Η κατανόηση του πώς να γράψετε ένα καλό γράμμα είναι μια από τις βασικές δεξιότητες που μπορούν να εφαρμοστούν σε διάφορους τομείς, τόσο στους τομείς των επιχειρήσεων, των ακαδημαϊκών και των προσωπικών σχέσεων. Όπως ήδη γνωρίζετε, τα γράμματα είναι μια συνηθισμένη μέθοδος επικοινωνίας που χρησιμοποιείται για τη μετάδοση πληροφοριών, καλής θέλησης ή απλώς την αγάπη του αποστολέα για τον παραλήπτη της επιστολής. Για να μάθετε πώς να γράψετε ένα καλό και σωστό γράμμα, δοκιμάστε να διαβάσετε αυτό το άρθρο!
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Σύνταξη επίσημης επιστολής
Βήμα 1. Κατανοήστε την κατάλληλη στιγμή για να γράψετε ένα επίσημο ήχο ή ένα επίσημο γράμμα
Γενικά, οι επίσημες επιστολές απευθύνονται σε άτομα με τα οποία έχετε μόνο επαγγελματικές σχέσεις, όπως επιχειρηματικούς συνεργάτες ή ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες, παρά σε άτομα με τα οποία έχετε προσωπικές σχέσεις.
- Στη συνέχεια, η επίσημη επιστολή μπορεί να πληκτρολογηθεί χρησιμοποιώντας λογισμικό επεξεργασίας κειμένου, όπως Microsoft Word, OpenOffice ή Επεξεργασία κειμένου, και στη συνέχεια να εκτυπωθεί πριν από την αποστολή. Εάν η επιστολή πρέπει να ληφθεί αμέσως ή εάν ο παραλήπτης προτιμά να λαμβάνει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνιστούμε την αποστολή της επιστολής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Εάν ο παραλήπτης είναι ο τρέχων προϊστάμενος ή συνεργάτης σας, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια λιγότερο άκαμπτη μορφή. Γενικά, αυτές οι επιστολές μπορούν να αποσταλούν μέσω email και δεν χρειάζεται να συνοδεύονται από μια διεύθυνση στο επάνω μέρος της επιστολής.
Βήμα 2. Γράψτε τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία που γράφτηκε το γράμμα στην κορυφή του γράμματος
Συγκεκριμένα, συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στην αριστερή γωνία του γράμματος. Εάν πρόκειται για επίσημη επαγγελματική επιστολή, συμπεριλάβετε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας ή απλώς τοποθετήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας στο ίδιο μέρος. Μετά από αυτό, δώστε ένα κενό δύο γραμμών πριν γράψετε την ημερομηνία συγγραφής της επιστολής.
- Συμπεριλάβετε την πλήρη ημερομηνία στη σωστή μορφή, όπως 19 Σεπτεμβρίου 2021. Είναι καλύτερο να αποφύγετε μια λιγότερο επίσημη μορφή, όπως 19-Σεπτεμβρίου-2021 ή 19/9/21.
- Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε την ημερομηνία στην επιστολή που αποστέλλεται με e-mail.
Βήμα 3. Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη του γράμματος
Εάν η επιστολή δεν έχει σταλεί με email, αφήστε ένα διάλειμμα δύο γραμμών και συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη στο κενό διάστημα. Συγκεκριμένα, παραθέστε κάθε μία από αυτές τις πληροφορίες σε ξεχωριστή γραμμή:
- Πλήρες όνομα και τίτλος παραλήπτη της επιστολής
- Όνομα οργανισμού και εταιρείας, εάν υπάρχουν
- Πλήρης διεύθυνση του παραλήπτη της επιστολής (προσθέστε δύο ή περισσότερες επιπλέον γραμμές, όπως απαιτείται)
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό
Διακόψτε μια γραμμή και στη συνέχεια συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το όνομά σας ως παραλήπτη του γράμματος. Εάν επιθυμείτε, μπορείτε να συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας, το επώνυμό σας ή απλώς το όνομα. Εάν είναι απαραίτητο, συμπεριλάβετε επίσης την επίσημη διεύθυνση ή τον τίτλο του ατόμου.
- Εάν γνωρίζετε μόνο τη θέση του ατόμου στο γραφείο, αλλά δεν γνωρίζετε το όνομά του, μη διστάσετε να γράψετε "Αγαπητέ, Υγεία Υγείας" ή παρόμοια φράση. Ωστόσο, γενικά το όνομα του ατόμου που κάλυψε τη θέση μπορεί να είναι πραγματοποιήθηκε αναζήτηση στο διαδίκτυο, ώστε να το δοκιμάσετε πρώτα.
- Αν πραγματικά δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη της επιστολής, ούτε γνωρίζετε τη θέση του, γράψτε απλά, "Αγαπητέ Κύριε/Κυρία:" ή απλά "Αγαπητέ:." Ωστόσο, τέτοιου είδους χαιρετισμοί ακούγονται καθυστερημένοι και ντεμοντέ και πρέπει να αποφεύγονται, αν είναι δυνατόν..
Βήμα 5. Γράψτε το γράμμα σας
Οι επίσημες επιστολές πρέπει να ανοίγουν με σαφή δήλωση σκοπού (SOP). Ειδικότερα, αποφύγετε τις συντομογραφίες και χρησιμοποιήστε τυπικές ερωτήσεις, όπως «Σας ενδιαφέρει…» αντί για «Σας ενδιαφέρει…;» Στη συνέχεια, ξαναδιαβάστε το σώμα της επιστολής, με ή χωρίς τη βοήθεια άλλου ατόμου, για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη σε αυτό.
Εάν γράφετε μια επίσημη επαγγελματική επιστολή, βεβαιωθείτε ότι το σώμα της επιστολής είναι πάντα σύντομο και ακριβές. Εν τω μεταξύ, εάν η επιστολή απευθύνεται σε συγγενή ή στενό φίλο για λόγους ανταλλαγής ειδήσεων, χρησιμοποιήστε μια πιο χαλαρή και/ή ρητή πρόταση. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας δεν υπερβαίνει τη μία σελίδα σε μήκος
Βήμα 6. Συμπεριλάβετε έναν χαιρετισμό λήξης
Συνήθως περιλαμβάνεται ένας τελευταίος χαιρετισμός για να τελειώσει το γράμμα με θετικό τρόπο και να δημιουργηθεί μια βαθύτερη σύνδεση με τον παραλήπτη της επιστολής. Επομένως, αφού γράψετε την τελευταία παράγραφο, συμπεριλάβετε έναν τελικό χαιρετισμό που ταιριάζει στον τύπο της επιστολής. Για μια επίσημη επιστολή, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε έναν τελικό χαιρετισμό όπως, "Με εκτίμηση", "Χαιρετισμούς" ή "Καλή τύχη". Στη συνέχεια, τοποθετήστε το πλήρες όνομά σας κάτω από αυτό, όπως περιγράφεται στις ακόλουθες οδηγίες:
- Για τυπικά γραμμένα γράμματα, αφήστε περίπου τέσσερα κενά μεταξύ του χαιρετισμού σας και του πλήρους ονόματός σας. Στη συνέχεια, εκτυπώστε το γράμμα και τοποθετήστε την υπογραφή σας με μπλε ή μαύρο μελάνι στο κενό διάστημα.
- Στα επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας ακριβώς κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό.
- Εάν θέλετε, μπορείτε να συμπεριλάβετε τον χαιρετισμό μπροστά από το όνομά σας, ειδικά σε μια επίσημη επιστολή. Για παράδειγμα, εάν είστε παντρεμένοι, συμπεριλάβετε το όνομα "Bu Amanda Surya" στον τελευταίο χαιρετισμό.
Βήμα 7. Διπλώστε το γράμμα (προαιρετικό)
Εάν το γράμμα είναι στο ταχυδρομείο, δοκιμάστε να το διπλώσετε στα τρίτα. Το κόλπο είναι να διπλώσετε το κάτω μισό στη μέση μέχρι να καλύψει τα 2/3 της περιοχής γραμμάτων και, στη συνέχεια, διπλώστε το πάνω μισό στη μέση μέχρι να μην υπάρχει πλέον ανοιχτή περιοχή γραμμάτων. Με αυτόν τον τρόπο, το μέγεθος του γράμματος θα ταιριάζει στους περισσότερους φακέλους που διατίθενται στην αγορά.
Βήμα 8. Γράψτε τη διεύθυνση του παραλήπτη στο μπροστινό μέρος του φακέλου (προαιρετικό)
Βρείτε το κέντρο του φακέλου και, στη συνέχεια, γράψτε την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη, όπως παρακάτω:
- Κύριε Joko Susilo
- Jl ABC αρ. 123
- Τζακάρτα, 12345
Βήμα 9. Γράψτε την ταχυδρομική διεύθυνση επιστροφής στο πίσω μέρος του φακέλου (προαιρετικό)
Χρησιμοποιώντας αυτήν τη μέθοδο, το ταχυδρομείο μπορεί να επιστρέψει το ταχυδρομείο που δεν μπορεί να στείλει, για οποιονδήποτε λόγο, στη διεύθυνσή σας χωρίς επιπλέον κόστος. Χρησιμοποιήστε την ίδια μέθοδο όπως όταν γράφατε τη διεύθυνση του παραλήπτη του γράμματος, αλλά απλώς συμπεριλάβετε ένα ψευδώνυμο αντί για το πλήρες όνομά σας εκεί.
Μέθοδος 2 από 2: Σύνταξη ανεπίσημων επιστολών
Βήμα 1. Προσδιορίστε το επίσημο επίπεδο της επιστολής
Βασικά, ο τόνος του γράμματος θα εξαρτηθεί από το επίπεδο εγγύτητας της σχέσης σας με τον παραλήπτη της επιστολής. Για να προσδιορίσετε την τυπικότητα της επιστολής σας, δοκιμάστε να ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες:
- Εάν το γράμμα απευθύνεται σε μακρινό συγγενή, ηλικιωμένο συγγενή ή κοινωνικό σύντροφο, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε έναν ημι-επίσημο τόνο. Εάν το άτομο έχει ήδη στείλει email, παρακαλώ στείλτε του email. Εάν όχι, το να γράφετε γράμματα με το χέρι είναι η ασφαλέστερη επιλογή.
- Εάν η επιστολή απευθύνεται σε στενό φίλο ή συγγενή, γράψτε τη με το χέρι ή στείλτε την μέσω email.
Βήμα 2. Ξεκινήστε το γράμμα με ένα χαιρετισμό
Ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείται εξαρτάται πολύ από τη στενή σχέση μεταξύ εσάς και του παραλήπτη της επιστολής, καθώς και από το επίπεδο τυπικότητας της επιστολής. Μερικές δυνατότητες που μπορείτε να λάβετε υπόψη:
- Εάν το γράμμα είναι ημι-επίσημο, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε ένα χαιρετισμό όπως "Γεια σας". Στη συνέχεια, ακολουθήστε τον χαιρετισμό με το ψευδώνυμο του παραλήπτη εάν οι δυο σας δεν έχετε μεγάλη απόσταση μεταξύ τους ή το όνομα του παραλήπτη ξεκινώντας με έναν χαιρετισμό όπως "Sir" ή "Madam" εάν ο παραλήπτης είναι πολύ μεγαλύτερος από εσάς.
- Εάν το γράμμα είναι ανεπίσημο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν χαιρετισμό όπως "Γεια σας" ή έναν πιο απλό χαιρετισμό όπως "Γεια" ή "Γεια". Ακολουθήστε τον χαιρετισμό με το όνομα του παραλήπτη.
Βήμα 3. Ξεκινήστε να γράφετε το σώμα του γράμματος
Προχωρήστε στην επόμενη γραμμή και ξεκινήστε να γράφετε. Εάν η επιστολή προορίζεται ως προσωπικό μέσο επικοινωνίας, δοκιμάστε να ξεκινήσετε επιβεβαιώνοντας τις πληροφορίες του παραλήπτη. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επίσημες προτάσεις όπως, "Ελπίζω να τα πάτε καλά" ή άτυπες προτάσεις όπως, "Πώς είσαι;" Συγκεκριμένα, χρησιμοποιήστε τις λέξεις που θα λέγατε αν ο παραλήπτης του γράμματος βρισκόταν μπροστά εσείς.
Βήμα 4. Παραθέστε τα πράγματα που πρέπει να γνωστοποιηθούν
Δεδομένου ότι ο κύριος ρόλος της επιστολής είναι ως μέσο επικοινωνίας, συμπεριλάβετε πράγματα που πιστεύετε ότι πρέπει να γνωρίζει ο παραλήπτης της επιστολής, όπως λεπτομέρειες γεγονότων που έχουν συμβεί στη ζωή σας. Για παράδειγμα, εάν το γράμμα απευθύνεται στη γιαγιά σας, μην γράφετε απλώς: "Ευχαριστώ για το δώρο!" Αντ 'αυτού, δείξτε πόσο σημαίνει το δώρο για εσάς, όπως πείτε, "Χθες το βράδυ οι φίλοι μου και εγώ δεν μπορούσαμε να κοιμηθούμε επειδή παίξαμε το παιχνίδι που έστειλε η γιαγιά. Σας ευχαριστώ!" Όποιο και αν είναι το θέμα της επιστολής, η κύρια εστίαση πρέπει να είναι στην επιθυμία ανταλλαγής πληροφοριών.
Κατανοήστε πληροφορίες που δεν πρέπει να συμπεριληφθούν. Βασικά, μια επιστολή γραμμένη ως έκφραση θυμού ή προσπάθεια ικεσίας για έλεος δεν πρέπει να αποσταλεί. Εάν έχετε ήδη γράψει ένα τέτοιο γράμμα αλλά δεν είστε σίγουροι αν θα το στείλετε, αφήστε το να καθίσει για μερικές ημέρες. Maybeσως, αυτές οι λίγες μέρες να αλλάξουν την απόφασή σας
Βήμα 5. Τερματίστε το γράμμα
Για να τερματίσετε μια άτυπη επιστολή, χρησιμοποιήστε έναν τελευταίο χαιρετισμό που αντικατοπτρίζει την εγγύτητα της σχέσης σας με τον παραλήπτη. Εάν η επιστολή απευθύνεται σε σύζυγο, φίλο ή στενό συγγενή, χρησιμοποιήστε έναν τελικό χαιρετισμό όπως "Χαιρετισμοί", "Χαιρετισμοί αγάπης" ή απλά "Αγαπητέ". Εν τω μεταξύ, για μια ημι-επίσημη επιστολή, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε έναν ζεστό, αλλά ακόμα αρκετά επίσημο, κλειστό χαιρετισμό όπως, "Χαιρετισμοί" ή "Χαιρετισμοί".
- Έχετε ακούσει ποτέ για τον όρο "valediction"; Στην πραγματικότητα, το valediction είναι μια τυπική έκφραση στα αγγλικά που χρησιμοποιούνταν συνήθως στην αρχαιότητα ως χαιρετισμός επιστολής. Εάν γράφετε ένα αγγλικό γράμμα σε έναν φίλο σας και θέλετε να το κλείσετε με χαζό ύφος, μη διστάσετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη μέθοδο. Για παράδειγμα, βάλτε έναν τελευταίο χαιρετισμό με τη μορφή ενός βαλεντίκ, όπως "παραμένω, όπως πάντα, ο αφοσιωμένος υπηρέτης σας", που τελειώνει με το όνομά σας.
- Εάν θέλετε να προσθέσετε πληροφορίες μετά τη σύνταξη της επιστολής, χρησιμοποιήστε τη λεζάντα P. S, που στα Αγγλικά σημαίνει Postscript ("μετά τη γραφή").
Βήμα 6. Στείλτε το γράμμα
Βάλτε το γράμμα σε ένα φάκελο, βάλτε μια σφραγίδα, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του παραλήπτη και, στη συνέχεια, στείλτε το αμέσως μέσω του ταχυδρομείου.
Συμβουλές
- Προσπαθήστε να εστιάσετε το σώμα της επιστολής σε ένα θέμα που θα ενδιαφέρει τον παραλήπτη.
- Γενικά, οι χαιρετισμοί ακολουθούνται πάντα με κόμμα. Ωστόσο, στα επίσημα γράμματα, τα σημεία στίξης που χρησιμοποιούνται είναι συνήθως άνω και κάτω τελεία αντί κόμματος.
- Χρησιμοποιείτε πάντα ευγενική γλώσσα και ορθά επιχειρήματα όταν γράφετε μια επιστολή καταγγελίας. Κάτι τέτοιο θα αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε μια θετική απάντηση.
- Εάν θέλετε να εκτυπώσετε μια πολύ επίσημη επιστολή, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε χαρτί ελαφρώς βαρύτερο από το τυπικό χαρτί αντιγραφής.
- Εάν θέλετε να στείλετε ένα επίσημο ή ημι-επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήστε πάντα μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από το "sweetstar189" σίγουρα δεν θα ληφθούν τόσο σοβαρά όσο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από το "είστε.sandra", σωστά;
- Γράφετε πάντα γράμματα χρησιμοποιώντας μπλε ή μαύρο στυλό μελανιού.
- Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση που αναφέρεται είναι σωστή.
- Ξεκινάτε πάντα μια παράγραφο με μια πρόταση γραμμένη ή δακτυλογραφημένη με εσοχή.
- Ελέγξτε ξανά το περιεχόμενο της επιστολής σας, τουλάχιστον δύο φορές.
- Εάν το γράμμα είναι γραμμένο με το χέρι, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε πάντα ένα στυλό που δεν διαρρέει μελάνι.
