Ποιος είπε ότι η συγγραφή email είναι ο ευκολότερος τρόπος επικοινωνίας; Στην πραγματικότητα, η συγγραφή email έχει και ηθική. Με άλλα λόγια, το ύφος της γλώσσας σε e-mail που απευθύνεται σε συμμαθητές και σε καθηγητές πρέπει φυσικά να διακρίνεται, ειδικά επειδή η επίσημη εκπαίδευση είναι η πύλη για πιθανές επαγγελματικές σταδιοδρομίες. Γι 'αυτό, όλες οι αλληλεπιδράσεις που συμβαίνουν σε αυτό πρέπει να γίνονται επαγγελματικά, συμπεριλαμβανομένης της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει πάντα να αποστέλλονται με την ακαδημαϊκή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και πρέπει πάντα να ανοίγονται με επίσημο χαιρετισμό. Αντιμετωπίστε την αλληλεπίδραση σαν μια επίσημη επαγγελματική επιστολή. Δηλαδή, διατυπώστε την άποψή σας με σαφή, περιεκτικό και σαφή τρόπο και χρησιμοποιήστε καλή γραμματική!
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία θετικής εντύπωσης
Βήμα 1. Διαβάστε το πρόγραμμα μαθημάτων για να μάθετε τις απαντήσεις στις ερωτήσεις σας
Γενικά, οι ερωτήσεις σας έχουν απαντηθεί στο υλικό που παρέχεται από τον καθηγητή στην αρχή της διαδικασίας διάλεξης. Ως αποτέλεσμα, η επιμονή να ρωτήσετε τον καθηγητή σας θα σας κάνει να μοιάζετε μόνο με έναν μη σοβαρό φοιτητή και μπορεί επίσης να εκνευρίσει τον καθηγητή ότι το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας καταλαμβάνει πολύτιμο χρόνο.
- Το αναλυτικό πρόγραμμα μαθημάτων θα περιέχει γενικά πληροφορίες σχετικά με εργασίες, προθεσμίες υποβολής εργασιών, πολιτικές εντός τάξης και μορφές εργασιών.
- Εάν ο καθηγητής παρέχει μόνο μια λίστα ανάγνωσης, δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε υλικό που δεν εξηγείται στο αναλυτικό πρόγραμμα της διάλεξης.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε την ακαδημαϊκή σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Οι πιθανότητες είναι ότι ο καθηγητής σας θα λαμβάνει δεκάδες έως δεκάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Γι 'αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια ακαδημαϊκή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μην καταλήγουν αυτόματα στο πλαίσιο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Επιπλέον, η αποστολή ενός email με μια ακαδημαϊκή διεύθυνση email θα φανεί πολύ πιο επαγγελματική και θα βοηθήσει τους καθηγητές να προσδιορίσουν με σαφήνεια το όνομα του αποστολέα, ειδικά επειδή οι ακαδημαϊκές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα περιλαμβάνουν γενικά το πλήρες όνομα του φοιτητή.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε ένα αντιπροσωπευτικό θέμα
Με άλλα λόγια, βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο του email σας είναι γνωστό στον καθηγητή, ακόμη και αν διαβάζει μόνο το θέμα. Η γνώση της πρόθεσης του email σας από την αρχή θα βοηθήσει τον καθηγητή σας να αφιερώσει τον κατάλληλο χρόνο για να το διαβάσετε και να απαντήσετε σε αυτό. Επομένως, συμπεριλάβετε πάντα ένα σαφές και περιεκτικό θέμα email!
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Ερωτήσεις σχετικά με πρόσφατες εργασίες" ή "Τελικά δοκίμια"
Βήμα 4. Ξεκινήστε το email αναφέροντας το όνομα και τον τίτλο του καθηγητή
Ανεξάρτητα από το πόσο σημαντικές είναι οι επιθυμίες σας, ξεκινήστε πάντα το email σας με έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως θα κάνατε όταν γράφετε μια παρόμοια επίσημη επιστολή. Για παράδειγμα, ξεκινήστε το email γράφοντας «Αγαπητέ. Dr. Jones », ακολουθούμενο από κόμμα. Μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε ένα ψευδώνυμο που ταιριάζει με τις προτιμήσεις του λέκτορα, εντάξει!
- Εάν δεν είστε σίγουροι ότι ο εν λόγω λέκτορας έχει αποκτήσει διδακτορικό, απλώς απευθυνθείτε του ως «κύριος Τζόουνς».
- Εάν οι δυο σας έχετε συχνές προσωπικές αλληλεπιδράσεις, δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να χρησιμοποιείτε έναν πιο απλό χαιρετισμό, όπως «Γεια σας, κύριε/Δρ. Τζόουνς ».
Μέρος 2 από 3: Σύνθεση περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Προσδιορίστε με σαφήνεια τον εαυτό σας
Δεδομένου ότι ο εν λόγω καθηγητής δεν σας διδάσκει απλώς, είναι πιθανό ότι πρέπει να του υπενθυμίσετε την ταυτότητά σας. Επομένως, ξεκινάτε πάντα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναφέροντας το όνομά σας, καθώς και το όνομα του μαθήματος που σας έφερε κοντά και τις ώρες διάλεξης, όπως "Τμήμα μάρκετινγκ το απόγευμα".
Βήμα 2. Εστιάστε στο σημείο σας
Θυμηθείτε, οι καθηγητές είναι πολύ απασχολημένοι άνθρωποι. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας δεν είναι μπερδεμένο, ώστε να μην καταλαμβάνετε πολύ χρόνο για ασήμαντα πράγματα. Διαδώστε την άποψή σας με συνοπτικό, απλό και σαφή τρόπο και αποφύγετε ασήμαντες ή άσχετες λεπτομέρειες.
Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με μια εργασία, πείτε την ξεκάθαρα: «Υπάρχει κάτι που θέλω να σας ρωτήσω σχετικά με την εργασία που δώσατε την περασμένη Πέμπτη. Το έργο πρέπει πραγματικά να γίνει σε ομάδες ή μεμονωμένα, σωστά, κύριε/κυρία; »
Βήμα 3. Γράψτε με πλήρεις προτάσεις
Θυμηθείτε, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι μεταφορτώσεις Facebook ή μηνύματα κειμένου στους συνομηλίκους σας! Δηλαδή, να χρησιμοποιείτε πάντα πλήρεις και επίσημες προτάσεις για να δείξετε τον επαγγελματισμό σας.
- Για παράδειγμα, μην γράφετε: "Το υλικό στην τελευταία τάξη ήταν πολύ ωραίο, κύριε/κυρία!"
- Αντ 'αυτού, δοκιμάστε να γράψετε: "Σας ευχαριστώ για το τελευταίο υλικό που διδάξατε που φώτισε την κατανόησή μου".
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε τον σωστό τόνο email
Όταν επικοινωνείτε με έναν δάσκαλο για πρώτη φορά, θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε έναν επαγγελματικό τόνο και γραμματική. Δηλαδή, μην χρησιμοποιείτε emoticons για κανέναν λόγο! Εάν έχετε στείλει μηνύματα στον καθηγητή αρκετές φορές, θα πρέπει επίσης να γράψετε το email σας με πιο απλό τόνο, ειδικά αν ο λέκτορας είναι ο πρώτος που ενεργεί ανεπίσημα (όπως σας στέλνει emoticons).
Βήμα 5. Παρουσιάστε το αίτημά σας ευγενικά
Στην πραγματικότητα, σε πολλούς φοιτητές αρέσει να κάνουν απαιτήσεις στους καθηγητές τους. Μην το κάνετε, γιατί δεν θα σας βοηθήσει να πάρετε τίποτα! Αντ 'αυτού, δηλώστε τις προθέσεις σας με τη μορφή αιτήματος στο οποίο ο καθηγητής σας ενδέχεται ή όχι να συμφωνήσει.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να ζητήσετε παράταση του χρόνου υποβολής εργασιών, μην γράψετε: "Η γιαγιά μου πέθανε πρόσφατα, οπότε παρακαλώ παρατείνετε την προθεσμία για την υποβολή εργασιών, εντάξει;" Αντ 'αυτού, γράψτε μια πιο ευγενική πρόταση όπως, "Συγγνώμη κύριε/κυρία, Αυτή η εβδομάδα ήταν πολύ δύσκολη για μένα επειδή η γιαγιά μου μόλις πέθανε. Εάν το επιθυμείτε, θα ήσασταν πρόθυμοι να μου δώσετε μια παράταση χρόνου σχετικά με την υποβολή των εγγράφων;"
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε τη σωστή στίξη
Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθύνεται σε ομότιμους, φυσικά ο παραλήπτης του μηνύματος δεν θα έχει πρόβλημα με την λανθασμένη τοποθέτηση μιας περιόδου ή κόμματος. Ωστόσο, εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι για έναν δάσκαλο, βεβαιωθείτε ότι κάθε σημείο στίξης έχει τοποθετηθεί στη σωστή θέση.
Βήμα 7. Γράψτε κάθε λέξη με τη σωστή ορθογραφία
Παρά την ευρεία χρήση της γλώσσας κειμένου στο διαδίκτυο, μην τη χρησιμοποιείτε ποτέ σε επαγγελματικό email! Με άλλα λόγια, γράψτε κάθε λέξη στην πλήρη μορφή της, όπως "Mr" αντί για "Mr". Χρησιμοποιήστε τη σωστή ορθογραφία για να κάνετε τα email σας να φαίνονται πιο επαγγελματικά!
Μην ξεχάσετε να ελέγξετε την ακρίβεια του περιεχομένου του email με τη βοήθεια μιας εφαρμογής ή προγράμματος υπολογιστή για να ελέγξετε την ορθογραφία
Βήμα 8. Τοποθετήστε σωστά τα κεφαλαία γράμματα
Συγκεκριμένα, οι λέξεις που παρατίθενται στην αρχή των προτάσεων πρέπει να είναι κεφαλαίοι, όπως και ορισμένοι τύποι ουσιαστικών (όπως τα παρατσούκλια). Μην αντιμετωπίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν συνομιλίες ανταλλαγής μηνυμάτων κειμένου και βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε πάντα σωστά.
Μέρος 3 από 3: Λήξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Αναφέρετε τις ενέργειες που πρέπει να κάνει ο δάσκαλός σας
Με άλλα λόγια, βεβαιωθείτε ότι η επιθυμία ή το αίτημά σας αναφέρεται σαφώς στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, αν θέλετε απάντηση από αυτόν, μην ξεχάσετε να το πείτε. Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να συναντηθείτε μαζί του, μεταφέρετε επίσης αυτόν τον σκοπό.
Βήμα 2. Ξαναδιαβάστε τη γραμματική που χρησιμοποιείται στο email
Σαρώστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν γίνει γραμματικά λάθη. Συχνά, αυτή η διαδικασία θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε ένα ή δύο μικρά σφάλματα που πρέπει να διορθωθούν.
Βήμα 3. Ξαναδιαβάστε το email από την πλευρά του δασκάλου σας
Βεβαιωθείτε ότι το email σας δεν ακούγεται σαν να ζητάτε κάτι. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι οι προθέσεις σας μεταφέρονται σε μια απλή, σαφή και όχι χρωματισμένη από προσωπικές πληροφορίες που είναι λιγότερο σημαντικές. Εκτός από αναποτελεσματική, αυτή η συμπεριφορά είναι και αντιεπαγγελματική.
Βήμα 4. Τερματίστε το email με έναν επίσημο χαιρετισμό λήξης
Ακριβώς όπως όταν ξεκινάτε το email σας με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό, κάντε το ίδιο για να τερματίσετε το email. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε έναν επίσημο χαιρετισμό λήξης όπως "Με εκτίμηση" ή "Χαιρετισμούς", ακολουθούμενος από ένα κόμμα και τελειώνοντας με το πλήρες όνομά σας.
Βήμα 5. Ξαναστείλετε email μετά από μία εβδομάδα
Αφού σταλεί το email, μην τρομοκρατείτε τον καθηγητή σας για απάντηση. Ωστόσο, εάν το email σας δεν έχει απαντηθεί για μια εβδομάδα ή περισσότερο, είναι καλή ιδέα να προσπαθήσετε να στείλετε το ίδιο email, σε περίπτωση που χάσει το πρώτο σας email.
Βήμα 6. Απαντήστε στην απάντηση email που λάβατε
Αφού λάβετε μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον εν λόγω καθηγητή, μην ξεχάσετε να απαντήσετε για να δείξετε ότι έχετε λάβει το email σωστά. Για παράδειγμα, μπορείτε απλώς να στείλετε ένα σύντομο ευχαριστήριο σημείωμα ή, εάν είναι απαραίτητο, να στείλετε μια μεγαλύτερη απάντηση με τους ίδιους κανόνες γραφής για να διατηρήσετε τον επαγγελματισμό. Εάν το πρόβλημα ή η ερώτησή σας δεν έχει απαντηθεί μέσω email, δοκιμάστε να του ζητήσετε να συναντηθεί προσωπικά.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Ευχαριστώ για την απάντηση, κύριε/κυρία. Τα λέμε στην τάξη."
- Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να συναντηθείτε με τον καθηγητή στη συνέχεια, δοκιμάστε να γράψετε: «Εκτιμώ πραγματικά τις απόψεις σας για αυτό το θέμα. Εάν θέλετε, μπορώ να συναντηθώ απευθείας μαζί σας για να το συζητήσουμε λεπτομερέστερα; »
