Το Αρχείο και η Αυτόματη Αρχειοθέτηση είναι δυνατότητες του Office 2007 που σας επιτρέπουν να μεταφέρετε παλιά αρχεία σε μια τοποθεσία αρχείου εντός συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Γενικά, το Outlook 2007 αρχειοθετεί αρχεία αυτόματα κάθε 14 ημέρες, αλλά μπορείτε να αρχειοθετήσετε αρχεία με μη αυτόματο τρόπο ή να ορίσετε την Αυτόματη Αρχειοθέτηση για αρχειοθέτηση αρχείων σε πρόγραμμα.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Μη αυτόματη αρχειοθέτηση
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στο επάνω μέρος του παραθύρου του Outlook 2007 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχειοθέτηση
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου αρχειοθέτησης.
Βήμα 2. Επιλέξτε το κουμπί Αρχειοθέτηση αυτού του φακέλου και όλων των υποφακέλων.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο μενού δίπλα στην Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερων από και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ημερομηνία που σας αρέσει
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο αρχειοθέτησης
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Όλα τα αρχεία στο Outlook που είναι παλαιότερα από την ημερομηνία που επιλέξατε θα αρχειοθετηθούν.
Μέθοδος 2 από 2: Προσαρμογή της αυτόματης αρχειοθέτησης
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία στο επάνω μέρος του παραθύρου του Outlook 2007 και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές
Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Άλλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματη Αρχειοθέτηση.
Βήμα 3. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη συχνότητα σάρωσης από το διαθέσιμο μενού
Γενικά, το Outlook 2007 σαρώνει παλιά αρχεία κάθε 14 ημέρες.
Βήμα 4. Ελέγξτε μία ή περισσότερες από τις παρακάτω επιλογές, όπως απαιτείται:
- Προτροπή πριν από την εκτέλεση της αυτόματης αρχειοθέτησης: Αυτή η λειτουργία θα εμφανίσει ένα μήνυμα υπενθύμισης πριν από τη διαδικασία αρχειοθέτησης, ώστε να μπορείτε να ακυρώσετε τη συνεδρία αυτόματης αρχειοθέτησης, εάν το επιθυμείτε.
- Διαγραφή στοιχείων που έχουν λήξει: Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στο Outlook να διαγράψει αρχεία μόλις γίνουν αρκετά παλιά.
- Αρχειοθέτηση ή διαγραφή παλαιών στοιχείων: Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να αρχειοθετήσετε ή να διαγράψετε ορισμένα αρχεία μόλις είναι αρκετά παλιά.
- Εμφάνιση φακέλου αρχειοθέτησης στη λίστα φακέλων: Όταν αυτή η λειτουργία είναι ενεργοποιημένη, ο κατάλογος Αρχειοθέτηση θα εμφανιστεί στο παράθυρο περιήγησης του Outlook, ώστε να μπορείτε να περιηγείστε εύκολα στα αρχειοθετημένα αρχεία.
- Εκκαθάριση στοιχείων παλαιότερων από: Αυτή η ρύθμιση σάς επιτρέπει να καθορίσετε την ηλικία των αρχείων που θα αρχειοθετηθούν, από 1 ημέρα έως 60 μήνες.
- Μετακίνηση παλιών στοιχείων σε: Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να επιλέξετε πού θα αποθηκεύσετε τα αρχειοθετημένα αρχεία σας.
- Μόνιμη διαγραφή στοιχείων: Αυτή η δυνατότητα επιτρέπει στο Outlook να διαγράψει άμεσα παλιά αρχεία χωρίς να τα αρχειοθετήσει πρώτα.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Οι ρυθμίσεις AutoArchive θα αποθηκευτούν και θα είναι ενεργές.
