Πριν αναλάβετε μια νέα θέση εργασίας, ο διευθυντής ή ο επόπτης σας συνήθως θα σας ζητήσει να συνοδεύσετε τον υπάλληλο που θα συνεχίσει την εργασία σας. Η προθυμία σας να βοηθήσετε κατά τη μεταβατική περίοδο πραγματοποιώντας προληπτικά λεπτομερείς προετοιμασίες και παραδόσεις είναι ένας τρόπος διασφάλισης ομαλών δραστηριοτήτων της εταιρείας και οικοδόμησης εξαιρετικής φήμης όταν αλλάζετε δουλειά ή παίρνετε νέα θέση.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία για παράδοση εργασίας
Βήμα 1. Προσκαλέστε το αφεντικό σας να συζητήσει το σχέδιο παράδοσης
Συναντηθείτε με το αφεντικό σας για να συζητήσετε λεπτομερώς τι πρέπει να κάνετε κατά τη μετάβαση. Ανάλογα με τη δουλειά σας και το στυλ ηγεσίας του προϊσταμένου σας, μπορεί να σας ζητήσει να συνεισφέρετε πολλά κατά τη διάρκεια της παράδοσης, για παράδειγμα, εάν σας ζητηθεί να διδάξετε ή να εκπαιδεύσετε έναν αναπληρωτή υπάλληλο για μερικές ημέρες ή μερικές εβδομάδες.
- Συνήθως, πρέπει να προετοιμάσετε έγγραφα ως απόδειξη επίσημης παράδοσης.
- Συζητήστε αυτό το σχέδιο με το αφεντικό σας. Ρωτήστε πόσο ελπίζει να συνεισφέρει και τι πρέπει να δώσετε προτεραιότητα κατά τη μετάβαση.
Βήμα 2. Σχεδιάστε το έγγραφο παράδοσης
Αφού γνωρίζετε τις προσδοκίες του αφεντικού λεπτομερώς, ετοιμάστε ένα σχέδιο εγγράφου παράδοσης. Εκτός από το να σας βοηθήσει να ετοιμαστείτε, αυτό το έγγραφο περιέχει εργασίες και πληροφορίες που πρέπει να παραδοθούν κατά τη μετάβαση. Τα ακόλουθα πρέπει να περιλαμβάνονται στο έγγραφο παράδοσης:
- Λεπτομερείς πληροφορίες για τις καθημερινές δραστηριότητες, την εργασία και τις προτεραιότητες εργασίας.
- Περιγραφή των σημαντικών πραγμάτων που πρέπει να κάνετε και των ευθυνών που πρέπει να εκπληρωθούν στην τρέχουσα θέση σας.
- Τι αναμένεται από το άτομο που θα σας αντικαταστήσει.
- Η λίστα περιέχει σημαντικά αρχεία που πρέπει να υποβληθούν, όπως συμφωνία ή πρόγραμμα εργασίας.
Βήμα 3. Ολοκληρώστε τις ημιτελείς εργασίες
Εάν πρέπει να αλλάξετε εργασία αμέσως, προσπαθήστε να ολοκληρώσετε οποιαδήποτε εργασία βρίσκεται σε εξέλιξη. Εκτός από την ικανοποίηση από αυτό το επίτευγμα, βοηθάτε και άλλους να ξεκινήσουν τη δουλειά τους από την αρχή. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να αφήσετε μια θετική εντύπωση και να δημιουργήσετε μια καλή φήμη.
- Όσο δύσκολο και αν είναι, εργαστείτε σκληρότερα εάν υπάρχει ένα έργο που πλησιάζει την προθεσμία.
- Η ολοκλήρωση μιας νέας εργασίας που πλησιάζει σε μια προθεσμία μπορεί να είναι πολύ δύσκολη για άτομα που δεν καταλαβαίνουν ακόμη τις περιπλοκές.
Βήμα 4. Μιλήστε με συναδέλφους
Πριν ξεκινήσει η μεταβατική περίοδος, αφιερώστε χρόνο για να συζητήσετε με τους συναδέλφους σας σχετικά με το σχέδιο παράδοσης και να ρωτήσετε ποιες είναι οι προτεραιότητές σας. Εάν υπάρχει ένα νέο ζήτημα που δεν γνωρίζετε, εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία για να αναζητήσετε πληροφορίες και να βρείτε μια λύση.
- Τα νέα θέματα συνήθως δεν έχουν μεγάλο αντίκτυπο πριν από μια κίνηση, αλλά μπορούν να μεταφερθούν στο άτομο που θα σας αντικαταστήσει εάν το γνωρίζετε ήδη.
- Εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία για να μοιραστείτε τα σχέδιά σας και τις συναρπαστικές ημερομηνίες με τους συναδέλφους σας. Ενημερώστε τους επίσης για τη μεταβατική περίοδο για να μπορέσουν να προετοιμαστούν.
- Πρέπει να πείτε στους συναδέλφους σας για τα κινούμενα σχέδιά σας καθώς η παραγωγικότητα της εργασίας τείνει να μειώνεται κατά τη μεταβατική περίοδο.
Βήμα 5. Προετοιμάστε ένα επίσημο έγγραφο παράδοσης εγγράφως
Το τελευταίο βήμα για την προετοιμασία για τη μεταβατική περίοδο είναι η παραγωγή ενός επίσημου εγγράφου παράδοσης. Κατά την προετοιμασία ενός σχεδίου, απαριθμήστε και εξηγήστε όλες τις σημαντικές πληροφορίες και, στη συνέχεια, συζητήστε τις με τους ανωτέρους και τη διοίκηση που θα επηρεαστούν από αυτό το σχέδιο. Ολοκληρώστε τα έγγραφα παράδοσης και στείλτε τα στον διάδοχό σας λίγες μέρες πριν αρχίσει να εργάζεται. Το περιεχόμενο μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την εργασία, αλλά το έγγραφο παράδοσης πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα:
- Κατάλογος εργασιών και πρόγραμμα εργασίας.
- Πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη.
- Το ημερολόγιο περιέχει τις προγραμματισμένες δραστηριότητες και προθεσμίες.
- Πληροφορίες λέξεων -κλειδιών και διαδικασίες σύνδεσης.
- Λίστα επαφών που σχετίζονται με την εργασία.
- Οδηγός πρόσβασης σε αρχεία και καταλόγους σε υπολογιστή.
Μέρος 2 από 3: Περνώντας τη Μετάβαση
Βήμα 1. Πάρτε όσο το δυνατόν περισσότερο χρόνο
Αφού ο υπάλληλος που σας αντικατέστησε αρχίσει να εργάζεται, μπορεί να μην μετακομίσατε και να σας ζητήθηκε να τον συνοδεύσετε μέχρι να καταλάβει τη δουλειά του. Η διάρκεια της μεταβατικής περιόδου είναι αβέβαιη, μπορεί να είναι ημέρες ή εβδομάδες. Ωστόσο, όσο περισσότερο χρόνο δίνετε στον εαυτό σας, τόσο περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να μεταφέρετε.
Για να διασφαλίσετε ότι παρέχετε πλήρεις πληροφορίες και ότι δεν σας λείπει τίποτα, εμπλέξτε τον αντικαταστάτη σας σε μια ποικιλία καθημερινών δραστηριοτήτων
Βήμα 2. Υποβάλετε άμεσα σημαντικά έγγραφα
Κατά τη μεταβατική περίοδο, θα πρέπει να παραδώσετε προσωπικά σημαντικά δεδομένα και έγγραφα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά πράγματα γίνονται σωστά και οι προτεραιότητες είναι σαφώς καθορισμένες. Επιπλέον, οι δυο σας έχετε ακόμα χρόνο να συζητήσετε πληροφορίες που πρέπει να συζητηθούν περαιτέρω πριν μετακομίσετε.
- Εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία να του εξηγήσετε σημαντικές πληροφορίες και μπορεί να ζητήσει πολύ χρήσιμα πράγματα για να κάνει μια καλή παράδοση.
- Κατά τη συζήτηση, αφιερώστε χρόνο για να δώσετε μια επισκόπηση της κατάστασης εργασίας και να εξηγήσετε το πλαίσιο της συνομιλίας, έτσι ώστε να μην χαθούν πληροφορίες.
Βήμα 3. Κάντε μια προσπάθεια να παράσχετε βοήθεια
Εάν εξακολουθείτε να εργάζεστε και οι δύο στο ίδιο γραφείο, να είστε υποστηρικτικοί και προληπτικοί. Εάν υπάρχει πρόβλημα, παρέχετε βοήθεια εντοπίζοντας την αιτία και βρίσκοντας μαζί μια λύση. Οι νέοι υπάλληλοι συνήθως αισθάνονται άβολα ή άβολα τις πρώτες μέρες και δεν θα σας ενοχλήσουν με ερωτήσεις.
- Ξεκαθαρίστε ότι είστε διαθέσιμοι για να παρέχετε υποστήριξη και βοήθεια εάν χρειαστεί.
- Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να υποστηρίξετε ο ένας τον άλλον για να εκπληρώσετε τις ευθύνες σας κατά τη διάρκεια της μετάβασης.
Βήμα 4. Πραγματοποιήστε μια τελευταία συνάντηση για να συζητήσετε την παράδοση
Πριν προχωρήσετε και κάνετε μια πλήρη παράδοση, έχετε μια συνάντηση με το άτομο που θα σας αντικαταστήσει. Ζητήστε του να ετοιμάσει ερωτήσεις και να κρατήσει σημειώσεις με πράγματα με τα οποία έχει ασχοληθεί. Αυτή η συνάντηση είναι μια καλή ευκαιρία για να διασφαλιστεί ότι κατανοεί τον ρόλο και τις ευθύνες του.
- Όλα τα θέματα που χρήζουν περαιτέρω διευκρίνισης μπορούν να συζητηθούν στη συνάντηση.
- Ανάλογα με το πού εργάζεστε, σκεφτείτε εάν θα καλέσετε ή όχι το αφεντικό σας σε μια συνάντηση.
- Πρέπει να πείτε στο αφεντικό σας πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση. Ρωτήστε τον αν έχει προτάσεις ή πληροφορίες που θα ήθελε να μοιραστεί.
Μέρος 3 από 3: Προετοιμασία μακροπρόθεσμου αναπτυξιακού σχεδίου
Βήμα 1. Περιγράψτε την υποστήριξη και την εκπαίδευση που παρέχεται από την εταιρεία
Κατά την παράδοση, δείξτε τη διάθεση να συνεισφέρετε ανοίγοντας τις καλύτερες πιθανότητες επιτυχίας στους άλλους. Αντί απλώς να εγκαταλείψετε τα καθήκοντα και την εργασία, δώστε συμβουλές αντικατάστασής σας ώστε να μπορέσει να αναπτυχθεί επαγγελματικά και να παρέχει υποστήριξη στο πρώην αφεντικό του, ώστε να είναι πάντα υγιής και επιτυχημένος στη δουλειά.
- Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με την εργασία σχετικά με το πρόγραμμα κατάρτισης.
- Όταν ξεκινάτε να εργάζεστε, μπορεί να έχετε παρακολουθήσει εκπαίδευση για να προσαρμόσετε και να αυξήσετε τις γνώσεις σας.
- Μην ξεχάσετε να μεταφέρετε αυτές τις πληροφορίες στο άτομο που συνεχίζει τη δουλειά σας και να το ενθαρρύνετε να αξιοποιήσει στο έπακρο την ευκαιρία.
Βήμα 2. Μην αγνοείτε την εργασιακή κουλτούρα
Εάν για κάποιο χρονικό διάστημα έχετε ακόμα χρόνο να συνεργαστείτε με το άτομο που θα πάρει τη θέση σας, μην εστιάσετε μόνο στις τεχνικές πτυχές της εργασίας. Κάθε γραφείο έχει ένα μοναδικό περιβάλλον εργασίας και κουλτούρα που μπορεί να είναι συντριπτικό ή μπερδεμένο για τους νεοεισερχόμενους. Αφιερώστε χρόνο για να εξηγήσετε πράγματα και πραγματικές καταστάσεις γραφείου.
- Πάρτε τον γύρω από το γραφείο και παρουσιάστε τον σε όλους τους υπαλλήλους.
- Εξηγήστε τους ρόλους και τις ευθύνες των νέων και των υπαρχόντων υπαλλήλων.
- Εάν ως νέος υπάλληλος αναλάβει διαφορετικά καθήκοντα ή οι ευθύνες και οι προτεραιότητες εργασίας του επικεντρώνονται σε διαφορετικά πράγματα, βεβαιωθείτε ότι ο παλιός υπάλληλος το καταλαβαίνει αυτό.
Βήμα 3. Παρέχετε αναλυτικά στοιχεία επικοινωνίας
Εάν θέλετε να βοηθήσετε έναν νέο υπάλληλο, πείτε του πώς να επικοινωνήσει μαζί σας και ενημερώστε του ότι μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει σοβαρό πρόβλημα ή χρειάζεται πληροφορίες. Ωστόσο, δεν είναι όλοι πρόθυμοι να βοηθήσουν αφού αλλάξουν δουλειά ή καταλάβουν μια νέα θέση. Αυτό συνήθως επηρεάζεται από τις σχέσεις με πρώην ανώτερους.
- Συχνά, τα προβλήματα μπορούν να επιλυθούν απλά επικοινωνώντας μέσω email.
- Ακόμα κι αν έχετε μετακομίσει, το να είστε πρόθυμοι να βοηθήσετε θα σας κάνει καλή εντύπωση και θα βελτιώσει τη φήμη σας.
