3 τρόποι για να γίνετε πιο αποτελεσματικοί στην εργασία

2024 Συγγραφέας: Jason Gerald | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-19 22:12

Επί του παρόντος, η πίεση εργασίας γίνεται εντονότερη. Όποιος έχει δουλειά πλήρους απασχόλησης γνωρίζει ότι η μέση ημέρα εργασίας δεν είναι πάντα αρκετή για να γίνουν όλα. Ωστόσο, η παραγωγικότητά σας μπορεί να αυξηθεί σημαντικά υιοθετώντας συνήθειες που έχουν δημιουργηθεί για να κάνουν την εργασία πιο αποτελεσματική. Ο αποδοτικός εργαζόμενος χρησιμοποιεί όλο τον διαθέσιμο χρόνο, δίνοντας την πλήρη προσοχή του πρώτα στις πιο σημαντικές εργασίες. Το να είσαι αποτελεσματικός στη δουλειά σου όχι μόνο θα αυξήσει την παραγωγικότητά σου και θα το δείξεις στο αφεντικό σου - θα σε κάνει επίσης πιο ικανοποιημένο γιατί πέρασες μια παραγωγική μέρα.

Βήμα

Μέθοδος 1 από 3: Δημιουργία εστίασης

Βήμα 1. Διατηρήστε έναν καθαρό και τακτοποιημένο χώρο εργασίας

Η επίτευξη αποτελεσματικότητας στην εργασία μπορεί μερικές φορές να είναι τόσο εύκολη όσο το καθάρισμα του χώρου εργασίας σας. Ένας ακατάστατος και καθαρός χώρος εργασίας θα εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Εάν αντιμετωπίζετε συνεχώς πρόβλημα εύρεσης εργαλείων ή εγγράφων λόγω αυτού του ακατάστατου, ο χρόνος σας έχει χαθεί. Κρατήστε μόνο τα αντικείμενα που χρησιμοποιείτε καθημερινά - άλλα αντικείμενα πρέπει να φυλάσσονται μακριά από το γραφείο σας, αλλά μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα.

• Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, οργανώστε τον χώρο και το γραφείο σας ώστε να μπορείτε να βρείτε γρήγορα και εύκολα ό, τι χρειάζεστε για δουλειά. Εάν δεν εργάζεστε σε γραφείο, εξακολουθούν να ισχύουν οι ίδιες αρχές. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα κατάστημα επισκευής ποδηλάτων, κρατήστε τα εργαλεία σας καθαρά και οργανωμένα, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε όταν τα χρειάζεστε. Σχεδόν κάθε χώρος εργασίας επωφελείται από την καθαριότητα.

  

• Οι υπάλληλοι γραφείου και άλλοι που χειρίζονται μεγάλες ποσότητες γραφειοκρατίας πρέπει να δημιουργήσουν ένα λογικό και τακτοποιημένο σύστημα αρχειοθέτησης. Κρατήστε τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε συχνά κοντά σας. Αποθηκεύστε άλλα έγγραφα με αλφαβητική ή άλλη σειρά.

Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι ο χώρος εργασίας σας είναι καλά εξοπλισμένος

Βεβαιωθείτε ότι έχετε τα απαραίτητα αντικείμενα και εργαλεία για τη δουλειά σας. Στο γραφείο, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να έχετε εργαλεία όπως διάτρηση, συρραπτικό, αριθμομηχανή κ.λπ. Εκτός περιβάλλοντος γραφείου, τα εργαλεία είναι διαφορετικά, αλλά η αρχή εξακολουθεί να είναι η ίδια - να έχετε τα εργαλεία που χρειάζεστε για να λειτουργήσετε αποτελεσματικά πριν ξεκινήσετε να εργάζεστε.

• Σημαίνει επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα απόθεμα οποιωνδήποτε εργαλείων απαιτεί η δουλειά σας. Οι δάσκαλοι χρειάζονται κιμωλία, οι ξυλουργοί χρειάζονται καρφιά κ.λπ.
• Βεβαιωθείτε ότι ο εξοπλισμός σας είναι καλά συντηρημένος. Ένα σημαντικό εργαλείο που σπάει μπορεί να διαταράξει τη ροή εργασίας ολόκληρης της ημέρας σας αν δεν μπορείτε να εργαστείτε χωρίς αυτό! Εξοικονομήστε χρόνο μακροπρόθεσμα αφιερώνοντας λίγο χρόνο για τον περιοδικό καθαρισμό και συντήρηση του εξοπλισμού σας.

Βήμα 3. Διατηρήστε το πρόγραμμα ενοποιημένο

Εάν έχετε σχέδιο, φυσικά πιστεύω ότι η δουλειά σας θα είναι πιο αποτελεσματική. Για να φτιάξετε πραγματικά ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα, περιοριστείτε σε ένα μόνο βιβλίο προγραμματιστή (και ένα επιπλέον ημερολόγιο στη δουλειά για μακροπρόθεσμο ορίζοντα). Μην περιπλέξετε τη δουλειά σας κρατώντας περισσότερα από ένα σημειωματάρια. Πρέπει να μπορείτε να δείτε σε ένα μέρος αυτό που πρέπει να κάνετε.

• Οργανώστε κάθε μέρα φτιάχνοντας μια λίστα "to do". Ξεκινήστε με την υψηλότερη προτεραιότητα, ώστε να ολοκληρωθούν πρώτα. Τοποθετήστε λιγότερο σημαντικές εργασίες στο τέλος. Ξεκινήστε στην κορυφή της λίστας. Εάν δεν ολοκληρώσετε τη λίστα υποχρεώσεων μια μέρα, ολοκληρώστε την ημιτελή εργασία την επόμενη.

  

• Καθορίστε προθεσμίες για τα πιο σημαντικά έργα και να είστε ρεαλιστές με τα απαιτούμενα χρονικά πλαίσια. Δεν θέλετε να προετοιμαστείτε για αποτυχία - είναι καλύτερα να ζητήσετε επιπλέον χρόνο στην αρχή του έργου παρά να τον ζητήσετε όταν πλησιάζει η προθεσμία.

Βήμα 4. Εξαλείψτε τους προσωπικούς σας περισπασμούς

Διαφορετικοί χώροι εργασίας θα έχουν διαφορετικούς περισπασμούς - ορισμένες δουλειές θα μπερδευτούν με θορυβώδεις συναδέλφους. Άλλοι μπορεί να είναι πολύ ήσυχοι, κάτι που θα σας αποσπάσει την προσοχή με τον παραμικρό ήχο. Κάντε αυτό που πρέπει να κάνετε για να παραμείνετε συγκεντρωμένοι. Εάν επιτρέπεται να ακούτε μουσική στη δουλειά, πάρτε μαζί σας ένα mp3 player στη δουλειά. Μπορείτε ακόμη και να σκεφτείτε να δημοσιεύσετε σημειώσεις στο χώρο εργασίας σας, ώστε οι συνεργάτες σας να μην σας ενοχλούν. Μπορεί να φαίνεται σκληρό, αλλά δεν είναι έτσι. Αυτός είναι ένας λογικός και αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε τους ανθρώπους να σας αφήσουν στη δουλειά. Θυμηθείτε, μπορείτε να κοινωνικοποιηθείτε στα διαλείμματα και στο μεσημεριανό ωράριο.

• Μια από τις πιο κοινές ενοχλήσεις είναι οι ιστοσελίδες στο Διαδίκτυο. Μελέτες δείχνουν ότι τα δύο τρίτα των εργαζομένων περνούν τουλάχιστον λίγο χρόνο σε ιστότοπους που δεν σχετίζονται με την εργασία κάθε μέρα. Ευτυχώς, τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης στο Διαδίκτυο σάς επιτρέπουν να κατεβάζετε δωρεάν βοηθήματα παραγωγικότητας για να σας βοηθήσουν να αποκλείσετε προβληματικούς ιστότοπους. Αναζητήστε προσθήκες από το κατάστημα περιήγησής σας με τις λέξεις -κλειδιά "αποκλεισμός ιστότοπου" ή "βοήθεια παραγωγικότητας". Θα έχετε κάποια αποτελέσματα που είναι δωρεάν και αποτελεσματικά.

  

• Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής είναι να περιορίσετε τις τηλεφωνικές σας κλήσεις (για να αποφύγετε περιττές τηλεφωνικές συνομιλίες) και να ελαχιστοποιήσετε ξαφνικές συναντήσεις.

  

Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε διαλείμματα για να φροντίσετε προσωπικά θέματα

Παραδόξως, αυτά τα διαλείμματα μπορούν να αυξήσουν την αποδοτικότητα του χώρου εργασίας σας, αντί να σας εμποδίσουν. Πρώτα απ 'όλα, η ξεκούραση σας κάνει πιο ανανεωμένους και λιγότερο κουρασμένους. Δεύτερον, η ξεκούραση σας δίνει χρόνο να αντιμετωπίσετε τους περισπασμούς σας. Κάντε διαλείμματα για να κάνετε οτιδήποτε μπορεί να σας αποσπάσει την προσοχή στη δουλειά. Ονειρεύεστε συχνά τον αδερφό σας στη δουλειά; Καλέστε τους στα διαλείμματα και εξαλείψτε αυτόν τον περισπασμό!

Μέθοδος 2 από 3: Κάνοντας αποτελεσματικές τις στρατηγικές

Βήμα 1. Χωρίστε τις ευθύνες σας σε διαχειρίσιμα κομμάτια

Τα μεγάλα έργα μπορεί να είναι εκφοβιστικά - αν είναι πολύ μεγάλα, είναι πολύ εύκολο να τα ξεφορτωθείτε πρώτα, ξοδεύοντας χρόνο σε λιγότερο σημαντικές εργασίες μέχρι να καταλήξετε να τα δουλέψετε καθώς πλησιάζει η προθεσμία. Ως αποτελεσματικός εργαζόμενος, πρέπει να κάνετε πρώτα αυτό που είναι σημαντικό, ακόμη και όταν αυτό σημαίνει ότι κάνετε ένα μικρό μέρος μιας μεγάλης δουλειάς. Δεν αισθάνεστε πολύ ικανοποιητικό να ολοκληρώσετε ένα μικρό κομμάτι μιας μεγάλης δουλειάς, αλλά είναι ένας έξυπνος τρόπος για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας. Μακροπρόθεσμα, θα ολοκληρώσετε τα πιο σημαντικά καθήκοντα γρηγορότερα αν τα ολοκληρώνετε σιγά σιγά κάθε μέρα.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να κάνετε μια μεγάλη παρουσίαση σε ένα μήνα, βάλτε στόχο να το περιγράψετε σήμερα. Δεν είναι πολύ χρονοβόρο, επομένως δεν θα σας αποσπάσει από τη δουλειά σας, αλλά είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα που κάνει την υπόλοιπη διαδικασία γρηγορότερη και ευκολότερη

Βήμα 2. Ελαφρύνετε τη δουλειά σας με ανάθεση

Αν δεν είστε στο κάτω μέρος της δουλειάς σας, έχετε την ευκαιρία να μοιράσετε μερικές επαναλαμβανόμενες εργασίες μεταξύ των υφισταμένων σας για να εξοικονομήσετε χρόνο. Μην δίνετε στους υφισταμένους σας ένα έργο μόνο αν μπορείτε να το ολοκληρώσετε καλά. Δώστε τους χρονοβόρα, μονότονη δουλειά, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε πιο σημαντικά πράγματα. Εάν αναθέτετε εργασία, θυμηθείτε να ακολουθήσετε μια προθεσμία. Να είστε πάντα ευγνώμονες όταν οι υφισταμένοι σας σας βοηθούν - αν σας δουν ότι σας εκτιμούν, θα είναι πιο πιθανό να δουλέψουν στο επόμενο έργο τους.

• Εάν είστε ασκούμενος, υπάλληλος χαμηλότερου επιπέδου, μπορείτε ακόμα να μοιραστείτε αυτήν τη μονότονη εργασία με τους υπαλλήλους στο ίδιο επίπεδο με εσάς (με την άδειά τους και με την άδεια του προϊσταμένου σας, φυσικά). Εάν χρησιμοποιείτε τη βοήθεια του συντρόφου σας, ετοιμαστείτε να ανταμειφθείτε την επόμενη φορά!

  

• Εάν έχετε μια καλή σχέση με το αφεντικό σας, μπορεί ακόμη και να παρατηρήσετε ότι αναθέτει μέρος της εργασίας σε κάποιον άλλον για λογαριασμό σας!

  

Βήμα 3. Κρατήστε το καλσόν άπαχο

Υπάρχει ένας λόγος για τον οποίο όλοι μισούν τις συναντήσεις - σύμφωνα με μια έρευνα του 2012, σχεδόν οι μισοί από τους συμμετέχοντες πίστευαν ότι οι συναντήσεις ήταν χάσιμο χρόνου εργασίας - περισσότερο από τον χρόνο που περνούσαν σε προσωπικούς και ψυχαγωγικούς χώρους. Οι συναντήσεις μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας για τη συζήτηση των στόχων και τον καθορισμό ενός οράματος για το μέλλον. Αλλά συχνά αυτό καθίσταται μια αναποτελεσματική συνάντηση για ώρες, ακόμη και ημέρες, χωρίς να παράγει τίποτα. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο αποτελεσματικές:

• Δημιουργήστε μια ατζέντα πριν από κάθε συνάντηση, ώστε να μεγιστοποιηθεί ο διαθέσιμος χρόνος. Εισαγάγετε τη χρονική περίοδο που πρέπει να καλύπτεται κάθε θέμα. Ακολουθήστε την ατζέντα σας όσο το δυνατόν περισσότερο. Εάν προκύψει άλλο θέμα, προτείνετε το για συζήτηση αργότερα.
• Προσκαλέστε όσο το δυνατόν λιγότερα άτομα. Η ελάχιστη συμμετοχή στις συναντήσεις σας θα μειώσει τις πιθανότητες η συζήτηση να ξεφύγει από το θέμα. Κρατά επίσης ανθρώπους που δεν χρειάζεται να είναι εκεί για να συνεχίσουν να εργάζονται στα γραφεία τους.
• Διατηρήστε τις διαφάνειες παρουσίασης στο ελάχιστο. Υπάρχει μικρή συζήτηση σχετικά με το αν οι διαφάνειες παρουσίασης (PowerPoint κ.λπ.) βοηθούν ή εμποδίζουν την αποτελεσματικότητα της συνάντησης. Είναι αρκετά προφανές: εάν χρησιμοποιείτε διαφάνειες παρουσίασης, βεβαιωθείτε ότι είναι όσο το δυνατόν πιο περιεκτικές και κατατοπιστικές. Χρησιμοποιήστε διαφάνειες για να εμφανίσετε εικόνες και δεδομένα που δεν μπορούν να μεταφερθούν μέσω των λέξεων σας και όχι ολόκληρου του περιεχομένου της παρουσίασής σας.
• Τέλος, η βασική αρχή, ξέρετε τι θέλετε να αποφασίσετε πριν ξεκινήσετε τη συνάντηση και λάβετε αυτήν την απόφαση το συντομότερο δυνατό.

Βήμα 4. Αρχικά σταματήστε το δράμα στο γραφείο

Ο χώρος εργασίας μπορεί να είναι ένα αγχωτικό μέρος. Εάν παρατηρείται άνοδος, ασχοληθείτε αμέσως με αυτό κατά μέτωπο. Αυτό μπορεί να είστε εσείς, το άτομο με το οποίο έχετε να κάνετε ή και τα δύο μέρη πρέπει να ζητήσουν συγγνώμη. Κάντε το όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Εάν αφήσετε τον αγώνα να συνεχιστεί, η αποτελεσματικότητά σας θα χτυπήσει και θα σας κοστίσει χρόνο μακροπρόθεσμα, καθώς θα τείνετε να αποφύγετε αυτό το άτομο. Το πιο σημαντικό, μην αφήνετε το δράμα στη δουλειά να καταστρέφει την αποτελεσματικότητα και τη διάθεσή σας!

• Μην φοβάστε να εμπλέξετε έναν διαμεσολαβητή. Όλοι γνωρίζουμε ότι το δράμα και τα πληγωμένα συναισθήματα μπορούν να εμποδίσουν τη ροή της εργασίας, έτσι πολλοί προσλαμβάνουν άτομα που έχουν ανατεθεί ειδικά για την επίλυση συγκρούσεων στο χώρο εργασίας. Επικοινωνήστε με το προσωπικό ανθρώπινου δυναμικού στο γραφείο σας εάν αισθάνεστε απογοητευμένοι, λυπημένοι ή φοβισμένοι εξαιτίας άλλων ανθρώπων στο χώρο εργασίας σας.
• Όταν τελειώσουν όλα, δεν χρειάζεται να είστε φίλοι με τον συνάδελφο που είχατε καβγά, αλλά θα πρέπει να είστε σε θέση να συνεργαστείτε μαζί του. Να είστε ευγενικοί και διακριτικοί στο χώρο εργασίας σας, ακόμη και με άτομα που μισείτε.

Μέθοδος 3 από 3: Πραγματοποίηση αλλαγών στον τρόπο ζωής

Βήμα 1. Ξεκουραστείτε καλά

Η κόπωση δεν βελτιώνει ποτέ την ποιότητα εργασίας κανενός. Η κούραση θα επιβραδύνει την απόδοσή σας και αν κοιμηθείτε εύκολα, μπορεί να είναι ενοχλητικό σε μια σημαντική συνάντηση. Επιπλέον, η έλλειψη ύπνου θα δημιουργήσει πολλά προβλήματα υγείας. Μην κοιμάστε στη δουλειά ή μην παραλείπετε τη δουλειά επειδή είστε άρρωστοι-κοιμηθείτε 7-8 ώρες την ημέρα για την καλύτερη ποιότητα.

Η κόπωση στην εργασία μπορεί να είναι μόνο μια μικρή απόσπαση της προσοχής. Αλλά στη χειρότερη περίπτωση, θα μπορούσε να είναι ένα σοβαρό ζήτημα ασφάλειας. Εάν έχετε μια δουλειά όπου διακυβεύεται η ζωή των ανθρώπων (για παράδειγμα: υπάλληλος αεροδρομίου ή οδηγός φορτηγού), είναι πολύ σημαντικό να διαχειριστείτε το πρόγραμμα ύπνου σας

Βήμα 2. Άσκηση

Η επιστήμη έχει δείξει ότι η άσκηση βελτιώνει τη διάθεση στην εργασία και την παραγωγικότητα. Αυτό είναι πολύ σημαντικό ειδικά για τους υπαλλήλους γραφείου που περνούν μόνο πολύ χρόνο μπροστά στον υπολογιστή. Με την άσκηση, όχι μόνο σας κάνει πιο υγιείς, αλλά και πιο ευτυχισμένους, πιο συγκεντρωμένους και με κίνητρο.

Αν ξεκινάτε μια ρουτίνα άσκησης για πρώτη φορά, δοκιμάστε έναν συνδυασμό καρδιο προπόνησης και προπόνησης με βάρη

Βήμα 3. Διατηρήστε καλή διάθεση

Εάν προσπαθείτε να βελτιώσετε την αποδοτικότητα της εργασίας σας, πρέπει να εργαστείτε σοβαρά. Συχνά, αυτό δεν είναι καλή ιδέα - μπορεί να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας βραχυπρόθεσμα, αλλά αυτό δεν σας κάνει ευτυχισμένους στη δουλειά, είναι πολύ εύκολο να κουραστείτε, οδηγώντας σε εξουθένωση και έλλειψη κινήτρων. Προσπαθήστε να παραμείνετε με κίνητρο - εάν αισθάνεστε ευτυχισμένοι στη δουλειά, θα γίνετε πιο κίνητρα και φιλόδοξοι. Κάντε μικρά πράγματα για να αυξήσετε τη διάθεσή σας που δεν παρεμποδίζουν την παραγωγικότητα, όπως να ακούτε μουσική, να τεντώνετε λίγο ή να μεταφέρετε το φορητό υπολογιστή σας στο δωμάτιο διακοπών για μια πιο ήσυχη και πιο ειρηνική ατμόσφαιρα.

• Αξιοποιήστε στο έπακρο το γεύμα σας - εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία για να απολαύσετε ένα καλό γεύμα και να αστειευτείτε με τους φίλους σας.
• Χρησιμοποιήστε τον καφέ με προσοχή. Ο καφές μπορεί να είναι ένα φανταστικό διεγερτικό εάν αισθάνεστε πολύ λήθαργοι, αλλά αν τον χρησιμοποιείτε καθημερινά, μπορείτε να εξαρτηθείτε από αυτόν και δεν θα σας κάνει καλό μακροπρόθεσμα.

Βήμα 4. Παρακινήστε τον εαυτό σας

Είναι ευκολότερο να εργάζεστε πιο αποτελεσματικά εάν έχετε έναν καλό λόγο να εργαστείτε. Εάν συχνά δυσκολεύεστε να παραμείνετε με κίνητρο, σκεφτείτε τους λόγους που σας οδήγησαν να αναζητήσετε αυτήν τη δουλειά - τους στόχους σας στη ζωή, τα όνειρά σας ή το δικό σας όραμα. Προσπαθήστε να σκεφτείτε ότι η δουλειά σας είναι η πορεία προς τον τελικό σας στόχο. Εάν απολαμβάνετε τη δουλειά σας, σκεφτείτε πώς η δουλειά σας επηρεάζει το πώς αισθάνεστε - αισθάνεστε ικανοποιημένοι αφού το κάνετε;

• Σκεφτείτε τα καλά πράγματα που προκύπτουν από τη δουλειά σας. Maybeσως μπορείτε να έχετε το δικό σας αυτοκίνητο ή σπίτι ή να στείλετε τα παιδιά σας στο σχολείο. Σκεφτείτε επίσης τα οφέλη που έχετε από τη δουλειά σας, όπως η ασφάλιση υγείας και ο οδοντίατρος για εσάς και την οικογένειά σας.

  

• Σκεφτείτε τις συνέπειες αν δεν εργαστείτε. Τι πρέπει να εγκαταλείψετε επειδή χάσατε την πηγή εισοδήματός σας; Πώς έχει επηρεάσει την οικογένειά σας και τους κοντινούς σας ανθρώπους;

Βήμα 5. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας

Εάν αυξήσετε με επιτυχία την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας, γιορτάστε το. Δεν είναι εύκολο να κόψετε τις παλιές συνήθειες και να υιοθετήσετε νέες, οπότε επιβραβεύστε τον κόπο σας. Πάρτε μια μπύρα μετά τη δουλειά την Παρασκευή ή ένα πάρτι με τους φίλους σας ή απλώς ξαπλωμένη στο κρεβάτι διαβάζοντας ένα βιβλίο - ό, τι σας κάνει ευτυχισμένους μετά από μια κουραστική εβδομάδα. Αυτό είναι πολύ σημαντικό για να έχετε κίνητρα.

Το δώρο σας δεν χρειάζεται να είναι πολύ μεγάλο και δεν πρέπει να αποτελεί οικονομικό βάρος. Αποθηκεύστε τα πολυτελή δώρα σας για ειδικές περιστάσεις