Σήμερα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα από τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα μέσα επικοινωνίας, εκτός από τις εφαρμογές SMS, τηλεφώνου και άμεσων μηνυμάτων. Η αποστολή email έχει γίνει μια πολύ συνηθισμένη δραστηριότητα, έτσι πολλοί άνθρωποι ξεχνούν πώς να γράψουν ένα καλό email. Ένα καλό email δείχνει επαγγελματισμό και ειλικρίνεια στο μήνυμα που μεταφέρει, επομένως, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να διαμορφώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα
Βήμα 1. Γράψτε το θέμα του email
Το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμεύει ως μια σύντομη περίληψη του περιεχομένου του μηνύματος. Το θέμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου θα πρέπει να βρίσκεται ακριβώς στο στόχο, ώστε να μπορεί να δώσει στον παραλήπτη μια ιδέα για το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λίγες μόνο λέξεις.
- Για παράδειγμα, εάν στέλνετε ένα email που σχετίζεται με επιχειρήσεις, μην το κάνετε μακρύ θέμα με πολλές λεπτομέρειες, όπως "Λατρεύω το αυτοκίνητό σας. Είναι επίσης ωραίο μπλε, ωραία ελαστικά".
- Εξηγήστε τι εννοείτε στέλνοντας το email σε ένα θέμα, όπως "Ενδιαφέρομαι να αγοράσω ένα μπλε sedan".
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τους κατάλληλους χαιρετισμούς
Μην ξεκινάτε το email αμέσως με αυτό που θέλετε να πείτε. Χρησιμοποιήστε γενικούς χαιρετισμούς όπως "Καλημέρα/απόγευμα" ή "Χαιρετισμοί". Σίγουρα δεν θέλετε να σας βομβαρδίζουν ερωτήσεις από άτομα που δεν γνωρίζετε, έτσι δεν είναι; Λοιπόν, η ίδια εθιμοτυπία ισχύει και για το email.
Για να κάνετε τον χαιρετισμό πιο προσωπικό, συμπεριλάβετε το επώνυμο του παραλήπτη στο χαιρετισμό
Βήμα 3. Γράψτε το σώμα του μηνύματος
Ανάλογα με τον τύπο και τον παραλήπτη του μηνύματος, μπορείτε να γράψετε το μήνυμα όπως θέλετε.
- Εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που γνωρίζετε από κοντά, μπορείτε να το γράψετε με προσωπικό τόνο. Ωστόσο, εάν γράφετε ένα επαγγελματικό email, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε την πιο επαγγελματική δυνατή γλώσσα.
- Θα πρέπει επίσης να δώσετε προσοχή στη μορφή του μηνύματος. Μην χρησιμοποιείτε τύπο, μέγεθος και μορφοποίηση που είναι δύσκολο να διαβαστούν και αποφύγετε κεφαλαία γράμματα. Στον κυβερνοχώρο, τα κεφαλαία γράμματα σημαίνουν θυμό.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε έναν τελευταίο χαιρετισμό - μην τελειώνετε μόνο το email
Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ένας τελευταίος χαιρετισμός όπως "Χαιρετισμοί" ή ένας άλλος κατάλληλος χαιρετισμός.
Θα πρέπει να επιλέξετε έναν χαιρετισμό κλεισίματος που ταιριάζει με το email σας. Σίγουρα δεν θέλετε να γράψετε "Χαιρετισμούς" στο τέλος ενός επαγγελματικού email γιατί αυτό θα ήταν αγενές, σωστά;
Βήμα 5. Προσθέστε υπογραφή
Ακόμα κι αν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας περιλαμβάνει το όνομά σας σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε μια υπογραφή σε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε απλό κείμενο ή εικόνες (όπως λογότυπα, μάρκες κ.λπ.) στην υπογραφή σας.
Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Υπογραφή" στο πρόγραμμα -πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιστού ή στον πάροχο υπηρεσιών που χρησιμοποιήσατε για τη δημιουργία της υπογραφής
Συμβουλές
- Εκτός από τη μορφοποίηση του email σας, θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε μια κατάλληλη διεύθυνση email. Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον παιδικό σας φίλο μέσω του "[email protected]" μπορεί να εξακολουθεί να είναι εντάξει, αλλά δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να στέλνετε επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αφεντικό σας.
- Χρησιμοποιήστε καλή εθιμοτυπία στο διαδίκτυο όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μην στέλνετε ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα σε άγνωστες επαφές.
- Ελέγξτε ξανά το email σας πριν από την αποστολή για να αποτρέψετε την αποστολή πολλών μηνυμάτων στον ίδιο παραλήπτη. Εάν στέλνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μηνύματά σας ενδέχεται να επισημανθούν ως ανεπιθύμητα.
