Perhapsσως πρέπει να γράψετε μια έκθεση εκδήλωσης για να αξιολογήσετε την επιτυχία ενός γεγονότος συγκρίνοντας τα αποτελέσματα με τους στόχους του. Αυτή η αναφορά απαιτείται από την εταιρεία ή το άτομο που πραγματοποιεί την εκδήλωση για να καθορίσει εάν πρέπει να γίνουν αλλαγές. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να διασφαλίσετε ότι μια επιτυχημένη αναφορά εκδήλωσης είναι καλογραμμένη. Θα το χρειαστείτε εάν φιλοξενείτε άλλη εκδήλωση!
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Συγκέντρωση αναφορών συμβάντων
Βήμα 1. Καθορίστε το ύφος και τη μορφή παρουσίασης για κάθε κοινό
Οι αναφορές συμβάντων μπορούν να συρραφθούν, να συρραφθούν, με τη μορφή αρχείων PDF, παρουσιάσεων του PowerPoint κ.ο.κ.
- Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά συμβάντος είναι οργανωμένη σε σαφείς ενότητες. Πρέπει να καθορίσετε τον τρόπο σύγκρισης των αποτελεσμάτων της εκδήλωσης με τους στόχους της. Συνοψίστε τα κύρια αποτελέσματα των γεγονότων που πραγματοποιήθηκαν.
- Προσαρμόστε τις αναφορές εκδηλώσεων στις ανάγκες και τα ενδιαφέροντα κάθε χορηγού και κοινού. Εξετάστε τους στόχους των χορηγών. Σε κάποιο βαθμό, οι χορηγοί είναι το βασικό κοινό για τις αναφορές συμβάντων. Θέλουν να αξιολογήσουν την καταλληλότητα της χορηγούμενης εκδήλωσης. Φροντίστε λοιπόν να γνωρίζετε τι θέλουν και τι τους ενδιαφέρει περισσότερο.
- Προσαρμόστε τις αναφορές συμβάντων για να καλύψετε επίσης συγκεκριμένες ανάγκες σχετικά με μοναδικά γεγονότα και χορηγούς. Μην γράφετε μια αναφορά σαν να απευθύνεται σε έναν τύπο κοινού. Τα ανώτερα στελέχη και οι οικονομικοί διευθυντές είναι επίσης ένα άλλο κοινό για την αναφορά εκδήλωσής σας.
Βήμα 2. Δημιουργήστε μια διαδικασία για την παρακολούθηση των πληροφοριών που χρειάζονται καθ 'όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης
Δεν μπορείς να βασιστείς μόνο στη μνήμη.
- Παρακολουθήστε βασικές πληροφορίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συμβάν για να δημιουργήσετε πιο συγκεκριμένες και κυρίως αποτελεσματικές αναφορές. Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει επίσης να συντάξετε αναφορές σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο διεξαγωγής συνεχούς συλλογής δεδομένων με τη βοήθεια πολλών ατόμων, εάν χρειάζεται (συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων). Ουσιαστικά, η αναφορά δεν πρέπει να περιμένει την ολοκλήρωση του συμβάντος.
Βήμα 3. Συνοψίστε την έκθεση στα κύρια σημεία
Ένα από τα προβλήματα με τις αναφορές εκδηλώσεων είναι ότι τείνουν να καλύπτουν ελάχιστα από την ατζέντα ή να επικεντρώνονται σε γλυκές δηλώσεις. Μην το κάνεις αυτό. Είναι καλή ιδέα να επισημάνετε τα βασικά σημεία με σαφήνεια και αναλυτικότητα.
- Επιλέξτε μερικά σημαντικά μέρη της εκδήλωσης που θα συζητηθούν λεπτομερέστερα. Βρείτε τα τρία πράγματα που συνέβησαν με μεγαλύτερη επιτυχία και τα τρία σημεία που εξέπληξαν περισσότερο.
- Μην συμπληρώνετε την αναφορά με ασήμαντες λεπτομέρειες, όπως το μεσημεριανό μενού ή μια λεπτομερή περίληψη ολόκληρης της κεντρικής παρουσίασης. Πρέπει να συμπεριλάβετε τα πράγματα που είναι σημαντικά.
Μέρος 2 από 3: Τοποθέτηση του σωστού περιεχομένου στην έκθεση
Βήμα 1. Γράψτε μια συνοπτική περίληψη
Η αναφορά συμβάντος πρέπει να περιλαμβάνει μια επισκόπηση που είναι μια συνοπτική έκδοση της πλήρους αναφοράς. Σκεφτείτε την συνοπτική περίληψη ως εισαγωγή στην έκθεση εκδήλωσης.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο αναφορές, μία συνοπτική περίληψη που δημιουργήθηκε για άτομα που ενδιαφέρονται για το αποτέλεσμα της εκδήλωσης και μια πιο λεπτομερή αναφορά για άτομα που συμμετέχουν στην προετοιμασία, την εκτέλεση και τη χορηγία της εκδήλωσης.
- Στην περίληψη, θα πρέπει να συζητήσετε και να εστιάσετε στα βασικά αντικείμενα και αποτελέσματα. Η συνοπτική περίληψη πρέπει να είναι σύντομη, μόνο μία ή δύο σελίδες. Η έκθεση πρέπει να συνοψίζει τα βασικά στοιχεία του γεγονότος και να περιλαμβάνει μια σύντομη ερμηνεία των δεδομένων
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε βαθιές οπτικές βοήθειες στις αναφορές σας
Συχνά οι αναφορές είναι πιο αποτελεσματικές όταν περιλαμβάνουν γραφήματα που απεικονίζουν στατιστικές τάσεις, αντί να αναφέρουν απλώς μια δέσμη αριθμών στον αναγνώστη.
- Εάν η εκδήλωση περιλαμβάνει νέο προϊόν, σας συνιστούμε να συμπεριλάβετε μια φωτογραφία αυτού του προϊόντος. Φωτογραφίες που δείχνουν τη στιγμή κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης μπορούν να βοηθήσουν τον αναγνώστη της έκθεσης να πάρει μια ιδέα για την εκδήλωση που πραγματοποιείται. Προσπαθήστε να τραβήξετε φωτογραφίες που δείχνουν τη συμμετοχή του χορηγού στην εκδήλωση που θα τεκμηριωθεί στην έκθεση. Και πάλι, αυτή η εργασία δεν μπορεί να περιμένει την ολοκλήρωση του συμβάντος.
- Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε δείγματα, αναπαραγωγές και άλλα παραδείγματα που εμφανίζονται στον ιστότοπο. Αναφέρετε τον αριθμό των ατόμων που έλαβαν χορηγούμενα κουπόνια κ.λπ. Τεκμηριώστε την έκθεση επί τόπου και εκτός ιστότοπου που δημιουργείται από το συμβάν, στα μέσα ενημέρωσης, στο κοινό, για χορηγούς.
Βήμα 3. Τεκμηριώστε όλη την προβολή διαφημίσεων και μέσων
Σας συνιστούμε να αξιολογήσετε τη σύγκριση των μέσων που προκύπτουν με τους καθορισμένους στόχους της εκδήλωσης.
- Επικεντρωθείτε σε έντυπες διαφημίσεις και άρθρα που περιλαμβάνουν το όνομα και τη διαφήμιση του χορηγού, επιπλέον του αριθμού των ημερήσιων διανομών εφημερίδων και των αξιολογήσεων διαφημίσεων.
- Τεκμηριώστε τηλεοπτικές διαφημίσεις, δημόσιες ανακοινώσεις, βαθμολογήστε τις αξίες της κάρτας και της κάρτας αξιολόγησης και κάλυψη ειδήσεων.
- Μην ξεχνάτε την τεκμηρίωση ραδιοφώνου, βαθμολογήστε τις διαφημίσεις με κάρτες, βαθμούς για διαφημίσεις και προωθήσεις, ελεγχόμενες αναφορές και ούτω καθεξής.
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε μια δήλωση του σκοπού της εκδήλωσης
Θα πρέπει να συσχετίσετε τους στόχους της εκδήλωσης με το αποτέλεσμα, οπότε βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει μια υπενθύμιση της αρχικής αποστολής και των στόχων του γεγονότος.
- Μπορείτε να συμπεριλάβετε μια λίστα προγραμμάτων εκδηλώσεων. Θα πρέπει επίσης να συζητήσετε ποιοι θα είναι οι βασικοί συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης. Ωστόσο, κρατήστε το σύντομο.
- Βεβαιωθείτε ότι αφιερώνετε πολύ χρόνο στην εγγραφή και τη συζήτηση για τα συγκεκριμένα βασικά αποτελέσματα της εκδήλωσης και την αντιστοίχιση τους με τα καταχωρημένα αποτελέσματα. Να είστε ρεαλιστές και να μην γλυκαίνετε πράγματα που δεν λειτουργούν όπως θα έπρεπε.
Βήμα 5. Συμπεριλάβετε οικονομικές πληροφορίες από την αναφορά εκδήλωσης
Θα πρέπει να παρέχετε μια λεπτομερή συζήτηση για τον τρέχοντα προϋπολογισμό της εκδήλωσης και τα πραγματικά έξοδα. Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σύγκριση του προϋπολογισμού σας με τα πραγματικά έξοδα, καθώς και να επισημάνετε μερικά από τα πράγματα που πήγαν καλά και τομείς που χρειάζονται βελτίωση
- Θα πρέπει επίσης να προσδιορίσετε κάθε κόστος, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών για δραστηριότητες μάρκετινγκ και προώθησης, έξοδα προσωπικού και έξοδα χορηγίας. Σας συνιστούμε να δημιουργήσετε έναν λεπτομερή προϋπολογισμό. Οι οικονομικοί διευθυντές και τα ανώτερα στελέχη θα θέλουν να δουν στοιχεία που να υποστηρίζουν τα συμπεράσματά σας για τις δαπάνες.
- Συμπεριλάβετε υπολογισμούς εισοδήματος, για παράδειγμα από εισιτήρια, χορηγούς και εκθέσεις. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι συγκρίνετε τα πραγματικά έσοδα με τις προβλέψεις.
Βήμα 6. Συμπεριλάβετε στατιστικά στοιχεία που σχετίζονται με τον αναγνώστη
Μην αφήσετε την αναφορά σας να γεμίσει με γλυκές πληροφορίες. Ο αριθμός των ατόμων που παρακολούθησαν την εκδήλωση είναι ένα από τα δεδομένα που πρέπει να συμπεριλάβετε. Σας συνιστούμε να παρέχετε μετρήσιμα δεδομένα στις αναφορές.
- Στατιστικά και άλλα σχετικά δεδομένα που μπορούν να συμπεριληφθούν, όπως ο αριθμός των πωλήσεων και ο αριθμός των επισκεπτών σε ένα συγκεκριμένο περίπτερο. Η αναφορά συμβάντος θα είναι πιο αξιόπιστη εάν τα δεδομένα που παρέχονται είναι πλήρη. Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τους συμμετέχοντες/επισκέπτες. Συμπεριλάβετε δημογραφικά στοιχεία, αριθμούς επισκεπτών και αποτελέσματα έρευνας επισκεπτών (π.χ. αγοραστικές συνήθειες).
- Αναφέρετε τον αριθμό των ατόμων που απάντησαν σε χορηγίες καμπάνιες, καθώς και δωρεές σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. Τεκμηριώστε τον οικονομικό αντίκτυπο και τη συμμετοχή των εργαζομένων.
Βήμα 7. Συμπεριλάβετε ποιοτικά στοιχεία που ενσωματώνουν τα δεδομένα στα συμφραζόμενα
Η αναφορά σας πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένα στατιστικά στοιχεία, αλλά θα χρειαστείτε επίσης αναφορές ατόμων για να παρέχετε σχόλια σχετικά με το περιβάλλον.
- Συλλέξτε σχόλια και σχόλια από τους παρευρισκόμενους και τα μέλη της ομάδας εκδηλώσεων, έτσι ώστε η εκτίμηση της επιτυχίας της εκδήλωσης να μην προέρχεται μόνο από τους συντάκτες αναφορών εκδηλώσεων. Αυτό καθιστά την αναφορά σας πιο αξιόπιστη.
- Επίσης, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε έρευνα τρίτων. Η απόδοση αξίας στην έκθεση στα μέσα ενημέρωσης είναι ένα παράδειγμα του τι μπορούν να ερευνήσουν τρίτα μέρη.
- Αξία χώρου και προετοιμασία εκδήλωσης. Θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να αξιολογήσετε την αποτελεσματικότητα του ιστότοπου και την προετοιμασία από την άποψη ενός άλλου ατόμου. Συζητήστε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το χώρο για συνέδρια, εκδηλώσεις κ.λπ.
Μέρος 3 από 3: Ολοκλήρωση της Αναφοράς Συμβάντων
Βήμα 1. Κάντε μια αναφορά εκδήλωσης εγκαίρως
Προσπαθήστε να γράψετε και να δημοσιεύσετε την αναφορά το συντομότερο δυνατό μετά το συμβάν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει αυτό το ημερολόγιό σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι στην ώρα του. Μερικοί άνθρωποι συνιστούν τη δημοσίευση της αναφοράς 30 ημέρες μετά την εκδήλωση, αλλά άλλοι υποστηρίζουν ότι η αναφορά θα πρέπει να δημοσιευτεί λίγες ημέρες μετά το συμβάν.
- Όποτε είναι η προθεσμία, φροντίστε να μην το χάσετε. Perhapsσως, γράφετε μια αναφορά εκδήλωσης για μια εταιρεία που ζητείται από έναν συγκεκριμένο πελάτη. Δώστε προσοχή σε όλα τα αιτήματα.
- Ουσιαστικά, το κοινό σας περιμένει μια εμπεριστατωμένη και έγκαιρη αναφορά. Έτσι, δημιουργήστε αναφορές που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες και μην περιμένετε πολύ για να ξεπεράσετε.
Βήμα 2. Ελέγξτε την αναφορά εκδήλωσής σας
Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά συμβάντος χρησιμοποιεί καλή γραμματική και δεν περιέχει ορθογραφικά λάθη, σημεία στίξης και άλλα λάθη.
- Βεβαιωθείτε ότι οι απαντήσεις σας δεν είναι ρηχές. Κατά γενικό κανόνα, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε την τεχνική γραφής «δείξε, μην πεις». Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να δώσετε συγκεκριμένα παραδείγματα για να υποστηρίξετε τα γενικά σημεία που αναφέρονται στην έκθεση.
- Μην ξεχνάτε το κοινό σας και βεβαιωθείτε ότι η σύνταξη της έκθεσης φαίνεται επίσημη και επαγγελματική. Οι αναφορές συμβάντων δεν είναι άτυπα έγγραφα. Αυτό το έγγραφο είναι σημαντικό για τον προσδιορισμό της σκοπιμότητας της προμήθειας του γεγονότος, οπότε πρέπει να ακούγεται έγκυρο.
Συμβουλές
- Τραβήξτε περισσότερες φωτογραφίες από όσες χρειάζεστε. Όσο περισσότερες επιλογές, τόσο το καλύτερο.
- Όταν συλλέγετε εισαγωγικά από ηγέτες και σχεδιαστές, μην πηγαίνετε απευθείας σε αυτά. Είναι άνθρωποι που βρίσκονται ακόμα πολύ καιρό μετά το τέλος του γεγονότος. Είναι καλύτερο να κάνετε πρώτα την ερώτησή σας στους ανθρώπους στο πλήθος, καθώς θα είναι οι πρώτοι που θα φύγουν. Επίσης, μην ενοχλείτε τον ομιλητή ή τον επικεφαλής της εκδήλωσης εάν είναι απασχολημένος. Θα μπορέσουν να ανακριθούν αργότερα.
- Κατά τη συλλογή εισαγωγικών, κρατήστε τη συνομιλία φυσιολογική και συνεχίστε να κάνετε ερωτήσεις φυσικά, μέχρι το άλλο άτομο να είναι πρόθυμο να πει τη γνώμη του.
- Συλλέξτε περισσότερα αποσπάσματα από όσα χρειάζεστε. Οσο περισσότεροι τόσο το καλύτερο.
- Μια καλή φωτογραφία μπορεί να δείξει πώς πήγε το συμβάν ή πώς αντέδρασαν οι άνθρωποι στο συμβάν.
- Δοκιμάστε να τραβήξετε φωτογραφίες που δείχνουν τη μεγάλη εικόνα του γεγονότος στο σύνολό του, συμπεριλαμβανομένων φωτογραφιών του πλήθους και των ομιλητών σε μία εικόνα για να δείξετε στους αναγνώστες το μέγεθος του γεγονότος.
