Η αρχειοθέτηση με αλφαβητική σειρά είναι ένας τρόπος οργάνωσης εγγράφων που είναι σημαντικά τόσο στην προσωπική όσο και στην επαγγελματική ζωή. Η αλφαβητική αρχειοθέτηση σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα και να επαναφέρετε μεμονωμένα αρχεία. Αυτό διασφαλίζει ότι όλα τα έγγραφα προστατεύονται και είναι πάντα στο χέρι. Υπάρχουν πολλοί κανόνες για την κατάθεση αλφαβητικά στα Ινδονησιακά για τη διατήρηση ενός λογικού συστήματος αρχειοθέτησης.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Αρχειοθέτηση αλφαβητικά
Βήμα 1. Αποφασίστε ποιο αλφαβητικό σύστημα θα χρησιμοποιήσετε
Αν και μπορεί να φαίνεται απλό, το αλφαβητικό σύστημα αρχειοθέτησης έχει πολλές επιλογές για να διαλέξετε. Πρέπει να επιλέξετε ένα σύστημα και να το εφαρμόσετε με συνέπεια.
- Η κατάθεση γράμμα-γράμμα βασίζεται σε κάθε γράμμα σε κάθε λέξη με τη σειρά που εμφανίζεται και αγνοεί τα κενά μεταξύ των λέξεων.
- Η αρχειοθέτηση λέξης προς λέξη γίνεται με ταξινόμηση κάθε αρχείου με βάση το πρώτο γράμμα κάθε λέξης σε μια σειρά.
- Κατάθεση μονάδας ανά μονάδα λαμβάνει υπόψη κάθε λέξη, συντομογραφία και αρχικό και τα ταξινομεί. Αυτό είναι το σύστημα που συνήθως συνιστάται να εφαρμοστεί.
Βήμα 2. Ομαδοποιήστε τα αρχεία
Μόλις έχετε όλα τα αρχεία που πρέπει να αρχειοθετήσετε, αποφασίστε πώς θα τα ομαδοποιήσετε όλα μαζί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μορφή λεξικού, όπου όλα ταξινομούνται αλφαβητικά, ανεξάρτητα από τον τύπο του αρχείου ή των αρχείων σε αυτό. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη μορφή εγκυκλοπαίδειας, όπου ομαδοποιείτε αρχεία ανά τύπο ή θέμα και στη συνέχεια τα ταξινομείτε αλφαβητικά.
Εάν έχετε διάφορους τύπους αρχείων για αρχειοθέτηση (αποδείξεις, φορολογικά δελτία, επιστολές κ.λπ.), σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή εγκυκλοπαίδειας. Ομαδοποιήστε πρώτα τα αρχεία κατά τύπο και μετά ταξινομήστε τα αλφαβητικά. Χρησιμοποιήστε έναν περιθώριο ή έναν κωδικό χρώματος για να διαχωρίσετε τα έγγραφα
Βήμα 3. Ευρετηρίαση των αρχειοθετημένων αρχείων
Ευρετηρίαση είναι η ομαδοποίηση κάθε τμήματος του τίτλου αρχείου σε κατάλληλες ενότητες. Για να ευρετηριάσετε τα αρχεία πριν αρχειοθετηθούν, πρέπει να χωρίσετε τα στοιχεία κάθε ονόματος αρχείου και να δημιουργήσετε ένα νέο όνομα αλφαβητικά προσαρμοσμένο και διαφορετικό από το προεπιλεγμένο όνομα. Ως παράδειγμα:
- Ας πούμε ότι πρέπει να καταχωρίσετε ευρετήριο και να αρχειοθετήσετε τα ακόλουθα αρχεία: ένα άρθρο σχετικά με το anoa με τίτλο «Anoa Eating Behavior», μια βιογραφία του κορυφαίου ειδικού στην anoa, Jasmin A. Dahlia, και ένα διαφημιστικό φυλλάδιο για μια έκθεση anoa στο ζωολογικό κήπο της Τζακάρτα.
- Η βιογραφία της Jasmin A. Dahlia καταχωρίζεται ως "Dahlia, Jasmin A.", επειδή κατά την κατάθεση, το επώνυμο πρέπει να είναι πρώτο. Έτσι, τα αρχεία αρχειοθετούνται στην ομάδα γραμμάτων "D".
- Εάν επιλέξετε μια μέθοδο ταξινόμησης όπως ένα λεξικό, το άρθρο "Anoa Eating Behavior" θα πρέπει να ευρετηριαστεί ανάλογα. Συνεπώς, αρχειοθετήστε το στην ομάδα γραμμάτων "P" (για "Συμπεριφορά").
- Διαφορετικά, μπορείτε να καταχωρίσετε το ευρετήριο "Anoa Eating Behaviors" ως "Anoa, Eating Behaviors" εάν χρησιμοποιείτε μια ομάδα μορφοποιημένη με εγκυκλοπαίδεια, αντί να αρχειοθετήσετε απλώς αρχεία που σχετίζονται με την anoa. Αυτό το αρχείο αρχειοθετείται στη συνέχεια στην ομάδα γραμμάτων "A".
- Ένα διαφημιστικό φυλλάδιο θα μπορούσε να ευρετηριαστεί ως "Anoa, έκθεση (Ζωολογικός κήπος της Τζακάρτα)" αν προβλέψετε ότι θα υπάρχει πολύ υλικό στην έκθεση anoa. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο αρχείο ως "Anoa, έκθεση (Bandung Zoo).
- Διαφορετικά, το διαφημιστικό φυλλάδιο μπορεί να ευρετηριαστεί ως «Ζωολογικός κήπος της Τζακάρτα, (Έκθεση Anoa)» εάν αναμένετε να λάβετε πολλά αρχεία που σχετίζονται με τον ζωολογικό κήπο της Τζακάρτα ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ομαδοποίηση μορφής εγκυκλοπαίδειας σε αρχεία ανά γεωγραφική τοποθεσία.
Βήμα 4. Ταξινομήστε τα αρχεία αλφαβητικά σύμφωνα με το όνομα ευρετηρίου τους
Ο γενικός κανόνας της κατάθεσης με αλφαβητική σειρά είναι η τακτοποίηση αρχείων από το Α (πρώτο) έως το Ζ (τελευταίο). Χρησιμοποιήστε τις ειδικές πληροφορίες για να ορίσετε τη διάκριση και τη σειρά, ώστε να μπορείτε να διαχωρίσετε τα αρχεία. Ως παράδειγμα:
- Η σειρά που καταχωρήθηκε στο προηγούμενο βήμα μπορεί να είναι κάπως έτσι (ανάλογα με το σύστημα που χρησιμοποιείται): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" και "Anoa Eating Behavior" “" Anoa, έκθεση (Τζακάρτα Ζωολογικός κήπος)) "," Anoa, Eating Behavior "και" Dahlia, Jasmin A. ".
- Τα αρχεία για το "Kangaroo" ταξινομούνται μετά τα αρχεία για "Elephant". Τα αρχεία για το "Giraffe" θα είναι ενδιάμεσα και τα αρχεία για το "Anoa" θα παραγγελθούν πριν από το "Bear" και το "Sheep". Έτσι, η σειρά είναι: "Anoa", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
- Εάν προσθέσετε αργότερα τα αρχεία "Armadillo", θα είναι μετά το "Anoa". Δεδομένου ότι και οι δύο ξεκινούν με το γράμμα "Α", θα πρέπει να κοιτάξετε το γράμμα μετά το Α ("Ν" για την ανωά, και το "Ρ" για τον "αρμαδίλο") για να καθορίσετε τη σειρά. Έτσι, η νέα τάξη είναι: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Kangaroo".
Βήμα 5. Προσθέστε ετικέτα στο φάκελο του αρχείου σας
Για ευκολότερη εύρεση, επισημάνετε σε κάθε φάκελο αρχειοθέτησης το όνομα ευρετηρίου που αντιστοιχεί στο αρχείο σε αυτό. Αυτή η μέθοδος διευκολύνει επίσης την αρχειοθέτηση νέων αρχείων με τη σειρά.
- Βάλτε το αρχείο στο φάκελό του.
- Θα ήταν ευκολότερο αν κωδικοποιούσατε χρωματικά το φάκελο για να αυξήσετε τη χρηστικότητα του. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ομαδοποίηση μορφής εγκυκλοπαίδειας, σε κάθε ομάδα εκχωρείται το δικό της χρώμα και κάθε αρχείο σε κάθε ομάδα επισημαίνεται ανάλογα με το χρώμα της.
Βήμα 6. Τεκμηριώστε το σύστημα ευρετηρίασης και αρχειοθέτησης
Το σύστημα ευρετηρίου και αρχειοθέτησης πρέπει να εφαρμόζεται με συνέπεια. Βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι έχουν πρόσβαση στο αρχείο γνωρίζουν το σύστημα στο οποίο λειτουργεί. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ή να μοιραστείτε ένα έγγραφο που περιέχει λεπτομέρειες για τους κανόνες συστήματος αρχειοθέτησης. Αυτό θα βοηθήσει όλους να μπορούν να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το σύστημα αρχειοθέτησης.
Βήμα 7. Αρχειοθετήστε σωστά το νέο αρχείο
Τοποθετήστε αρχεία στο ντουλάπι με όνομα ευρετηρίου και αλφαβητική σειρά, ανάλογα με το σύστημά σας. Εάν είναι απαραίτητο, μετακινήστε το τρέχον αρχείο για να συμπεριλάβετε το νέο αρχείο στη σωστή του θέση.
Μέρος 2 από 2: Χειρισμός ειδικών περιπτώσεων
Βήμα 1. Αρχειοθετήστε αρχεία σύμφωνα με σημαντικούς όρους
Μερικές φορές είναι πιο εύκολο να αρχειοθετήσετε αρχεία με λέξη -κλειδί, αντί για τον τίτλο ή το όνομα που αναφέρονται εκεί. Αυτό διασφαλίζει ότι τα αρχεία μπορούν να ευρετηριαστούν και να αναζητηθούν χρησιμοποιώντας τους πιο λογικούς όρους. Ως παράδειγμα:
"Η πρώτη τράπεζα στην Τζακάρτα" μπορεί να καταχωριστεί και να αρχειοθετηθεί ως "Τζακάρτα, πρώτη τράπεζα". Ο όρος "Jakarta" είναι ο βασικός όρος σε αυτήν την καταχώριση, αντί για "First" ή "Bank", ειδικά αν έχετε άλλα αρχεία με παρόμοιο όνομα, όπως "First Bank in Bandung" ή "First Bank in Medan"
Βήμα 2. Ταξινόμηση ονομάτων κατά επώνυμο
Το τυπικό αρχείο συνιστά να καταχωρηθούν πρώτα τα επώνυμα των ατόμων καθώς θεωρούνται σημαντικοί όροι.
- Επομένως, το "Jasmin A. Dahlia" καταχωρείται και αρχειοθετείται ως "Dahlia, Jasmin A.".
- Συμπεριλάβετε τον τίτλο (Dr., Ir, κ.λπ.) στο τέλος. Για παράδειγμα, «ο Dr. Jasmin A. Dahlia »καταχωρείται και αρχειοθετείται ως« Dahlia, Jasmin A., Dr. ».
- Συνήθως, τα ονόματα ταξινομούνται ανάλογα με την ορθογραφία τους γράμμα προς γράμμα. Για παράδειγμα, το "MacDonald" θα είναι πριν από το "McDonald". Επομένως, "D", "L" "," Le "," de "κ.λπ. θεωρείται ως μέρος του ονόματος και όχι ως ξεχωριστή μονάδα. Αυτό συνήθως εφαρμόζεται σε ξένα ονόματα. Για παράδειγμα, τα αρχεία "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" και "Wolfe", έχουν ταξινομηθεί σωστά (ΟΧΙ "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Μια εξαίρεση από αυτόν τον κανόνα ισχύει συνήθως όταν το όνομα ενός ατόμου αποτελεί μέρος του ονόματος μιας επιχείρησης ή οργανισμού. Σε αυτήν την περίπτωση, αντιμετωπίστε το όνομα του ατόμου ως μονάδα στο όνομα της επιχείρησης. Για παράδειγμα, οι "Υπηρεσίες ελέγχου Jasmin A. Dahlia Pest Control" καταχωρούνται στην ομάδα γραμμάτων "J" και ΔΕΝ καταχωρίζονται ως "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Βήμα 3. Αγνοήστε άρθρα, συνδέσμους και προθέσεις
Άρθρα (π. to”) συνήθως παραλείπεται στην ευρετηρίαση και αρχειοθέτηση αλφαβητικά επειδή δεν θεωρείται σημαντικός όρος. Αυτό ισχύει ακόμη και αν άρθρα, σύνδεσμοι ή προθέσεις αποτελούν το όνομα του αρχείου. Ως παράδειγμα:
- Το αρχείο με τίτλο "An Investigation of Emu Feeding Practices" αρχειοθετείται στην ομάδα "E", για "Emu" (μια σημαντική λέξη στον τίτλο του αρχείου), αντί για το γράμμα "A" από το "an", καθώς αυτό είναι Αγγλικό άρθρο.
- Οι "Dahlia and Soetono, Pest Control Services" παρατίθενται μετά το "Dahlia, Jasmin A." Τα ονόματα ευρετηρίου ξεκινούν και τα δύο με τα γράμματα "Dahlia" έτσι ώστε ο προσδιορισμός της σειράς να μετατοπιστεί στον επόμενο σημαντικό όρο (στην περίπτωση αυτή, "Soetono" και "Jasmin") για να καθοριστεί η σειρά κατάθεσης. Αγνοήστε τη λέξη "και" γιατί δεν είναι σημαντική.
Βήμα 4. Διαχειριστείτε τις συντομογραφίες σαν να προφέρονται
Κατά την κατάθεση, ενδέχεται να συναντήσετε συντομογραφίες όπως "Tbk". (συντομογραφία για "Άνοιγμα"). Συνήθως, ευρετηριάζετε και αρχειοθετείτε αρχεία σαν μια λέξη, αντί για μια σειρά γραμμάτων.
Για παράδειγμα, η "Jasmin A. Dahlia Mining Company" αρχειοθετείται μετά το "Jasmin A. Dahlia Tbk"
Βήμα 5. Καταχωρήστε τους αριθμούς ως συνήθως
Όταν αρχειοθετείτε αρχεία αλφαβητικά, θα δείτε αρχεία με αριθμούς. Συνήθως, αυτά τα αρχεία αρχειοθετούνται ως συνήθως και όχι σαν να έχουν γραφτεί. Οι αριθμοί αρχειοθετούνται επίσης πριν από γράμματα.
- Για παράδειγμα, το "3 Days Forever" θα αρχειοθετηθεί πριν από το "100 Business Tips" (επειδή το "3" προηγείται του "100").
- Οι «Συμβουλές για το εμπόριο» και οι «Συμβουλές παιχνιδιού μετοχών» θα αρχειοθετηθούν μετά τις «100 επιχειρηματικές συμβουλές», επειδή οι αριθμοί παραγγέλλονται πριν από γράμματα.
- Οι γραμμένοι αριθμοί αντιμετωπίζονται ως λέξεις αντί αριθμών. Για παράδειγμα, τα αρχεία "100 Μεγάλοι ηγέτες στον κόσμο των επιχειρήσεων", "Διακόσιες ισχυρές συμβουλές για επιχειρηματική δραστηριότητα" και "Συμβουλές για επιχειρηματική δραστηριότητα" είναι σε σειρά.
- Ωστόσο, εάν διευκολύνει την κατάθεσή σας, μη διστάσετε να κάνετε μια εξαίρεση και να ταξινομείτε πάντα τους αριθμούς σαν να γράφονται.
Βήμα 6. Χειριστείτε ειδικούς χαρακτήρες
Όλοι οι μη αλφαβητικοί ή μη αριθμοί που συναντώνται κατά τη δημιουργία ευρετηρίου πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Ωστόσο, ο χειρισμός των σχετικών χαρακτήρων εξαρτάται από τον τύπο:
- Τα σημεία στίξης (όπως αποστροφές, τελεία και κόμματα) συνήθως αγνοούνται. Για παράδειγμα, τα αρχεία "Καλύτερος καφές της Ουάσιγκτον" και "Washington State Fair" αρχειοθετούνται με τη σειρά.
- Συνήθως, οι διακριτικοί αγνοούνται και θεωρούνται ως σχετικά γράμματα. Για παράδειγμα, το "clair" αρχειοθετείται ως "Eclair" και "ber" ως "Uber". Ωστόσο, η μέθοδος δεν ισχύει εάν αρχειοθετήσετε το αρχείο αλφαβητικά σε μια γλώσσα που χρησιμοποιεί διακριτικά, έτσι ώστε να τηρείται η κανονική αλφαβητική σειρά αυτής της γλώσσας.
Βήμα 7. Χρησιμοποιήστε τον κανόνα "τίποτα πριν από κάτι" εάν είναι απαραίτητο
Συνήθως, τα κενά (συμπεριλαμβανομένων των σημείων στίξης και άλλων στοιχείων που παραλείπονται) αγνοούνται κατά την αρχειοθέτηση αλφαβητικά. Ωστόσο, εάν συναντήσετε αρχεία που ξεκινούν με παρόμοιο τρόπο, χρησιμοποιήστε ένα κενό ή τον κανόνα "τίποτα πριν από κάτι" για να καθορίσετε τη σειρά στο αρχείο.
- Για παράδειγμα, τα αρχεία "Bank Jakarta", "Bank Bandung" και "Bank Medan" αρχειοθετούνται με αυτήν τη σειρά.
- Έτσι, το αρχείο "Dahlia, Jasmin A." ήταν πριν από το "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Βήμα 8. Διακρίνετε το αρχείο με πιο λεπτομερείς πληροφορίες, εάν είναι απαραίτητο
Σε σπάνιες περιπτώσεις, οι αλφαβητικές πληροφορίες δεν επαρκούν για να καθορίσουν τη σειρά των αρχείων. Αν είναι έτσι. Χρησιμοποιήστε περισσότερες πληροφορίες για ευρετηρίαση και αρχειοθέτηση αρχείων. Σημειώστε πρόσθετες πληροφορίες σε κάθε αρχείο ώστε να διακρίνονται. Ως παράδειγμα:
- Εάν έχετε αρχεία για δύο άτομα που ονομάζονται Jasmin A. Dahlia, ταξινομήστε τα κατά ημερομηνία γέννησης. Ο φάκελος «Dahlia, Jasmin A. (born 1853)» έρχεται πριν από το «Dahlia, Jasmin A. (born 1967).
- Μπορείτε επίσης να ταξινομήσετε αρχεία κατά γεωγραφική τοποθεσία. Εάν έχετε αρχεία από τρεις διαφορετικές τράπεζες από τρεις διαφορετικές τοποθεσίες και κάθε τράπεζα έχει το όνομα "Bank Mandiri", ταξινομήστε το όπως στο ακόλουθο παράδειγμα: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" και "Bank Mandiri (Medan) ».
- Επομένως, εάν έχετε δύο αρχεία σε αρκούδες ή αρκούδες, διαφοροποιήστε τα περαιτέρω κατά είδος, γεωγραφική τοποθεσία κ.ο.κ. Για παράδειγμα, τα αρχεία για "Bear, Chocolate" και "Bear, Polar" (κατά σειρά), ή αρχεία για "Bear (Ευρώπη)" και "Bear (North America)" (κατά σειρά).
Βήμα 9. Ειδοποιήστε όλες τις εξαιρέσεις και τους ειδικούς κανόνες
Βεβαιωθείτε ότι όλοι όσοι χρησιμοποιούν τα αρχεία σας γνωρίζουν τυχόν εξαιρέσεις από τις τυπικές οδηγίες του συστήματος αρχειοθέτησης. Αυτό θα διασφαλίσει ότι όλοι χρησιμοποιούν σωστά και αποτελεσματικά το σύστημα αρχειοθέτησης.
