Η ικανότητα να είσαι επαγγελματίας παίζει σημαντικό ρόλο στην επιτυχία της καριέρας. Σχεδόν όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να απαντούν σε τηλεφωνικές κλήσεις, ανεξάρτητα από τη θέση τους στην εταιρεία. Για να κάνετε τους καλούντες να αισθάνονται άνετα, μάθετε πώς να λαμβάνετε καλές κλήσεις για να κάνετε θετική εντύπωση και να είστε έτοιμοι να απαντήσετε στις ερωτήσεις που τίθενται.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Λήψη τηλεφωνικών κλήσεων
Βήμα 1. Σηκώστε το τηλέφωνο το συντομότερο δυνατό
Όταν χτυπάει το τηλέφωνο του γραφείου, δεν είναι ευγενικό να κρατάς τον καλούντα σε αναμονή. Πριν το τρίτο κουδούνισμα, σηκώστε αμέσως το τηλέφωνο και πείτε ένα γεια στο άτομο που καλεί.
Βήμα 2. Κρατήστε το ακουστικό μπροστά από το πρόσωπό σας
Μπορεί να θέλετε να μιλήσετε αμέσως, αλλά πρώτα βεβαιωθείτε ότι ο δέκτης στο τηλέφωνο βρίσκεται μπροστά από το πρόσωπό σας. Μιλήστε όταν ο δέκτης βρίσκεται στη σωστή θέση, έτσι ώστε ο καλών να λαμβάνει πλήρεις πληροφορίες.
Βήμα 3. Πάρτε μια βαθιά ανάσα πριν μιλήσετε
Αφού τοποθετήσετε το τηλέφωνο μπροστά από το πρόσωπό σας, πάρτε βαθιές ανάσες για να ηρεμήσετε και εστιάστε το μυαλό σας πριν πείτε ένα γεια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μιλάτε ήρεμα ενώ συγκεντρώνεστε.
Βήμα 4. Αναφέρετε το όνομα και το όνομα της εταιρείας σας
Αυτή η μέθοδος λέει στον καλούντα ότι είναι ήδη συνδεδεμένος με την εταιρεία στην οποία θέλει να καλέσει. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι γνωρίζει το όνομα της εταιρείας σας και το όνομά σας. Αναφέρετε πρώτα το όνομα της εταιρείας. Μπορείτε να γράψετε τις λέξεις που θέλετε να πείτε όταν λαμβάνετε ένα τηλεφώνημα, ώστε να μην χρειάζεται να σκέφτεστε τι να πείτε όταν χτυπάει το τηλέφωνο. Η διατύπωση μπορεί να προσαρμοστεί στην κατάσταση και τις συνθήκες στις οποίες εργάζεστε.
- Εάν εργάζεστε ως ρεσεψιονίστ, δώστε πλήρεις πληροφορίες για την εταιρεία, επειδή για τον καλούντα, είστε η είσοδος για να πάρετε αυτό που χρειάζεται. Για παράδειγμα, χαιρετήστε τον καλούντα λέγοντας: "Καλημέρα/απόγευμα/βράδυ. Η έδρα του WikiHow είναι εδώ. Είμαι ο Νικήτα εδώ για να βοηθήσω". Μέσω αυτών των πληροφοριών, ο καλών γνωρίζει το όνομα της εταιρείας σας και το όνομά σας, ώστε να αισθάνεται πιο άνετα να συνεχίσει τη συνομιλία. Εάν είστε ιδιωτικός γραμματέας, δώστε το όνομα του εργοδότη σας (για παράδειγμα, "Το γραφείο του κ. Μίλερ είναι εδώ. Είμαι η Νικήτα.") Επειδή ο καλών θέλει να επικοινωνήσει με το αφεντικό σας.
- Εάν είστε μέλος συγκεκριμένου τμήματος, ενημερώστε τη θέση σας ώστε να μπορεί να κάνει σχετικές ερωτήσεις, για παράδειγμα, "Καλημέρα. Είμαι η Yesika στο τμήμα λογιστικής". Με αυτόν τον τρόπο, ο καλών γνωρίζει αν είναι συνδεδεμένος με το τμήμα και το άτομο για να καλέσει ή πρέπει να μιλήσει με κάποιον άλλο.
Βήμα 5. Ετοιμάστε χαρτικά και σημειωματάριο δίπλα στο τηλέφωνο
Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να κρατήσετε αμέσως σημειώσεις εάν ο καλούντος θέλει να αφήσει ένα μήνυμα ή να παράσχει πληροφορίες. Μην τον κρατάς να περιμένει γιατί θα πρέπει να βρεις χαρτί και στυλό για να γράψεις.
Μέρος 2 από 2: Μιλώντας στο τηλέφωνο
Βήμα 1. Χαμογελάστε όταν μιλάτε
Ακόμα κι αν είστε στενοχωρημένοι, το ψεύτικο χαμόγελο κάνει τη φωνή σας να ακούγεται πιο ευχάριστη στον καλούντα. Αν και αναγκαστική, αυτή η μέθοδος μπορεί να βελτιώσει τη διάθεση.
Βήμα 2. Μιλήστε καθαρά και επαγγελματικά
Όταν εργάζεστε σε επαγγελματικό περιβάλλον, βεβαιωθείτε ότι εσείς και ο καλών είστε σε θέση να επικοινωνείτε με σαφήνεια και ευθύτητα. Μιλήστε με αργό ρυθμό και πείτε κάθε λέξη με σαφή άρθρωση, έτσι ώστε οι πληροφορίες που μεταφέρετε να γίνονται κατανοητές από τον καλούντα.
- Μην πείτε μη τυπικές λέξεις, όπως "όχι", "γουλιά" ή "μη". Πείτε κάθε λέξη καθαρά, όπως "ναι" ή "όχι", έτσι ώστε και τα δύο μέρη να έχουν καλή κατανόηση του τι λέγεται. Να είστε ευγενικοί λέγοντας "Ευχαριστώ" και "Καλώς ήρθατε" όπως απαιτείται.
- Εάν πρέπει να μοιραστείτε αριθμούς ή γράμματα, όπως να δώσετε ονόματα ή αριθμούς τηλεφώνου, μάθετε το φωνητικό αλφάβητο (προφορά ήχων ομιλίας). Με αυτόν τον τρόπο, οι καλούντες δεν μπερδεύονται όταν προφέρετε γράμματα που ακούγονται το ίδιο, όπως τα γράμματα Β και Π. Όταν γράφετε το όνομα του Μπουντί, προφέρετε το γράμμα Β εξηγώντας το "Β της λέξης του Μπαλί".
Βήμα 3. Χαιρετήστε επαγγελματικά τους καλούντες
Αντί να χαιρετήσετε τον καλούντα με το μικρό του όνομα, βεβαιωθείτε ότι λέτε "πατέρας" ή "μητέρα" πριν πείτε το όνομά τους, όπως "κύριος Jon", ειδικά αν δεν γνωρίζετε τον καλούντα προσωπικά. Προσπαθήστε να θυμάστε το όνομα και να το λέτε καθ 'όλη τη διάρκεια της συνομιλίας.
Γράψτε το όνομα του καλούντος μόλις σας πει το όνομά του για να μην το ξεχάσετε
Βήμα 4. Συνδέστε τους καλούντες με άλλα άτομα, εάν χρειάζεται
Κάποιος που καλεί μια εταιρεία ή ένα γραφείο συνήθως χρειάζεται βοήθεια επειδή θέλει να βρει πληροφορίες ή αντιμετωπίζει πρόβλημα. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε σε μια ερώτηση ή να βρείτε μια λύση, ρωτήστε εάν θα ήθελε να μιλήσει με κάποιον που μπορεί να βοηθήσει. Αυτό το βήμα δείχνει ότι νοιάζεστε για τον καλούντα και θέλετε να βοηθήσετε να επιλυθεί γρήγορα το πρόβλημα.
- Τα τηλέφωνα γραφείου χρησιμοποιούν συνήθως το σύστημα για τη μεταφορά κλήσεων. Μάθετε αν τα τηλέφωνα στο γραφείο σας είναι μεταφερόμενα και μάθετε πώς λειτουργούν. Εάν όχι, μάθετε τον αριθμό τηλεφώνου του ατόμου που πρέπει να καλέσετε και μοιραστείτε τον με τον καλούντα.
- Ρωτήστε τον καλούντα ευγενικά αν μπορείτε να τον συνδέσετε με κάποιον άλλο. Για παράδειγμα, "Συγγνώμη, δεν μπορώ να απαντήσω στην ερώτησή σας. Τι λέτε για τη μεταφορά της τηλεφωνικής γραμμής ώστε να μπορείτε να μιλήσετε απευθείας με τον Pak Bambang; Μπορεί να δώσει μια λύση." Βεβαιωθείτε ότι ο καλών συμφωνεί πριν μεταφέρετε την τηλεφωνική γραμμή.
- Εάν το άτομο που μπορεί να βοηθήσει δεν βρίσκεται στο γραφείο, ρωτήστε αν ο καλών θα ήθελε να αφήσει ένα μήνυμα. Μην ξεχάσετε να μεταφέρετε το μήνυμα σε αρμόδια άτομα.
Βήμα 5. Τερματίστε τη συζήτηση επαγγελματικά
Το να πείτε "Ευχαριστώ" ή "Καλημέρα/απόγευμα/βράδυ" είναι ένας τρόπος να ενημερώσετε τον καλούντα ότι η συνομιλία τελείωσε και ότι μπορεί να κλείσει το τηλέφωνο. Μην μπερδεύεστε αν η συζήτηση συνεχίζεται ή όχι.
Περιμένετε να κλείσει ο τηλεφωνητής. Εάν είστε αυτός που λαμβάνει το τηλεφώνημα, αφήστε τον καλούντα να πει όλα όσα θέλει να πει μέχρι να τελειώσουν. Μπορεί να σας φανεί αγενής ή θα χάσετε πληροφορίες αν κλείσετε το τηλέφωνο όταν δεν έχει τελειώσει να μιλάει
Συμβουλές
- Μην παίρνετε προσωπικά τηλεφωνήματα στη δουλειά. Είστε στο γραφείο για δουλειά, όχι για συνομιλία με φίλους. Εάν θέλετε να συνομιλήσετε ή να στείλετε μηνύματα σε έναν φίλο, αναβάλλετε το μέχρι να τελειώσει το διάλειμμα για μεσημεριανό γεύμα ή η ώρα της εργασίας σας.
- Αποφύγετε τους περισπασμούς. Για να κάνετε τον καλούντα να αισθάνεται ότι είναι φροντισμένος, αναβάλλετε τις εργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη και επικεντρωθείτε στον καλούντα. Μην αποσπάτε την προσοχή σας ή μην φαίνεστε πολύ απασχολημένοι για να απαντήσετε σε ερωτήσεις ή να παρέχετε βοήθεια.
- Μην μιλάτε ενώ τρώτε, πίνετε ή μασάτε τσίχλες ενώ είστε στο τηλέφωνο γιατί η ομιλία σας θα είναι δύσκολο να κατανοηθεί και θα κάνει τον καλούντα να αισθανθεί ότι δεν εκτιμάται.
- Ακόμα κι αν ο καλών κάνει παράπονο ή είναι αγενής, δείξτε ενσυναίσθηση, ηρεμήστε και δώστε επαγγελματική απάντηση.
