Έχετε ζητήσει ή όχι, η σύνταξη μιας αναφοράς κατάστασης μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος επικοινωνίας των επιτευγμάτων. Μια καλή αναφορά κατάστασης θα βοηθήσει το αφεντικό, καθώς και εσάς, να παρακολουθεί εργασίες και αποτελέσματα εργασίας. Το παρακάτω είναι ένας οδηγός για τη σύνταξη αναφορών κατάστασης που διαβάζονται εύκολα.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 1: Σύνταξη αναφοράς κατάστασης
Βήμα 1. Δώστε στην έκθεση έναν τίτλο και μια ημερομηνία
Ένας τίτλος που περιέχει ημερομηνία (για παράδειγμα, "Αποτελέσματα πρώτης εβδομάδας Δεκεμβρίου") είναι μια αποτελεσματική επιλογή τίτλου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει την ημερομηνία στην αναφορά.
- Εάν η αναφορά θα αποσταλεί με email, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα και την ημερομηνία ως κεφαλίδα.
- Εάν η αναφορά είναι έγγραφο, ορίστε τον τίτλο και την ημερομηνία ως κεφαλή του εγγράφου.
Βήμα 2. Καταγράψτε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το έργο, όπως όνομα έργου, ημερομηνία έναρξης/λήξης και ονόματα προσωπικού
Βήμα 3. Περιγράψτε τα επιτεύγματα με τους τίτλους "Επιτεύγματα", "Ολοκληρώθηκε η εργασία" και τα παρόμοια
- Βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε την περίοδο αναφοράς, π.χ. εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο κ.λπ.
- Χρησιμοποιήστε ενεργά ρήματα για να ξεκινήσετε την αναφορά, όπως "ολοκλήρωση", "εξήγηση", "σχεδιασμός", "βελτίωση", "βελτίωση" κ.λπ.
- Για εβδομαδιαίες αναφορές, μπορείτε απλά να συμπεριλάβετε 3-6 πόντους, καθένα από τα οποία έχει διάρκεια.
Βήμα 4. Καταγράψτε τι πρέπει να επιτευχθεί την επόμενη περίοδο αναφοράς, επικεφαλίδα "Επόμενο Σχέδιο", "Επόμενη Εργασία", "Δημοσιεύματα" κ.λπ
- Υπολογίστε το χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας, εάν είναι δυνατόν, για παράδειγμα "Τεκμηρίωση αλλαγής σχεδίου (Εκτιμώμενος χρόνος: 2 ημέρες)".
- Αντιστοιχίστε την επόμενη εργασία με το πρόγραμμα του έργου σας.
- Για εβδομαδιαίες αναφορές, μπορείτε απλά να συμπεριλάβετε 3-6 πόντους, καθένα από τα οποία έχει διάρκεια.
Βήμα 5. Καταγράψτε επίσης τα προβλήματα που αντιμετωπίζετε ή θα αντιμετωπίσετε αυτήν τη στιγμή με τις επικεφαλίδες "Προβλήματα" ή "Προβλήματα και σχόλια"
Για αυτήν την ενότητα, μπορείτε να γράψετε 1-2 σύντομες παραγράφους.
- Για παράδειγμα, εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα να επικοινωνήσετε με τον προμηθευτή σας επειδή δεν υπάρχει κανείς στο γραφείο αυτήν την εβδομάδα ή έχετε προτάσεις για τη βελτίωση του τρόπου λειτουργίας της εταιρείας σας, γράψτε τις στην ενότητα "Ζητήματα και σχόλια".
- Εάν απλά αναφέρετε ένα πρόβλημα, αλλά δεν χρειάζεστε βοήθεια όταν γράφεται, μην ξεχάσετε να το αναφέρετε. Σχόλια όπως "Το πρόβλημα επιλύθηκε εντός 2 ημερών" θα πει στον επόπτη σας να μην παρεμβαίνει, αλλά θα παρακολουθεί το ζήτημα που αντιμετωπίζετε.
- Εάν το πρόβλημα εργασίας σας δεν επιλυθεί, ο επόπτης δεν μπορεί να πει ότι δεν του το είπατε.
Βήμα 6. Διαβάστε ξανά την έκθεση και, στη συνέχεια, στείλτε την στα σχετικά μέρη
Παράδειγμα
Ακολουθεί ένα δείγμα αναφοράς κατάστασης από τον επεξεργαστή wikiHow. Αντιστοιχίστε το στυλ, τη μορφή και τη λίστα των επιτευγμάτων σε αυτό το παράδειγμα με δεδομένα από την εργασία σας, αλλά να γνωρίζετε ότι κάθε βήμα ξεκινά με ένα ενεργό ρήμα.
Αναφορά κατάστασης 26 Σεπτεμβρίου 2011.
Πεπερασμένος
- Ξεκίνησε 3 άρθρα: 1 άρθρο από τη δική σας ιδέα, 2 άρθρα για την εκπλήρωση αιτημάτων.
- Αναπτύξτε 2 άρθρα
- Ξαναγράψτε 1 άρθρο
- Περιπολεί σχεδόν 400 αλλαγές και ελέγχει την επεξεργασία αιτημάτων για ορθογραφικά λάθη/διπλότυπα.
Το επόμενο σχέδιο
- Προσθήκη εικόνας σε 1 άρθρο.
- Ξαναδιαβάστε και επεξεργαστείτε 1 άρθρο.
- Ζητήστε από έναν συντάκτη με ιατρικό ιστορικό ή πρώτες βοήθειες να αναθεωρήσει άρθρα σχετικά με κατάγματα. Ο συγγραφέας δεν έχει ιατρικό υπόβαθρο, οπότε αμφιβάλλει για τα αποτελέσματα της έρευνάς του.
- Αναθεώρηση 1 άρθρου που είναι ήδη καλό, αλλά απαιτεί στιλιστική βελτίωση και πρόσθετες πληροφορίες.
Προβλήματα/Σχόλια
- Χάρη στους προγραμματιστές, επειδή βεβαιώθηκαν ότι η ενημέρωση λογισμικού αυτής της εβδομάδας πήγε ομαλά. Τα προβλήματα που θα προκύψουν θα αναφερθούν αργότερα.
- Ένας εθελοντής είναι λυπημένος γιατί πέθανε η γάτα του. Οι εθελοντές κλήθηκαν να ξεκουραστούν πρώτα.
Συμβουλές
- Εάν είναι δυνατόν, γράψτε μια θετική έκθεση. Οι αναφορές δεν είναι το μέρος για να παραπονεθείτε, να θυμώσετε ή να δικαιολογηθείτε. Ένας τρόπος για να γράψετε μια θετική έκθεση είναι να δώσετε προτάσεις ή τουλάχιστον οδηγίες για την επίλυση ενός προβλήματος, εάν αναφέρετε ένα πρόβλημα. Η πρότασή σας είναι απόδειξη ότι πήρατε την πρωτοβουλία να λύσετε το πρόβλημα.
- Πείτε ευχαριστώ στο σωστό μέρος, για παράδειγμα σε έναν συνεργάτη που σας βοήθησε. Εάν βοηθήσετε έναν άλλο συνεργάτη, αναφέρετέ το και στην έκθεση.
- Να είστε ειλικρινείς στην αναφορά. Μην αναφέρετε πράγματα που δεν κάνετε.
- Γράψτε μια σύντομη έκθεση. Ο διευθυντής σας είναι απασχολημένος, δεν έχει πολύ χρόνο να διαβάσει την αναφορά σας. Εάν ο διευθυντής χρειάζεται περισσότερες πληροφορίες, θα ρωτήσει.
- Εάν συντάξετε μια έκθεση το απόγευμα της Παρασκευής, θα γνωρίζετε πόσο προχωρά η δουλειά σας όταν επιστρέψετε στη δουλειά τη Δευτέρα το πρωί.
- Εάν έχετε πολλά πράγματα να παρακολουθείτε (αιτήματα αγοράς, αιτήματα αλλαγής, αιτήματα εργασίας, σημειώσεις κ.λπ.), η δημιουργία πίνακα ή βάσης δεδομένων μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να τα παρακολουθείτε.
- Γράψτε συγκεκριμένες αναφορές.
- Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της έκθεσης για τον εαυτό σας. Το αντίγραφο μπορεί να σας βοηθήσει όταν γράφετε ένα βιογραφικό ή γράφετε επιτεύγματα όταν είναι ώρα για αύξηση.
- Εάν θέλετε να γράψετε μια αναφορά κατάστασης, γράψτε μια έκθεση τακτικά ή τουλάχιστον γράψτε ένα επίτευγμα, ώστε να μην αφιερώνετε ώρες παρακολουθώντας τι έχετε κάνει. Κάθε μέρα, σημειώνετε τα επιτεύγματα κατά τη συμπλήρωση της κάρτας παρακολούθησης.
- Αυτή η μέθοδος σύνταξης μιας αναφοράς κατάστασης μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί όταν αναφέρετε την κατάσταση ενός έργου σε μια συνάντηση.
- Η αναφορά για κάτι που μόλις ξεκινήσατε, για ένα βιβλίο που μόλις διαβάσατε ή για κάτι που ερευνάτε είναι μια χαρά. Δεν μπορούν να γίνουν όλα σε μια εβδομάδα και η προετοιμασία που κάνετε μπορεί να είναι χρονοβόρα και να προσθέσει αξία στο έργο.
Προειδοποίηση
- Γράψτε αναφορές επαγγελματικά. Η αναφορά σας μπορεί να διαβαστεί από περισσότερα άτομα από ό, τι νομίζετε, ειδικά αν έχει αποσταλεί με email.
- Εάν στείλετε στο αφεντικό σας μια ανεπιθύμητη αναφορά, ετοιμαστείτε να γράψετε την ίδια έκθεση την επόμενη εβδομάδα!
- Γενικά, μην δίνεις πολλές υποσχέσεις. Πες μου μόνο τι μπορείς να κάνεις.
