Όλες οι επιχειρήσεις, μικρές ή μεγάλες, πρέπει να παρακολουθούν όλες τις συναλλαγές τους. Υπάρχουν πολλά απλά χρηματοοικονομικά συστήματα λογισμικού προς πώληση, αλλά πρέπει ακόμα να έχετε σαφή κατανόηση του τρόπου λειτουργίας των λογιστικών συναλλαγών. Θα καταχωρίσετε όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές, όπως λήψη εισοδήματος ή πληρωμή λογαριασμών, σε ένα λογιστικό περιοδικό παρόμοιο με ένα βιβλίο. Εδώ, απαιτείται να συλλέξετε διάφορες κατηγορίες που ονομάζονται λογαριασμοί και θα καταγράφετε σε χρεωστική ή πίστωση (ανάλογα με την αύξηση ή τη μείωση). Παραδείγματα θα δοθούν αργότερα. Οι κατασκευαστές λογισμικού λογιστικής ακολουθούν επίσης αυτόν τον τύπο στη δημιουργία των προγραμμάτων τους, αλλά η διαδικασία έχει διευκολυνθεί για απλούς χρήστες.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Εισαγωγή συναλλαγών
Βήμα 1. Συλλέξτε όλα τα έγγραφα που αφορούν επιχειρηματικές συναλλαγές
Αυτά τα έγγραφα περιλαμβάνουν συνήθως αποδείξεις προμηθευτών, λογαριασμούς κοινής ωφελείας (όπως νερό και ηλεκτρικό ρεύμα), πιστωτικά σημειώματα που εκδίδονται σε πελάτες, φορολογικές καταστάσεις, επιταγές που εκδίδονται και πληροφορίες μισθοδοσίας. Ελέγξτε κάθε τιμολόγιο και πληρωμή που λαμβάνετε για να είναι ακριβείς και επαληθευμένοι πριν από την καταγραφή του λογιστικού ημερολογίου. Βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν αναγνωριστεί από τον επόπτη ή τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης πριν από την εισαγωγή συναλλαγών στο σύστημα.
Βήμα 2. Δημιουργήστε διαφορετικούς λογαριασμούς ή κατηγορίες για κάθε τύπο συναλλαγής
Λογαριασμοί που καταγράφονται για παράδειγμα Ταμειακά διαθέσιμα, Αποθέματα, Έξοδα κ.ο.κ. Σκεφτείτε αυτούς τους λογαριασμούς ως ξεχωριστές σελίδες σε ένα σημειωματάριο ή μια σειρά στοιχείων που παρατίθενται σε έναν προσωπικό προϋπολογισμό. Ρυθμίστε τους ακόλουθους τύπους λογαριασμού:
- Ο λογαριασμός πωλήσεων ή εσόδων καταγράφει όλες τις πωλήσεις σε πελάτες.
- Ένας λογαριασμός δαπανών καταγράφει όλα τα χρήματα που ξοδεύει μια επιχείρηση, για παράδειγμα για τη λειτουργία μιας επιχειρηματικής εγκατάστασης, την παραγωγή προϊόντων και την πώληση προϊόντων.
- Επιπλέον, οι επιχειρήσεις υποχρεούνται επίσης να καταγράφουν τα περιουσιακά τους στοιχεία, όπως μετρητά, απαιτήσεις (απλήρωτες πωλήσεις) και ακίνητα, εγκαταστάσεις και εξοπλισμό όπως κτίρια και εξοπλισμό.
- Ένας λογαριασμός παθητικού καταγράφει όλα τα χρήματα που δανείζεται η επιχείρηση από εξωτερικά μέρη, όπως τραπεζικά δάνεια, εμπορικές υποχρεώσεις (π.χ. σε προμηθευτές) και πληρωτέους μισθούς (μισθοί που ήδη οφείλονται στους εργαζόμενους αλλά δεν έχουν πληρωθεί).
- Αυτές οι μεγάλες κατηγορίες συνήθως υποδιαιρούνται σε μικρότερους, συγκεκριμένους λογαριασμούς.
Βήμα 3. Προσδιορίστε εάν ο λογαριασμός χρεώνεται ή πιστώνεται
Είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι κάθε συναλλαγή περιλαμβάνει χρεωστικούς και πιστωτικούς λογαριασμούς και ο συνολικός αριθμός χρεώσεων και πιστώσεων πρέπει να είναι ο ίδιος. Για παράδειγμα, όταν λαμβάνετε μια πληρωμή από έναν πελάτη, θα καταγράφατε τα Μετρητά ως χρεωστικά και τους Λογαριασμούς εισπρακτέους ως πίστωση. Όταν πληρώνετε για διαφήμιση, θα καταγράφετε έξοδα διαφήμισης σε χρεωστική και μετρητά σε πίστωση.
- Καταγράψτε τυχόν αυξήσεις σε έξοδα, περιουσιακά στοιχεία (όπως μετρητά και εξοπλισμό) και λογαριασμούς μερισμάτων ως χρεώσεις και μειώστε ως πιστώσεις. Σε άλλους λογαριασμούς, όπως οι υποχρεώσεις και τα έσοδα, οι αυξήσεις καταγράφονται ως πιστώσεις και οι μειώσεις καταγράφονται ως χρεώσεις. Αυτό το λογιστικό σύστημα έχει τη δική του λογική και ξεκινήστε να θυμάστε ενώ χρησιμοποιείτε τη λογική σας για να προσδιορίσετε τις αιτίες της "αύξησης" και της "μείωσης" των λογαριασμών.
- Λάβετε υπόψη ότι οι αριθμοί που δημοσιεύονται σε χρεώσεις και πιστώσεις μπορεί να μην είναι οι ίδιοι, αλλά τα σύνολα πρέπει να είναι τα ίδια. Για παράδειγμα, εάν ένας πελάτης πληρώνει για ένα προϊόν εν μέρει με μετρητά και εν μέρει με πίστωση, δύο λογαριασμοί δημοσιεύονται με χρέωση, συγκεκριμένα ταμειακά διαθέσιμα και λογαριασμοί. Ενώ ο λογαριασμός που δημοσιεύεται με πίστωση είναι μόνο ένας, δηλαδή οι πωλήσεις.
- Όλα τα συστήματα λογισμικού υπολογιστών θα διευκολύνουν την καταγραφή των λογιστικών περιοδικών εισάγοντας όλους τους λογαριασμούς στις σωστές θέσεις τους στο περιοδικό.
- Mayσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα νέο όνομα λογαριασμού στο περιοδικό εάν έχετε μια έκτακτη συναλλαγή, όπως πώληση μετοχών ή αγορά γης.
Βήμα 4. Ελέγξτε όλες τις λογιστικές συναλλαγές που έχουν εγγραφεί στο ημερολόγιο τουλάχιστον δύο φορές
Κάθε συναλλαγή θα εμφανίζεται στη δική της κατηγορία: για παράδειγμα, χρέωση στη μία πλευρά του περιοδικού και το ποσό πρέπει να ισούται με το ποσό που εμφανίζεται στην πιστωτική πλευρά του περιοδικού.
Για παράδειγμα, θα καταγράψετε μια συναλλαγή πληρωμής λογαριασμού ηλεκτρικής ενέργειας εισάγοντας Λογαριασμούς πληρωτέους στη χρεωστική πλευρά των 500.000 Rp και μετρητά των 500.000 Rp με την πίστωση. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό απόδειξης και μια σύντομη περιγραφή στην ενότητα σημειώσεων
Βήμα 5. Μεταφέρετε περιοδικά τους λογαριασμούς στο ημερολόγιο στο γενικό βιβλίο
Το γενικό βιβλίο είναι μια συλλογή όλων των λογαριασμών σας. Για παράδειγμα, υπάρχουν σελίδες για κάθε κατηγορία μετρητών, απαιτήσεων, υποχρεώσεων, εξόδων και ούτω καθεξής στο γενικό βιβλίο σας. Στη συνέχεια, θα μπορείτε να δείτε το συνολικό ποσό για κάθε λογαριασμό για μια χρονική περίοδο.
- Ένα γενικό βιβλίο καταγράφει πληροφορίες ανά λογαριασμό, σε αντίθεση με ένα ημερολόγιο που καταγράφει συναλλαγές. Με άλλα λόγια, μια συναλλαγή που μεταφέρεται στο γενικό βιβλίο θα είναι τουλάχιστον σε δύο θέσεις (λογαριασμούς) στο καθολικό.
- Για παράδειγμα, οι εισπράξεις σε μετρητά από πελάτες επί των πωλήσεων θα καταγράφονταν στο περιοδικό ως μία συναλλαγή και θα αναγνωρίζονταν τα μετρητά με χρέωση και τα έσοδα από πίστωση. όταν μεταφέρονται στο γενικό βιβλίο, αυτές οι εγγραφές καταγράφονται σε ξεχωριστές τοποθεσίες: λογαριασμούς μετρητών και εσόδων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να δείτε πώς οι συναλλαγές επηρεάζουν κάθε λογαριασμό ξεχωριστά.
- Τα αρχεία στο γενικό βιβλίο πρέπει να έχουν ημερομηνία, έτσι ώστε να μπορεί να προσδιοριστεί η πηγή της συναλλαγής. Ορισμένοι λογιστές περιλαμβάνουν επίσης έναν αριθμό αναφοράς, για παράδειγμα με τη μορφή σειριακού αριθμού, έτσι ώστε οι συναλλαγές να μπορούν να παρακολουθούνται εύκολα στο ημερολόγιο.
Μέρος 2 από 3: Εξισορρόπηση Λογιστικών Συναλλαγών
Βήμα 1. Εξισορροπήστε το γενικό βιβλίο πριν κλείσετε κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια λογιστική συναλλαγή
Προετοιμάστε τα υπόλοιπα δοκιμών και άλλες αναφορές για να διασφαλίσετε ότι οι αριθμοί και οι λογαριασμοί που καταγράφονται για κάθε συναλλαγή είναι σωστοί. Ανεξάρτητα από το πόσες συναλλαγές καταγράφονται, το σύνολο των χρεώσεων πρέπει να ισούται με το σύνολο των πιστώσεων.
Εάν κρατάτε σημειώσεις χειροκίνητα ή με πρόγραμμα υπολογιστή, όλοι οι αριθμοί στις χρεώσεις και τις πιστώσεις θα προστεθούν, ανεξάρτητα από την κατηγορία. Το συνολικό ποσό χρεώσεων και πιστώσεων πρέπει να είναι το ίδιο
Βήμα 2. Ελέγξτε για σφάλματα στο Δοκιμαστικό υπόλοιπο
Εάν οι χρεώσεις δεν ισοδυναμούν με τις πιστώσεις, θα πρέπει να βρείτε λάθη στις καταχωρήσεις του ημερολογίου σας. Στην πραγματικότητα, μπορεί να προκύψουν σφάλματα ακόμη και αν τα ποσά χρέωσης και πίστωσης είναι τα ίδια, για παράδειγμα λόγω διπλής καταγραφής ή συναλλαγών που έχουν πραγματοποιηθεί σε λάθος λογαριασμό.
- Για παράδειγμα, όταν λαμβάνετε μια πληρωμή από έναν πελάτη, ενδέχεται να έχετε καταγράψει μετρητά αλλά έχετε ξεχάσει να καταγράψετε εισπρακτέους λογαριασμούς, ώστε το ημερολόγιο να φαίνεται ότι οι απαιτήσεις είναι ακόμα απλήρωτες. Έτσι, το ποσό της χρέωσης θα είναι διαφορετικό από το πιστωτικό.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να σας ζητηθεί να εντοπίσετε τις εγγραφές στην αρχική καταχώριση στο ημερολόγιο για να βρείτε σφάλματα. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η ημερομηνία συναλλαγής και/ή ο αριθμός αναφοράς πρέπει να καταγράφονται στο ημερολόγιο, έτσι ώστε ο εντοπισμός να είναι εύκολος.
Βήμα 3. Εκτέλεση αναφορών για την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό και την έκθεση κεφαλαιακής αλλαγής
Αυτές οι οικονομικές αναφορές μπορούν να γίνουν χειροκίνητα ή με λογιστικό σύστημα λογισμικού. Από αυτές τις αναφορές λαμβάνετε μια πλήρη εικόνα της επιχείρησής σας.
- Για παράδειγμα, η κατάσταση αποτελεσμάτων θα αφαιρέσει τα έσοδα που αποκτήθηκαν από τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης χρονικής περιόδου και από αυτήν την έκθεση γνωρίζετε ότι η εταιρεία έχει πραγματοποιήσει κέρδη ή ζημίες.
- Ο ισολογισμός εμφανίζει όλα τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της εταιρείας. Τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας περιλαμβάνουν μετρητά, εξοπλισμό, γη και απαιτήσεις. Οι υποχρεώσεις περιλαμβάνουν πληρωτέους λογαριασμούς και πληρωτέες σημειώσεις.
- Εάν έχετε πληρώσει μερίσματα (ανταμοιβές) σε μετόχους σε προηγούμενες περιόδους, θα χρειαστείτε επίσης μια κατάσταση αλλαγών στα ίδια κεφάλαια. Αυτή η έκθεση δείχνει το ποσό του κέρδους που δημιουργήθηκε (όχι το καθαρό εισόδημα) μείον τα μερίσματα που καταβλήθηκαν. Τα κέρδη εις νέον αντιπροσωπεύουν κέρδη που επανεπενδύονται στην εταιρεία.
Μέρος 3 από 3: Τήρηση Αναλυτικών Αρχείων Λογιστικών Συναλλαγών
Βήμα 1. Συμπεριλάβετε μια σύντομη περιγραφή κάθε συναλλαγής που καταχωρείται στο ημερολόγιο
Για παράδειγμα, "πληρωμές μετρητών τηλεοπτικών διαφημίσεων, Φεβρουάριος 2016". Έτσι, το ποσό, η αιτία και η διαδικασία καταγραφής κάθε συναλλαγής θα είναι σαφέστερα.
Βήμα 2. Κρατήστε αντίγραφο ασφαλείας του ημερολογίου συναλλαγών σας
Πρέπει να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας σε περίπτωση σφάλματος ή μελλοντικών ερωτήσεων. Η τεκμηρίωση όλων των εγγραφών μπορεί να κατατεθεί εισάγοντας έναν αριθμό αρχείων και την ημερομηνία ενός ημερολογίου σε ένα πακέτο. Όλοι θα πρέπει να μπορούν να αναζητούν καταχωρήσεις ημερολογίου στο γενικό βιβλίο και στη συνέχεια να έχουν εύκολη πρόσβαση σε εφεδρική τεκμηρίωση
Βήμα 3. Κρατήστε αντίγραφα όλων των εγγράφων για τουλάχιστον ένα έτος
Αυτό περιλαμβάνει καταχωρίσεις και ημερολόγια ημερολογίου, μαζί με όλα τα τιμολόγια και άλλα έγγραφα συναλλαγών. Όλα αυτά τα έγγραφα απαιτούνται για ελεγκτικούς και φορολογικούς λόγους.
Βήμα 4. Διατηρείτε την τεκμηρίωση ηλεκτρονικά για τουλάχιστον επτά χρόνια
Σαρώστε τα χάρτινα έγγραφά σας, μπρος -πίσω, και αποθηκεύστε τα σε δύο ηλεκτρονικές θήκες: μία για αποθήκευση στο γραφείο και μία αλλού για χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Υπάρχει πάντοτε η πιθανότητα ελέγχου των φόρων εταιρειών τα τελευταία χρόνια, οπότε αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται.
Συμβουλές
- Ισορροπήστε το ημερολόγιό σας κάθε μέρα. Παρακολουθήστε όλα τα σφάλματα και διορθώστε τα αμέσως. Αυτό είναι τόσο σημαντικό που γίνεται ένα από τα πρώτα μαθήματα για τους φοιτητές της λογιστικής.
- Παρέχετε διασταυρωμένους υπαλλήλους έτσι ώστε η κατανόηση του λογιστικού συστήματος και ο τρόπος σύναψης συναλλαγών να είναι γνωστή σε περισσότερους από έναν υπαλλήλους.
