Όλοι γνωρίζουμε ότι η οργάνωση στη δουλειά είναι σημαντική, αλλά οι περισσότεροι άνθρωποι δυσκολεύονται να το κάνουν. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, η οργάνωση δεν είναι τόσο δύσκολη όσο φαίνεται. Μερικές διορθώσεις και λύσεις θα σας διευκολύνουν να γίνετε οργανωμένο άτομο από όσο νομίζετε.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Ρύθμιση του τόπου και της ώρας
Βήμα 1. Παρακολουθήστε τις δραστηριότητές σας
Αφιερώστε λίγες μέρες στο ημερολόγιο ή παρακολουθείτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Κρατώντας ένα ημερολόγιο, μπορείτε να δείτε ποια πράγματα έχετε κάνει και δεν είχατε συνειδητοποιήσει στο παρελθόν. Επιπλέον, το ημερολόγιο μπορεί επίσης να σας δώσει μια μικρή ιδέα για τις αδυναμίες σας στην οργάνωση των πραγμάτων και στην παραγωγικότητα. Αυτή η άσκηση πρέπει να γίνει με έναν μεγάλο στόχο στο μυαλό. Μέσω των αρχείων καταγραφής δραστηριοτήτων, μπορείτε να δείτε ποιες δραστηριότητες είναι χάσιμο χρόνου και ποιες δραστηριότητες μπορούν να σας υποστηρίξουν στην επίτευξη των στόχων σας.
Βήμα 2. Καθορίστε τον παραγωγικό σας χρόνο
Κάποιοι από εμάς είναι νωρίς, και άλλοι όχι. Πιθανώς ήδη γνωρίζετε πότε είναι ο παραγωγικός σας χρόνος. Είτε προτιμάτε βραδινά, πρωινά, μεσημεριανά, ακόμη και πριν ή μετά τις ώρες αιχμής της εργάσιμης ημέρας, εκμεταλλευτείτε αυτές τις ώρες για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας.
Βήμα 3. Δώστε προτεραιότητα στην εργασία σας
Όλοι γνωρίζουμε ότι ορισμένες εργασίες είναι πιο σημαντικές από άλλες, αλλά δεν τις δίνουμε πάντα προτεραιότητα σωστά. Αναπτύξτε λοιπόν ένα σύστημα κατάταξης χαρακτηρίζοντας τα καθήκοντα ως σημαντικά και να είστε ειλικρινείς και ευέλικτοι. Χρησιμοποιήστε υπενθυμίσεις, είτε χρησιμοποιώντας ψηφιακό ημερολόγιο είτε αυτοκόλλητες σημειώσεις στον υπολογιστή σας ή στο γραφείο σας. Αφιερώστε περισσότερο χρόνο και ενέργεια στα πράγματα που έχουν κορυφαία προτεραιότητα στη λίστα σας. Παραδείγματα είναι εργασίες ευαίσθητες στο χρόνο, όπως εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν σήμερα ή αύριο. Θα πρέπει επίσης να δώσετε προτεραιότητα στην ανταπόκριση σε πελάτες, αφεντικά ή οποιονδήποτε άλλον που πληρώνει τον μισθό σας. Εάν δεν είστε σίγουροι για την ευαισθησία και τη σημασία μιας εργασίας, είναι καλύτερα να ρωτήσετε κάποιον.
Βήμα 4. Ολοκληρώστε αμέσως μικρές εργασίες
Δεν πρέπει να δίδεται προτεραιότητα σε όλες τις εργασίες και να προγραμματίζεται να ολοκληρωθούν εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου. Ορισμένες εργασίες δεν απαιτούν προγραμματισμό ή προγραμματισμό, επειδή μπορούν να ολοκληρωθούν αμέσως. Εάν συμβαίνει αυτό, μπορείτε να ολοκληρώσετε γρήγορα την εργασία αμέσως. Λοιπόν, κάντε το τώρα! Κάνοντας αμέσως ελαφρές εργασίες, δεν θα αναβάλλετε.
Βήμα 5. Οργανώστε εργαλεία και εργαλεία εργασίας
Τα γραφεία μας μπορούν εύκολα να γίνουν από ακατάστατα σε σπασμένα σκάφη και αυτό μπορεί να σας αποτρέψει από το να είστε οργανωμένο άτομο. Μερικοί άνθρωποι έχουν ακόμη και πολιτική «καθαρού τραπεζιού». Ακόμα κι αν δεν είναι πραγματικά απαραίτητο, είναι καλύτερο να καθαρίσετε τον χώρο εργασίας σας.
- Τακτοποίησε το τραπέζι. Βγάλτε όλα τα σκουπίδια και οργανώστε τα πράγματα που χρειάζεστε με συστηματικό τρόπο. Καθαρίστε το γραφείο όποτε είναι δυνατόν: όταν δεν υπάρχει δουλειά στο γραφείο, στα διαλείμματα ή μεταξύ εργασιών.
- Καθαρίστε αμέσως τα σκουπίδια σας. Με αυτόν τον τρόπο θα θυμάστε πάντα να καθαρίζετε το γραφείο σας. Επιπλέον, μπορείτε να αποφύγετε να ενοχληθείτε από τα σκουπίδια που έχουν συσσωρευτεί.
- Αποθηκεύστε τα πράγματα που χρειάζεστε σε μια εύκολα προσβάσιμη περιοχή. Φυσικά δεν είναι όλα γύρω σας σκουπίδια. Κρατώντας τα εργαλεία που χρειάζεστε κοντά μπορείτε επίσης να εξοικονομήσετε πολύτιμο χρόνο και χώρο εργασίας.
Βήμα 6. Προγραμματίστε δραστηριότητες και συναντήσεις
Μερικοί άνθρωποι προγραμματίζουν μόνο συναντήσεις, αλλά όχι με τις δραστηριότητες στη λίστα υποχρεώσεών τους. Ο προγραμματισμός σημαντικών εργασιών και συναντήσεων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος. Για παράδειγμα, μπορείτε να ομαδοποιήσετε τις ημέρες σας πραγματοποιώντας συναντήσεις μόνο την Τρίτη και την Πέμπτη. Αφήστε χώρο στο πρόγραμμά σας για «δημιουργικό χρόνο» ή για απρόβλεπτα.
- Χρησιμοποιήστε διαχειριστή προγράμματος και ημερολογίου. Μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας διαχειριστή προγράμματος χρησιμοποιώντας χαρτί και στυλό ή μπορεί να είναι λογισμικό και εφαρμογές, όπως το iCalendar ή το Google Now.
- Κατηγοριοποιήστε τις δραστηριότητές σας. Η κατηγοριοποίηση ή η χρωματική κωδικοποίηση των δραστηριοτήτων σας μπορεί να είναι η οπτική σας υπενθύμιση για το τι είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, οι κατηγορίες που δημιουργείτε θα μπορούσαν να είναι: αλληλογραφία, έργα, εκδηλώσεις, συναντήσεις, καταιγισμός ιδεών, διαλείμματα και χρόνος άσκησης.
- Χρησιμοποιήστε τεχνολογία για να διαχειριστείτε το πρόγραμμά σας. Οι διαχειριστές διαδικτυακών προγραμμάτων και οι πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως το Outlook, μπορούν να συνδυάσουν λίστες υποχρεώσεων, ημερολόγια και λίστες διευθύνσεων. Αυτός ο διαχειριστής προγράμματος όχι μόνο βελτιώνει την αποδοτικότητά σας, αλλά μπορεί επίσης να απλοποιήσει τη σκέψη σας.
- Ενεργοποιήστε όποτε είναι δυνατόν. Σε μια κουραστική μέρα εργασίας, τείνετε να ξεχνάτε ότι δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Αφήστε την εργασία σας σε έναν βοηθό ή αν είστε πραγματικά γεμάτοι με δουλειά, ζητήστε από τους συναδέλφους σας να σας βοηθήσουν σε μια συγκεκριμένη εργασία. Μπορείτε να επιστρέψετε τη χάρη για τη βοήθεια του συναδέλφου σας όταν η εργασία αρχίζει να τελειώνει.
Μέθοδος 2 από 4: Συστηματική οργάνωση email
Βήμα 1. Ελέγξτε το email σας την προγραμματισμένη ώρα
Δεν χρειάζεται πάντα να ελέγχετε τα εισερχόμενά σας επειδή τα περισσότερα μηνύματα δεν είναι τόσο σημαντικά όσο νομίζετε. Εάν εργάζεστε σε μια δουλειά που δεν απαιτεί γρήγορη παρακολούθηση, ελέγχετε το email σας ανά τακτά χρονικά διαστήματα, περίπου 3 έως 4 φορές την ημέρα.
Βήμα 2. Οργανώστε το email
Επωφεληθείτε από τη λειτουργία φακέλων και σημαιών αντί να αφήσετε τα μηνύματά σας να συσσωρευτούν στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, οι φάκελοι και οι υποφάκελοι λειτουργούν στο Outlook ή οι πολλές ετικέτες και οι δυνατότητες εισερχομένων στο Gmail μπορεί να είναι κερδοφόρες. Εάν είστε δημοσιογράφος, τα αρχεία σας μπορεί να ονομάζονται "Τελευταία Νέα", "Μελλοντικά Νέα", "Παλιά Νέα", "Συνεντεύξεις & Πόροι" και "Ιδέες".
Διαγράψτε και αρχειοθετήστε τα email σας. Αρχειοθετήστε σημαντικά και παλιά γράμματα και, στη συνέχεια, διαγράψτε τα υπόλοιπα. Όπως το παραπάνω παράδειγμα, το «Old News» είναι αρχείο δημοσιογράφου. Καθώς ξεκινάτε τη διαγραφή παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δείτε πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αξίζει να πετάξετε αντί να τα καταχωρίσετε. Μερικοί άνθρωποι αποφασίζουν ακόμη και να έχουν "μηδενικά εισερχόμενα", δηλαδή, μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Εκτός από τη χρήση αρχείων και ετικετών, μπορείτε να αδειάσετε τα εισερχόμενά σας χρησιμοποιώντας το εργαλείο αρχειοθέτησης, διαγράφοντας παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή εκκαθάρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε άλλες, πιο αποτελεσματικές μορφές επικοινωνίας
Μερικές φορές ένα γρήγορο τηλεφώνημα ισοδυναμεί με 10 αποστολές και λήψεις email. Αν ναι, καλέστε! Εάν γνωρίζετε ότι η ανταλλαγή e-mail μπορεί να εμποδίσει τη συζήτηση και πρέπει να γίνει εμπρός και πίσω, είναι καλύτερο να επικοινωνείτε μέσω τηλεφώνου. Θα λάβετε περισσότερες λεπτομέρειες καλώντας αντί να κάνετε μακροσκελείς, χρονοβόρες συζητήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μπορούσατε να στείλετε email στους συναδέλφους σας και να πείτε: «Έχω πολλές ερωτήσεις σχετικά με αυτό. Maybeσως θα ήταν πιο εύκολο να μιλήσετε τηλεφωνικά; Μπορώ να σε καλέσω στις 5; »
Βήμα 4. Περιορίστε τις διακοπές
Τα στρατηγικά διαλείμματα μπορούν πράγματι να βοηθήσουν, αλλά οι διακοπές κατά τη διάρκεια της εργασίας είναι το αντίθετο. Οι διακοπές μπορούν να επιβραδύνουν τη δουλειά σας, να σπάσουν τον ρυθμό σας και να σας κάνουν να χάσετε την εστίαση. Έτσι, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε το φωνητικό ταχυδρομείο όταν είστε απασχολημένοι. Αυτά τα εργαλεία δεν είναι μόνο για όταν δεν είστε στο γραφείο. Αυτά τα εργαλεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν όταν είστε πολύ απασχολημένοι. Πολλοί έχουν μια πολιτική «ανοιχτής πόρτας», αλλά δεν χρειάζεται να κρατάτε την πόρτα σας ανοιχτή όλη την ώρα. Μπορείτε να αφήσετε ένα μήνυμα στην πόρτα που να λέει "Σε κλήση" ή "Χρησιμοποιείται δωμάτιο. Επιστρέψτε ξανά ή στείλτε ένα email."
Βήμα 5. Εκμεταλλευτείτε το cloud
Το cloud computing αξίζει να εξεταστεί γιατί είναι φθηνότερο, επεκτάσιμο, πιο αποτελεσματικό και ευκολότερο να ενημερωθεί. Το περιεχόμενο που περιέχεται στο cloud είναι πολύ χρήσιμο γιατί μπορεί να έχει πρόσβαση σε διάφορες συσκευές: υπολογιστές, tablet, smartphone και άλλες. Η αποθήκευση στο cloud λειτουργεί επίσης ως κύρια και δευτερεύουσα μορφή ψηφιακής δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Συζητήστε με τον διαχειριστή ΤΠΕ ή με τον πάροχο λογισμικού, καθώς μπορεί να έχετε ήδη κάποιον ελεύθερο χώρο αποθήκευσης στο cloud ή είναι διαθέσιμος με χαμηλή ετήσια αμοιβή.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε σελιδοδείκτες στο διαδίκτυο
Τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης διαθέτουν μια λειτουργία σελιδοδείκτη για να αποθηκεύουν και να οργανώνουν τις αγαπημένες σας διευθύνσεις ιστού ή αυτές που επισκέπτεστε συχνά, ώστε να είναι εύκολα και γρήγορα προσβάσιμες. Επωφεληθείτε από αυτήν τη λειτουργία, ώστε να μην ξεχάσετε σημαντικούς ιστότοπους για να ελέγξετε τα τελευταία νέα.
Μέθοδος 3 από 4: Αξιοποίηση του μεγαλύτερου χρόνου
Βήμα 1. Αποφύγετε να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα (πολλαπλές εργασίες)
Όλοι οι ειδικοί το πιστεύουν αυτό. Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται γρήγορο και δροσερό στην τηλεόραση, το να κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα είναι αναποτελεσματικό και μπορεί να επηρεάσει την αποτελεσματικότητα των προσπαθειών σας για οργάνωση. Αντ 'αυτού, είναι καλύτερα να αφιερώσετε την πλήρη προσοχή σας σε μια εργασία πρώτα, να την αντιμετωπίσετε και να προχωρήσετε σε άλλα πράγματα στη λίστα σας.
Βήμα 2. Φτιάξτε ένα πρόγραμμα για τον εαυτό σας
Ευτυχώς, οι περισσότερες εργασίες δεν απαιτούν από εσάς να δημιουργήσετε ένα ημερήσιο πρόγραμμα με βάση τα λεπτά. Ωστόσο, η επισήμανση του καθημερινού σας προγράμματος και των σημαντικών εργασιών ή γεγονότων της ημέρας μπορεί να σας κρατήσει συγκεντρωμένους στις εργασίες σας.
- Ορίστε χρονικά όρια για ορισμένες δραστηριότητες. Ορισμένες εργασίες δεν απαιτούν καθορισμό χρονικού ορίου, αλλά άλλες πρέπει να παραμετροποιηθούν για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Σκεφτείτε μερικές εργασίες που απαιτούν περισσότερο χρόνο από ό, τι είναι απαραίτητο και ορίστε ένα χρονικό όριο για αυτές αργότερα.
- Διαθέστε επιπλέον χρόνο για άλλες δραστηριότητες. Ορισμένες εργασίες, όπως θα μάθετε από την εμπειρία, διαρκούν συνήθως περισσότερο από όσο θα έπρεπε, αλλά αυτό δεν είναι κακό. Για τέτοιου είδους δραστηριότητες, και ιδιαίτερα σημαντικά γεγονότα και συναντήσεις, διαθέστε επιπλέον χρόνο πριν και μετά.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή χρονοδιακόπτη, χρονόμετρο ή ξυπνητήρι
Αυτά τα αντικείμενα μπορούν να είναι αποτελεσματικά όταν χρησιμοποιούνται σωστά. Μερικοί άνθρωποι επιλέγουν να θέσουν το ξυπνητήρι τους 10, 15 ή 30 λεπτά πριν από την απαιτούμενη ώρα για να τους δώσουν επαρκή προειδοποίηση πριν ξεκινήσουν μια δραστηριότητα. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα εργαλείο υπενθύμισης (υπενθύμιση).
Βήμα 4. Μην αναβάλλετε
Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν πραγματικά πρέπει να αναβάλλετε μια δραστηριότητα ή αν θέλετε απλά να είστε τεμπέλης. Εάν θέλετε να χαλαρώσετε, μην αναβάλλετε - κάντε το! Ωστόσο, εάν η καθυστέρηση μιας δραστηριότητας είναι αναπόφευκτη, βεβαιωθείτε ότι κρατάτε σημειώσεις και αναπρογραμματίζετε τη δραστηριότητα με ένα συγκεκριμένο σχέδιο. Or, μπορείτε να σκεφτείτε ένα αυτοσχέδιο σχέδιο. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να ακυρώσετε μια προσωπική συνάντηση, ίσως θελήσετε να πραγματοποιήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης ή μια συνδιάσκεψη ιστού.
Μέθοδος 4 από 4: Διατήρηση της σωματικής και ψυχικής υγείας
Βήμα 1. Κάντε ένα διάλειμμα
Η ξεκούραση του μυαλού σας είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της παραγωγικότητας και της ψυχικής σας υγείας. Συνήθως είμαστε πολύ απασχολημένοι για να μην έχουμε χρόνο για ξεκούραση. Το διάλειμμα μας δίνει ένα πολύ απαραίτητο διάλειμμα για να αυξήσουμε την παραγωγικότητά μας. Ωστόσο, τα διαλείμματα παρέχουν επίσης την ευκαιρία να σταματήσουμε και να αναρωτηθούμε αν αξιοποιούμε σωστά τον χρόνο μας ή όχι.
Βήμα 2. Κοιμηθείτε καλύτερα
Χωρίς έναν καλό ύπνο, θα αισθανθείτε ζάλη, κούραση ή λήθαργο την επόμενη μέρα. Αυτό μπορεί να επηρεάσει το πρόγραμμα και την αποτελεσματικότητά σας στην εργασία. Βάλτε ως στόχο να κοιμάστε 7 έως 8 ώρες χωρίς διακοπή κάθε βράδυ.
Βήμα 3. Μην συγκρίνετε τον εαυτό σας με τους συναδέλφους σας
Οι περισσότερες από τις δουλειές των συναδέλφων σας διαφέρουν από αυτές που πρέπει να κάνετε και ο καθένας έχει τη δική του μέθοδο οργάνωσης της εργασίας του. Μια μέθοδος που έχει νόημα και είναι αποτελεσματική για τους συναδέλφους σας μπορεί να μην λειτουργεί για εσάς και το αντίστροφο.
Βήμα 4. Αποδεχτείτε ότι η οργάνωση είναι μια συνεχής διαδικασία
Μην περιμένετε να είστε τέλειοι. Η τάξη είναι μια μακρά διαδικασία που απαιτεί συνεχή προσοχή. Δεν θα είστε βέλτιστα οργανωμένοι κάθε μέρα, αλλά η προσπάθεια να είστε τακτικός άνθρωπος μπορεί να αυξήσει την αποδοτικότητά σας.
