Εάν εργάζεστε ως δάσκαλος ή ως τεχνικός συγγραφέας εγχειριδίων, φυσικά θα πρέπει να γράφετε οδηγίες κάθε μέρα. Ωστόσο, για τους περισσότερους ανθρώπους, η σύνταξη σαφών οδηγιών μπορεί να είναι δύσκολη. Μπορείτε να παραλείψετε ένα σημαντικό βήμα επειδή υποθέτετε ότι ο αναγνώστης θα το κάνει αυτόματα ή θα μπερδέψετε τον αναγνώστη με τις πολλές ενέργειες που περιλαμβάνονται σε ένα μόνο βήμα. Για να μπορέσετε να γράψετε σαφείς οδηγίες, πρέπει πρώτα να ξέρετε πώς να ολοκληρώσετε την εργασία. Πάρτε τον οδηγό σας κυριολεκτικά για να βεβαιωθείτε ότι βοηθά τον αναγνώστη να ολοκληρώσει την εργασία.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Κατανόηση εργασιών
Βήμα 1. Συγκεντρώστε τα απαραίτητα υλικά
Πριν γράψετε έναν οδηγό, θα πρέπει να είστε εξοικειωμένοι με το σχετικό έργο. Προετοιμάστε όλα τα εργαλεία και τον εξοπλισμό που χρειάζεστε και τακτοποιήστε τα με τη σειρά που χρησιμοποιούνται.
Γράψτε όλα όσα χρειάζεστε. Όταν γράφετε έναν οδηγό, μπορεί να χρειαστεί να αναφέρετε όλα τα εφόδια και τα υλικά που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της εργασίας
Βήμα 2. Ολοκληρώστε μόνοι σας τη σχετική εργασία
Ακόμα κι αν καταφέρετε να ολοκληρώσετε μόνοι σας τη σχετική εργασία, είναι καλή ιδέα να επαναλάβετε την εργασία όταν γράφετε τον οδηγό, ώστε να μην χάσετε τίποτα.
- Εάν γνωρίζετε καλά την εργασία, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση. Βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε κανένα βήμα ή πληροφορίες κατά τη σύνταξη του οδηγού.
- Φανταστείτε ότι γράφετε μια συνταγή για κάποιον. Αν μαγειρεύετε αυτό το πιάτο συχνά, ίσως μπορείτε να μετρήσετε τα συστατικά που χρειάζεστε απλά κοιτάζοντάς τα. Ωστόσο, άλλοι άνθρωποι χρειάζονται φυσικά έναν ακριβή αριθμό δόσεων αυτών των συστατικών.
Βήμα 3. Δημιουργήστε ένα λεπτομερές περίγραμμα
Καθώς εκτελείτε εργασίες, αφιερώστε ένα λεπτό για να γράψετε τι κάνατε. Αυτό θα σας βοηθήσει να γράψετε τους οδηγούς σας με μια λογική σειρά. Εάν κάνετε μια εργασία ενώ γράφετε τα βήματα, θα ξέρετε ακριβώς τι πρέπει να γίνει και πότε να το ολοκληρώσετε.
Βήμα 4. Προσδιορίστε το κοινό σας
Ο τρόπος που γράφεται ο οδηγός μπορεί να προσαρμοστεί στον τύπο των ανθρώπων που θα διαβάσουν και θα ακολουθήσουν τον οδηγό σας. Το πώς να γράψετε έναν οδηγό για εφήβους θα διαφέρει από τους ενήλικες.
Επηρεάζει επίσης τους λόγους του κοινού για την ολοκλήρωση της εργασίας. Ο στόχος ενός μαθητή που εργάζεται σε ένα έργο είναι σίγουρα διαφορετικός από αυτόν ενός ενήλικα που θέλει να ολοκληρώσει το έργο του
Βήμα 5. Δημιουργήστε μια σύντομη εισαγωγή
Αυτή η εισαγωγή θα πει στον αναγνώστη τι μπορεί να γίνει και ποια θα είναι τα αποτελέσματα κατά την ολοκλήρωση της εργασίας. Να γνωρίζετε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι θα παραλείψουν την εισαγωγή ή θα την ξεφυλλίσουν. Μην συμπεριλάβετε λοιπόν σημαντικές πληροφορίες ή προειδοποιήσεις στην εισαγωγή.
- Για παράδειγμα, εάν γράφετε έναν οδηγό για το πώς να φτιάξετε σάντουιτς με φυστικοβούτυρο και ζελέ, μπορείτε να αναφέρετε εν συντομία ότι τα σάντουιτς με φυστικοβούτυρο και ζελέ είναι μια καλή και απλή επιλογή για παιδικά γεύματα και απογευματινά σνακ.
- Εάν πιστεύετε ότι πρέπει να συμπεριλάβετε μια προειδοποίηση στην εισαγωγή σας, είναι καλή ιδέα να την συμπεριλάβετε σε ένα από τα βήματα σε περίπτωση που ο αναγνώστης χάσει την εισαγωγή σας.
Μέρος 2 από 3: Γράφοντας τον Οδηγό
Βήμα 1. Χωρίστε την εργασία σε μικρά βήματα
Κάθε βήμα πρέπει να περιέχει μία ενέργεια. Εάν έχετε περισσότερες από μία ή δύο προτάσεις ανά βήμα, προσπαθήστε να τη χωρίσετε σε πιο σύντομα, πιο απλά βήματα.
Για παράδειγμα, γράψατε έναν οδηγό για το πώς να περπατήσετε το σκυλί σας. Το βήμα που λέει "Βάλτε το γιακά στο λαιμό του σκύλου και δέστε το λουρί" είναι ένα συνδυασμένο βήμα που αποτελείται από δύο ενέργειες: στερέωση του λουριού και δένουν τα ηνία. Έτσι, γράψτε "Βάλτε το λουρί στο λαιμό του σκύλου" ως πρώτο βήμα και "Βάλτε το λουρί στο λουρί" ως δεύτερο βήμα.
Βήμα 2. Ξεκινήστε κάθε βήμα με μια λέξη δράσης
Κάθε βήμα που γράφεται πρέπει να είναι εφικτό. Χρησιμοποιήστε ρήματα για να υποδείξετε ακριβώς ποια ενέργεια πρέπει να γίνει για να ολοκληρώσετε ένα βήμα στην εργασία.
- Δημιουργήστε τις προτάσεις σας για να πείτε σε κάποιον τι να κάνει, όχι αυτό που πρέπει να γνωρίζει.
- Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι γράφετε έναν οδηγό για το πώς να περπατήσετε το σκυλί σας και ένα βήμα είναι να προσαρμόσετε το μέγεθος των λουριών. Για αυτό το βήμα, η φράση "ελέγξτε το μέγεθος των λουριών" ή "μετρήστε το λαιμό του σκύλου σας" είναι πιο πιθανή παρά απλά "Γνωρίστε το μέγεθος των λουριών σας".
Βήμα 3. Ακολουθήστε τη λογική πρόοδο
Ας υποθέσουμε ότι ο αναγνώστης θα αρχίσει να εργάζεται αμέσως μετά την ανάγνωση του πρώτου βήματος. Συνήθως, ο αναγνώστης δεν διαβάζει τα βήματα του οδηγού μέχρι το τέλος. Εάν υπάρχουν πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζει ο αναγνώστης για να ολοκληρώσει την εργασία, συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στα βήματα του οδηγού.
- Εάν υπάρχει κίνδυνος σε ένα συγκεκριμένο βήμα, συμπεριλάβετε μια προειδοποίηση σε αυτό το βήμα. Μην συμπεριλαμβάνετε προειδοποίηση στην εισαγωγή ή στο τέλος του οδηγού όταν είναι πολύ αργά.
- Συμπεριλάβετε τις κατάλληλες οδηγίες, ώστε οι αναγνώστες να γνωρίζουν πότε έχουν κάνει σωστά τα βήματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Τα λουριά έχουν το σωστό μέγεθος εάν μπορείτε να γλιστρήσετε δύο δάχτυλα μεταξύ του πίσω μέρους του γιακά και του λαιμού του σκύλου."
Βήμα 4. Επιλέξτε προσεκτικά τις λέξεις σας
Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα που είναι εύκολα κατανοητή για όλους. Θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση ορολογίας ή τεχνικών όρων. Εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε έναν τεχνικό όρο, κρατήστε τον σύντομο και απλό.
Για παράδειγμα, εάν γράφετε έναν οδηγό σχετικά με τον τρόπο υποβολής αγωγής, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε νομικούς όρους. Γράψτε πρώτα μια απλή εξήγηση και μετά συνεχίστε με τους τεχνικούς όρους που χρησιμοποιούνται στη δοκιμή
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε θετικά ρήματα
Συνήθως, είναι καλή ιδέα να γράψετε τι πρέπει να κάνει ο αναγνώστης για να ολοκληρώσει την εργασία, παρά τι δεν πρέπει να κάνει. Όταν ένα άτομο διαβάζει έναν οδηγό, το μυαλό του θα στοχεύσει στην ολοκλήρωση της εργασίας. Αν ξεκινήσετε με πράγματα που δεν πρέπει να κάνουν, μπορεί να μπερδευτούν και να κάνουν αυτό που δεν πρέπει.
Για παράδειγμα, εάν γράφετε έναν οδηγό για το πώς να περπατήσετε το σκυλί σας, ίσως θελήσετε να γράψετε "βεβαιωθείτε ότι το λουρί είναι σωστά συνδεδεμένο" ή "ρυθμίστε το κολάρο ώστε να ταιριάζει σωστά" αντί για "μην βάζετε το λουρί σε πολύ σφιχτό "ή" μην φοράτε πολύ στενό γιακά "πολύ στενό."
Βήμα 6. Γράψτε σε δεύτερο πρόσωπο
Χρησιμοποιήστε τη λέξη "εσείς" για να απευθυνθείτε απευθείας στους αναγνώστες σας, ώστε να μην μπερδευτούν. Όταν χρησιμοποιείτε τη λέξη "εσείς", οι αναγνώστες θα γνωρίζουν τι πρέπει να γίνει για να ολοκληρωθεί η εργασία χωρίς να χρειάζεται να μαντέψουν.
Για παράδειγμα, αν γράψετε "ο μοχλός πρέπει να πατηθεί", κάνετε τον αναγνώστη να μαντέψει ποιος πρέπει να πατήσει το μοχλό. Η φράση "πρέπει να πατήσετε το μοχλό" ή ακόμα και "πατήστε το μοχλό" δεν θα αφήσει τον αναγνώστη σε αμφιβολία
Βήμα 7. Συμπεριλάβετε εναλλακτικές λύσεις
Μερικές φορές, υπάρχουν περισσότεροι από ένας τρόποι για να ολοκληρώσετε ένα ή περισσότερα βήματα. Συμπεριλάβετε εναλλακτικές λύσεις μαζί με τα βήματα, ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να επιλέξουν τον τρόπο που προτιμούν.
Για παράδειγμα, αν γράφετε έναν οδηγό για το πώς να φτιάξετε σάντουιτς με φυστικοβούτυρο και ζελέ, συμπεριλάβετε μια εναλλακτική γέμιση, όπως "Βούτυρο αμυγδάλου για άτομα με αλλεργίες στο φυστίκι"
Βήμα 8. Συμπεριλάβετε μια εικόνα αν σας βοηθήσει
Υπάρχει μια παροιμία που λέει κάτι τέτοιο, "μια εικόνα είναι καλύτερη από χίλιες λέξεις". Για να δημιουργήσετε σαφείς οδηγίες, μερικές φορές εικόνες ή διαγράμματα θα διευκολύνουν τους αναγνώστες να κατανοήσουν τις οδηγίες που παρέχετε.
Για περισσότερες τεχνικές οδηγίες, βεβαιωθείτε ότι η εικόνα μπορεί να βοηθήσει σαφώς τον αναγνώστη και ότι η δράση στην εικόνα δεν εμποδίζεται από εργαλεία ή χέρια
Μέρος 3 από 3: Δοκιμή δημιουργημένων οδηγών
Βήμα 1. Οργανώστε τον οδηγό σας σε ενότητες
Οι σύνθετες εργασίες έχουν περισσότερα από ένα μέρη. Εάν γράφετε έναν οδηγό για μια μεγάλη εργασία που έχει πολλά μικρότερα τμήματα, χωρίστε τα σε ξεχωριστές ενότητες.
- Εάν αριθμείτε τους οδηγούς, αντιστοιχίστε έναν αριθμό σε κάθε ενότητα. Ο αναγνώστης θα αισθανθεί την επιτυχία του επιτεύγματος μετά την ολοκλήρωση κάθε ενότητας.
- Ακόμα κι αν η εργασία σας δεν έχει τμήματα που μπορούν να ελεγχθούν μόνο εν μέρει (ημιανεξάρτητη), χωρίστε την σε μέρη εάν η εργασία έχει πολλά βήματα. Με αυτόν τον τρόπο, ο αναγνώστης δεν θα συγκλονιστεί από τον αριθμό των βημάτων στον οδηγό.
Βήμα 2. Δοκιμάστε να κάνετε τον οδηγό που γράψατε
Εάν δεν μπορείτε να ακολουθήσετε τις γραπτές οδηγίες, ούτε κανένας άλλος. Ζητήστε από έναν φίλο να διαβάσει και να ακολουθήσει τον οδηγό και ρωτήστε αν υπάρχουν μέρη που τον μπερδεύουν.
Σως χρειαστεί να δοκιμάσετε τον οδηγό αρκετές φορές, ειδικά αν ο οδηγός σας είναι μακρύς ή περίπλοκος
Βήμα 3. Επεξεργαστείτε προσεκτικά τον οδηγό σας
Τα τυπογραφικά λάθη και τα γραμματικά λάθη θα χαλάσουν τη σαφήνεια του οδηγού σας καθιστώντας δύσκολη την παρακολούθηση. Διαβάστε τον οδηγό σας μπρος -πίσω για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη.
Εάν δεν είστε σίγουροι για τις δεξιότητές σας επεξεργασίας, ζητήστε από έναν φίλο να ελέγξει τον οδηγό σας
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε μια λίστα εργαλείων και υλικών που χρειάζεστε
Ειδικά εάν η εργασία απαιτεί ειδικά εργαλεία ή υλικά, αυτή η λίστα θα βοηθήσει πολύ τον αναγνώστη. Τοποθετήστε αυτήν τη λίστα στην αρχή του οδηγού, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να συγκεντρώσει όλα τα εργαλεία και τα υλικά πριν ξεκινήσει την εργασία.
Φανταστείτε ότι γράφετε μια συνταγή. Οι συνταγές περιλαμβάνουν πάντα όλα τα υλικά και τα εργαλεία μαγειρέματος που χρειάζονται στην αρχή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συλλέξετε τα πάντα πριν το μαγείρεμα
Βήμα 5. Δώστε τις κατάλληλες προειδοποιήσεις
Κατά τη δοκιμή του οδηγού, μπορεί να ανακαλύψετε κρυμμένους κινδύνους που δεν αποκαλύφθηκαν όταν γράψατε για πρώτη φορά τον οδηγό. Προειδοποιήστε τους αναγνώστες ώστε να μπορούν να προφυλαχθούν από αυτόν τον κίνδυνο.
