Η πρόσβαση είναι μια διεπαφή διαχειριστή βάσης δεδομένων που επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν ένα ή περισσότερα μέρη μιας βάσης δεδομένων Excel στο σύστημα, έτσι ώστε να μπορούν να βρουν αντιστοιχίες μεταξύ ή εντός των πεδίων (πεδίων) τους. Επειδή ένα μόνο αρχείο Access μπορεί να περιέχει πολλά υπολογιστικά φύλλα Excel, αυτό το πρόγραμμα είναι επίσης εξαιρετικό για τη συγκέντρωση ή ανάλυση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών υπολογιστικών φύλλων Excel στην Access. Απλώς πρέπει να κάνετε μερικά βασικά βήματα.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία για την εισαγωγή του Excel στην Access
Βήμα 1. Ανοίξτε και τα δύο προγράμματα στον υπολογιστή
Θα χρειαστεί να αγοράσετε και να κατεβάσετε ένα πρόγραμμα Microsoft Office που περιλαμβάνει Excel και Access. Μπορείτε να το κάνετε μόνο μέσω του ιστότοπου της Microsoft.
- Αφού ολοκληρωθεί η λήψη του προγράμματος, κάντε κλικ στο "Έναρξη" στα Windows και επιλέξτε "Όλα τα προγράμματα".
- Κάντε κλικ στο "Microsoft Office" και επιλέξτε "Πρόσβαση" (ή "Excel") από το αναπτυσσόμενο μενού. Perhapsσως το υπολογιστικό φύλλο του Excel στάλθηκε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πραγματοποιήθηκε λήψη από έναν ιστότοπο. Το αρχείο θα ανοίξει ένα πρόγραμμα του Office στον υπολογιστή σας.
Βήμα 2. Καθαρίστε το υπολογιστικό φύλλο του Excel πριν το εισαγάγετε στην Access
Για να διευκολύνετε τα πράγματα για εσάς, συνιστούμε να κάνετε μερικά απλά βήματα πριν από την εισαγωγή του αρχείου Excel στην Access. Το κλειδί είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των υπολογιστικών φύλλων που πρόκειται να εισαχθούν πρέπει να είναι συνεπή.
- Είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι η πρώτη σειρά του υπολογιστικού φύλλου Excel περιέχει τις επικεφαλίδες των στηλών (ή ονόματα κελιών) και ότι μπορεί να γίνει κατανοητή με σαφήνεια και ευκολία. Για παράδειγμα, για μια στήλη που περιέχει τα επώνυμα των ατόμων, σας συνιστούμε να δώσετε τον τίτλο της στήλης "Επώνυμο". Παρέχετε σαφείς και ακριβείς επικεφαλίδες για να διευκολύνετε την αντιστοίχιση των επικεφαλίδων στηλών ενός φύλλου Excel με ένα άλλο.
- Η πρόσβαση σάς επιτρέπει να συνδέσετε δύο ή περισσότερα πεδία μεταξύ πολλών φύλλων εργασίας. Πείτε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας του Excel που περιέχει πληροφορίες μισθοδοσίας. Αυτό το υπολογιστικό φύλλο περιέχει το όνομα και το επώνυμο του ατόμου, τη διεύθυνση και το ύψος του μισθού του. Πείτε ότι θέλετε να αντιστοιχίσετε ένα φύλλο στην Πρόσβαση σε ένα δεύτερο φύλλο Excel που περιέχει πληροφορίες σχετικά με μια καμπάνια οικονομικής συνεισφοράς. Αυτό το δεύτερο φύλλο περιέχει το όνομα, τη διεύθυνση και τη δωρεά του ατόμου. Η πρόσβαση σάς επιτρέπει να αντιστοιχίσετε μια επικεφαλίδα στήλης με μια άλλη. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε Τίτλους ονομάτων για να δείτε άτομα με το ίδιο όνομα να εμφανίζονται και στις δύο βάσεις δεδομένων.
- Σαρώστε το φύλλο Excel για να βεβαιωθείτε ότι κάθε τύπος δεδομένων χειρίζεται με τον ίδιο τρόπο και καθαρίστε το πριν τα εισαγάγετε στην Access. Αυτό είναι αυτό που ονομάζεται "σχεσιακό" στην Access. Για παράδειγμα, εάν το υπολογιστικό φύλλο μισθοδοσίας σας περιέχει το πρώτο, το τελευταίο και το μεσαίο αρχικό όνομα σε μία στήλη, αλλά το δεύτερο υπολογιστικό φύλλο περιέχει μόνο πρώτα ονόματα σε ξεχωριστές στήλες, η Access δεν θα εμφανίζει αντιστοιχίσεις. Οι επικεφαλίδες στήλης/πεδίου πρέπει να ταιριάζουν ακριβώς.
Βήμα 3. Χωρίστε τις πληροφορίες σε στήλες στο Excel
Για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα, οι πληροφορίες πρέπει να χωριστούν σε στήλες στο Excel, ώστε να μην έχουν ως αποτέλεσμα "μη αντιστοίχιση" στην Access.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να διαιρέσετε το όνομα, το μεσαίο αρχικό και το επώνυμο, έτσι ώστε το καθένα να έχει τη δική του στήλη. Εάν το δεύτερο φύλλο εργασίας έχει δομηθεί με τον ίδιο τρόπο, όταν συνδέετε, ας πούμε, επώνυμο με επώνυμο στην Access, τα αποτελέσματα αντιστοίχισης εμφανίζονται για τα ίδια ονόματα.
- Για να χωρίσετε μια στήλη στο Excel, επισημάνετε τη στήλη που περιέχει τις πληροφορίες που θέλετε να χωρίσετε. Κάντε κλικ στα δεδομένα "δεδομένων" στη γραμμή εργαλείων στο πρόγραμμα Excel. Κάντε κλικ στην επιλογή "κείμενο σε στήλες". Συνήθως, θα επιλέξετε την επιλογή "οριοθετημένη". Κάντε κλικ στο επόμενο (επόμενο).
Βήμα 4. Συνεχίστε να χρησιμοποιείτε τον οδηγό για να χωρίσετε τις συγκλίνοντες στήλες
Τώρα είστε έτοιμοι να εκτελέσετε τη διαδικασία διαίρεσης των πληροφοριών που είναι συγκεντρωμένες σε μία στήλη σε πολλές στήλες.
- Επιλέξτε τον τρόπο "οριοθέτησης" των δεδομένων στη στήλη. Δηλαδή, κάθε πληροφορία σε μια στήλη χωρίζεται με κάτι. Συνήθως, αυτός ο διαχωριστής είναι ένα διάστημα, κόμμα ή ερωτηματικό. Συχνά αυτές οι πληροφορίες διαχωρίζονται απλώς από το χώρο. Για παράδειγμα, στο ακόλουθο παράδειγμα, πείτε ότι το όνομα "Budi A. Dodo" εμφανίζεται σε μία στήλη. Το όνομα (Budi) και τα αρχικά A. χωρίζονται με κενά. Το επώνυμο και τα αρχικά Α. Του Ντόντο είναι επίσης χωριστά. Έτσι, επιλέξτε έναν χώρο στον καθορισμένο οδηγό.
- Κάντε κλικ στο επόμενο και, στη συνέχεια, τελειώστε (τελείωσε). Το πρόγραμμα θα χωρίσει τους Budi, A. και Dodo σε τρεις στήλες. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε σε αυτές τις νέες στήλες νέους τίτλους για να υποδείξετε τον τύπο των πληροφοριών που περιέχουν (Επώνυμο, Όνομα κ.λπ.) Είναι καλύτερο να δημιουργήσετε πρώτα μερικές κενές στήλες στα δεξιά των διαχωρισμένων δεδομένων, έτσι ώστε να πιέζονται τα δεδομένα σε μια νέα κενή στήλη (αντί -αντί για αντικατάσταση στηλών που περιέχουν ήδη πληροφορίες).
Μέρος 2 από 3: Εισαγωγή του Excel στην Access
Βήμα 1. Ανοίξτε το πρόγραμμα Access στον υπολογιστή σας
Μεταβείτε στο μενού προγράμματος υπολογιστή. μεταβείτε στο μενού Έναρξη, επιλέξτε Microsoft Office και κάντε κλικ στο Microsoft Access. Πρέπει να ανοίξετε μια νέα κενή βάση δεδομένων Access για να μπορέσετε να εισαγάγετε το Excel.
- Επιλέξτε "κενή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας" για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων στο πρόγραμμα Access.
- Δώστε του ένα νέο όνομα αν θέλετε. Κάντε κλικ στο "δημιουργία" (δημιουργία).
Βήμα 2. Εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel στην Access
Το επόμενο βήμα είναι να σύρετε το υπολογιστικό φύλλο του Excel (ένα ή περισσότερα) στη βάση δεδομένων της Access.
- Κάντε κλικ στην επιλογή "Εξωτερικά δεδομένα" στη γραμμή εργαλείων μία φορά στη Διαχείριση βάσης δεδομένων της Access. Επιλέξτε "Excel". Σε ορισμένες εκδόσεις της Access, αυτή η λειτουργία μπορεί να βρεθεί κάνοντας κλικ στο "αρχείο" στη γραμμή εργαλείων και στο "Λήψη εξωτερικών δεδομένων".
- Όταν εμφανιστεί το "όνομα αρχείου", κάντε κλικ στην επιλογή "περιήγηση" για να βρείτε το φύλλο Excel στον υπολογιστή σας.
- Διατηρήστε το πλαίσιο που λέει "εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων" χωρίς έλεγχο. Αυτή η ρύθμιση είναι προεπιλεγμένη από προεπιλογή.
- Όταν βρείτε το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να εισαγάγετε στον υπολογιστή σας, κάντε κλικ σε αυτό. Κάντε κλικ στο "OK". Αυτό το βήμα θα σας οδηγήσει στον οδηγό για την εισαγωγή του Excel στην Access.
Μέρος 3 από 3: Χρησιμοποιώντας τον Οδηγό για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής
Βήμα 1. Πηγαίνετε στα βήματα του οδηγού που εμφανίζεται στην Access
Για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής υπολογιστικού φύλλου, ολοκληρώστε τα βήματα του οδηγού.
- Επιλέξτε το φύλλο εργασίας στο υπολογιστικό φύλλο του Excel που θέλετε να εισαγάγετε. Ωστόσο, μερικές φορές οι άνθρωποι δημιουργούν πολλές σελίδες σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, τις οποίες μπορείτε να δείτε κάνοντας κλικ στις ετικέτες στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Εάν ναι, πρέπει να πείτε στον οδηγό Access το επιλεγμένο φύλλο εργασίας. Κάντε κλικ στο επόμενο.
- Στην επόμενη σελίδα υπάρχει ένα πλαίσιο που ρωτά εάν η πρώτη σειρά του φύλλου Excel έχει επικεφαλίδες στηλών. Αυτό σημαίνει ότι οι γραμμές στο υπολογιστικό φύλλο που αντιπροσωπεύουν τα δεδομένα σε κάθε στήλη (π.χ. επώνυμο, διεύθυνση, μισθός κ.λπ.) πρέπει να καθαριστούν πρώτα για να βεβαιωθείτε ότι η πρώτη γραμμή είναι η επικεφαλίδα της στήλης. Στη συνέχεια, ελέγξτε "ναι ότι η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών" (ναι, η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών). Αυτός είναι ο απλούστερος τρόπος. Κάντε κλικ στο επόμενο.
- Εάν η πρώτη σας σειρά δεν περιέχει επικεφαλίδες στηλών, η επόμενη σελίδα θα σας ρωτήσει αν θέλετε να ονομάσετε αυτά που ονομάζονται "πεδία" στην Access (αυτές είναι επικεφαλίδες στηλών). Εάν δεν συμπληρώσατε καθένα από αυτά τα πεδία με σαφή και εύχρηστα ονόματα πριν από την εισαγωγή (συνιστάται), το κάνετε εδώ.
Βήμα 2. Ολοκληρώστε τη διαδικασία εισαγωγής
Απομένουν μερικά βήματα στη διαδικασία εισαγωγής. Η επόμενη σελίδα του οδηγού θα σας ρωτήσει εάν θέλετε να προσδιορίσετε το κύριο κλειδί.
- Αυτό το βήμα δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά μπορεί να γίνει. Το κύριο κλειδί σημαίνει ότι το πρόγραμμα υπολογιστή θα εκχωρήσει έναν μοναδικό αριθμό σε κάθε γραμμή πληροφοριών. Αυτό το βήμα μπορεί να είναι χρήσιμο αργότερα κατά την ταξινόμηση δεδομένων. Κάντε κλικ στο επόμενο.
- Η τελική οθόνη στον οδηγό έχει ένα διάστημα που περιέχει το αρχικό όνομα. Μπορείτε να μετονομάσετε το εισαγόμενο φύλλο Excel (το αρχείο θα γίνει "πίνακας" στην Access στην αριστερή πλευρά της σελίδας όταν ολοκληρώσει την εισαγωγή).
- Κάντε κλικ στην επιλογή "εισαγωγή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "κλείσιμο". Θα δείτε έναν πίνακα στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Το φύλλο εισάγεται τώρα στην Access.
- Εάν θέλετε να συνδέσετε περισσότερα από ένα σύνολα δεδομένων, επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία με ένα ή περισσότερα άλλα υπολογιστικά φύλλα. Τώρα, είστε έτοιμοι να αντιστοιχίσετε τα δεδομένα στο φύλλο της Access.
Προειδοποίηση
- Εάν το αρχείο Excel προέρχεται από μια έκδοση του Office διαφορετική από την Access, η διαδικασία εισαγωγής μπορεί να είναι λίγο δύσκολη.
- Και πάλι τονίζουμε ότι πρέπει να καθαρίσετε το υπολογιστικό φύλλο πριν το εισαγάγετε. Ένας από τους λόγους είναι η ανάλυση της ύπαρξης προβλημάτων στα δεδομένα.
- Διατηρείτε πάντα ένα αντίγραφο του αρχικού υπολογιστικού φύλλου, ώστε αυτή η διαδικασία να μην χρειάζεται να επαναληφθεί εάν κάνετε λάθος.
- Δεν μπορείτε να εισαγάγετε περισσότερα από 255 κελιά/πλαίσια στην Access.
