Το μνημόνιο είναι ένας τύπος εγγράφου που χρησιμοποιείται για εσωτερική επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων της εταιρείας. Τα υπομνήματα είναι μια δοκιμασμένη από το χρόνο πτυχή του επιχειρηματικού κόσμου που, όταν γράφονται σωστά, μπορούν να βοηθήσουν στη διατήρηση της ροής των πραγμάτων.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Επιλογή γλώσσας και μορφής
Βήμα 1. Αποφύγετε την υπερβολικά περιστασιακή γλώσσα
Γενικά, η γλώσσα του σημειώματος πρέπει να είναι σαφής και απλή, αλλά επαγγελματική. Θα πρέπει να αποφύγετε τον απλό τόνο συνομιλίας στο υπόμνημα.
- Για παράδειγμα, μην γράψετε: «Γεια σε όλους! Ευτυχώς που είναι Παρασκευή ε; Θέλω να μιλήσω για ένα σημαντικό επιχειρηματικό θέμα ».
- Αντ 'αυτού, μπείτε κατευθείαν στο θέμα "Θέλω να μοιραστώ μια έκθεση προόδου του Project Z".
Βήμα 2. Αποφύγετε τη συναισθηματική γλώσσα
Θα πρέπει επίσης να προσπαθήσετε να χρησιμοποιήσετε έναν ουδέτερο τόνο και να αποφύγετε τη συναισθηματική γλώσσα. Προσπαθήστε να δηλώσετε γεγονότα και αποδεικτικά στοιχεία για να στηρίξετε ισχυρισμούς.
- Για παράδειγμα, αποφύγετε ισχυρισμούς όπως: "Νομίζω ότι όλοι θα ήμασταν πολύ πιο χαρούμενοι αν μας επιτρεπόταν να ντυνόμαστε άνετα τις Παρασκευές".
- Αντ 'αυτού, αναζητήστε πληροφορίες μελέτης σχετικά με το αν το ηθικό αυξάνεται όταν επιτρέπεται στους εργαζόμενους να επιλέγουν ρούχα και αναφέρετε αυτές τις πληροφορίες στο υπόμνημα.
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε φράσεις σήματος
Εάν θέλετε να αναφέρετε στοιχεία ή πηγές, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε γλώσσα που επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει τι κάνετε.
Για παράδειγμα, δοκιμάστε τη φράση, "Σύμφωνα με τα ευρήματά μας, …" ή "Η έρευνα που ολοκληρώθηκε από την EPA δείχνει ότι …"
Βήμα 4. Επιλέξτε το κατάλληλο μοντέλο και μέγεθος γραμματοσειράς
Τα υπομνήματα πρέπει να διαβάζονται εύκολα. Έτσι, αποφύγετε τη χρήση μικρών γραμματοσειρών, το προεπιλεγμένο μέγεθος είναι 11 ή 12.
Θα πρέπει επίσης να επιλέξετε μια απλή γραμματοσειρά, όπως το Times New Roman. Δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να δοκιμάσετε "αστείες" γραμματοσειρές όπως οι Comic Sans (μπορεί να γελάσετε με την επιλογή αυτής της γραμματοσειράς)
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε τυπικά περιθώρια
Το τυπικό περιθώριο για ένα επιχειρηματικό σημείωμα είναι 1 ίντσα ή 2,54 εκατοστά, αν και ορισμένα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου έχουν προετοιμάσει πρότυπα υπομνημάτων με ελαφρώς ευρύτερα περιθώρια (για παράδειγμα, 1,25 ίντσες ή 3,18 εκατοστά).
Βήμα 6. Επιλέξτε ένα μόνο διάστημα
Τα επιχειρηματικά σημειώματα συνήθως δεν χρησιμοποιούν διπλούς χώρους. Για να διατηρήσετε τη σελίδα του scrapbook μικρή, σκεφτείτε το ενιαίο διάστημα, αλλά προσθέστε χώρο μεταξύ παραγράφων ή τμημάτων.
Οι εσοχές παραγράφων συνήθως δεν απαιτούνται
Μέρος 2 από 3: Προετοιμασία για τη σύνταξη ενός επιχειρηματικού σημειώματος
Βήμα 1. Αποφασίστε εάν πρέπει να σταλεί το σημείωμα
Εάν πρέπει να μοιραστείτε σημαντικά επιχειρηματικά θέματα με πολλά άτομα στην ομάδα σας, είναι καλή ιδέα να στείλετε ένα σημείωμα. Τα υπομνήματα μπορούν επίσης να σταλούν ακόμη και αν επικοινωνείτε μόνο με ένα άτομο, για παράδειγμα, ή θέλετε να τηρείτε αρχείο αλληλογραφίας.
- Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι πιο αποτελεσματικό να μιλάμε απευθείας στον ενδιαφερόμενο.
- Επιπλέον, ορισμένες πληροφορίες μπορεί να είναι πολύ ευαίσθητες για να αποσταλούν σε σημείωμα.
Βήμα 2. Καθορίστε το σκοπό σύνταξης του σημειώματος
Το περιεχόμενο και οι ρυθμίσεις των υπομνημάτων διαφέρουν ανάλογα με το σκοπό. Οι περισσότεροι τύποι υπομνημάτων γράφονται για τους ακόλουθους λόγους:
- Να προτείνει μια ιδέα ή λύση. Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε πώς να λύσετε ένα πρόβλημα με ωράρια υπερωριών, η ιδέα μπορεί να γραφτεί σε σημείωμα και να σταλεί στο αφεντικό σας.
- Να δίνει εντολές. Για παράδειγμα, η αποστολή σημειώσεων είναι επίσης ένας αποτελεσματικός τρόπος για να αναθέσετε την ευθύνη για ένα συνέδριο που φιλοξενεί το τμήμα σας.
- Για αναφορές. Μπορείτε επίσης να στείλετε υπομνήματα για να ενημερώσετε τους συναδέλφους για πρόσφατα γεγονότα, να αναφέρετε ενημερώσεις για ένα έργο, να παρέχετε αναφορές προόδου ή να αναφέρετε ευρήματα έρευνας.
Βήμα 3. Περιορίστε το θέμα
Μπορεί να χειρίζεστε πολλά έργα και να μπείτε στον πειρασμό να στείλετε υπομνήματα σε συναδέλφους, αφεντικά ή πελάτες σχετικά με την πρόοδο των πραγμάτων. Ωστόσο, θυμηθείτε ότι τα επιχειρηματικά σημειώματα πρέπει να εστιάζουν σε ένα μόνο ζήτημα.
Τα υπομνήματα πρέπει να είναι συνοπτικά, σαφή και εύκολα να διαβάζονται γρήγορα για τους απασχολημένους. Μην αφήνετε λοιπόν σημαντικές πληροφορίες να αγνοηθούν. Τα εστιασμένα υπομνήματα βοηθούν στη διασφάλιση της λήψης και κατανόησης του μηνύματός σας
Βήμα 4. Εξετάστε το κοινό
Το περιεχόμενο, το ύφος και ο τόνος του επιχειρηματικού σημειώματος καθορίζονται από το κοινό που προορίζεται. Έτσι, σκεφτείτε καλά ποιος θα λάβει το σημείωμα.
Για παράδειγμα, ένα σημείωμα σε έναν συνάδελφο σχετικά με τον προγραμματισμό ενός πάρτι έκπληξη για κάποιον στο γραφείο είναι διαφορετικό από ένα υπόμνημα σε έναν επόπτη σχετικά με τα αποτελέσματα μιας έρευνας που κάνετε εδώ και μήνες
Μέρος 3 από 3: Σύνταξη επιχειρηματικού σημειώματος
Βήμα 1. Επισημάνετε το
Υπάρχουν πολλοί τύποι επιχειρηματικής αλληλογραφίας. Ο τυπικός τρόπος για τα υπομνήματα είναι η ρητή επισήμανση του εγγράφου.
- Για παράδειγμα, γράψτε "Memo" ή "Memorandum" στο επάνω μέρος της σελίδας.
- Η θέση μπορεί να είναι κεντραρισμένη ή αριστερή στοίχιση. Για έμπνευση, αναθεωρήστε τα επιχειρηματικά σημειώματα που έχετε λάβει και αντιγράψτε τη μορφή.
Βήμα 2. Γράψτε έναν τίτλο
Το πρώτο μέρος του σημειώματος πρέπει να περιλαμβάνει τα σημαντικά σημεία. Λεπτομερείς πληροφορίες για κάθε στοιχείο θα περιγραφούν στο επόμενο βήμα.
- ΠΡΟΣ: γράψτε τα ονόματα και τους τίτλους των ατόμων που έλαβαν το σημείωμα.
- ΑΠΟ: γράψτε το πλήρες όνομα και τον τίτλο.
- ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: γράψτε την πλήρη και ακριβή ημερομηνία, μην ξεχνάτε το έτος.
- ΘΕΜΑ: γράψτε μια σύντομη και συγκεκριμένη περιγραφή του περιεχομένου του σημειώματος.
- Σημειώστε ότι το θέμα συνήθως υποδεικνύεται είτε με "Re:" είτε με "RE:" (και τα δύο αντιπροσωπεύουν το σχετικό).
Βήμα 3. Επιλέξτε προσεκτικά τη λίστα παραληπτών
Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλους όσους χρειάζονται πληροφορίες ή εξελίξεις. Περιορίστε τη διανομή υπομνημάτων σε άτομα που πρέπει να γνωρίζουν.
- Από επιχειρηματική άποψη, δεν είναι φρόνιμο να στέλνετε υπομνήματα σε όλους στο γραφείο, εάν μόνο λίγοι ανησυχούν ή εμπλέκονται.
- Οι άνθρωποι θα συγκλονιστούν από πολλά υπομνήματα και μπορεί να τείνουν να αγνοούν ή απλώς να ξεφεύγουν από άσχετα υπομνήματα.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε τα σωστά ονόματα και τίτλους και τίτλους για τα άτομα στη λίστα παραληπτών
Παρόλο που εσείς και το αφεντικό σας είστε εξοικειωμένοι σε καθημερινή βάση, είναι καλύτερο να διατηρείτε την γραπτή αλληλογραφία επίσημη. Για παράδειγμα, ίσως χαιρετάτε το αφεντικό σας με το όνομά του μόνο όταν συναντιέστε στο διάδρομο του γραφείου, αλλά για υπομνήματα, χαιρετήστε τον με την «κυρία Ριάνα» ή «Δρ. Ριάνα ».
Θυμηθείτε ότι οι πληροφορίες που γράφετε προορίζονται για όλους στη λίστα παραληπτών. Έτσι, γράψτε το πλήρες όνομα και τον τίτλο
Βήμα 5. Μάθετε τον τίτλο του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε στο εξωτερικό σημείωμα
Εάν στέλνετε ένα σημείωμα σε κάποιον έξω από το γραφείο, είναι σημαντικό να ορίσετε τον κατάλληλο χαιρετισμό. Αφιερώστε χρόνο για να αναζητήσετε το σχετικό προφίλ, οι προσωπικές πληροφορίες περιγράφονται συνήθως στον ιστότοπο της εταιρείας τους.
- Για παράδειγμα, αμφιβάλλετε αν το πτυχίο είναι διδακτορικό. Εάν ναι, γενικά ο σωστός χαιρετισμός είναι ο Δρ. Χ
- Ποια είναι η θέση του; Είναι ο αναπληρωτής διευθυντής ή ο κοσμήτορας; Αν ναι, βεβαιωθείτε ότι το αναφέρετε στο υπόμνημα.
Βήμα 6. Γράψτε το θέμα προσεκτικά
Βεβαιωθείτε ότι το θέμα είναι σύντομο, σαφές και όχι πολύ γενικό.
- Για παράδειγμα, το θέμα "Νέα επιχείρηση" φαίνεται ασαφές και αν κάποιος ψάχνει για το αρχείο εβδομάδες ή ημέρες μπροστά, μπορεί να δυσκολευτεί να αποφασίσει ποια από τα υπομνήματά σας είναι.
- Ένα καλύτερο θέμα θα ήταν κάτι τέτοιο, "Έκθεση προόδου έρευνας επέκτασης βάσης πελατών".
Βήμα 7. Εξετάστε το ενδεχόμενο να παραλείψετε τον χαιρετισμό
Είστε ελεύθεροι να επιλέξετε αν θέλετε να ξεκινήσετε το μήνυμα με έναν χαιρετισμό, όπως «Αγαπητέ. Κυρία Wardani »ή« Αγαπητέ. Συνάδελφοι. Ωστόσο, θυμηθείτε ότι οι χαιρετισμοί δεν αναμένονται σε ένα επιχειρηματικό σημείωμα.
Τα υπομνήματα είναι ένα γρήγορο και αποτελεσματικό μέσο μετάδοσης σημαντικών πληροφοριών και το κοινό γνωρίζει σαφώς ποιος έλαβε και έστειλε το υπόμνημα
Βήμα 8. Συνθέστε την εισαγωγή
Εξηγήστε τον σκοπό σας για τη σύνταξη και την αποστολή του σημειώματος.
Για παράδειγμα, «Σας ενημερώνω ότι…». Η εισαγωγή πρέπει να παρέχει μια περίληψη του περιεχομένου του σημειώματος
Βήμα 9. Κρατήστε την εισαγωγή σύντομη
Δεν χρειάζεται να παρέχετε όλες τις λεπτομέρειες ή/και τα αποδεικτικά στοιχεία στην πρώτη ενότητα.
Λίγες προτάσεις ή μια μικρή παράγραφος θα αρκούν
Βήμα 10. Ορίστε τις ρυθμίσεις του σώματος σημειώματος
Μετά την εισαγωγή, ένα επιχειρηματικό υπόμνημα περιλαμβάνει συνήθως δύο έως τέσσερις πρόσθετες παραγράφους πριν από τη σύναψη. Το περιεχόμενο και οι ρυθμίσεις εξαρτώνται από το θέμα.
Για παράδειγμα, μπορείτε να οργανώσετε πληροφορίες με σειρά σπουδαιότητας. Or, αν περιγράφετε μια διαδικασία, διαιρέστε το σώμα του σημειώματος για να ταιριάζει με τα στάδια της διαδικασίας
Βήμα 11. Αποφασίστε εάν θέλετε να συμπεριλάβετε υπότιτλους
Τα επιχειρηματικά υπομνήματα πρέπει να αποτελούνται από σαφείς ενότητες. Συνήθως τα επιχειρηματικά υπομνήματα χωρίζονται σαφώς, έτσι ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να διαβάσει και να αφομοιώσει εύκολα τις πληροφορίες. Μπορείτε να τους βοηθήσετε να κατανοήσουν τα σημεία με τις ετικέτες των υποτμημάτων.
Βήμα 12. Γράψτε έναν συγκεκριμένο υπότιτλο
Βεβαιωθείτε ότι η εστίαση κάθε υποενότητας είναι σαφής στον παραλήπτη.
Για παράδειγμα, συμπεριλάβετε τις ακόλουθες υποενότητες όταν γράφετε ένα σημείωμα σχετικά με μια προγραμματισμένη μετακίνηση γραφείου: "Νέα τοποθεσία για τα κεντρικά γραφεία μας", "Σημαντικές οδηγίες για αναλώσιμα γραφείου" και "Πρόγραμμα ολοκλήρωσης μετακόμισης γραφείου"
Βήμα 13. Συμπεριλάβετε την πρόταση θέματος στην κύρια παράγραφο
Η πρώτη πρόταση κάθε υποτμήματος ή παραγράφου πρέπει να εκφράζει το κύριο σημείο της ενότητας.
Κάθε παράγραφος ή τμήμα του σημειώματος πρέπει να εστιάζει σε μία μόνο ιδέα
Βήμα 14. Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης σημείων κουκκίδων
Εάν θέλετε να επισημάνετε σημαντικά σημεία, τα σημεία ή λίστες μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ. Αυτή η μορφή ενθαρρύνει τους αναγνώστες να δώσουν προσοχή σε σημαντικά σημεία και τους βοηθά να διαβάζουν τα σημειώματα πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.
Βήμα 15. Κρατήστε το σημείωμα σύντομο
Γενικά, τα επιχειρηματικά υπομνήματα δεν είναι περισσότερα από μία έως δύο σελίδες.
Αυτό το τυπικό όριο σελίδας είναι γενικά για έγγραφα με μία απόσταση χωρίς επιπλέον γραμμές μεταξύ των ενοτήτων
Βήμα 16. Αποφασίστε εάν χρειάζεστε μια συνοπτική παράγραφο
Σε γενικές γραμμές, τα υπομνήματα δεν απαιτούν περίληψη, ειδικά αν έχουν μήκος μικρότερη από μία σελίδα.
Ωστόσο, εάν οι πληροφορίες που περιγράφονται είναι περίπλοκες ή εάν το υπόμνημα είναι μεγαλύτερο από το κανονικό, είναι χρήσιμο να έχετε μια περίληψη των βασικών σημείων
Βήμα 17. Εισαγάγετε μια τελική ενότητα ή παράγραφο
Ακόμα κι αν δεν χρειάζεστε ένα συνοπτικό σημείωμα, θα πρέπει να το τελειώσετε με μια τελευταία πρόταση. Σκεφτείτε τα εξής:
- Ποιο είναι το βασικό μήνυμα του σημειώματος; Θέλετε ο παραλήπτης να κάνει κάτι; Πρέπει να απαντήσουν το αργότερο σε οποιαδήποτε συγκεκριμένη ημέρα; Αν ναι, δηλώστε με σαφήνεια.
- Εάν δεν απαιτείται καμία ενέργεια, συμπεριλάβετε μια απλή πρόταση λήξης, όπως "Θα χαρώ να συζητήσω περαιτέρω" ή "Παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου για τυχόν προβλήματα ή ερωτήσεις".
Βήμα 18. Υπογράψτε εάν θέλετε
Γενικά δεν χρειάζεται να προσθέσετε όνομα ή υπογραφή στο τέλος του σημειώματος. Ωστόσο, θυμηθείτε ότι είναι πιο ασφαλές να ακολουθήσετε άλλα παραδείγματα υπομνημάτων στον τομέα σας.
- Εάν το άλλο τελειώσει τυπικά (π.χ. «Με εκτίμηση, Δρ Σάρι), ακολουθήστε το παράδειγμα.
- Αν και δεν απαιτείται υπογραφή, ίσως χρειαστεί να συμπεριλάβετε τα αρχικά σας στο τέλος του εγγράφου.
Βήμα 19. Αναφέρετε εάν υπάρχουν συνημμένα
Εάν το υπόμνημα περιλαμβάνει επίσης συνημμένα, όπως πίνακες, γραφήματα ή αναφορές, βεβαιωθείτε ότι αναφέρετε τα συνημμένα στο τέλος της σημείωσης. Για παράδειγμα, "Επισυνάπτεται: Πίνακας 1".
- Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε το συνημμένο στο σώμα του σημειώματος.
- Για παράδειγμα, για να ενημερώνετε υπαλλήλους για μια επικείμενη μετακίνηση γραφείου, μπορείτε να γράψετε πληροφορίες όπως οι ακόλουθες: «Σκοπεύουμε να ολοκληρώσουμε τη διαδικασία μετακόμισης μέχρι το τέλος αυτού του τριμήνου. Δείτε τον συνημμένο Πίνακα 1 για ένα πιο λεπτομερές πρόγραμμα. »
Βήμα 20. Διαβάστε ξανά το προσεκτικά γραμμένο σημείωμα
Πριν από την αποστολή, διαβάστε ξανά και διορθώστε. Βεβαιωθείτε ότι η γραμματική της πρότασης είναι σωστή, ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά λάθη ή χρήση σημείων στίξης και ότι το περιεχόμενο είναι εύκολο να κατανοηθεί.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να αναβάλλετε την παράδοση μετά την πρώτη διόρθωση εάν ο χρόνος δεν αποτελεί πρόβλημα. Εάν ξαναδιαβάσετε το σημείωμα μία ή δύο ώρες αργότερα, ενδέχεται να βρείτε λάθη που αρχικά αγνοήθηκαν.
- Εάν το σημείωμα περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες, ελέγξτε τις πολιτικές της εταιρείας για να δείτε ποιος μπορεί να ελέγξει το σημείωμα για εσάς και να δώσει την τελική έγκριση του περιεχομένου του.
