Η αγορά εργασίας γίνεται πιο ανταγωνιστική μέρα με τη μέρα. Για να μπορέσετε να ανταγωνιστείτε για νέες θέσεις εργασίας, το να έχετε θετικές και αξιέπαινες συστάσεις από προηγούμενους εργοδότες/εργοδότες θα είναι η πιο πολύτιμη υποστήριξη. Εάν θέλετε να δώσετε μια θετική αναφορά για έναν υπάλληλο, θα πρέπει να σκεφτείτε προσεκτικά πώς θα εκπροσωπήσετε αυτό το άτομο. Λαμβάνοντας υπόψη τι πρόκειται να πείτε ή να γράψετε σε αυτό το άτομο και να το εκπροσωπήσετε με τον πιο θετικό και επαγγελματικό τρόπο, μπορείτε να βοηθήσετε έναν υπάλληλο ή κάποιον άλλο να βρει τη δουλειά των ονείρων του.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Γράψιμο
Βήμα 1. Δώστε μια θετική επιστολή αναφοράς
Εάν ένας εργαζόμενος έρθει σε εσάς και ζητήσει μια επιστολή αναφοράς, το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να εξετάσετε το αίτημα. Εάν είχατε καλή εμπειρία με τον υπάλληλο και μπορείτε να παρέχετε θετική υποστήριξη για να αυξήσετε τις πιθανότητές του να βρει δουλειά, δώστε μια θετική επιστολή αναφοράς.
- Μην προσφέρετε να παράσχετε μια επιστολή αναφοράς εάν δεν μπορείτε να γράψετε κάτι θετικό. Μην το αφήσετε να σκοτώσει τις πιθανότητές σας να βρείτε δουλειά.
- Αποδεχτείτε αιτήματα για εγγραφή αναφορών μόνο εάν έχετε συνεργαστεί με τον υπάλληλο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Θα είναι δύσκολο για εσάς να κρίνετε τις ικανότητες και τη δουλειά ενός ατόμου σε λίγους μόνο μήνες.
- Βεβαιωθείτε ότι είστε το κατάλληλο άτομο για να παράσχετε μια αναφορά. Σως χρειαστεί να ελέγξετε ξανά την πολιτική της εταιρείας σχετικά με τις παραπομπές.
Βήμα 2. Συλλέξτε πληροφορίες που μπορείτε να γράψετε για μια επιστολή αναφοράς
Ζητήστε από τον υπάλληλο πληροφορίες σχετικά με τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και τυχόν άλλα σχετικά στοιχεία που πρέπει να γνωρίζετε, συμπεριλαμβανομένου του βιογραφικού του. Θα πρέπει επίσης να συλλέξετε πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία του υπαλλήλου, όπως αξιολογήσεις απόδοσης.
- Εάν αποφασίσετε να γράψετε μια επιστολή αναφοράς για κάποιον, ζητήστε πληροφορίες σχετικά με τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση, το πιο πρόσφατο βιογραφικό του και άλλες πληροφορίες σχετικά με την άποψή του για τη συμβολή που έχει κάνει σε μια συγκεκριμένη εταιρεία ή έργο και πώς θα επωφεληθεί από τη νέα του δουλειά.
- Σκεφτείτε να διαβάσετε την αλληλογραφία μεταξύ εσάς και του υπαλλήλου για να μπορέσετε να αξιολογήσετε τον επαγγελματισμό και τον τρόπο λειτουργίας του. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αξιολόγηση απόδοσης για αυτόν τον σκοπό.
Βήμα 3. Σχεδιάστε το αρχικό γράμμα
Πριν δώσετε μια θετική αναφορά σε έναν πρώην υπάλληλο ή συνάδελφο, χρησιμοποιήστε τις πληροφορίες που συγκεντρώσατε για να συντάξετε την αρχική επιστολή. Αυτό το βήμα διασφαλίζει ότι η επιστολή αναφοράς που γράφετε είναι θετική και περιεκτική.
- Τα γράμματα αναφοράς πρέπει να είναι μία ή δύο σελίδες. Εάν γράφετε περισσότερο, οι πιθανοί εργοδότες ενδέχεται να μην διαβάσουν ολόκληρο το κείμενο και να χάσουν σημαντικές πληροφορίες για τον υποψήφιο.
- Η εισαγωγή θα πρέπει να είναι σύντομη και να περιλαμβάνει το όνομα του υπαλλήλου, τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και αν θα τον συνιστούσατε για τη δουλειά. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε «Είμαι στην ευχάριστη θέση να συστήσω τον Amir Priambodo για τη θέση του διευθυντή μάρκας. Ο Amir Priambodo έχει κάνει μεγάλη συνεισφορά στην εταιρεία μας και πιστεύω ότι θα είναι ένα πολύτιμο πλεονέκτημα για την ομάδα σας ».
- Το σώμα της επιστολής μπορεί να είναι 1-3 παράγραφοι και πρέπει να περιγράφει πόσο καιρό γνωρίζετε τον εργαζόμενο, με ποια ιδιότητα συνεργαστήκατε, περιγράψτε και επισημάνετε τις ικανότητές του και εξηγήστε πώς θα συμβάλει σε έναν πιθανό εργοδότη. Πρέπει να προσκομίσετε αποδεικτικά στοιχεία και λόγους για τους οποίους ο υπάλληλος είναι ο καλύτερος υποψήφιος για τη δουλειά.
- Μπορείτε επίσης να περιγράψετε τον χαρακτήρα του υπαλλήλου στο σώμα της επιστολής, αλλά πρέπει να προσέξετε να μην συμπεριλάβετε προσωπικές πληροφορίες, οι οποίες όχι μόνο είναι ύποπτες για τους πιθανούς εργοδότες, αλλά και παράνομες.
- Θα πρέπει να κλείσετε την επιστολή με μια σύντομη, συνοπτική παράγραφο που συστήνετε ιδιαίτερα στο άτομο και να προσφέρετε βοήθεια αν ο δυνητικός εργοδότης έχει απορίες. Για παράδειγμα, "Με βάση την εμπειρία μου από τη συνεργασία με τον Amir Priambodo, θα τον συνιστούσα για τη θέση του διευθυντή μάρκας στο Brand Management, Inc. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες, επικοινωνήστε μαζί μου μέσω email ή τηλεφώνου. »
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε λέξεις θετικές, ενεργητικές
Κατά τη σύνταξη και στη συνέχεια την αναθεώρηση, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε θετική, ενεργή γλώσσα κατά την περιγραφή των υποψηφίων. Αυτή η δράση μπορεί να βοηθήσει τους πιθανούς εργοδότες να πάρουν μια ιδέα για τον υποψήφιο και μπορεί επίσης να αντιπροσωπεύει μια πιο θετική εικόνα για τον εαυτό του.
- Χρησιμοποιήστε λέξεις όπως συνεργασία, συνεργασία και ενθάρρυνση.
- Χρησιμοποιήστε ουσιαστικά όπως παίκτης ομάδας, περιουσιακό στοιχείο και ευθύνη.
- Χρησιμοποιήστε επίθετα όπως αξιόπιστα, έξυπνα, φιλικά και αποφασιστικά.
- Μπορείτε να συνδυάσετε αυτές τις λέξεις σε προτάσεις όπως "Ο Amir και εγώ συνεργαζόμαστε σε ένα έργο μάρκετινγκ και είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα για την απόκτηση νέων πελατών. Είναι ένας πολύ υπεύθυνος, φιλικός παίκτης της ομάδας και θα έχει θετικό αντίκτυπο στην εταιρεία σας ».
Βήμα 5. Να είστε ειλικρινείς και μην υπερβάλλετε
Θέλετε να προωθήσετε τον καλύτερο δυνατό υποψήφιο ενώ παραμένετε ειλικρινείς σχετικά με τα προσόντα του. Υπάρχει μια λεπτή γραμμή μεταξύ ειλικρίνειας και υπερβολής και πρέπει να το αποφύγετε, ώστε οι υποψήφιοι εργοδότες να μην υποπτεύονται ότι η επιστολή σας γράφτηκε ανέντιμα.
Δεν χρειάζεται να πείτε ότι το άτομο είναι το καλύτερο ή το μεγαλύτερο, εκτός αν είναι. Αντ 'αυτού, σκεφτείτε να γράψετε κάτι σαν "Ο Amir είναι ένας από τους πιο υπεύθυνους και φιλικούς συνεργάτες και μου άρεσε να δουλεύω μαζί του". Κατά την αξιολόγηση των τεχνικών δεξιοτήτων και ικανοτήτων κάποιου, μπορείτε να γράψετε κάτι όπως "Ο Amir είναι μεταξύ του κορυφαίου 5% των διευθυντών μάρκας με τους οποίους έχω συνεργαστεί"
Βήμα 6. Αναθεωρήστε και επεξεργαστείτε το γράμμα αναφοράς
Αφού ολοκληρώσετε το αρχικό σχέδιο της επιστολής, κάντε αναθεωρήσεις στο κείμενο για να το ενισχύσετε και εξετάστε τομείς που απαιτούν περαιτέρω ανάπτυξη. Αυτό το βήμα σάς επιτρέπει να επεξεργαστείτε το γράμμα για να βρείτε ορθογραφικά, στίγματα ή γραμματικά λάθη.
- Βεβαιωθείτε ότι το αναθεωρημένο προσχέδιο έχει μια κατάλληλη εισαγωγική συνιστώσα, ένα σώμα και ένα τίμιο κλείσιμο, περιέχει θετικό λεξιλόγιο και δίνει την καλύτερη εικόνα του υποψηφίου.
- Σκεφτείτε να διαβάσετε το γράμμα δυνατά για να ακούσετε τυχόν λάθη και βοηθήστε να βεβαιωθείτε ότι ακούγεται επαγγελματικό.
- Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που παρέχετε στην επιστολή είναι κατάλληλες για τη νέα εργασία.
Βήμα 7. Διαμορφώστε την επιστολή σας
Πριν στείλετε μια επιστολή αναφοράς, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη σωστή μορφή. Αυτό το βήμα μπορεί να σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι οι πιθανοί εργοδότες λαμβάνουν σοβαρά υπόψη την επιστολή αναφοράς σας.
- Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα είναι τυπωμένο σε χαρτί με επιστολόχαρτο εταιρείας.
- Στην πρώτη γραμμή, γράψτε την ημερομηνία.
- Κάτω από την ημερομηνία, γράψτε τη διεύθυνση του δυνητικού εργοδότη. Αποστολή της επιστολής στον επόπτη του υποψηφίου ή στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.
- Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση επικοινωνίας σας κάτω από τις πληροφορίες σχετικά με τον πιθανό εργοδότη.
- Μετά το χαιρετισμό, βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει το γράμμα με μαύρο μελάνι και εκτυπώσετε το όνομά σας από κάτω. Εάν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε τον τίτλο της εργασίας, το email και τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Βήμα 8. Εκτελέστε ξανά έλεγχο χαρακτήρων
Πριν στείλετε μια επιστολή αναφοράς, διαβάστε το κείμενο για τελευταία φορά. Αυτό το βήμα διασφαλίζει ότι δεν κάνετε λάθη ή χάσετε σημαντικές πληροφορίες.
Μέθοδος 2 από 2: Παροχή λεκτικής αναφοράς
Βήμα 1. Ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας σχετικά με τις λεκτικές αναφορές
Ορισμένες εταιρείες επιτρέπουν στους υπαλλήλους μόνο να παρέχουν βασικές πληροφορίες, όπως χρόνια υπηρεσίας. Ορισμένα μπορεί να σας επιτρέψουν να παράσχετε γραπτές αναφορές. Η διασφάλιση ότι ακολουθείτε την πολιτική της εταιρείας σχετικά με τις αναφορές μπορεί να σας βοηθήσει να παρέχετε τις καλύτερες λεκτικές αναφορές.
Βήμα 2. Συμφωνείτε στα αιτήματα για λεκτικές αναφορές
Εάν ένας υπάλληλος ή συνάδελφος σας ζητήσει να παράσχετε μια αναφορά, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει το αίτημα με θετικό φως. Εάν έχετε καλή εμπειρία με τον εργαζόμενο, συμφωνήστε με το αίτημά του να παράσχει αναφορές σε πιθανούς εργοδότες.
- Μην προσφέρετε να παρέχετε μια αναφορά εάν δεν μπορείτε να πείτε κάτι θετικό για τον υπάλληλο. Μην το αφήσετε να καταστρέψει τις πιθανότητές σας να πάρετε τη δουλειά.
- Δώστε τη συγκατάθεσή σας για να μιλήσετε σε έναν πιθανό εργοδότη εάν έχετε συνεργαστεί με το άτομο για κάποιο χρονικό διάστημα. Μπορεί να έχετε πρόβλημα να απαντήσετε σε ερωτήσεις σχετικά με τον υπάλληλο ή να εξηγήσετε τις ικανότητές του εάν τον γνωρίζετε μόνο για λίγους μήνες.
- Βεβαιωθείτε ότι είστε το κατάλληλο άτομο για να παράσχετε μια αναφορά. Mayσως χρειαστεί να επικοινωνήσετε με την πολιτική του προϊσταμένου ή της εταιρείας σας σχετικά με τις παραπομπές.
Βήμα 3. Ζητήστε πληροφορίες σχετικά με τον υπάλληλο για χρήση ως υλικό αναφοράς
Μπορεί επίσης να χρειαστείτε βασικές πληροφορίες από τον εργαζόμενο σχετικά με τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση και άλλα σχετικά δεδομένα που πρέπει να γνωρίζετε.
- Ζητήστε πληροφορίες σχετικά με τη δουλειά για την οποία υποβάλλει αίτηση ο υποψήφιος και ένα ενημερωμένο βιογραφικό. Σως χρειαστεί να μάθετε ποια πιστεύει ότι είναι η συμβολή που έχει κάνει στην εταιρεία και τα έργα στα οποία εργάζεται και πώς θα συμβάλει στον νέο του χώρο εργασίας.
- Πρέπει να συλλέξετε τυχόν πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία του υπαλλήλου, όπως μια αξιολόγηση απόδοσης.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ξαναδιαβάσετε την αλληλογραφία σας με τον υπάλληλο για να αξιολογήσετε το επαγγελματικό επίπεδο και τη δουλειά του. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την αξιολόγηση απόδοσης για αυτόν τον σκοπό.
Βήμα 4. Προγραμματίστε μια τηλεφωνική συνομιλία
Οι περισσότερες τηλεφωνικές αναφορές δίνονται τηλεφωνικά και θα πρέπει να προγραμματίσετε κατάλληλο χρόνο για να μιλήσετε με τον πιθανό εργοδότη του υποψηφίου. Αν αφιερώσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα για να μιλήσετε για τον υποψήφιο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να παρέχετε μια ολοκληρωμένη, επαγγελματική και θετική αναφορά.
- Ζητήστε από τον υποψήφιο να παράσχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας στον υποψήφιο εργοδότη ή ζητήστε σχετικά δεδομένα σχετικά με το ποιον θα επικοινωνήσει στη νέα εταιρεία.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει τη συζήτηση όταν αισθάνεστε χαλαροί και δεν βιάζεστε να παρακολουθήσετε μια συνάντηση.
Βήμα 5. Κρατήστε σημειώσεις για αναφορές τηλεφώνου
Αφού καθορίσετε το πρόγραμμα των ομιλιών και συγκεντρώσετε τις σχετικές πληροφορίες, κάντε μια μικρή σημείωση για τον υποψήφιο. Αυτό το βήμα μπορεί να σας βοηθήσει να μην ξεχάσετε σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες ή τη συμπεριφορά του υποψηφίου κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
Δεδομένου ότι δεν γνωρίζετε τις ερωτήσεις που μπορεί να κάνει ένας υποψήφιος εργοδότης, βεβαιωθείτε ότι κρατάτε σημειώσεις για διάφορες πτυχές του υποψηφίου, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο τον γνωρίσατε και για πόσο καιρό, με ποια ιδιότητα συνεργαστήκατε και μια αξιολόγηση των δεξιοτήτων του Το
Βήμα 6. Απαντήστε σε όλες τις ερωτήσεις πλήρως και ειλικρινά
Οι λεκτικές αναφορές συχνά απαιτούν από εσάς να απαντήσετε σε ερωτήσεις που θέτουν οι πιθανοί εργοδότες. Η προετοιμασία σημειώσεων και η απάντηση σε λεπτομερείς και ειλικρινείς ερωτήσεις μπορούν να βοηθήσουν τους υποψηφίους να αποκτήσουν τη δουλειά.
- Βεβαιωθείτε ότι δεν υπερεκτιμάτε τα προσόντα του ατόμου. Δεν χρειάζεται να πείτε ότι είναι ο μεγαλύτερος άνθρωπος στον κόσμο », αλλά μπορείτε αντικειμενικά να πείτε« Είναι ένας από τους καλύτερους συναδέλφους/υπαλλήλους που είχαμε ποτέ ».
- Λάβετε υπόψη ότι οποιαδήποτε αμφιβολία στην απάντησή σας θα δώσει την εντύπωση ότι είστε ανέντιμοι.
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε θετικές, περιγραφικές λέξεις και προτάσεις
Όταν απαντάτε σε μια πιθανή ερώτηση εργοδότη, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε λέξεις που κάνουν τον υποψήφιο να φαίνεται ελκυστικός. Αυτή η ενέργεια θα κάνει τον υποψήφιο να φαίνεται ανώτερος από άλλους υποψηφίους.
- Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία ρημάτων, ουσιαστικών και επιθέτων για να περιγράψετε τον υποψήφιο. Όσο πιο σαφής είναι η περιγραφή σας, τόσο πιο πιθανό θα είναι να βοηθήσετε τους πιθανούς εργοδότες να λάβουν τεκμηριωμένη απόφαση.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε πράγματα όπως "Ο Amir Priambodo έχει την ικανότητα να λύνει προβλήματα με έναν πολύ δημιουργικό τρόπο" ή "Μπορεί να επικοινωνήσει με σαφήνεια τις ιδέες του".
- Βεβαιωθείτε ότι παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τις δεξιότητες που θα χρειαστεί ο υποψήφιος στη νέα του δουλειά.
Βήμα 8. Αποφύγετε προσωπικά θέματα
Μιλήστε μόνο για πράγματα που σχετίζονται με την απόδοση του υποψηφίου, όπως ανώτερες ηγετικές ικανότητες ή την ικανότητα επίλυσης συγκρούσεων μεταξύ των συναδέλφων. Μην μιλάτε για την προσωπική σας ζωή καθώς αυτό θα την κάνει, και εσείς, φαίνεστε λιγότερο επαγγελματίες στους πιθανούς εργοδότες.
- Μην συζητάτε τίποτα προσωπικό, συμπεριλαμβανομένης της θρησκείας, της οικογενειακής κατάστασης, της ηλικίας ή της υγείας.
- Η παροχή προσωπικών πληροφοριών μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τις πιθανότητες ενός υποψηφίου να βρει δουλειά. Αυτό μπορεί να είναι παράνομο, ανάλογα με τον τύπο των πληροφοριών που αποκαλύπτετε.
Βήμα 9. Τερματίστε τη λεκτική αναφορά
Συμπληρώστε τη λεκτική αναφορά μέσω τηλεφώνου μόλις απαντήσετε σε όλες τις πιθανές ερωτήσεις του εργοδότη. Μπορείτε να κάνετε ερωτήσεις εάν το θεωρείτε απαραίτητο ή εάν μπορείτε να δώσετε περαιτέρω εξηγήσεις σχετικά με τον υποψήφιο. Βεβαιωθείτε ότι ευχαριστείτε τον υποψήφιο εργοδότη και προσφέρετε να παράσχει περισσότερες πληροφορίες εάν χρειαστεί.
