Ο λογαριασμός είναι ένας κατάλογος τιμών για προϊόντα που πωλούνται ή υπηρεσίες που παρέχονται. Το Microsoft Word σάς επιτρέπει να δημιουργείτε τιμολόγια με υπάρχοντα πρότυπα ή με το δικό σας σχέδιο. Τα παρακάτω βήματα σας καθοδηγούν στη δημιουργία τιμολογίων στα Word 2003, 2007 και 2010.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 1: Λήψη έτοιμων προτύπων
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο
Παρόλο που ένα έτοιμο πρότυπο δεν είναι νέο έγγραφο, ξεκινήστε τη χρέωση σαν να δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο.
- Στο Word 2003, επιλέξτε "Νέο" από το μενού Αρχείο.
- Στο Word 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Office στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Νέο" από το μενού Αρχείο.
- Στο Word 2010, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Νέα από τη λίστα επιλογών στα αριστερά του παραθύρου.
- Μην κάνετε κλικ στη Νέα γραμμή εργαλείων στο Word 2003 ή στο Νέο κουμπί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στο Word 2007/2010. Το κουμπί σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο με το πρότυπο Normal.dot ή Normal.dotx. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό από ένα κενό έγγραφο.
Βήμα 2. Βρείτε το πρότυπο που θέλετε
- Στο Word 2003 και 2007, επιλέξτε Τιμολόγια από την επιλογή "Διαθέσιμα πρότυπα γραφείου" στα αριστερά του παραθύρου εργασιών Νέο έγγραφο. Επιλέξτε έναν τύπο προτύπου από τη λίστα στο μεσαίο παράθυρο και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα πρότυπα χρέωσης που εμφανίζονται.
- Στο Word 2010, επιλέξτε Τιμολόγια από την ενότητα Διαθέσιμα πρότυπα γραφείου στα Πρότυπα του Office.com. Κάντε διπλό κλικ στο φάκελο προτύπων που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα πρότυπα χρέωσης που εμφανίζονται.
Βήμα 3. Κατεβάστε το πρότυπο κάνοντας κλικ στο κουμπί "Λήψη" στη μέση της οθόνης
Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο λογαριασμό, με τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο κάτω μέρος αυτού του άρθρου. Αφού κάνετε αλλαγές, αποθηκεύστε τη χρέωση.
Μπορείτε επίσης να έχετε πρόσβαση στα πρότυπα χρέωσης για το Word και το Excel απευθείας από τον ιστότοπο της Microsoft, στη διεύθυνση https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το κατάλληλο τιμολόγιο. με την έκδοση του Word
Βήμα 4. Δεύτερος τρόπος:
Δημιουργία τιμολογίων από κενά έγγραφα
Βήμα 5. Δημιουργήστε την κεφαλή λογαριασμού
Γράψτε το όνομα της εταιρείας σας και συμπεριλάβετε την κατάλληλη περιγραφή "Χρέωση". Για παράδειγμα, μπορείτε να παραθέσετε "Προσφορές" εάν το έγγραφο χρησιμεύει μόνο ως προσφορά και όχι ως λογαριασμός.
- Μπορείτε να συμπεριλάβετε την κεφαλίδα στο επάνω μέρος της σελίδας ή να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία κεφαλίδας του Word. Εάν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία κεφαλίδας του Word και προβλέπετε ότι ο λογαριασμός θα υπερβαίνει το ένα φύλλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Διαφορετική πρώτη σελίδα για να αναφέρετε πλήρεις κεφαλίδες στην πρώτη σελίδα και συνοπτικές επικεφαλίδες στις επόμενες σελίδες.
- Το όνομα της εταιρείας πρέπει να είναι στην ίδια γραμματοσειρά με τα άλλα υλικά της εταιρείας σας.
- Η δήλωση χρέωσης πρέπει να είναι γραμμένη σε αρκετά μεγάλο μέγεθος, ώστε ο παραλήπτης του εγγράφου να μπορεί να το αναγνωρίσει.
Βήμα 6. Γράψτε την ημερομηνία χρέωσης στο επάνω μέρος του εγγράφου, στα δεξιά της δήλωσης χρέωσης
Ωστόσο, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε μια ημερομηνία τόσο μεγάλη όσο η περιγραφή.
Το Word διαθέτει μια αυτόματη λειτουργία ημερομηνίας που μπορεί να εισαγάγει τη σημερινή ημερομηνία για εσάς. Αν και αρκετά χρήσιμο, μην χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα για τιμολόγια που αποστέλλονται ηλεκτρονικά, επειδή η ημερομηνία θα αλλάζει συνεχώς όταν ανοίγει το έγγραφο. Ενώ η ημερομηνία διατήρησης δεν θα αλλάξει, η χρέωση θα κοιτάξει την ημερομηνία του λογαριασμού για να δείτε πότε πληρωθήκατε
Βήμα 7. Αριθμήστε τον λογαριασμό
Αυτός ο αριθμός θα πρέπει επίσης να εμφανίζεται στην κορυφή του λογαριασμού. Η αρίθμηση λογαριασμών θα σας διευκολύνει να παρακολουθείτε τους λογαριασμούς σας εάν έχετε πολλούς λογαριασμούς ανοιχτούς. Μπορείτε να αριθμήσετε τον λογαριασμό σας με τους ακόλουθους δύο τρόπους:
- Παγκόσμια αρίθμηση που δεν σχετίζεται με πελάτες. Έτσι, μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα έγγραφα χρέωσης σε έναν φάκελο.
- Ειδική αρίθμηση για κάθε πελάτη. Χρησιμοποιήστε αυτήν την αρίθμηση εάν θέλετε να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό φάκελο για κάθε πελάτη. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μέρος του ονόματος του πελάτη στον αριθμό χρέωσης, όπως "Swithin1".
Βήμα 8. Εμφανίστε τη διεύθυνση του αποστολέα και του παραλήπτη
Συμπεριλάβετε τη διεύθυνση και το όνομά σας, καθώς και τη διεύθυνση του πελάτη στο λογαριασμό.
Τα στοιχεία επικοινωνίας σας πρέπει να περιλαμβάνουν το όνομα της εταιρείας, το όνομα του δικαιούχου, τη διεύθυνση του πελάτη και το τηλέφωνο, το φαξ και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν είναι απαραίτητο
Βήμα 9. Καταγράψτε τα στοιχεία χρέωσης
Η δυνατότητα πίνακα στο Microsoft Word σάς διευκολύνει να δημιουργήσετε γραμμές και στήλες για πληροφορίες χρέωσης, όπως ποσότητα στοιχείου, περιγραφή στοιχείου/υπηρεσίας, τιμή μονάδας/χρέωση υπηρεσίας και συνολική τιμή για το προϊόν που αγοράσατε.
Η δυνατότητα πίνακα στο Word σάς επιτρέπει επίσης να εκτελείτε υπολογισμούς. Αντί να υπολογίσετε χειροκίνητα τη συνολική τιμή ενός προϊόντος που αγοράσατε, μπορείτε απλά να πολλαπλασιάσετε την ποσότητα με την τιμή. Μετά από αυτό, μπορείτε να υπολογίσετε όλα τα υποσύνολα για να βρείτε τον συνολικό λογαριασμό
Βήμα 10. Γράψτε το συνολικό λογαριασμό στη δεξιά πλευρά του λογαριασμού, ακριβώς κάτω από την τιμή ανά τεμάχιο
Μπορείτε να επισημάνετε τη συνολική χρέωση για ευκολότερη προβολή.
Εάν χρεώνετε φόρο επί των πωλήσεων, δείξτε ένα υποσύνολο όλων των αγαθών/υπηρεσιών και, στη συνέχεια, καταγράψτε τον τιμολογημένο φόρο και συμπεριλάβετε το ποσοστό φόρου στα αριστερά της φορολογικής αξίας. Μετά από αυτό, γράψτε τον συνολικό λογαριασμό κάτω από αυτό
Βήμα 11. Συμπεριλάβετε κανόνες πληρωμής
Μπορείτε να εμφανίσετε κανόνες πληρωμής στο επάνω ή στο κάτω μέρος των στοιχείων χρέωσης. Ένας συνήθως χρησιμοποιούμενος κανόνας πληρωμής είναι "πληρώστε όταν φτάσει ο λογαριασμός". "λήγει σε 14 ημέρες", "οφείλεται σε 30 ημέρες" ή "οφείλεται σε 60 ημέρες".
Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε ένα υπόμνημα στο κάτω μέρος του λογαριασμού που να εξηγεί τον τρόπο πληρωμής, γενικές πληροφορίες ή έναν ευχαριστώ πελάτη για τη χρήση της υπηρεσίας σας
Βήμα 12. Αποθηκεύστε τον λογαριασμό με ένα όνομα που είναι εύκολα κατανοητό και περιγράφει τον τύπο του λογαριασμού
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας, τον αριθμό χρέωσης και το όνομα του πελάτη.
Συμβουλές
- Αφού αποθηκεύσετε το έγγραφο τιμολογίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το έγγραφο ως πρότυπο για να δημιουργήσετε ένα άλλο τιμολόγιο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Νέο από το υπάρχον" κατά τη δημιουργία ενός νέου τιμολογίου. Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε τιμολόγια σε μορφή προτύπου.dot ή.dotx για μελλοντική χρήση.
- Ένας άλλος τρόπος προβολής τιμολογίων και άλλων πληροφοριών είναι η δημιουργία ενός βιβλίου εργασίας του Microsoft Excel και η επικόλληση ενός συνδέσμου στο αρχείο από το λογαριασμό σε μορφή Word. Όταν ενημερώνετε το βιβλίο εργασίας, κάντε δεξί κλικ στο επικολλημένο φύλλο εργασίας και επιλέξτε "Ενημέρωση συνδέσμου" για να δείτε τις αλλαγές.
