεύει το κείμενο που θα εμφανιστεί για να ειδοποιήσει τον χρήστη για τον τύπο δεδομένων που θα εισαγάγει στο κελί εισόδου. Για παράδειγμα, εάν το κελί εισόδου γεμίσει με έξοδα τροφίμων, αντικαταστήστε το "InputPrompt" με το "Εισαγάγετε συνολικά έξοδα για γεύματα, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών". (Τα εισαγωγικά για το κείμενο οδηγιών εισαγωγής εξακολουθούν να περιλαμβάνονται, ενώ τα εισαγωγικά πριν και μετά την εντολή δεν χρειάζεται να γραφτούν.)
Βήμα 8. Εισαγάγετε τον κωδικό για κάθε πεδίο υπολογισμού
Και πάλι οι δύο γραμμές που χρησιμοποιούνται είναι οι ίδιες με πριν, αλλά αυτή τη φορά το ActiveCell. Value είναι ένας υπολογισμός μιας αριθμητικής συνάρτησης, για παράδειγμα SUM, όπου η συνάρτηση InputBox χρησιμοποιείται για την εμφάνιση οδηγιών εισόδου.
Βήμα 9. Προσθέστε μια γραμμή κώδικα για να αποθηκεύσετε το διαδραστικό υπολογιστικό φύλλο σας
Η μορφή είναι "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "είναι το όνομα του διαδραστικού υπολογιστικού φύλλου. (Τα εισαγωγικά πριν και μετά το" Filename.xls "παραμένουν γραμμένα, ενώ τα εισαγωγικά για όλες τις εντολές είναι δεν απαιτείται.)
Εάν χρησιμοποιείτε Microsoft Excel έκδοση 2007 ή μεταγενέστερη, χρησιμοποιήστε ".xlsx" αντί για ".xls". Ωστόσο, εάν υπάρχουν διαδραστικοί χρήστες υπολογιστικών φύλλων με έκδοση Excel 2003 και κάτω, δεν θα μπορούν να χρησιμοποιούν το υπολογιστικό φύλλο χωρίς προσθήκη αναγνώστη
Βήμα 10. Πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα alt="Image" και Q
Ο επεξεργαστής Visual Basic θα κλείσει.
Βήμα 11. Πατήστε ταυτόχρονα τα πλήκτρα alt="Image" και F8
Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μακροεντολή.
Βήμα 12. Κάντε κλικ στο όνομα της διαδικασίας στη λίστα Μακροεντολές
Εάν η διαδικασία που δημιουργήθηκε είναι η μόνη στη λίστα, θα επιλεγεί αυτόματα.
Βήμα 13. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές
Θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε έναν χαρακτήρα πληκτρολογίου για χρήση ως συντόμευση με το πλήκτρο Ctrl. Επιλέξτε ένα νόημα που δεν έχει χρησιμοποιηθεί ως χαρακτήρας συντόμευσης, όπως "e" για "καταχώριση".
Βήμα 14. Κάντε κλικ στο "OK" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές μακροεντολών
Τώρα μπορείτε να διανείμετε διαδραστικά υπολογιστικά φύλλα στους χρήστες. Αφού το ανοίξει, ο χρήστης μπορεί να χρησιμοποιήσει τα πλήκτρα συντόμευσης για να κάνει καταχωρήσεις και να ακολουθήσει τις οδηγίες που δημιουργήσατε για να συμπληρώσετε τα δεδομένα.
Μέθοδος 2 από 2: Αυτόματη δημιουργία αναφορών
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια αναφορά σε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα
Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες έχουν σχεδιαστεί για να συνοψίζουν δεδομένα, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε αριθμούς και να προσδιορίζετε τάσεις. Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας πρέπει να σχετίζεται με δεδομένα που βρίσκονται σε έναν από τους επεξεργαστές δεδομένων ή έχουν εισαχθεί από μια συγκεκριμένη βάση δεδομένων.
Βήμα 2. Γράψτε ένα σενάριο Visual Basic για να ανοίξετε και να κλείσετε την αναφορά
Το σενάριο θα πρέπει να μπορεί να εκτελεί τις διάφορες λειτουργίες που αναφέρονται παρακάτω. Κάθε συνάρτηση θα περιγραφεί ακολουθούμενη από τον κωδικό που παρέχεται σε παρένθεση για την υλοποίησή της. Όταν γράφετε πραγματικό κώδικα, γράψτε τον σε ένα μόνο μπλοκ, αντικαθιστώντας το όνομα στο παράδειγμα με το δικό σας και μην συμπεριλάβετε παρενθέσεις στην αρχή και στο τέλος του δείγματος κώδικα.
- Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Φορτώστε ξανά τα δεδομένα και αποθηκεύστε την αναφορά, σε αυτό το παράδειγμα αποθηκεύονται ως PDF με τη λεζάντα ημερομηνίας. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("εεεε, Τώρα ()) &"-"& Δεξιά (" 0 "& DatePart (" m ", Τώρα ()), 2) & "-" Δεξιά ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Εάν η μορφή του εγγράφου εξόδου είναι διαφορετική, αντικαταστήστε τη μορφή ".pdf" με τη σωστή επέκταση όπως επιθυμείτε.
- Κλείστε το υπολογιστικό φύλλο χωρίς να το αποθηκεύσετε και, στη συνέχεια, κλείστε το Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Χρησιμοποιήστε ".xlsx" αντί για.
Βήμα 3. Γράψτε ένα σενάριο δέσμης για να ξεκινήσετε το σενάριο της Visual Basic
Ο σκοπός της γραφής του σεναρίου είναι έτσι ώστε τα σενάρια Visual Basic να μπορούν να εκτελούνται αυτόματα. Χωρίς δέσμη δέσμης ενεργειών, τα σενάρια VB πρέπει να εκτελούνται χειροκίνητα.
Το σενάριο είναι γραμμένο στην ακόλουθη μορφή, αντικαθιστώντας με το δικό σας όνομα φακέλου και όνομα αρχείου για το όνομα που δίνεται σε αυτό το παράδειγμα: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Βήμα 4. Γράψτε ένα σενάριο δέσμης για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο εξόδου υπάρχει όπως δημιουργήθηκε
Το σενάριό σας πρέπει να εκτελεί τις παρακάτω λειτουργίες. Κάθε συνάρτηση θα ακολουθείται από τον κώδικα που παρέχεται σε παρένθεση για την υλοποίησή της. Όταν γράφετε πραγματικό κώδικα, γράψτε τον σε ένα μόνο μπλοκ, αντικαθιστώντας το όνομα στο παράδειγμα με το όνομα που χρειάζεστε και μην συμπεριλάβετε παρενθέσεις στην αρχή και στο τέλος του δείγματος κώδικα.
- Ελέγξτε αν υπάρχει αρχείο εξόδου. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Εάν η μορφή αρχείου εξόδου δεν είναι PDF, αντικαταστήστε το ".pdf" με την κατάλληλη επέκταση.
- Εάν υπάρχει το αρχείο/αναφορά εξόδου, στείλτε το ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο που το χρειάζεται. [Εάν υπάρχει / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Προγραμματισμένη αναφορά -μ Αναφορά %% επισυνάπτεται. -A / pdfloc \%rreport%-s Yourerver: port -xu username -xp password)]
- Εάν το αρχείο εξόδου/αναφορά δεν υπάρχει στην καθορισμένη τοποθεσία, δημιουργήστε μια διαδικασία ώστε να μπορεί να σας στείλει ένα μήνυμα ότι η παράδοση απέτυχε. [Άλλο (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Η αναφορά δεν εκτελέστηκε -m αρχείο % rreport % δεν υπάρχει στο / pdfloc / -s Yourerver: θύρα -xu όνομα χρήστη -xp κωδικός πρόσβασης)]
Βήμα 5. Βεβαιωθείτε ότι ο φάκελος "Desktop" βρίσκεται στον υπολογιστή
Πρέπει να επαληθεύσετε την ύπαρξη του φακέλου Desktop για συστήματα 32-bit και 64-bit. Διαφορετικά, το Excel και το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να ανοίγουν με μη αυτόματο τρόπο.
- Θέση συστήματος 32-bit: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Θέση συστήματος 64-bit: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Βήμα 6. Προγραμματίστε εργασίες για την εκτέλεση σεναρίων όπως απαιτείται
Τα δέσμες ενεργειών δέσμης πρέπει να εκτελούνται διαδοχικά και συνεχώς, ακόμη και αν κανείς δεν χρησιμοποιεί τον υπολογιστή. Τα προνόμια πρέπει να ρυθμιστούν στην υψηλότερη δυνατή ρύθμιση.
